ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล เป็นเอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อเป็นหลักฐานแจ้งให้ผู้ซื้อทราบถึงจำนวนเงินและวันที่ที่ต้องชำระเงินให้แก่ผู้ขาย ท่านใดต้องการบริการรับทำบัญชี ทางเรามีโปรแกรมบัญชีออนไลน์ให้ใช้ฟรี สามารถออกเอกสารหน้าตาสวยงามผ่านโปรแกรมได้ ดูรายละเอียดที่นี่ : รับทำบัญชี
ประวัติผู้เขียน / ผู้สอน
- ปริญญาตรีบัญชี ธรรมศาสตร์
- ปริญญาโทเศรษฐศาสตร์การเงิน NIDA
- ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA)
- ประกาศนียบัตรการรายงานทางการเงินไทย (DipTFR)
- Audit Manager ที่ EY (ประสบการณ์ 8 ปี ใน Big4)
- ดูใบประกาศทางวิชาชีพ
- ดูรีวิวจากลูกค้า
- About me
สารบัญ
- ประโยชน์ของใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
- รายละเอียดที่ควรมีในใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
- ขั้นตอนในการออกเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
- ตัวอย่างเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
- สรุป
ประโยชน์ของใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล เป็นใบที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อเป็นหลักฐานแจ้งให้ผู้ซื้อทราบถึงจำนวนเงินและวันที่ที่ต้องชำระเงินให้แก่ผู้ขาย
เอกสารดังกล่าวจะต้องมีการเซ็นรับเอกสารจากทั้งทางฝั่งผู้ขายและทางฝั่งผู้ซื้อ ดังนั้นเอกสารดังกล่าวจะเป็นหลักฐานสำคัญของผู้ขาย ว่าผู้ซื้อได้ยอมรับในตัวมูลค่าสินค้า หรือ บริการ ที่จะต้องจ่ายชำระให้แก่ผู้ขายแล้ว
นอกจากนี้เอกสารนี้ยังเอาไว้ช่วยควบคุมลูกหนี้ เจ้าหนี้ของกิจการได้อีกด้วย การมีหลักฐานเอกสารดังกล่าวจะทำให้ผู้ขายสามารถทราบว่าจะได้รับชำระหนี้จากลูกหนี้แต่ละรายเมื่อไหร่ ในส่วนของผู้ซื้อเอกสารดังกล่าวจะทำให้ผู้ซื้อทราบวันที่จะต้องจ่ายชำระค่าสินค้า/บริการ ให้เจ้าหนี้แต่ละราย ซึ่งช่วยในการจัดทำบัญชีและบริหารกระแสเงินสดของกิจการได้อีกด้วย
รายละเอียดที่ควรมีในใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิลที่ดีควรมีรายละเอียดที่ครบถ้วนดังต่อไปนี้
- คำว่าใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
- ชื่อ ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
- ชื่อ ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ
- เลขที่ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
- วันที่ในใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
- รายละเอียดของสินค้า และบริการ และจำนวนเงินรวม
- ลายเซ็นของผู้วางบิล และผู้รับวางบิล (ในกรณีการส่งสินค้าจะเป็นลายเซ็นของผู้ส่งสินค้า และผู้รับสินค้า)
- วิธีการชำระเงิน และเครดิตเทอม
ขั้นตอนในการออกเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
ในกรณีให้บริการ ผู้ขายจะออกเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล ให้แก่ผู้ซื้อเมื่อให้บริการเสร็จสิ้นแล้ว เพื่อเป็นหลักฐานในการให้บริการเสร็จสิ้นและแสดงสิทธิในการเรียกชำระเงิน
