มีหลายวิธีในการค้นหาและกำจัดรายการข้อมูลที่ซ้ำกันออกจากไฟล์ Excel ของคุณ แต่วิธีการทั้งหมดเหล่านี้ส่วนใหญ่ใช้งานได้หลังจากที่คุณป้อนข้อมูลทั้งหมดแล้ว แต่คุณเคยสงสัยหรือไม่ว่าคุณสามารถให้ Excel เตือนคุณเมื่อคุณพิมพ์ค่าที่ซ้ำกันหรือไม่? คุณเคยสงสัยหรือไม่ว่าคุณสามารถรับ Excel เพื่อป้องกันไม่ให้คุณป้อนค่าที่ซ้ำกันเช่นอาจใช้หน้าต่าง Error ได้หรือไม่? เราอ่านใจคุณได้อย่างสมบูรณ์แบบแล้ว!
ในบทความนี้ เราจะบอกรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีนำกฎป้องกันการป้อนข้อมูลซ้ำไปใช้กับช่วงของเซลล์ที่คุณเลือก นอกจากนี้เรายังบอกคุณถึงวิธีปรับแต่งหน้าต่างข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณป้อนค่าที่ซ้ำกัน และหากคุณสับสนว่าสามารถย้อนกฎได้หรือไม่ เราก็มีวิธีแก้ปัญหาด้วยเช่นกัน แล้วคุณจะรออะไรอีก มาดำดิ่งลงไปในบทความกันเลยไหม
อ่านเพิ่มเติม: วิธีลบหรือไฮไลต์รายการที่ซ้ำกันใน Excel
ส่วนที่ 1: วิธีป้องกันรายการค่าที่ซ้ำกัน
ขั้นตอนที่ 1: ประการแรก เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณไม่ต้องการ ต้องการอนุญาตให้มีการป้อนข้อมูลซ้ำ
เมื่อเลือกช่วงของเซลล์แล้ว ให้คลิกแท็บ ข้อมูล จากแถบริบบิ้นด้านบน
ตอนนี้ให้คลิกที่ ปุ่มแบบเลื่อนลงที่ชื่อว่า การตรวจสอบข้อมูล และคลิกที่ตัวเลือก การตรวจสอบข้อมูล จากรายการตัวเลือกที่มี
ขั้นตอนที่ 2: ในหน้าต่าง การตรวจสอบข้อมูล ให้คลิกที่แท็บ การตั้งค่า ที่ด้านบน
ตอนนี้ ให้คลิกที่ ปุ่มแบบเลื่อนลงที่เกี่ยวข้องกับตัวเลือก อนุญาต
จากรายการตัวเลือกที่มี ให้คลิกตัวเลือกที่ระบุว่า กำหนดเอง
ขั้นตอนที่ 3: ในช่อง Formula ให้พิมพ์หรือ คัดลอกและวาง ต่อไปนี้
=COUNTIF(
ขั้นตอนที่ 4: หลังจากนั้นใน พื้นหลัง เลือกช่วงของเซลล์ ที่คุณต้องการใช้กฎการป้องกันการทำซ้ำ
ตอนนี้ ถ้าคุณดูที่หน้าต่างการตรวจสอบข้อมูล แสดงว่าคุณ จะเห็นว่าส่วนหลัง =COUNTIF( ถูกเติมบางส่วน ไปกรอกสูตรกันต่อในขั้นตอนต่อไป
ขั้นตอนที่ 5: ขั้นตอนต่อไปคือการกดปุ่ม F4 สิ่งนี้จะเพิ่มเครื่องหมาย $ ในสูตรของคุณ ล็อกค่าเหล่านั้น โดยที่ $ ถูกเพิ่ม
ขั้นตอนที่ 6: ถัดไป ให้ใส่ จุลภาค จากนั้นในแผ่นงาน Excel ให้คลิกที่ ก่อน เซลล์ในช่วงของเซลล์ที่คุณเลือก
ขั้นตอนที่ 7: ในการกรอกสูตรของคุณ ตอนนี้ เพียงแค่พิมพ์หรือคัดลอกและวางต่อไปนี้ ใต้ฟิลด์สูตร
)=1
สูตรสุดท้ายของคุณควรมีลักษณะเหมือนตัวอย่างในภาพหน้าจอต่อไปนี้ รหัสเซลล์จะแตกต่างกันอย่างชัดเจน
เมื่อทำเสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม ตกลง
ขั้นตอนที่ 8: แค่นั้นแหละ. ถ้าตอนนี้คุณพยายามพิมพ์ค่าที่ซ้ำกัน ลงในเซลล์ที่ใช้กฎการตรวจสอบการป้องกันการซ้ำซ้อน คุณจะได้รับหน้าต่างข้อผิดพลาดต่อไปนี้ ซึ่งจะไม่ให้คุณดำเนินการต่อจนกว่าคุณจะป้อนค่าที่ไม่ซ้ำในเซลล์ของคุณ
ส่วนที่ 2: วิธีปรับแต่งข้อความแสดงข้อผิดพลาดของรายการที่ซ้ำกัน
หากคุณไม่ต้องการให้หน้าต่างข้อความแสดงข้อผิดพลาดเริ่มต้นแสดงขึ้นในขณะที่ตรวจพบรายการที่ซ้ำกัน คุณสามารถสร้างแบบกำหนดเองได้ หน้าต่างข้อความแสดงข้อผิดพลาดตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 1: อีกครั้ง เลือกช่วงของเซลล์ ที่คุณใช้กฎในส่วนด้านบน.
