เมื่อ ต้องการ สร้าง การคำนวณ ในโปรแกรม ms Word ให้เลือก ที่ คำสั่งใด

หน่วยที่ 7 การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อนำเสนอข้อมูลสารสนเทศประภทตัวเลขและตารางคำนวณ

สาระสำคัญ

โปรแกรม  Microsoft  Excel เป็นโปปรแกรมตารางคำนวณ ที่เหมาะสำหรับการพิมพ์ตารางการคำนวณ หรือที่ทั่ว ๆ ไปเรียกว่า  เป็นโปรแกรมประเภท Spreadsheet ซึ่งนิยมใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลขที่มีปริมาณมาก เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาวิเคราะห์หรือคำนวณผล นอกจากนี้แล้ว ยงสามารถที่จะจัดพิมพ์ตาราง แผนภูมิ และใช้ฟังก์ชันในการคำนวณรูปแบบต่าง ๆ ซึ่งผลที่ได้จากการคำนวณใช้โปรแกรมนี้จะช่วยให้ทำงานเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากที่สุด

1. การใช้งานโปรแกรมตารางคำนวณ

การเข้าสู่โปรแกรม Microsoft  Excel 2010

การเปิดสมุดงาน

ในกรณีที่สร้างสมุดงานใหม่แล้ว และได้บันทึกเป็นไฟล์เก็บไว้ เมื่อต้องการเปิดใช้งาน ให้ทำดังนี้

1.  เปิดสมุดงานใหม่

2. ไปที่ แฟ้ม จะมีตัวเลือก สามารถเลือกได้ดังนี้

2.1. คลิกที่ เปิด โปรแกรมจะไปที่ ตำแหน่งเริ่มต้นของแฟ้ม ซึ่งโดยปกติจะอยู่ในห้อง My Document ของผู้ใช้ปัจจุบัน ตำแหน่งนี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้

2.2. คลิกที่ ล่าสุด โปรแกรมจะนำแฟ้มที่ใช้งานล่าสุดมาแสดง ให้เลือกแฟ้มที่ต้องการ

การบันทึกข้อมูล

1. ไปที่ แฟ้ม > บันทึก

2. โปรแกรมจะเปิดหน้าจอ บันทึกเป็น ให้คลิกระบุตำแหน่งของสมุดงานที่ต้องการบันทึก ดังภาพ

3. เปลี่ยนชื่อสมุดงาน ชื่อของสุมดงานควรสอดคล้องกับข้อมูลในสมุดงาน  ถ้าไม่ใส่นามสกุล (File extension) โปรแกรม Excel 2010 จะเพิ่มให้เอง เป็นนามสกุล xlsx

4. กดปุ่ม บันทึก เป็นอันเสร็จสิ้นการบันทึกสมุดงานใหม่ จะสังเกตที่ Title bar ด้านบน จะมีชื่อสมุดงานที่บันทึกแล้ว แทนชื่อ สมุดงาน เดิม

การปิดโปรแกรม

1.คลิกปุ่ม Close ของโปรแกรม Excel เพื่อปิดแผ่นงานที่กำลังทำงานดังภาพ

2.คลิกปุ่ม ปิดหน้าต่าง ของสมุดงานนั้น ๆ ซึ่งอยู่มุมขวาด้านบนดังภาพ

3.ในกรณีที่แผ่นงานนั้น ๆ มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล โปรแกรมจะถามว่า จะบันทึกหรือไม่ ให้คลิกปุ่มตามต้องการถ้าคลิกปุ่ม ยกเลิกโปรแกรมจะยกเลิกการปิดโปรแกรม

4.ถ้าแผ่นงานนั้น ๆ มีข้อมูลเหมือนเดิม ไม่มีการเปลี่ยนแปลข้อมูลตั้งแต่การบันทึกครั้งล่าสุด หรือ เปิดโปรแกรมใหม่ และยังไม่มีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ โปรแกรมจะปิดแผ่นงานนั้นทันที โดยไม่แสดงหน้าจอใด ๆ

หน้าจอและการใช้เครื่องมือของ Excel

หน้าจอของ Excel 2010 มีส่วนประกอบหลักที่ควรรู้จัก ดังนี้

แถบริบบิ้น

แถบริบบิ้น คือบริเวณที่รวมคำสั่งต่าง ๆ ของโปรแกรมไว้ โดยจัดเป็นกลุ่ม ๆ รวมกันเรียกว่า แท็บ (tabs) ในแต่ละแท็บแบ่งออกเป็นกลุ่ม โดยมีชื่อกลุ่มอยู่ด้านล่าง และและในแต่ละกลุ่มจะรวมคำสั่งที่มักจะใช้ด้วยกันไว้ด้วยกัน เพื่ออำนวยความสะดวกในการใช้งาน

