การตรวจ สอบ ประวัติพนักงาน ออนไลน์

HIGHLIGHTS

• Background Checks คือการตรวจสอบประวัติอย่างละเอียด ครอบคลุมทั้งด้านข้อมูลส่วนตัว, ประวัติอาชญากรรม, ภาวะทางการเงิน, การศึกษา ตลอดจนบริบทอื่น ๆ ที่ส่งผลกับตำแหน่งที่สมัครเข้ามา
• แต่ไม่ว่า Background Checks จะสำคัญแค่ไหน องค์กรต้องทำให้สอดคล้องกับข้อกฎหมายเท่านั้น ไม่สามารถตรวจสอบจนละเมิดความเป็นส่วนตัวของผู้สมัครเด็ดขาด 
• Background Checks เป็นเรื่องละเอียดอ่อน องค์กรต้องปฏิบัติกับผู้สมัครทุกรายอย่างเท่าเทียม ไม่ตรวจสอบแบบเลือกเป็นบางคนอย่างไร้ระบบ เพราะจะทำให้องค์กรไม่น่าเชื่อถือ ทั้งนี้หากได้ผลลัพธ์ในแง่ลบ HR ควรเปิดโอกาสให้พนักงานชี้แจงก่อนตัดสินใจปฏิเสธ
• Background Checks ช่วยเหลือธุรกิจขนาดเล็กได้มาก เพราะจะลดโอกาสการเซ็นสัญญาที่ผิดพลาด (Bad Hiring) ซึ่งจะทำให้งบประมาณที่เดิมก็มีจำกัดอยู่แล้วสูญเปล่า
• Background Checks มีวิธีและเคล็ดลับใหม่ ๆ เกิดขึ้นเสมอ สอดคล้องไปกับความต้องการของตลาดแรงงาน HR จึงต้องหมั่นหาความรู้ ไม่ให้ถูกบริษัทคู่แข่งแซงหน้าจนไม่สามารถคว้าผู้สมัครที่ต้องการได้

การรับสมัครพนักงานแต่ละครั้ง นอกเหนือจากการตรวจเช็คว่าข้อมูลที่ปรากฏในตอนสัมภาษณ์เป็นเรื่องจริงไหมตามกระบวนการ Reference Checks แล้ว สิ่งที่ต้องทำควบคู่กันไปก็คือ Background Checks เพื่อดูว่าผู้สมัครดังกล่าวมีประวัติอาชญากรรม หรือปัญหาใด ๆ ติดตัวมาหรือไม่ เพราะแม้พนักงานจะมีฝีมือดีแค่ไหน แต่หากมีแง่มุมที่อาจทำให้องค์กรเสื่อมเสียชื่อเสียง ก็คงดีกว่าหากองค์กรจะหันไปเลือกคนที่มีประวัติขาวสะอาด ไม่ต้องมานั่งกังวลในประเด็นที่อยู่นอกเหนือจากเรื่องงาน 

การเช็คประวัติ Background Checks ที่ดีมีขั้นตอนอย่างไร และสามารถช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้มากแค่ไหน หาคำตอบได้ที่นี่

Contents

• Background Check การเช็คประวัติสำคัญอย่างไร 
• Background Check การเช็คประวัติมีวิธีการอย่างไร 
  • ข้อผิดพลาดที่ควรระวังในการเช็คประวัติ Background Checks
    • HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้
• Background Checks การเช็คประวัติช่วยธุรกิจเล็ก ๆ หรือ SMEs ได้อย่างไร 
• Background Checks การเช็คประวัติช่วงหลังเกิดโควิด-19 เป็นอย่างไร 
• บทสรุป