ในกรณีขายสินค้า ผู้ขายจะออกเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล พร้อมกันกับใบส่งของ (อาจเป็นเอกสารใบเดียวกันเลยก็ได้ เช่น ใบแจ้งหนี้/ใบส่งของ เป็นต้น) เพื่อเป็นหลักฐานในการส่งมอบสินค้าเสร็จสิ้นและแสดงสิทธิในการเรียกชำระเงิน หรือในบางกรณีผู้ขายอาจส่งของไปให้แก่ผู้ซื้อหลายรอบโดยออก ใบส่งของ ไปให้ก่อน แล้วค่อยมาเรียกเก็บเงินทีเดียวโดยการออกเอกสารใบวางบิล ในกรณีนี้เนื้อหาในเอกสาร จะต้องอ้างอิงเลขที่ และจำนวนเงิน ของใบส่งของทั้งหมดที่จะเรียกเก็บเอาไว้ด้วย
ตัวอย่างเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิลนั้นสามารถทำได้ 2 รูปแบบคือ
- เปิดใบเสนอราคาเองแบบ Manual – การออกใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิลในรูปแบบนี้โดยมากแล้วผู้ประกอบการจะเปิดเอกสารโดยใช้ Microsoft office เช่น Microsoft Word หรือ Microsoft Excel หรือโปรแกรมอื่นๆ ซึ่งข้อดีของการออกเอกสารแบบนี้คือ สะดวกและยืดหยุ่น ผู้ขายสามารถจัดรูปแบบเอกสารได้ด้วยตนเอง แต่ในการเปิดเอกสารในรูปแบบนี้ก็มีข้อเสียอยู่มากเพราะไม่ได้ใช้ระบบโปรแกรมบัญชีเข้ามาช่วยดึงข้อมูลให้ จึงอาจทำให้มีข้อผิดพลาดในการออกเอกสารได้มาก และเอกสารจะไม่ได้ถูกเชื่อมโยงข้อมูลไปยังระบบบัญชีและเอกสารอื่นๆ ทำให้ผู้ประกอบการและนักบัญชีจะต้องทำงานซ้ำซ้อนกัน
- เปิดใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล ผ่านระบบบัญชี – การออกเอกสารในรูปแบบนี้จะมีข้อดีมากกว่าตรงที่รูปแบบเอกสารจะดูน่าเชื่อถือ ดูเป็นทางการมากกว่า เพราะมาจากระบบ และที่สำคัญคือข้อมูลในใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิลจะถูกบันทึกเอาไว้ในระบบโปรแกรมบัญชี และบันทึกบัญชีให้โดยอัตโนมัติ ผู้ประกอบการไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน มาบันทึกบัญชีอีกรอบจากเอกสาร Manual ที่ออก
ท่านใดต้องการบริการรับทำบัญชี ทางเรามีโปรแกรมบัญชีออนไลน์ให้ใช้ฟรี สามารถออกเอกสารหน้าตาสวยงามผ่านโปรแกรมได้ ดูรายละเอียดที่นี่ : รับทำบัญชี
ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล แบบ Manual
กรณีขายสินค้า
กรณีให้บริการ
ดาวน์โหลดแบบฟอร์มได้ที่นี่ : ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล
ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล ผ่านระบบบัญชี
ในที่นี้ผมจะขอยกตัวอย่างเอกสารจากโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ที่สำนักงานบัญชีของผมใช้อยู่ในการให้บริการลูกค้า จะมีหน้าตาเอกสารแบบนี้
จะเห็นได้ว่ารูปแบบเอกสารจะออกมาหน้าตาสวยงาม เป็นทางการ และเมื่อออกเอกสาร จะถูกบันทึกบัญชีให้โดยอัตโนมัติ ผู้ประกอบการจะได้ไม่ทำงานซ้ำซ้อน
สรุป
ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล เป็นเอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อเป็นหลักฐานแจ้งให้ผู้ซื้อทราบถึงจำนวนเงินและวันที่ที่ต้องชำระเงินให้แก่ผู้ขาย ดังนั้นเอกสารดังกล่าวจึงเป็นเอกสารที่มีความสำคัญในการจัดทำบัญชีของกิจการ ดังนั้นทุกๆบริษัทควรจัดทำเอกสารดังกล่าวให้ถูกต้อง และหมาะสม
หวังว่าผู้ที่มาอ่านบทความนี้จะได้ประโยชน์กันไปไม่มากก็น้อยนะครับ