           แท็บของ Excel 2010 ประกอบด้วย 7 แท็บหลัก และแท็บพิเศษ 1 แท็บ

·       แฟ้ม แท็บแฟ้ม เป็นแท็บพิเศษไม่ถือเป็นแถบบนริบบิ้นเพราะใช้จัดการเกี่ยวกับไฟล์ หรือแฟ้ม เช่น การเปิด-ปิดไฟล์ การสร้างไฟล์ใหม่ การบันทึกไฟล์ ตลอดจนการตั้งค่าตัวเลือกต่าง ๆ เป็นต้น

·       หน้าแรก เป็นแท็บที่รวมลักษณะการใช้งานทั่ว ๆ ไป เช่น การคัดลอก การวาง การกำหนดตัวอักษร การจัดรูปแบบ การกรองข้อมูล ตลอดจนการค้นหาข้อมูล เป็นต้น

·       แทรก เป็นแท็บสำหรับแทรก ตาราง ภาพ รูปร่างอัตโนมัติ อักษรศิลป์ สัญลักษณ์ การเชื่อมโยง เป็นต้น

·       เค้าโครงหน้ากระดาษ เป็นแท็บสำหรับการตั้งค่ากระดาษเพื่อพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ เช่น ตั้งระยะขอบกระดาษ กำหนดขนาดกระดาษ พิมพ์แนวตั้งหรือแนวนอน เป็นต้น

·       สูตร ใช้แท็บนี้เมื่อต้องการคำนวณค่าต่าง ๆ เช่น การรวม การเรียกใช้สูตรของ Excel เป็นต้น

·       ข้อมูล แท็บนี้ใช้สาหรับการรับข้อมูลจากภายนอกเพื่อมาวิเคราะห์ใน Excel เช่น นาข้อมูลจาก ฐานข้อมูล Access เป็นต้น นอกจากนี้ ยังใช้สำหรับการจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก ๆ เช่น การเรียงข้อมูล การกรองข้อมูล การจัดกลุ่มข้อมูล เป็นต้น

·       ตรวจทาน เป็นแท็บหรับการตรวจตัวสะกดการันต์ ตลอดจนการจัดการเกี่ยวกับแผ่นงาน เช่น การป้องกันการแก้ไขข้อมูลบนแผ่นงาน เป็นต้น

·       มุมมอง เป็นแท็บสำหรับแสดงแผ่นงานในมุมมองต่าง ๆ เช่น แบบปกติ แบบเต็มหน้า กำหนดให้มีหรือไม่มีเส้นตาราง ย่อ/ขยาย ตลอดจนการแบ่งหน้าจอออกเป็นส่วน ๆ เป็นต้น

ริบบิ้นสามารถย่อ/ขยาย เพื่อให้มีพื้นที่ทางานมากขึ้น การย่อริบบิ้นให้คลิกปุ่มย่อริบบิ้น/ขยายริบบิ้น ซึ่งอยู่บริเวณมุมขวาด้านบนของแถบริบบิ้น ดังภาพ

แถบเครื่องมือด่วน

แถบเครื่องมือด่วน เป็นแถบที่รวมคำสั่งที่มักใช้บ่อย ๆ เราสามารถเพิ่มเครื่องมือในแถบเครื่องมือด่วนนี้ได้ และสามารถย้ายตำแหน่งให้ไปอยู่ด้านล่างริบบิ้น เพื่อให้คลิกได้สะดวกมากยิ่งขึ้นได้

แถบสูตร

เป็นส่วนที่ใช้สำหรับป้อนข้อความในเซลล์ หรือเขียนสูตร  ในขณะพิมพ์ หรืออยู่ในสภาวะ หรือโหมดการป้อนค่า หรือโหมดการแก้ไข จะเกิดเครื่องหมายผิด และเครื่องหมายถูก  ดังนี้

กล่องชื่อ

กล่องชื่อแสดงตำแหน่งของเซลล์ที่พร้อมใช้งาน  ถ้าพิมพ์ตำแหน่งเซลล์ในกล่องชื่อและกด Enter โปรแกรมจะไปยังตำแหน่งที่ระบุทันที จากนี้ยังสามารถใช้กำหนดชื่อช่วงของเซลล์สำหรับการคำนวณ หรือการใช้งานอื่น ๆ

แถบสถานะ

แถบสถานะแสดงโหมดการทำงานในขณะนั้น ถ้าคลิกที่เซลล์ใดเซลล์หนึ่ง จะอยู่ในโหมดพร้อม โปรแกรมพร้อมที่จะรับการพิมพ์ เมื่อเริ่มพิมพ์โปรแกรมจะเข้าสู่โหมดการป้อนค่า และถ้ากดปุ่ม F2 หรือดับเบิ้ลคลิกที่เซลล์ที่มีข้อมูลจะเข้าสู่โหมดการแก้ไขการออกจากโหมดการป้อนค่า หรือการแก้ไขทำได้โดยกดปุ่ม Enter