Background Check การเช็คประวัติสำคัญอย่างไร 

เราขออธิบายให้เห็นภาพจากกรณีที่เกิดขึ้นกับ Disneyland สวนสนุกชื่อดังระดับโลกซึ่งขึ้นชื่อเรื่องความเข้มข้นในการรับพนักงาน แต่ก็ยังมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น โดยเหตุการณ์เกิดในเดือนมิถุนายน ค.ศ.2022 เมื่อดิสนีย์รับอดีตนักมวยปล้ำท่านหนึ่งที่มีคดีล่วงละเมิดทางเพศเข้ามาทำงาน ซึ่งเมื่อข่าวหลุดออกไป ทางดิสนีย์ก็ไล่พนักงานคนดังกล่าวออกทันทีและให้เหตุผลว่าดิสนีย์แลนด์ทำ Background Checks แล้วจริง ๆ แต่เป็นการทำโดยตรวจสอบจากชื่อจริงเท่านั้น ไม่ใช้ชื่อในวงการ (Ring Name) ทำให้หลุดรอดจากสายตาของ HR Recruiter ไปได้ ดังนั้นเราจะเห็นว่า Background Checks มีรายละเอียดปลีกย่อยอีกมากที่เราจะมองข้ามไปไม่ได้ เพราะการเปลี่ยนพนักงานแต่ละครั้งมีต้นทุนสูงถึงกว่า 200% การให้ความรู้ในเรื่องนี้กับ HR จึงเป็นอีกหนึ่งรากฐานสำคัญที่จะช่วยให้การสรรหาบุคลากรมีประสิทธิภาพมากขึ้น

กล่าวได้ว่าการเช็คประวัติ Background Checks คือเทรนด์เก่าที่ถูกนำมาเล่าใหม่ให้เข้มข้นมากขึ้นโดยเฉพาะในโลกหลังโควิด-19 ที่การเปลี่ยนงานเกิดขึ้นมากเป็นประวัติการณ์ รวมถึงมนุษย์เองก็มีความเป็นปัจจักบุคคล (Individualism) มากกว่าที่เคย การรู้ว่าเบื้องหลังของผู้สมัครมีประเด็นอะไรที่ควรเฝ้าระวัง โดยไม่ก้าวล่วงความเป็นส่วนตัวจึงเป็นดั่งการเตรียมตัวรับมือเบื้องต้น เพื่อให้องค์กรสามารถก้าวเดินต่อไปหากเกิดเหตุไม่คาดฝันขึ้น โดยเราสามารถอธิบายความสำคัญของการเช็คประวัติได้ดังนี้

1. เหตุผลด้านความปลอดภัย : ในอดีตคุณอาจคิดว่าการทำ Background Checks มีไว้สำหรับบางตำแหน่งเท่านั้น เช่นตำแหน่งที่ต้องเกี่ยวข้องกับเรื่องเงินอย่างพนักงานบัญชี หรือตำแหน่งสูง ๆ อย่างผู้บริหารที่มีผลกับส่วนได้ส่วนเสียขององค์กรโดยตรง แต่จริง ๆ เราสามารถทำการเช็คประวัติพนักงานได้ทุกตำแหน่ง เพราะเป้าหมายสูงสุดของการสรรหาบุคลากรคือการแน่ใจว่าพนักงานดังกล่าวไม่ใช่พนักงานที่ไร้ประสิทธิภาพ (Bad Hires) และการรู้ข้อมูลเบื้องต้นของพนักงาน นอกจากจะช่วยเรื่องความปลอดภัยแล้ว ยังทำให้เราเข้าใจว่าพนักงานเติบโตมาจากบริบททางสังคมแบบใดซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้ HR วางแผนการจัดอบรมและตั้งความหวังตามความเป็นจริงมากขึ้น ทั้งนี้องค์กรก็ต้องรู้จักวางแผนและตรวจสอบตามความเหมาะสม ไม่ทำให้พนักงานรู้สึกถูกคุมคามหรือละเมิดเรื่อง PDPA จนก่อให้เกิดปัญหาอื่น ๆ ตามมา

