การพิมพ์ซองจดหมายราชการที่ถูกต้อง

  1. ชื่อ - ที่อยู่ของผู้ส่ง (Return Address) พิมพ์ไว้ที่มุมด้านซ้ายของซองจดหมายห่างจากขอบซองด้านซ้ายประมาณ 3 เคาะ พิมพ์บรรทัดแรกห่างจากริมบนของซองประมาณบรรทัดที่ 3 หรือ 1/2 นิ้ว ใช้ระยะบรรทัดเดี่ยว โดยทั่วไปส่วนราชการจะมีซองครุฑ และตรายางที่อยู่ของส่วนราชการกิจการไว้เรียบร้อยแล้ว เพื่อความสวยงาม และสะดวกแก่การใช้งาน  

     2. ชื่อ - ที่อยู่ของผู้รับ (Receiver's Address) สำหรับซอง DL จะมีการแบ่งพื้นบนซองออกเป็น  9  ส่วน  ตามตัวอย่างด้านบน  โดยทำการพิมพ์คำขึ้นต้น  แล้วเว้นวรรค  ต่อด้วยชื่อผู้รับในบรรทัดแรกตรงส่วนตรงกลาง  บรรทัดต่อไปพิมพ์ที่อยู่  ซึ่งซองขนาดอื่นก็ใช้วิธีการเดียวกัน

รูปแบบการพิมพ์หน้าซองจดหมาย รูปแบบของการพิมพ์หน้าซองจดหมาย มี 2 แบบ คือ 
      1. Blocked Style (แบบตรง) ข้อความแต่ละบรรทัดพิมพ์แนวตรงกัน ตัวอย่าง
         ผู้ช่วยศาสตราจารย์อังกาบ บุญย้อย
        193/209 กุลพันธ์วิลล์ 7 หมู่ที่  4  ตำบลแม่เหียะ
        อำเภอเมือง
        จังหวัดเชียงใหม่
        50100

     2. Indented Style (แนวเฉียง) ข้อความแต่ละบรรทัดมีย่อหน้าเฉียง 5 เคาะ ตัวอย่าง
     ผู้ช่วยศาสตราจารย์อังกาบ  บุญย้อย
        193/209 กุลพันธ์วิลล์ 7  หมู่ที่  4  ตำบลแม่เหียะ
          อำเภอเมือง
              จังหวัดเชียงใหม่
                    50100
 หมายเหตุ : ปัจจุบันส่วนมากนิยมใช้แบบ Blocked Style เพราะสะดวก สวย และรวดเร็ว

การ Mail Merge ซอง  การ Mail Merge ซองก็เช่นเดียวกับการทำจดหมายเวียนทั่วไป ซึ่งรายละเอียดดังนี้
ขั้นตอนที่  1  การสร้างเอกสารหลัก  โดยการสร้างฟอร์มซองจดหมาย โดยเริ่มต้นที่
     1. เปิดเอกสารว่าง
     2. ทำการตั้งค่าหน้ากระดาษ File > Page Setup
     3. เลือกขนาดกระดาษ Page Setup > Paper โดยเลือก Envelope
     4. Page Setup > Margin เลือกแนวนอน แล้วตกลงพิมพ์คำว่า “เรียน” บริเวณส่วนกลางจากที่แบ่งไว้ 9 ส่วน ตามตัวอย่างแบบการจ่าหน้าซอง ส่งไปรษณีย์
     5. วาดกล่อง Text Box บริเวณหลังคำว่า “เรียน
     6. บันทึกแฟ้มเป็น “ซองดีแอล”

        ขั้นตอนที่ 2 การสร้างไฟล์ข้อมูลกลุ่มเป้าหมาย การสร้างไฟล์กลุ่มเป้าหมายก็เช่นเดียวกับการสร้างเอกสารหลักเป็นการพิมพ์เอกสารทั่วไปแต่จะพิมพ์ในรูปของตารางซึ่งการกำหนดคอลัมน์ของตารางข้อมูลก็แล้วแต่ความจำเป็นต้องการใช้ข้อมูลนั้นตัวอย่างเช่น 

    จากตัวอย่างจะเห็นว่าตารางข้อมูลนี้จะตารางข้อมูลที่ไว้สร้างไว้แล้วในการสร้างจดหมายเวียน  สามารถนำมาใช้ร่วมกันได้  ไม่จำเป็นต้องสร้างใหม่
ขั้นตอนที่ 3 การ Merge ข้อมูลเอกสารหลังจากที่ได้สร้างเอกสารหลักและไฟล์ข้อมูลกลุ่มเป้าหมายแล้วต่อไปก็เป็นการ Merge  ข้อมูลเอกสารตามขั้นตอนดังนี้
     1. เปิดหน้าเอกสารหลัก “ซองดีแอล”
     2. เปิดเครื่องมือ Mail Merge โดย ไปที่ Tools > Letter and Mail Merge > Show Mail Merge Toolbar

3.จะปรากฏเครื่องมือ Mail Merge

4.นำเคอเซอร์ไปไว้ในกล่องที่สร้างที่หน้าซองจากนั้น คลิกที่ Open Data Source 

> เปิดไฟล์ตารางข้อมูลกลุ่มเป้าหมาย > เลือกไฟล์ > เปิด

     5. ทำการ Insert Merge Fields

     6. เลือก เรียน แล้ว Insert แล้ว Closed แล้ว Enter หลัง «เรียน»

     7. จากนั้นก็ทำการ Insert Merge Fields อีกครั้งหนึ่ง แต่ครั้งนี้ เลือกที่อยู่ แล้ว Insert แล้ว Closed

     8. คลิกที่ View Merge Data  จะปรากฏรายชื่อใน Record ที่ 1 แล้วคลิก Next Record จะปรากฏรายชื่อกลุ่มเป้าหมายในลำดับต่อไป

     9. จากนั้นทำการลบเส้นที่กล่องข้อความที่สร้างไว้บนหน้าซอง  โดยคลิกสี่เหลี่ยมให้เป็นเงาแล้ว ไปที่ Line Color เลือก No Line  แล้วทำการ Save

     10.หากต้องการผสานข้อข้อมูลเป็นเอกสารใหม่ก็ทำได้โดย คลิก Merge to New Document โดยจะเลือกผสานทั้งหมด  Record ปัจจุบัน หรือบาง Record เป็นต้น

   11. ทำการพิมพ์ขึ้นอยู่คุณสมบัติของเครื่องพิมพ์แต่ละยี่ห้อและรุ่นบางยี่ห้อบางรุ่นก็พิมพ์ได้ทีละซองบางรุ่นบางยี่ห้องก็พิมพ์ได้ทีละหลาย ๆ ซอง