ชื่อแผ่นงาน

โดยปกติเมื่อเปิดโปรแกรมครั้งแรก Excel จะมีแผ่นงานเตรียมไว้ให้ 3 แผ่นงาน แต่ถ้าต้องการมากกว่านั้น สามารถสร้างเพิ่มได้ โดยคลิกที่รูป

เมื่อคลิกขวาที่ชื่อของแผ่นงาน จะสามารถปรับแต่งชื่อ และจัดการแผ่นงานได้ เช่น ลบแผ่นงาน เปลี่ยนชื่อแผ่นงาน ระบายสีแผ่นงาน ตลอดจนย้ายตำแหน่งแผ่นงาน เป็นต้น

เค้าโครงหน้ากระดาษ

เค้าโครงหน้ากระดาษ ประกอบด้วยแบบปกติ แบบเค้าโครงหน้ากระดาษ และแบบแสดงตัวอย่างตัวแบ่งหน้าตามลำดับ

โดยทั่วไปมักจะแสดงแบบปกติ ซึ่งจะไม่แสดงขอบเขตของหน้ากระดาษ ซึ่งมักจะมีปัญหาในการพิมพ์เนื่องจากอาจจะมีข้อมูลถูกแยกออกไปอยู่หน้าอื่น การแก้ไขทำได้โดยคลิกที่เค้าโครงแสดงตัวอย่างตัวแบ่งหน้า เมื่อกลับมาแบบปกติจะเห็นเส้นประแบ่งหน้ากระดาษ ทำให้การทำงาน การจัดพิมพ์ข้อมูลดีขึ้น

ภาพแสดงเส้นประการแบ่งหน้ากระดาษ

การปรับความกว้างของคอลัมน์

ในการทำงานกับ Excel มักจะมีการปรับความกว้างของคอลัมน์ให้เป็นไปตามรูปแบบที่ต้องการ เช่น แบบฟอร์ม ตารางต่าง ๆ เป็นต้น

1.             ถ้าต้องการขยายความกว้างหรือ ลดความกว้างของคอลัมน์ แต่ละคอลัมน์ให้นำเคอร์เซอร์ ไปวางไว้ที่เส้นขอบ ของคอลัมน์ที่ต้องการขยายเมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปร่างเป็นลูกศร 2 หัว ดังภาพให้กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปทางซ้ายหรือทางขวา ได้ตามต้องการ

2.             ถ้าในกรณีที่ข้อมูลตัวเลขในช่อง Cell มีลักษณะ ##### แสดงว่า ความกว้างของ ช่อง Cell น้อยไปให้นำเคอร์เซอร์ไปวางที่หัวคอลัมน์ และลากออกไป หรือดับเบิ้ลคลิกที่หัวของคอลัมน์ ก็ได้

3.             ถ้าต้องการให้ขยายความกว้างของเซลล์ให้ครอบคลุมความยาวของข้อมูลในทุกเซลล์ของคอลัมน์นั้น ๆ ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางที่บริเวณหัวของคอลัมน์และเมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว ให้ดับเบิ้ลคลิก ดังภาพ

จะได้ความกว้างของคอลัมน์ที่ครอบคลุมความยาวของข้อมูลที่มีในคอลัมน์นั้น เช่น

4.             ถ้าต้องการขยายหรือหดความกว้างของ คอลัมน์ หลายคอลัมน์ให้เท่ากันทุกคอลัมน์สามารถทำได้ ดังนี้

1.             เลือกคอลัมน์ที่ต้องการทำให้ความกว้างเท่ากัน โดยคลิกและลากบริเวณหัวคอลัมน์

2.             ปรับความกว้างของคอลัมน์ ดังภาพ

3.             เมื่อปล่อยเมาส์จะได้คอลัมน์ที่เท่ากันตามที่เลือก

การปรับความสูงของแถว

การปรับความสูงของแถว ทำเช่นเดียวกับการปรับความกว้างของคอลัมน์ คือนำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นระหว่างแถวที่หัวแถว และลากเพื่อกำหนดความสูง ดังภาพ

การลบคอลัมน์และแถว

เราสามารถลบ คอลัมน์ทั้งคอลัมน์ หรือ ลบแถวทั้งแถวได้ สมมติว่าต้องการลบคอลัมน์ C และ D มีวิธีการ ดังนี้

1.             คลิกเลือกคอลัมน์ C และ D ดังภาพ

2.             ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มเซลล์ และคลิกคำสั่งลบ