2. เหตุผลด้านการรักษาชื่อเสียงขององค์กร : เป็นเรื่องธรรมดาที่พอพนักงานคนใดทำผิดร้ายแรงและสังคมจะต่อว่าย้อนกลับมาถึงองค์กรที่สังกัด ซึ่งหากเกิดกรณีแบบนี้ขึ้นบริษัทก็จะเสียชื่อเสียงโดยแทบไม่มีโอกาสได้แก้ตัว การทำ Background Checks จะทำให้ HR เห็นว่าพนักงานดังกล่าวมีพฤติกรรมอย่างไรและอยู่ในรูปรอยที่องค์กรสามารถรับได้หรือไม่ รวมถึงมีข้อมูลส่วนใดที่ขัดแย้งกับตอนสัมภาษณ์งานหรือไม่ ทั้งนี้เราต้องพิจารณาจากความเป็นจริงว่าแม้มนุษย์ทุกคนจะปรับตัวได้ แต่สุดท้ายความผิดพลาดก็สามารถเกิดขึ้นได้อยู่ดี ซึ่งพอถึงจุดนั้นสิ่งที่สำคัญกว่าก็คือทัศนคติว่าแต่ละคนมองปัญหาแบบเดียวกันในแง่มุมใด หากมององค์กรเป็นที่ตั้ง การรับมือก็ไม่ใช่เรื่องยาก แต่หากพนักงานทำทุกอย่างโดยเอาตัวเองเป็นที่ตั้ง สุดท้ายผู้ที่เสียประโยชน์ก็อาจเป็นองค์กรเพียงอย่างเดียว ความเสียหายตรงนี้จะทำให้ผลประกอบการแย่ลงและต้องใช้เวลาพักใหญ่ ๆ กว่าจะกลับมาสู่สภาวะปกติอีกครั้ง

3. เหตุผลด้านการเก็บข้อมูล (Big Data) : ปัจจุบันหลาย ๆ องค์กรมีแนวคิดว่าพนักงานในแบบเดียวกัน จะมีข้อมูลบางส่วนที่ตรงกัน ดังนั้นการทำ Background Checks จะช่วยให้เรามีข้อมูลมากพอมาเปรียบเทียบกับพนักงานในอดีตที่เคยลาออกหรือมีพฤติกรรมไม่เหมาะสม ขณะเดียวกันก็ได้ข้อมูลในแง่บวกว่าผู้สมัครคนไหนบ้างที่มาจากบริบทใกล้เคียงกับพนักงานที่ประสบความสำเร็จในองค์กร ข้อมูลเหล่านี้จะใช้ประโยชน์ได้ก็ต่อเมื่อองค์กรให้เวลากับมันอย่างจริงจัง ดังนั้นหากองค์กรใดยังไม่เคยทำ Background Checks คุณสามารถเริ่มได้เลยหลังอ่านบทความนี้จบ !

Background Check การเช็คประวัติมีวิธีการอย่างไร 

Background Checks มีรูปแบบที่หลากหลายขึ้นอยู่กับว่าเราจะเน้นเก็บข้อมูลในเรื่องใด ทั้งนี้หากคุณเป็นมือใหม่ ทาง Business News Daily ได้แนะนำให้เริ่มต้นจาก 5 หัวข้อหลัก ดังนี้

1. การยืนยันตัวตน (Identity Verification) : ขั้นตอนเริ่มต้นของการทำ Background Checks ทุกประเภทคือการยืนยันว่าบุคคลที่มาสัมภาณ์นั้นมีสิทธิ์ทำงานตรงนี้จริง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องสัญชาติ, ใบอนุญาตทำงาน, บัตรประชาชน เป็นต้น เพราะการว่าจ้างพนักงานที่ไม่ผ่านเกณฑ์ทางกฎหมาย แม้จะเกิดจากการปิดบังข้อมูลของผู้สมัคร แต่ก็ทำให้องค์กรเจอปัญหาได้เช่นกัน ดังนั้น HR ต้องใส่ใจข้อมูลทุกอย่างโดยละเอียด ไม่มองข้ามเพียงเพราะคิดว่าเป็นเรื่องเล็กน้อย เพราะเคยมีกรณีที่พนักงานเอาข้อมูลของฝาแฝดมาสมัคร หรือออกเอกสารส่วนบุคคลปลอม ๆ มาอ้างอิง ซึ่งหากไม่นำไปเข้ากระบวนการ Reference Checks ก็อาจถูกหลอกได้อย่างง่ายดาย