จากนั้นคลิกที่แท็บ DATA จากแถบริบบิ้นด้านบน
ตอนนี้ให้คลิกที่ปุ่มแบบเลื่อนลง การตรวจสอบข้อมูล จากนั้น คลิกที่ การตรวจสอบข้อมูล option จากรายการตัวเลือกที่มี
ขั้นตอนที่ 2: ในหน้าต่าง การตรวจสอบข้อมูล ให้คลิกที่ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด ที่ด้านขวาสุด
ในเมนูแบบเลื่อนลง รูปแบบ ให้เลือกรูปแบบ หยุด ซึ่งจะป้องกันไม่ให้มีการป้อนค่าที่ซ้ำกัน.
หมายเหตุ: สไตล์อื่นๆ ที่มีอยู่ในเมนูแบบเลื่อนลง สไตล์ ได้แก่ คำเตือน และ ข้อมูล strong> เฉพาะรูปแบบชื่อ หยุด เท่านั้นที่จะป้องกันไม่ให้ป้อนค่าที่ซ้ำกัน อีก 2 สไตล์จะช่วยให้คุณป้อนข้อมูลต่อได้หลังจากแสดงคำเตือนหรือข้อความข้อมูลตามลำดับ
เมื่อเลือกสไตล์แล้ว ใต้ ชื่อ ฟิลด์ คุณสามารถพิมพ์ชื่อสำหรับหน้าต่างข้อผิดพลาดของคุณ ฉันได้พิมพ์ชื่อของฉันเป็น Duplicate Entry Found.
คุณยังมีตัวเลือกในการตั้งค่าข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่คุณต้องการให้แสดงทุกครั้งที่มีการป้อนค่าที่ซ้ำกัน คุณสามารถพิมพ์ข้อความแสดงข้อผิดพลาดสำหรับหน้าต่างข้อผิดพลาดของคุณภายใต้ฟิลด์ ข้อความแสดงข้อผิดพลาด ข้อความที่ฉันป้อนคือ สวัสดี! นั่นเป็นรายการที่ซ้ำกันที่คุณพยายามจะป้อน!
กดปุ่ม ตกลง เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว
ขั้นตอนที่ 3: แค่นั้นแหละ หากตอนนี้คุณพยายามป้อนค่าที่ซ้ำกัน คุณจะเห็นหน้าต่างข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่กำหนดเองปรากฏขึ้นมาแทนที่ค่าเริ่มต้น สนุก!
ส่วนที่ 3: วิธีลบกฎการตรวจสอบข้อมูล
หากในอนาคตคุณต้องการอนุญาตค่าที่ซ้ำกันในช่วง ของเซลล์ที่คุณตั้งกฎการป้องกันการซ้ำซ้อน คุณสามารถทำได้ง่ายๆ โดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 1: เลือกช่วงของเซลล์ โดยจะใช้กฎการป้องกันการซ้ำซ้อน ถัดไป ให้คลิกแท็บ DATA จากแถบริบบิ้นด้านบน
ตอนนี้ให้คลิกที่ปุ่มแบบเลื่อนลง การตรวจสอบข้อมูล จากนั้นเลือก ข้อมูล ตัวเลือกการตรวจสอบความถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 2: ในหน้าต่าง การตรวจสอบข้อมูล ใต้แท็บ การตั้งค่า ให้เลือก ตัวเลือกแบบเลื่อนลงค่าใดๆ จากเมนูแบบเลื่อนลง อนุญาต
กดปุ่ม ตกลง เพื่อดำเนินการต่อ แค่นั้นแหละ. ขณะนี้คุณสามารถป้อนค่าที่ซ้ำกันได้มากเท่าที่ต้องการ
โปรดแจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นหากคุณมีข้อกังวลใดๆ เกี่ยวกับขั้นตอนใดๆ
คอยติดตามเคล็ดลับที่น่าทึ่งเพิ่มเติม เคล็ดลับ วิธีใช้ และแฮ็ก
ที่นี่เพื่อให้ความกระจ่างและเพื่อความกระจ่าง ด้วยโลกแห่งกลเม็ด เคล็ดลับ วิธีการ และเคล็ดลับที่น่าทึ่ง