3.             จะเห็นว่าข้อมูลในคอลัมน์ C และ D จะถูกลบ และข้อมูลถัดไปจะเข้ามาแทนที่ ดังภาพ

4.             จากข้อ 1 ถ้ากดปุ่ม Delete จะลบข้อมูลออกเพียงอย่างเดียว จะสังเกตเห็นว่าข้อมูลในคอลัมน์ถัดไป ไม่ได้เลื่อนเข้ามาแทนที่ ดังภาพ

5.             เมื่อลบไปแล้ว แต่เปลี่ยนใจไม่ลบ ให้คลิกที่รูป

การแทรกคอลัมน์และแถว

บางครั้ง เราอาจต้องการเพิ่ม หรือ แทรก คอลัมน์ ก็สามารถทำได้ โดยข้อมูลจะถูกแยกออกไปอีก 1 คอลัมน์ การเพิ่มคอลัมน์ ทำดังนี้

1.             คลิกที่ชื่อของคอลัมน์ จะเกิดแถบสว่างยาวตลอดคอลัมน์

2.             ไปที่ แท็บหน้าแรก กลุ่มเซลล์ คลิกคำสั่ง แทรก

3.             คลิก 1 ครั้ง คอลัมน์ใหม่จะแทรกเข้าทางขวาของคอลัมน์ที่ถูกเลือก จากภาพจะสังเกตเห็นว่า ข้อมูลเดิมถูกย้ายไปอีกคอลัมน์ และชื่อของคอลัมน์จะยังคงเรียงเหมือนเดิม

4.             การแทรกแถวก็ทำเช่นเดียวกัน โดยคลิกที่หัวแถวที่ต้องการแทรก และไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มเซลล์ และคลิกคำสั่งแทรก

การแบ่งหน้าจอ

เนื่องจาก Excel เป็น Sheet ใหญ่ บางทีเราต้องการดูข้อมูลจากหลาย ๆ แห่งพร้อม ๆกัน หรือ ต้องการดูหัวตารางเพื่อทำให้การกรอกข้อมูลถูกต้องดังนั้นเราจึงมีความจำเป็นต้องแบ่งหน้าจอ Excel ออกเป็นส่วน ๆ ซึ่งสามารถ เลื่อน หรือ Scroll ดูได้ทุกส่วน ซึ่งมีวิธีการดังนี้

1.             ที่มุมบนด้านขวาต่อจาก Scroll bar และด้านล่างของหน้าจอจะมีแถบสำหรับแบ่งหน้าจอ ดังภาพ

2.             เมื่อนำเคอร์เซอร์ ไปวางที่ตรงนี้ เคอร์เซ่อร์จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศรสองทางซึ่งแสดงว่า สามารถลากแบ่งได้

3.             ให้กดเมาส์และลากแบ่งหน้าจอได้ดังภาพ จะเห็นว่าสามารถเลื่อนแต่ละส่วนได้อย่างอิสระจากกัน ในภาพจะเห็นว่า คอลัมน์ B ถูกเลื่อนหายไป ทำให้คอลัมน์ ชื่อ-สกุล และ ที่อยู่ มาอยู่ใกล้กัน ทำให้ดูข้อมูลได้ชัดเจนไม่ต้องเลื่อนไปมา ส่วนในแนวนอน จะเห็นข้อมูลถูกซ่อนออกไปหลายรายการ ทำให้สะดวกในการเปรียบเทียบข้อมูลที่มีความยาวมาก ๆ

4.             ยกเลิกการแบ่งหน้าจอ โดยการใช้เมาส์ลากเส้นแบ่งไปเก็บไว้ที่ด้านข้าง หรือด้านบน-ล่าง

การใช้เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ และ Autosum

• เมื่อพิมพ์ตัวเลขลงในช่อง เซลล์ของ Worksheet เราสามารถนำมาประมวลผล หาผลลัพธ์โดยการ นำตัวเลขมา บวก ลบ คูณ หาร กันได้ เครื่องหมายที่ใช้งาน มี ดังนี้

• การคำนวณทางคณิตศาสตร์อย่างง่าย

• การคำนวณ ใน Excel ทำได้ โดยการป้อนตัวเลขเข้าไปในช่อง เซลล์แต่ละช่อง จากนั้นจึงกำหนดให้นำตัวเลขในแต่ละช่อง มา บวก ลบ คูณ หาร กัน ลองดูตัวอย่างและทำตามต่อไปนี้

• การบวกเลข

1.             คลิกที่ ช่อง A1

2.             พิมพ์เลข 20

3.             แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ ช่อง เซลล์ A2 (ถ้าไม่เลื่อนลงมาตรง ๆแสดงว่ามีการไปตั้งค่า ทิศทางการกด Enter ให้ท่านตั้งค่าใหม่ได้คลิกที่นี่