2. การเช็คประวัติอาชญากรรม (Criminal Check) : หน้าที่ตรงส่วนนี้ต้องทำร่วมกับฝ่ายกฎหมาย และต้องทำตามขั้นตอนที่ถูกต้องเท่านั้น ไม่แอบสืบข้อมูลโดยละเมิดสิทธิมนุษยชนแม้พนักงานดังกล่าวจะมีแนวโน้มของการก่ออาชญากรรมเมื่อในอดีตก็ตาม อนึ่งต้องเข้าใจก่อนว่าแม้พนักงานบางท่านจะเคยมีประวัติอาชญากรรม แต่หากมีข้อมูลเสริมว่าได้รับโทษ หรือมีผลงานอื่น ๆ ในด้านบวกมาเสริม ฝ่าย HR มีสิทธิ์ให้โอกาสทำงานได้ตามความเหมาะสม แต่อย่างไรก็เสียก็ต้องคำนึงถึงบริบทในภาพรวมขององค์กรด้วยว่าสามารถทำได้หรือไม่ เช่นหากเป็นงานที่ต้องพบปะกับลูกค้าต่างเพศ ก็ควรหลีกเลี่ยงพนักงานที่มีประวัติล่วงละเมิดเอาไว้ก่อน ซึ่ง HR Recruiter สามารถพิจารณาแยกเป็นกรณีได้เลย

3. การตรวจสอบประวัติทางการเงิน (Credit Check) : ปกติแล้วการตรวจเช็คประวัติทางการเงินหรือภาระหนี้สินเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งต่อคนที่อยู่ในตำแหน่งเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายภายในองค์กร ทั้งนี้หากพนักงานมีประวัติด้านการเงินไม่ดี องค์กรก็ต้องเปิดโอกาสให้พนักงานอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติม ก่อนที่จะตัดสินใจเชิญพนักงานออกจากตำแหน่ง ทั้งนี้เรื่องเกี่ยวกับการเงินเป็นเรื่องละเอียดอ่อน องค์กรต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎหมายอย่างเคร่งครัด

4. การตรวจสอบประวัติด้านการศึกษา (Educational Check) : ข้อมูลส่วนนี้เป็นข้อมูลที่สำคัญไม่ต่างกับข้อมูลด้านการยืนยันตัวตน โดยเฉพาะในสายงานที่มีวุฒิการศึกษากำหนดไว้อย่างจริงจัง ซึ่ง HR ต้องยืนยันให้ได้ว่าข้อมูลที่ระบุเอาไว้ในใบสมัครเป็นข้อมูลจริง และนอกเหนือจากใบจบการศึกษาแล้ว ยังควรเช็คด้วยว่าผู้สมัครมีประวัติอื่น ๆ เช่นการทุจริตสอบหรือไม่ ข้อมูลนี้จะสะท้อนถึงทัศนคติในการทำงานโดยตรง

5. การตรวจสอบการใช้สื่อโซเชียล (Social Network Check) :ในยุคที่มนุษย์ใช้เวลาส่วนใหญ่บนโลกออนไลน์แบบนี้ สิ่งที่เหลืออยู่แน่ ๆ ก็คือประวัติการใช้โซเชียลหรือเรียกเป็นภาษาทางการว่า Digital Footprint ซึ่งถือเป็นข้อมูลดิบที่ลบไปจากโลกออนไลน์ได้ยาก และสามารถสะท้อนถึงตัวตนของผู้ใช้งานได้เป็นอย่างดี จุดที่ต้องโฟกัสของเรื่องนี้ก็คือปัจจุบันโลกโซเชียลมีแพลตฟอร์มมากมาย และการใช้ชีวิตมนุษย์ในแต่ละแพลตฟอร์มล้วนแตกต่างกัน ยกตัวอย่างเช่นในแพลตฟอร์มที่ไม่ต้องเปิดเผยตัวตนซึ่งอาจทำให้คนกล้าแสดงความเห็นมากกว่า หรือแพลตฟอร์มที่จำกัดตัวอักษรอย่างทวิตเตอร์ที่อาจทำให้คนใช้คำพูดที่ลงรายละเอียดน้อยกว่าปกติ เป็นต้น 

