ใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่าง

เมื่อก่อนเราซื้อของ ซื้อสินค้า ซื้อบริการ จะได้รับใบกำกับภาษีอย่างย่อ แต่สำหรับบางหน่วยงานที่ต้องเอาใบเสร็จไปเบิกกับต้นสังกัด จะต้องใช้ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ ซึ่งเป็นรูปแบบกระดาษ ประกอบด้วย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ ลายเซ็นของผู้ออกใบกำกับภาษี ซึ่งหากซื้อของหลายชิ้น ก็จะพบว่าใช้กระดาษหลายใบ เมื่อมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วย การเก็บข้อมูลใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จึงช่วยลดการทำงานและพื้นที่การจัดเก็บของผู้ประกอบการและสรรพากร

บริษัทที่จะออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบได้ จะต้องเป็นบริษัทที่จดทะเบียน VAT เช่นเดียวกัน บริษัท ห้าง ร้าน ที่ที่จะออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้ ก็ต้องจดทะเบียนทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์เช่นกัน ในปี พ.ศ.2566 มีผู้ประกอบการจำนวน 2,798 ราย ที่ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ทันโครงการช้อปดีมีคืน ระหว่างวันที่ 1 มกราคม - 15 กุมภาพันธ์ พ.ศ.2566

ผู้ประกอบการส่งมอบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการทางอีเมล ในรูปแบบ PDF ดังนั้นกรมสรรพากรจึงต้องออกระบบที่ตรวจสอบได้ทั้งผู้ประกอบการ และผู้ซื้อสินค้า ว่ามีตัวตนจริงหรือไม่ ระบบนี้จะช่วยให้ติดตาม คำนวณภาษี และตรวจสอบได้ง่าย โดยไม่ต้องจัดเก็บกระดาษจำนวนมากๆ ในคลัง

e-Tax Invoice คือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) เป็นใบเสร็จที่ส่งเข้ามาทางอีเมล ได้รับการรับรองทางกฎหมายว่าใช้อ้างอิงกับสรรพากรในการยื่นภาษีได้ ลดความยุ่งยากในการกรอกใบกำกับภาษี ลดการจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ โดยมีขั้นตอนการออก e-Tax Invoice ดังนี้

1. ทำฟอร์มการจัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
2. การลงลายมือชื่อดิจิตัล (Digital Signature)
3. ประทับเวลา (Time Stamp)

ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนออกใบกำกับภาษีเมื่อต้องการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ก็จดทะเบียนกับสรรพากร หลังจากนั้นก็รับแบบฟอร์มในรูป Excel, PDF, Microsoft Word ให้อยู่ในรูปแบบ XML file เมื่อมีการซื้อขายแล้วทั้งสองฝ่ายก็ลงนาม เอกสารใบกำกับภาษีก็ถูกส่งไปยังสรรพากรให้จัดเก็บเช็คใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้ และของผู้ซื้อก็เก็บทางอีเมล

ใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt)

ใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานรับเงิน หรือรับชำระราคาจากผู้ขาย ผู้ให้เช่า ผู้รับเงิน หรือผู้รับชำระราคา เกิดขากการขายสินค้า หรือให้บริการของผู้ประกอบการที่จด VAT และผู้ประกอบการที่รับเงิน รับชำระเงิน ในรูปแบบ SBT

1. ใบรับเกิดจากการซื้อขาย ให้บริการรายย่อยครั้งละเกิน 1,000 บาท
2. ใบรับเกิดจากการซื้อขาย ให้บริการกิจการขนาดย่อม แต่ครั้งละเกิน 500 บาท
3. ขายสินค้า หรือให้บริการที่ไม่เข้าข่ายข้อ 1 และ 2 หรือกิจการแต่ละครั้งเกิน 100 บาท
4. ขายสินค้า หรือให้บริการหรือกิจการยกเว้น VAT, SBT แต่ละครั้งเกิน 100 บาท

ตัวอย่าง e-Tax Invoice by Email

ตัวอย่างใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ทางอีเมล หรือ e-Tax Invoice by email ประกอบด้วย