4.             คลิกที่ช่อง A2 และพิมพ์เลข 30 แล้วกด Enter

5.             เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ช่อง A3 ให้พิมพ์ =A1+A2

6.             เครื่องหมายเท่ากับ ข้างหน้า เป็นการบอก Excel ว่า กำลังใช้สูตรไม่ใช่เป็นการพิมพ์ข้อความธรรมดา และจะสังเกตสีของ ข้อความ A1 และ A2 แตกต่างไปจากสีธรรมดา และเมื่อขณะพิมพ์ A1 จะมีกรอบเกิดขึ้นที่ช่อง A1 ด้วยและขณะพิมพ์ A2 ก็จะมีกรอบเกิดที่ช่อง A2 แสดงขอบเขตที่ถูกเลือก ดังนี้

7.             เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง A4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 50 ในช่อง A3 ดังภาพ

• การลบ

1.             คลิกที่ ช่อง C1

2.             พิมพ์เลข 30

3.             แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ ช่อง เซลล์ C2

4.             คลิกที่ช่อง C2 และพิมพ์เลข 20 แล้วกด Enter

5.             เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ช่อง C3 ให้พิมพ์ =C1-C2

6.             เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง C4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 10 ในช่อง C3 ดังภาพ

• การคูณ

1.             คลิกที่ ช่อง E1

2.             พิมพ์เลข 3

3.             แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ ช่อง เซลล์ E2

4.             คลิกที่ช่อง E2 และพิมพ์เลข 2 แล้วกด Enter

5.             เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ช่อง E3 ให้พิมพ์ =E1*E2

6.             เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง E4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 6 ในช่อง E3 ดังภาพ

• การหาร

1.             คลิกที่ ช่อง G1

2.             พิมพ์เลข 30

3.             แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ ช่อง เซลล์ G2

4.             คลิกที่ช่อง G2 และพิมพ์เลข 5 แล้วกด Enter

5.             เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ช่อง G3 ให้พิมพ์ =G1/G2

6.             เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง G4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 6 ในช่อง G3 ดังภาพ

• การใช้ Autosum

• เครื่องหมาย Autosum

  บน เมนูบาร์ ใช้สำหรับการบวกตามแนว คอลัมน์โดยอัตโนมัติ ซึ่งมีวิธีการใช้ ดังนี้

1.             ไปที่ ช่อง H1

2.             พิมพ์ 5 แล้วกด Enter

3.             พิมพ์ 5 แล้วกด Enter

4.             พิมพ์ 5 แล้วกด Enter

5.             ขณะนี้ เคอร์เซอร์ จะมาอยู่ที่ช่อง H4

6.             คลิกปุ่ม

7.             ให้กดปุ่ม Enter เพื่อตอบตกลง จะได้ผลดังภาพข้างล่างนี้

ฟังก์ชัน

ราอาจจะพูดได้ว่า ฟังก์ชันของ Excel ก็คือสูตรสำเร็จรูปที่โปรแกรมจัดทำไว้ให้แล้วเพียงแต่เราใส่ค่าที่ต้องการเข้าไปเท่านั้น หน้าที่ของฟังก์ชัน ก็คือเอาข้อมูลที่เราใส่เข้าไป กระทำการ บวก ลบ คูณ หาร กัน เช่น ฟังก์ชัน SUM ก็จะนำค่าที่เราระบุมารวมกัน ได้ผลรวมออกมาถ้าไม่มีฟังก์ชันเราจะต้องเสียเวลาในการพิมพ์สูตรจำนวนมาก เช่น ถ้าเราต้องการรวมตัวเลขใน B5 ถึง B8 เราต้องเขียนในแถบสูตร หรือ Formular bar ดังนี้

=B5+B6+B7+B8

แต่ถ้าเราใช้ฟังก์ชัน SUM ซึ่งเป็นการรวมตัวเลขใน เซลล์เราจะเขียนสั้น และง่ายขึ้น ดังนี้

=SUM(B5:B8)

รูปแบบของฟังก์ชัน ประกอบด้วย 2 ส่วน คือ ชื่อฟังก์ชัน และค่าอาร์กิวเมนต์ที่จะส่งเข้าไปคำนวณในฟังก์ชัน ค่าอาร์กิวเมนต์จะอยู่ในเครื่องหมายวงเล็บ ถ้ามีค่าอาร์กิวเมนต์หลายตัว จะคั่นด้วยเครื่องหมายคอมม่า