ดังนั้นการเข้าใจพนักงานจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อ HR นำข้อมูลจากทุกแพลตฟอร์มมารวมและวิเคราะห์ออกมาเท่านั้น ทั้งนี้ก่อนที่จะตัดสินพนักงานคนใดก็ตาม ให้คิดว่ามนุษย์ทุกคนมีหลายด้านเสมอ พฤติกรรมใดที่อาจไม่ถูกใจเรา แต่ไม่ได้ผิดครรลองของสังคม ไม่ถือเป็นสิ่งที่ต้องถูกต่อว่า HR ต้องรู้จักแยกแยะและให้ความเป็นธรรมกับการทำ Background Checks เสมอ

ข้อผิดพลาดที่ควรระวังในการเช็คประวัติ Background Checks

ในโลกของการสรรหาพนักงานจริง ๆ มีปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงมากมาย นั่นแปลว่าเราอาจไม่ได้มีเวลาพิจารณาข้อมูลของผู้สมัครแต่ละคนซ้ำหลาย ๆ รอบ ดังนั้นการแน่ใจว่า Background Check ของเราไม่ผิดพลาดจึงเป็นสิ่งที่ HR ต้องทำให้ได้เสมอ โดยเราสรุปตัวอย่างของข้อผิดพลาดและวิธีแก้ไขเบื้องต้นมาให้ ดังนี้

1. องค์กรเลือกปฏิบัติและตรวจประวัติไม่ครบทุกคน : นี่คือปัญหาใหญ่ที่เกิดขึ้นมากที่สุดและทำให้ผู้สมัครมองเห็นความไม่เป็นธรรม ลดทอนความน่าเชื่อถือขององค์กรอย่างมีนัยสำคัญ ทั้งนี้ไม่สำคัญเลยว่า HR จะมีเหตุผลที่สวยหรูขนาดไหน เพราะการเลือกปฏิบัติจะทำให้คำตัดสินดูไม่เป็นกลางในทุกกรณี

วิธีแก้ไข : ส่วนใหญ่แล้วสาเหตุที่ทำให้เกิดการเลือกปฏิบัติก็คือองค์กรต้องการประหยัดเวลาและเลือกตรวจสอบเฉพาะผู้สมัครที่ต้องการคัดเลือกในขั้นตอนสุดท้ายเท่านั้น ดังนั้นวิธีแก้ที่ควรทำก็คือให้ HR คุยกับทีมและหาคำตอบให้ได้ว่าข้อมูลด้านใดที่จำเป็นต้องการทำงานในตำแหน่งนั้น ๆ มากที่สุด และโฟกัสแค่การทำ Background Checks เรื่องนั้นก่อนมาลงรายละเอียดในอนาคต วิธีนี้จะประหยัดเวลาและทำให้องค์กรสามารถตรวจสอบประวัติของผู้สมัครทุกคนอย่างเท่าเทียม

2. องค์กรไม่เปิดโอกาสให้พนักงานได้ชี้แจง : บางองค์กรนั้น เมื่อได้ข้อมูลดิบมาแล้ว ก็จะพิจารณาอ้างอิงจากสิ่งที่ได้โดยไม่ตั้งคำถามซึ่งอาจนำไปสู่การตัดสินที่ผิดพลาด ไม่เป็นธรรม ซึ่งท้ายสุดแล้วอาจทำให้ชื่อเสียงขององค์กรตกต่ำและสูญเสียพนักงานที่มีฝีมือไปโดยไม่รู้ตัว

วิธีแก้ไข :ทุกการกระทำของมนุษย์มีเหตุผลเสมอ และการทำ Background Checks ก็เช่นกัน ดังนั้นแทนที่เราจะมองข้อมูลที่ได้มาเป็นถูก – ผิด หรือ ขาว – ดำ สิ่งที่ HR ควรทำคือเปิดโอกาสให้พนักงานได้ชี้แจงว่าปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นเป็นเรื่องจริงหรือไม่ และหากจริง จะมีวิธีแก้ไขอย่างไร ซึ่งถ้าตอบได้ด้วยเหตุผลที่ฟังขึ้น ก็ไม่ใช่เรื่องเสียหายหากองค์กรจะตัดสินใจรับเข้าทำงาน