1. ต้องเป็นไฟล์ PDF/A-3
2. ต้องแนบข้อมูลเป็นไฟล์ XML
3. ต้องประทับรับรองเวลา (Time Stamp) กับระบบ e-Tax Invoice by email

ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบประกอบด้วย

ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร ประกอบด้วย 6 ส่วน คือ

1. คำว่า “ใบกำกับภาษี” ในที่ที่เห็นเด่นชัด
2. ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบกำกับภาษี และในกรณีที่ตัวแทนเป็นผู้ออกใบกำกับภาษีในนามของผู้ประกอบการที่จดทะเบียนตามมาตรา 86 วรรคสี่ หรือมาตรา 86/2 หรือผู้ทอดตลาดเป็นผู้ออกใบกำกับภาษีในนามของผู้ประกอบการจดทะเบียนมาตรา 86/3 ให้ระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของตัวแทนนั้นด้วย
3. ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
4. หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขของเล่ม (ถ้ามี)
5. ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
6. จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการ โดยให้แยกออกจากมูลค่าของสินค้า และหรือของบริการให้ชัดเจน
7. วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
8. ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด

ตรวจสอบรายชื่อผู้ประกอบการ e-tax invoice ร่วมโครงการช้อปดีมีคืน 2566 ได้ที่นี่

โครงการ e-Tax Invoice by Email เป็นส่วนหนึ่งของโครงการใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดทำขึ้นเพื่อรองรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มขนาดเล็กที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี่

“e-Tax Invoice หรือ “ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์” คือใบกํากับภาษีที่ปรับรูปแบบจากที่เคยเป็นกระดาษไปเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ หากดูจากจุดที่แตกต่างคือ e-Tax Invoice จะมีหมายเลขใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) และลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เป็นเครื่องยืนยันตัวตนของผู้ออกใบกำกับภาษี (ผู้ขาย) และรับรองถึงความถูกต้องของข้อมูล

ข้อดีของ e-Tax Invoice

• เจ้าของธุรกิจจะลดภาระในการจัดเตรียมเอกสารเพื่อเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม เพราะเมื่อกรมสรรพากรได้รับข้อมูลภาษีซื้อ-ภาษีขายทางอิเล็กทรอนิกส์ครบถ้วนแล้ว ระบบจะจัดทำรายงานภาษีซื้อ-ภาษีขายได้โดยอัตโนมัติ (Electronic VAT Report)
• ลดต้นทุนในการจัดทำเอกสารใบกำกับภาษีและใบรับจากกระดาษเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
• สะดวก ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร

ขั้นตอนการใช้ e-Tax Invoice

1. เช็กคุณสมบัติว่ามีสิทธิ์ใช้ “e-Tax Invoice”

• บริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัด มีทุนจดทะเบียนและชำระแล้วตั้งแต่ 10 ล้านบาทขึ้นไป ….. ล่าสุด ระเบียบกรมสรรพากร ว่าด้วยการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2560 ได้ยกเลิกระเบียบกรมสรรพากรว่าด้วยการจัดทำดังกล่าว ฯ พ.ศ.2555 ฉบับเดิม โดยมีการปรับปรุงเงื่อนการจัดทำฯ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ดังนี้ คือ ผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลสามารถยื่นคำขอจัดทำฯ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ได้ จากเดิมต้องเป็นบริษัทจำกัดหรือบริษัทมหาชนจำกัดที่มีทุนจดทะเบียนตั้งแต่ 10 ล้านบาท เป็น ผู้ยื่นคำขอดังกล่าวมีทุนจดทะเบียนเท่าใดก็ได้
• มีความมั่นคงและความน่าเชื่อถือในการประกอบการ เช่น มีประวัติการเสียภาษีที่ดี ไม่มีพฤติการณ์หลีกเลี่ยงภาษี ไม่มีประวัติการใช้ใบกำกับภาษีปลอม หรือมีทรัพย์สินสุทธิมากกว่าหนี้สินสุทธิ
• มีการจัดทำบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด
• มีระบบการควบคุมภายในที่ดี และสามารถพิสูจน์ได้ว่าใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดทำและส่งให้แก่ผู้รับมีข้อความถูกต้องครบถ้วนเช่นเดียวกับขณะที่สร้าง ส่งและรับโดยใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ และสามารถแสดงข้อความได้ในภายหลังโดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง รวมทั้งต้องมีระบบงานที่สามารถพิสูจน์ได้ว่าไม่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงโดยไร้ร่องรอยหรือมีการเปลี่ยนแปลงรายการในเอกสารที่ออกระหว่างทาง