โปรแกรม Excel มีฟังก์ชันจำนวนมากทั้งฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ การเงิน การคิดค่าทางสถิติ เป็นต้น ฟังก์ชันเหล่านี้ทำให้เราสามารถหาค่าต่าง ๆ ได้โดยไม่ยากเย็น เช่น หาผลรวม หาค่าเฉลี่ยนับจำนวนความถี่ หรือแม้แต่การหาผลรวมย่อย (Subtotal) ก็สามารถทำได้การใช้ฟังก์ชันจำเป็นต้องมีการอ้างอิงถึงข้อมูลที่จะนำมาใช้ในฟังก์ชันจึงควรเรียนรู้การอ้างอิงข้อมูลใน เซลล์ต่าง ๆ เสียก่อน

เทคนิคการสร้างสูตรคำนวณ หรือฟังก์ชัน

การสร้างสูตรคำนวณ สามารถทำได้หลายอย่าง เช่น เรียกใช้สูตรจากริบบิ้น พิมพ์สูตรหรือฟังก์ชั่นลงในเซลล์ หรือ การคลิกเลือกสูตรบนแถบสูตร

การเรียกใช้สูตรจากริบบิ้น

สูตรบางอย่างที่บ่อย โปรแกรม Excel จะนำไปไว้ในริบบิ้น เพื่อให้ใช้ได้สะดวก  สูตรดังกล่าว ได้แก่ การรวม การหาค่าเฉลี่ย การนับตัวเลข การหาค่ามากที่สุด และการหาค่าน้อยที่สุด ซึ่งมีวิธีการดังนี้

ตัวอย่างการรวมจำนวน โดยใช้สูตรบนริบบิ้น

1.             พิมพ์ข้อมูลลงบนแผ่นงาน

2.             คลิกที่เซลล์ B5 ถ้าเลือกใช้สุตรบนริบบิ้น Excel จะใช้ข้อมูลคอลัมน์ที่เลือก ที่อยู่เหนือขึ้นไปเป็นข้อมูล

3.             ไปที่ แท็บหน้าแรก > กลุ่มการแก้ไข คลิกปุ่มผลรวม ดังภาพ

4.             โปรแกรมจะแสดงขอบเขตข้อมูลของการใช้สูตรผลรวม ดังภาพ

5.             ให้กดปุ่ม Enter จะได้ผลรวมของข้อมูล ดังภาพ

การพิมพ์สูตรลงในเซลล์

ถ้าเราจำสูตรได้ เราสามารถพิมพ์สูตรลงในเซลล และใช้เมาส์ระบุตำแหน่งของค่า หรืออาร์กิวเมนต์ที่สูตรนั้น ๆ ต้องการได้

ตัวอย่างการใช้สูตร SUM() โดยการพิมพ์

1.             พิมพ์ข้อมูลลงบนแผ่นงาน ดังภาพ

2.             คลิกที่เซลล์ที่ต้องการแสดงผลรวม ในตัวอย่างนี้คือ B5

3.             พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับเครื่องหมายเท่ากับ เป็นการบอก Excel ว่า ข้อความที่จะพิมพ์ต่อไปนี้ เป็นสูตรการคำนวณ

4.             ต่อจากเครื่องหมายเท่ากับ พิมพ์สูตรที่ต้องการ ในตัวอย่างนี้ คือคำว่า SUM

5.             จะสังเกตเห็นว่า เมื่อพิมพ์ตัวอักษรตัวเรแ Excel จะนำสูตรทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษรที่พิมพ์มาแสดงให้เลือก ท่านสามารถเลื่อน Scroll bar เพื่อหาสูตรที่ต้องหารหรืออาจจะพิมพ์ต่อไป ซึ่ง Excel จะนำสูตรที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษรที่พิมพ์มาแสดง ให้เลือกได้ตามต้องการ

6.             ให้ใช้เมาส์เลือกสูตร SUM แล้วกดปุ่ม TAB เพื่อเลือกสูตร

7.             โปรแกรมจะใส่เครื่องหมายวงเล็บเปิด เพื่อให้ระบุข้อมูลที่จะนำมารวมกัน

8.             ใช้เมาส์ลากช่วงข้อมูลที่จะนำมารวมกัน ในตัวอย่างนี้ คือ B1:B2 ดังภาพ

9.             กดปุ่ม Enter จะได้คำตอบ ดังภาพ

10.      ถ้านำเมาส์ไปคลิกที่เซลล์ B5 จะเห็นสูตรในแถบสูตร ดังภาพ

การคลิกเลือกสูตรบนแถบสูตร

ในกรณีที่จำสูตรไม่ได้ ต้องการหาดูจากสูตรทั้งหมดตามปประเภท หรือตามลำดับที่เคยใช้งาน ให้เลือกใช้สูตร โดยคลิกเลือกจากปุ่มแทรกฟังก์ชันในแถบสูตรบนริบบิ้น

ตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นการเรียกใช้งานสูตร SUM() โดยเลือกจากปุ่มแทรกฟังก์ชัน