3. เมื่อองค์กรสืบข้อมูลจนล่วงละเมิดความเป็นส่วนตัว : นอกเหนือจากการปฏิบัติตามกฎหมาย, กฎ PDPA แล้ว สิ่งที่ HR ต้องคำนึงเป็นพิเศษก็คือจริยธรรมของอาชีพ ห้ามปฏิบัติกับผู้สมัครหรือพนักงานจนเหมือนตั้งธงตั้งแต่ต้นว่าพวกเขาเป็นคนร้ายเสมอ บางองค์กรจึงตัดสินใจสืบข้อมูลจนเสียมารยาทเพียงเพราะหวังจะช่วยคัดกรองพนักงานให้องค์กรได้ประโยชน์สูงสุด นี่คือพฤติกรรมในด้านลบที่ทุกองค์กรควรหลีกเลี่ยงทันที

วิธีแก้ไข :หลักการเบื้องต้นคือ HR ต้องหาความรู้เรื่องกฎหมายแรงงานให้มากขึ้น ต้องเข้าใจว่าพื้นที่แต่ละแห่งมีข้อกำหนดแตกต่างกัน ดังนั้นหากไม่แน่ใจว่าสิ่งที่กำลังทำอยู่ถูกต้องหรือไม่ ให้ปรึกษากับฝ่ายกฎหมายขององค์กรก่อนลงมือทุกครั้ง ทั้งนี้ HR สามารถถามผู้สมัครโดยตรงเช่นกันหากมองว่า Background Checks ที่กำลังทำอยู่สุ่มเสี่ยงต่อความไม่สบายใจของผู้ที่อยู่ในเหตุการณ์

HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้

Q: เราสามารถถามบริษัทเดิมของพนักงานเกี่ยวกับพฤติกรรมในอดีตได้หรือไม่ ?

อยากได้ข้อมูลส่วนนี้ไว้ประกอบการทำงาน แต่ไม่แน่ใจว่าผิดจริยธรรมของ HR หรือกฎหมาย PDPA รึเปล่า

A: บริษัทควรเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็น

กรณีนี้บริษัทจะใช้วิธีการขอความยินยอม (Consent) เป็นหลัก โดยแจ้งการขอใช้ – เก็บรวบรวมข้อมูลผ่านใบสมัคร หรือ Recruitment Privacy Policy ในระบบรับสมัคร หากส่วนใดไม่ได้ระบุไว้ ก็ให้หลีกเลี่ยงตามความเหมาะสม

,,, (คลิกดูคำตอบทั้งหมด👇)

Background Checks การเช็คประวัติช่วยธุรกิจเล็ก ๆ หรือ SMEs ได้อย่างไร 

ในโลกหลังโควิด-19 ที่มนุษย์อยู่กับบ้านและมีเวลาคิดมากกว่าที่เคย หลายคนเริ่มหันมาประกอบธุรกิจส่วนตัว บ้างก็สำเร็จ บ้างก็ผิดพลาด แต่สิ่งที่เห็นได้ชัดก็คือธุรกิจขนาดเล็กเติบโตมากขึ้น ซึ่งผู้เชี่ยวชาญมองว่าการทำ Background Checks นี่แหละที่ถือเป็นเคล็ดลับความสำเร็จของบริษัทที่เพิ่งตั้งใหม่ อธิบายเพิ่มเติมได้ดังนี้ 

1. Background Checks ช่วยปรับมุมมองให้ธุรกิจพร้อมเติบโตมากขึ้น : การตรวจประวัติเป็นวิธีที่องค์กรใหญ่ ๆ ทำเป็นปกติ ดังนั้นหากคุณเป็นบริษัทขนาดเล็กที่มีเป้าหมายใหญ่โต การนำแนวคิดของคนที่ประสบความสำเร็จมาปรับใช้ก็ถือเป็นเรื่องดี เพราะเมื่อถึงเวลาที่จำเป็นเราก็จะมีความรู้และพร้อมปรับตัวมากกว่าบริษัทอื่ นๆ ที่เพิ่งหันมาให้ความสำคัญแค่ตอนถึงคราวต้องทำเท่านั้น