2. ยื่นคำขอ

เมื่อเช็กคุณสมบัติแล้วว่าครบถ้วนก็สามารถยื่นคำขอและเอกสารดังต่อไปนี้

1. ยื่นคำขอทางอินเทอร์เน็ต : ยื่นคำขอ แบบ บอ.01 ผ่านทางเว็ปไซต์กรมสรรพากร
2. ส่งเอกสาร : ดังต่อไปนี้ไปที่สำนักบริหารการเสียภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์ ภายใน 15 วันนับแต่วันที่ยื่นคำขอ
   • แบบคำขอจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (บ.อ.01)
   • หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลที่นายทะเบียนออกให้ไม่เกิน 6 เดือนนับถึงวันส่งเอกสาร
   • สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้มีอำนาจกระทำการแทนบริษัทหรือหน่วยงานของรัฐ
   • หนังสือมอบอำนาจ พร้อมทั้งสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับมอบอำนาจ (กรณีมอบอำนาจให้บุคคลอื่นจัดส่งเอกสาร)
   • แผนผังการทำงานรวมของระบบงานทั้งหมด (System Flowchart) และคำอธิบายระบบงาน ระบบรักษาความปลอดภัย และวิธีการเรียกพิมพ์
   • กรณียื่นคำขอเป็นผู้ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับการขายสินค้าหรือให้บริการบางส่วน ให้ส่งแผนผังกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ของการขายสินค้าหรือให้บริการนั้น

การออก “e-Tax Invoice”

เมื่อได้รับสิทธิ์ใช้ e-Tax Invoice เรียบร้อยแล้วให้ดำเนินการดังนี้

1. จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีการลงลายมือชื่อดิจิทัลทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการส่งมอบให้กับผู้ซื้อสินค้าและผู้รับบริการด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ และจัดเตรียมข้อมูลใบกำกับภาษีหรือใบรับในรูปแบบโครงสร้าง XML File ตามมาตรฐานที่กำหนด ซึ่งมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) สำหรับนำส่งกรมสรรพากร
2. นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรด้วยช่องทางการนำส่ง ได้แก่ Host to Host หรือ Service Provider หรือ Upload XML ทั้งนี้วิธีการเลือกช่องทางนำส่งขึ้นอยู่กับขนาดของกิจการและความพร้อมทางเทคโนโลยีของผู้ประกอบการแต่ละราย
3. ติดตามและตรวจสอบผลการนำส่งข้อมูล ที่ระบบ Tracking
4. เก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ให้ถูกต้องปลอดภัยตาม พ.ร.บ.ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์

ขนาดผู้ประกอบการรายได้เริ่มเข้าระบบ e-Tax invoiceขนาดใหญ่มากกว่า 500 ล้านบาทภายใน 31 ธันวาคม 2560กลางมากกว่า 30 ล้านแต่ไม่เกิน 500 ล้านบาทภายใน 31 ธันวาคม 2560เล็กมากกว่า 1.8 ล้านแต่ไม่เกิน 30 ล้านบาทภายใน 31 ธันวาคม 2562ไมโครน้อยกว่า 1.8 ล้านบาทภายใน 31 ธันวาคม 2564

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax invoice) หน้าตาเป็นอย่างไร?