1.             พิมพ์ข้อมูลลงบนแผ่นงาน ดังภาพ

2.             คลิกที่ตำแหน่งที่ต้องการวางผลลัพธ์ คือ B5

3.             คลิกปุ่มแทรกฟังก์ชัน ที่แถบสูตร

4.             จะเกิดหน้าจอให้เลือกสูตร

หน้าจอนี้ มี 4 ส่วน คือ

1.              ช่องค้นหาฟังก์ชัน สามารถพิมพ์ข้อความเกี่ยวกับสูตรที่ต้องการ เช่น รวม  โปรแกรมจะนำสูตรที่เกี่ยวข้องมาแสดงให้เลือก

2.              ช่องหรือเลือกประเภท ให้คลิกปุ่มลูกศรเพื่อเลือกประเภทของสูตร ซึ่งมีหลายอย่าง เช่น สูตรที่ใช้ไปล่าสูตร สูตรทั้งหมด สูตรเกี่ยวกับการเงิน เวลา เป็นต้น ทั้งนี้ Excel จะนำสูตรที่ระบุมาแสดงให้เลือก

3.              ช่องเลือกฟังก์ชัน คือสูตรที่ Excel นำมาแสดงให้เลือก ถ้ามีจำนวนมาก สามารถเลื่อน Scroll bar เพื่อเลือกได้ตามต้องการ

4.              คำอธิบายเป็นคำอธิบายการทำงานของสูตร และค่าอาร์กิวเมนต์ที่สูตรต้องการ

5.             ให้เลือกประเภททั้งหมด และเลื่อน Scroll bar หาสูตร SUM

6.             ใช้เมาส์คลิกเลือก SUM และคลิกปุ่ม ตกลง

7.             จะกลับมาที่แผ่นงาน เพื่อให้ระบุค่า อาร์กิวเมนต์ที่สูตรต้องการ เราสามารถพิมพ์ตำแห่งของเซลล์ที่ต้องการโดยตรงได้ที่นี่

8.             เป็นที่น่าสังเกตว่า Excel จะคาดเดาค่าอาร์กิวเมนต์และนำตำแหน่งเซลล์ที่คิดว่า จะเป็นค่าที่ถูกต้องมาแสดง ถ้าถูกต้อง ให้คลิกปุ่ม ตกลง

9.             ถ้าไม่ถูกต้อง หรือมีค่าอาร์กิวเมนต์หลายค่า ในแต่ละค่า ให้คลิกปุ่ม ดังภาพเพื่อไประบุเซลล์ที่มีค่าอาร์กิวเมนต์ที่ต้องการนำไปให้สูตรคำนวณ

10.      เมื่อคลิกปุ่มข้างต้น หน้าจอของอาร์กิวเมนต์จะย่อเพื่อให้ใช้เมาส์ระบุตำแหน่งของเซลล์

11.      ใช้เมาส์ลากระบุตำแหน่งที่ต้องการให้หาผลรวม ตั้งแต่ B1 ถึง B2 ดังภาพ

12.      กดปุ่ม Enter จะกลับมาที่หน้าจออาร์กิวเมนต์ ดังภาพ

13.      กดปุ่ม ตกลง จะได้ผลดังภาพ

3. การนำเสนอข้อมูลสารสนเทศประเภทตัวเลขและตารางคำนวณ

ฟังก์ชัน

Count หมายถึง การนับจำนวณข้อมูลที่เป็นตัวเลขทั้งหมดในช่วงหรือขอบเขตที่กำหนดไว้

Counta หมายถึง การนับจำนวนข้อมูลหรือเซลล์ในช่วงที่ไม่ว่างทั้งข้อมูลที่เป็นตัวเลขและอักษร

Countif  หมายถึง การนับจำนวนของเซลล์ภายในช่วงที่ตรงตามเงื่อนไขที่ระบุ

If   เป็นการหาผลลัพธ์ โดยกำหนดเงื่อนไขในเงื่อนไขหนึ่งขึ้นมา โดยกำหนดเป็นเงื่อนไข “เป็นจริง” และ “ไม่เป็นจริง”

การสร้างแผนภูมิคอลัมน์

วิธีการสร้างแผนภูมิ มีดังนี้

1.             เปิดไฟล์ Excel ใหม่ และพิมพ์ข้อมูลให้เหมือนในภาพข้างล่างนี้

2.             คลิกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในบริเวณ  A3:D5 เพื่อระบุขอบเขตของข้อมูลที่จะนำมาจัดเป็นแผนภูมิ ข้อมูลที่จะนำมาใช้ต้องอยู่ในลักษณะตาราง