2. Background Checks ช่วยประหยัดเวลา : บริษัทขนาดเล็กแปลว่ามีพนักงานจำกัด การใช้พนักงานส่วนหนึ่งไปดูแลเรื่องการสรรหาบุคลากรโดยตรงจึงส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นหากเราทำการคัดกรองประวัติของผู้สมัครตั้งแต่ต้น แล้วค่อยเลือกสัมภาษณ์แค่คนที่มั่นใจเท่านั้น บริษัทก็จะสามารถนำบุคลากรที่มีไปคิดค้นงานหรือพัฒนาในด้านที่จำเป็นมากกว่า

3. Background Check ช่วยดึงดูดนักลงทุน : ปกติแล้วสิ่งที่บริษัทเล็ก ๆ ต้องการก็คือผู้ร่วมลงทุน ซึ่งเหตุผลในการลงทุนนั้นนอกเหนือจากโอกาสในการสร้างเม็ดเงินแล้ว วิธีรักษาและสร้างโอกาสในอนาคตก็ถือเป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษ เพราะคงไม่มีประโยชน์อะไรหากเงินลงทุนที่ให้มาไม่ได้ถูกบริหารจัดการโดยบุคลากรที่มีความพร้อมมากพอ ซึ่ง Background Checks ถือเป็นกลไกของมืออาชีพ และทำให้ผู้ลงทุนมั่นใจได้ว่าองค์กรนี้มีพนักงานที่ผ่านการคัดกรองมาแล้วจริง ๆ

4. Background Checks ช่วยปกป้องความลับขององค์กร : ปกติแล้วระบบป้องกันภัยของธุรกิจเล็ก ๆ จะไม่ได้สมบูรณ์แบบนักหากเทียบกับบริษัทใหญ่ ๆ และที่สำคัญความสำเร็จของธุรกิจแบบนี้ล้วนมาจากไอเดียที่หาไม่ได้ตามท้องตลาด นั่นหมายความว่าในเชิงกระบวนการแล้วถ้าข้อมูลของสินค้าหลุดออกไปสู่ภายนอก โอกาสที่ธุรกิจจะพังไม่เป็นท่าก็เป็นไปได้สูง ดังนั้น Background Checks คือวิธีเบื้องต้นที่ทำให้องค์กรเข้าใจว่ามีพนักงานคนใดที่มีประวัติอาชญากรรมหรือแนวโน้มที่จะนำข้อมูลไปเผยแพร่สู่ภายนอกหรือไม่ ทั้งนี้ต้องทำโดยใช้พื้นฐานของความเป็นจริง ไม่ตรวจสอบโดยมีอคติเป็นที่ตั้งเด็ดขาด

5. Background Checks ช่วยให้ทีมแน่นแฟ้นขึ้น :ธุรกิจเล็ก ๆ มักเริ่มจากกลุ่มเพื่อน ดังนั้นในการขยายทีมแต่ละครั้งที่ต้องนำพนักงานจากภายนอกเข้ามาจึงไปสร้างความกังวลใจได้เสมอ โดยเฉพาะคำถามว่าพนักงานใหม่จะเข้ากับพนักงานเดิมได้อย่างไร ?

คำตอบในเรื่องนี้ไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในด้านของทักษะเท่านั้นแต่ยังรวมถึงทัศนคติ, ความเข้าใจวัฒนธรรมองค์กร รวมถึงบริบทอื่น ๆ หมายความว่าในขณะที่ทุกฝ่ายกำลังปรับตัวเข้าหากัน Background Checks จะเป็นข้อมูลสำคัญที่ยืนยันว่าบุคคลดังกล่าวไม่มีพิษมีภัย ทุกคนสามารถเชื่อใจได้อย่างเต็มที่ ซึ่งถือเป็นรากฐานที่จะทำให้ SMEs พัฒนา ต่อไปได้อย่างแข็งแรง