รายละเอียดเนื้อหาข้อมูลบนใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ e-Tax invoice

1. ส่งเอกสาร : ดังต่อไปนี้ไปที่สำนักบริหารการเสียภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์ ภายใน 15 วันนับแต่วันที่ยื่นคำขอ
   • .pdf (Portable Document Format)
   • .doc, .docx (Microsoft Word Document)
   • .xls, .xlsx (Microsoft Excel)
2. 1 ไฟล์ต้องมีขนาดไม่เกิน 3 MB
3. ข้อมูลรายละเอียดที่อยู่ในไฟล์เอกสารจะต้องไม่ใช่รูปภาพ ห้ามใช้การถ่ายภาพหรือการแปลงไฟล์จากเอกสารกระดาษให้เป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
4. ต้องมีการลงลายเซ็นดิจิตอล (Digital Signature)หรือประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ผ่านระบบ e-tax invoice by email เพื่อให้เอกสารนี้ถูกต้องตามกฎหมาย และสามารถใช้ต่อสู้ในชั้นศาลในกรณีที่เกิดข้อพิพาท ทั้งนี้วิธีการประทับรับรองนี้จะทำด้วยวิธีไหนขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจที่จะกล่าวต่อไป

เอกสารที่ทำเป็นอิเล็กทรอนิกส์และต้องส่งสรรพากร

ทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-tax invoice) ขึ้นมาได้แล้ว จะส่งให้กรมสรรพากรได้อย่างไร?

ผู้ประกอบการสามารถจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-tax invoice)และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-receipt) ด้วยการลงลายเซ็นดิจิตอล (Digital Signature) ได้ 2 วิธี

1. สำหรับผู้ประกอบการที่มีผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ของตนเอง หรือมีโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป หรือโปรแกรม ERP สามารถจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัลตามรูปแบบและเงื่อนไขที่กำหนด และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรตามช่องทางการนำส่งข้อมูลที่เหมาะสมกับลักษณะของกิจการ โดยมีทางเลือกในการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ได้ 3 ทางเลือกดังนี้

   ทางเลือกที่ 1 จัดทำข้อมูลรูปแบบ XML File ตามข้อเสนอแนะมาตรฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารที่จำเป็นต่อธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ว่าด้วยข้อความอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับการซื้อขายสินค้าและบริการ

   (ขมธอ.3-2560)  เท่านั้น ซึ่งต้องลงลายเซ็นดิจิตอล (Digital Signature)

   ทางเลือกที่ 2 จัดทำข้อมูลรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ เช่น PDF, Word ,Excel ซึ่งต้องลงลายเซ็นดิจิตอล (Digital Signature)

   ทางเลือกที่ 3 จัดทำข้อมูลผ่านระบบบริการ RD Portal ของกรมสรรพากร ซึ่งต้องลงลายเซ็นดิจิตอล (Digital Signature) ที่โปรแกรมสร้างและตรวจสอบลายเซ็นดิจิตอล (Ultimate Sign & Viewer) สำหรับการส่งมอบข้อมูลให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการสามารถทำได้ด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น อีเมล หรือวิธีการอื่นใด ตาม พ.ร.บ.ธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์

2. สำหรับผู้ประกอบการที่ไม่มีโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป หรือ โปรแกรม ERP

   - จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ลงลายมือชื่อดิจิทัลด้วยระบบ RD Portal ของกรมสรรพากร

   - จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ด้วยโปรแกรมสำเร็จรูป เช่น Microsoft Word (.doc, .docx) หรือ Microsoft Excel (.xls, .xlsx) หรือ PDF/A-3 และส่งให้ระบบ e-Tax Invoice by Email เพื่อประทับรับรองเวลา (Time Stamp)

สำหรับกิจการที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี และยังไม่พร้อมที่จะเข้าสู่ระบบการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยการลงลายเซ็นดิจิตอล (Digital Signature) สามารถจัดทำได้ด้วยระบบ e-Tax invoice by Email แทน แต่ในกรณีนี้กรมสรรพากรบังคับว่าใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์นี้จะต้องเป็นไฟล์ PDF/A-3 เท่านั้น (บังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 ม.ค. 2561 เป็นต้นไป)

จะเห็นได้ว่า การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ยังคงใช้รูปแบบเดิมเพียงแต่เปลี่ยนรูปแบบจากส่งมอบ “กระดาษ“ เป็น “ข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์” แม้ช่วงแรกจะต้องเรียนรู้และปรับตัวบ้าง แต่ในอนาคตวิธีนี้จะเพิ่มความสะดวกสบาย ประหยัดเวลาและทรัพยากร สอดคล้องกับนโยบาย National e-Paymen ในยุค Thailand 4.0 อย่างแน่นอน