3.             ไปที่แท็บ แทรก กลุ่มแผนภูมิ คลิก เลือกลักษณะแผนภูมิ ดังภาพ

4.             จะได้แผนภูมิคอลัมน์ ดังภาพ

การสร้างแผนภูมิวงกลม

การสร้างแผนภูมิวงกลม ก็ทำเช่นเดียวกับการสร้างแผนภูมิคอลัมน์ แต่มีข้อระวังคือการแสดงข้อมูลของแผนภูมิวงกลม จะมีข้อมูลเพียง 2 มิติ เท่านั้น เช่นตัวอย่างการขายตุ๊กตา จะแสดงทั้งหมด 3 เดือน ภายในแผนภูมิวงกลมเดียวกัน ไม่ได้ต้องแยกแสดงเป็นรายเดือน และถ้าจะแสดงทั้ง 3 เดือน ต้องแสดงถึง 3 แผนภูมิหรืออาจจะรวมข้อมูลทั้ง 3 เดือนเข้าด้วยกัน แล้วแสดงเป็นแผนภูมิเดียว ก็ได้

ในตัวอย่างต่อไปนี้ จะแสดงข้อมูล การขายตุ๊กตา ทั้ง 3 อย่าง ในเดือน กุมภาพันธ์ซึ่งทำได้ ดังนี้

1.             จากข้อมูลเดิม จะแสดงข้อมูลเฉพาะเดือน กุมภาพันธ์ ให้ลากแถบสว่างบริเวณข้อมูลที่จะนำมาทำเป็นแผนภูมิวงกลม คือบริเวณ A2:B4 ดังภาพ

2.             บนแถบริบบิ้น ให้เลือกแท็บแทรก เลือกกลุ่มแผนภูมิ คลิกเลือกแผนภูมิวงกลม และเลือกรูปแบบที่ต้องการ

3.             จะได้แผนภูมิวงกลมตามต้องการ

4.             สามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้ โดยใช้เครื่องมือแผนภูมิ หรือคลิกขวาและเลือกปรับแต่ง ตามต้องการเช่น การหมุน 3 มิติ เป็นต้น

ตัวอย่าง

TIP:

การคลิกขวาในแต่ละส่วนของแผนภูมิ จะมีตัวเลือกให้ปรับแต่งไม่เหมือนกัน เช่น พื้นที่แผนภูมิ พื้นที่การลงจุด และชุดข้อมูล ถ้าต้องการปรับส่วนใด ให้คลิกเลือกส่วนนั้นก่อน จากนั้นจึงคลิกขวาเพื่อเลือกการปรับแต่งแผนภูมิ

ชุดข้อมูลในแผนภูมิวงกลม สามารถเลือกเฉพาะชุดใดชุดหนึ่ง และดึงแยกออกจากกันได้

สาระน่ารู้

1. เหมาะกับงานคำนวณประเภทต่างๆ เช่น เลขทั่วๆ ไป, ค่าทางสถิติ, เลขตรีโกณฯ, ค่าทางการเงิน, คำนวณเกี่ยวกับวันที่

2. ระบบคำสั่งเป็นมาตรฐานเดียวกับโปรแกรมอื่นในตระกูลเดียวกัน ทำให้สามารถเรียนรู้โปรแกรมอื่นๆ ได้โดยอ้างอิงกับโปรแกรม Microsoft Excel ชุดนี้ หรือผู้ใช้ที่ศึกษาโปรแกรมอื่นมาแล้ว ก็สามารถใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel ได้สะดวก

3. ระบบคำสั่งมีหลากหลายให้เลือกใช้งาน ทั้งแบบเมนูคำสั่ง, ปุ่มลัด, ไอคอนในแถบเครื่องมือ (Toolbars), เมนูจากการ Click เมาส์ขวา

4. การ Click ขวา จะเรียกเมนูคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับลักษณะงานให้โดยอัตโนมัติ

5. ระบบเมนูคำสั่งมีให้เลือกทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ

6. จัดการกับข้อมูลภาษาไทยได้ถูกต้องการหลักพจนานุกรมไทย

7. สามารถเติมข้อมูลลำดับ ได้โดยอัตโนมัติ (Auto Fill)

8. ช่วยสร้างสูตรคำนวณได้ง่าย และรวดเร็วดั่งเนรมิต ด้วยความสามารถ Function Wizard ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาจดจำรูปแบบการใช้สูตรคำนวณแบบต่าง ๆ

9. สร้างกราฟ และแก้ไข-ปรับปรุงได้อย่างรวดเร็ว ด้วย Chart Wizard ทำให้สามารถเนรมิตกราฟได้หลากหลายรูปแบบ เช่น กราฟเส้น, กราฟแท่ง, กราฟวงกลม, กราฟพื้นที่ ทั้งในลักษณะภาพ 2 มิติ และภาพ 3 มิติ