Background Checks อาจมีค่าใช้จ่ายมากเป็นพิเศษในบางครั้ง แต่รับประกันได้เลยว่ามันจะเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าแน่นอน

Background Checks การเช็คประวัติช่วงหลังเกิดโควิด-19 เป็นอย่างไร 

เทรนด์หนึ่งที่เกิดขึ้นในปัจจุบันคือ ‘การเซ็นสัญญาแบบฉับพลัน’ (Instant Hiring) กล่าวง่าย ๆ คือผู้สมัครในปัจจุบันต้องการคำตอบเร็วขึ้น ขณะที่การแข่งขันในตลาดแรงงานก็สูงขึ้นตามไปเช่นกัน ดังนั้นหากเราให้เวลากับการทำ Background Checks มากเกินไป ก็มีโอกาสสูงที่ผู้สมัครจะไปเลือกองค์กรอื่นที่ให้คำตอบเร็วกว่าแม้จะมีชื่อเสียงสู้เราไม่ได้ก็ตาม 

ดังนั้นแทนที่จะทำ Background Checks ในขั้นตอนแรกแบบที่เคยเป็น ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ย้ายไปทำในช่วงทดลองงานแทน เพื่อลดความยุ่งยากในการสรรหา และทำให้ผู้สมัครมีประสบการณ์ (Hiring Experiences) ที่ดีกับองค์กร ได้เห็นความเป็นมืออาชีพของ HR Recruiter ทั้งนี้หากเป็นตำแหน่งที่มองข้าม Background Checks ไม่ได้จริง ๆ ก็ให้ตรวจสอบข้อมูลที่จำเป็นที่สุดก่อน แล้วค่อยมาลงรายละเอียดอื่น ๆ ขณะทดลองงาน

เคล็ดลับของการตรวจประวัติในช่วงหลังโควิด-19 จึงเป็นการเซ็นสัญญาให้เร็วที่สุด (Onboard Faster) เพื่อเพิ่มศ้กยภาพการแข่งขันในตลาดแรงงาน ภายใต้ความเป็นมืออาชีพอย่างที่สุดนั่นเอง

บทสรุป

Background Checks คือแนวทางเบื้องต้นที่ทุกองค์กรต้องทำเพื่อลดโอกาสในการเซ็นสัญญากับผู้สมัครที่ไม่เหมาะสม (Bad Hiring) ซึ่งจะทำให้บริษัทสูญเสียทรัพยากรโดยเปล่าประโยชน์ โดยเฉพาะในตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการเงินและในธุรกิจเล็ก ๆ แบบ SMEs ที่มีงบประมาณจำกัด 

หากคุณอยากเริ่มทำ Background Checks แต่ไม่รู้ว่าจะเริ่มอย่างไร หรือกลัวว่าจะมีส่วนที่ขัดแย้งกับข้อกฎหมาย เราแนะนำให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์โดยตรง หรือหันไปใช้บริการ HR Explore แพลตฟอร์มแรกของไทยรวบรวมข้อมูลผลิตภัณฑ์และบริการ HR เอาไว้มากที่สุด ครอบคลุมทั้งการสรรหาบุคลากร (Recruiting) ทีมกฎหมาย (Legal) ตลอดจนที่ปรึกษา (Consult) ไม่ว่าคุณจะเป็นองค์กรเล็กหรือใหญ่ ที่นี่มีตัวช่วยให้คุณแน่นอน !

กำลังหาข้อมูลบริการและผลิตภัณฑ์ HR อยู่รึเปล่า?

HR Explore แพลตฟอร์มแรกในไทยที่รวบรวม HR Products & Services มากที่สุด

มาพร้อมระบบเปรียบเทียบราคาเพื่อช่วยตัดสินใจ จะเป็น SMEs หรือธุรกิจใหญ่ ที่นี่มีครบ !

Sources

• //bit.ly/3cmLuBH
• //bit.ly/3QSMbBO
• //bit.ly/3wssrwr
• //bit.ly/3Re7tt8
• //bit.ly/3ArJ7FE