สำหรับหลักการบัญชีคู่นั้นหมายถึงการบันทึกรายการบัญชีทั้งสองด้าน ด้วยการเดบิตและเครดิตอย่างน้อยสองบัญชีขึ้นไป ด้วยการนำสมการบัญชีมาใช้ด้วยการลงทั้งสองด้านนั้นจะต้องมียอดเท่ากัน แต่ไม่จำเป็นที่จะต้องมีจำนวนบัญชีที่เท่ากัน
อธิบายด้วยว่าบัญชีคู่นั้นเป็นการบันทึกบัญชีทั้งสองด้านในด้านเดบิตและด้านเครดิต ดังนั้นจะต้องลงอย่างน้อยสองบัญชีขึ้นไปในการบัญทึกรายการแต่ละครั้งจะมียอดรวมเท่ากันทั้งสองด้านเสมอแต่จำนวนการบันทึกนั้นไม่จำเป็นที่จะต้องเท่ากันอย่างเช่นจำนวนด้านเดบิต 1 บัญชีแต่อีกด้านคือเครดิต อาจจะ 2 หรือ 3 บัญชีก็ได้หลักการบัญชีคู่นั้นเป็นที่นิยมใช้ในปัจจุบันเพราะว่าสามารถนำไปใช้ได้กับธุรกิจทุกขนาดโดยการทำความเข้าใจนั้นในขั้นต้นนิยมใช้บัญชีแยกประเภทในรูปตัวที เพื่อง่ายและสะดวกในการทำความเข้าใจการบันทึกได้ง่าย
เดบิตและเครดิตคืออะไร
ในระบบบัญชีคู่นั้นเดบิตเครดิตจะต้องทราบหลักการให้เข้าใจจึงจะสามารถว่าอะไรที่เดบิตอะไรที่เครดิตในการลงบัญชี
เดบิต (Debit) คือส่วนที่อยู่ด้านซ้าย หรือว่าด้านซ้ายใช้สำหรับบันทึกสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นใช้อักษรย่อ “Dr.”
เครดิต (Credit) คือส่วนที่อยู่ด้านขวาหรือเรียกว่าด้านขวาใช้สำหรับ บันทึกบัญชีหนี้สินส่วนของเจ้าของรายได้เพิ่มขึ้นใช้อักษรย่อ “Cr.”
หากเราได้ทำการบันทึกข้อมูลมีผลต่างยอดคงเหลือถ้ามียอดคงเหลือทางด้านเดบิตเรียกว่า “ยอดคงเหลือเดบิต” แต่ถ้ามียอดเหลือทางด้านเครดิตหรือวมากกว่าเดบิตเรียกว่า “ยอดคงเหลือเครดิต” และโดยทั่วไปแล้วยอดคงเหลือทางสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายมักจะมียอดคงเหลือเดบิตและหนี้สินส่วนของเจ้าของรายได้มียอดคงเหลือทางด้านเครดิต
เพิ่ม ลด
สินทรัพย์ เดบิต เครดิต
หนี้สิน เครดิต เดบิต
ส่วนของเจ้าของ เครดิต เดบิต
รายได้ เครดิต เดบิต
ค่าใช้จ่าย เดบิต เครดิต
บัญชีที่เราจะใช้เป็นตัวอย่างให้ดูนั้นเป็นบัญชีแยกประเภทแบบ T-Account เพราะว่าเป็นเหมือนรูปตัว T ที่มีหัวแสดงชื่อ และมีสองด้านทั้งด้านเดบิตและด้านเครดิต ถือได้ว่าเป็นบัญชีที่มีความสะดวกและรวดเร็วในการอธิบายจะเป็นรูปตัว T แบบง่ายโดยทั่วไปไม่นิยมใช้
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างการลงบัญชีในหลักการบัญชีคู่ที่ในบัญชีแยกประเภทรูปตัว T
รายการที่ 1 ร้าน แนน ซักรีด ได้นำเงินมาลงทุนเป็นจำนวน 100,00 บาท
หลังจากที่เราได้ศึกษาวิเคราะห์รายการบัญชีไปแล้วนั้นเราก็จะตามว่าการที่นำเงินมาลงทุน จะกระทบต่อสินทรัพย์ที่เพิ่มขึ้นและทุนเองก็เพิ่มขึ้นด้วยดังนั้นเราก็สามารถที่จะเดบิต เครดิต และผ่านบัญชีแยกประเภทได้ดังนี้
Dr. เงินสด
Cr. ส่วนของเจ้าของ
รายการที่ 2 ซื้ออุปกรณ์ในการซักรีดเป็นจำนวน 20,000 บาท
การวิเคราะห์ในรายการที่สองเป็นการที่ใช้เงินไปซื้ออุปกรณ์ต่างๆที่มาใช้ในกิจการรายการดงักล่าวเป็นการทำเงินสดของเราลดลงและทำให้อุปกรณ์นั้นเพิ่มขึ้นมาจึงต้องลงรายการดังนี้
Dr. อุปกรณ์
Cr. เงินสด
รายการที่ 3 ได้ซื้อวัสดุในการซักรีดจำนวน10,000 บาท
สำหรับรายการที่ 3 เป็นการซื้อวัสดุซักรีดมาใช้งานโดยไม่ได้ระบุเป็นเงินเชื่อ จึงต้องเป็นเงินสดโดยปริยายสามารถที่จะวิเคราะห์มีการทำให้วัสดุซักรีดเพิ่มขึ้นและทำให้เงินสดลดลง จึงรายการดังนี้
Dr. วัสดุซักรีด10,000
Cr. เงินสด10,000
รายการที่4 ได้รับค่าบริการในการซักรีดเป็นจำนวนเงิน25,000บาท
รายการนี้เป็นรายการเกี่ยวข้องกับรายได้ที่เข้ามามีผลทำให้รายได้เพิ่มขึ้นและเงินสดก็เพิ่มขึ้นด้วยเช่นกันในบัญชีแยกประเภทนี้เราจะลงที่บัญชีรายได้เลยและเงินสดดังนี้
Dr. เงินสด25,000
Cr. รายได้25,000
รายการที่ 5 ร้าน แนนได้ตัดสินใจเพิ่มทุนให้กับกิจการด้วยการกู้เงินมาลงทุนเพิ่มจำนวน 100,000 บาท
สำหรับรายการนี้ทางเจ้าของได้มีการกู้เงินมาเพิ่มทุนให้กินการจำนวน 100,000บาทมีผลทำให้ เงินสดของกิจการเพิ่มขึ้นและมีจำนวนหนี้สินเพิ่มขึ้นด้วยเมื่อกระทบ 2 รายการนี้จึงมีการบันทึกรายการดังต่อไปนี้
Dr. เงินสด 100,000
Cr. เจ้าหนี้ 100,000
รายการที่ 6 ลูกค้าได้มาใช้บริการเป็นจำนวน 50,000 บาทแต่จ่ายมา 25,000 ส่วนที่เหลือจะจ่ายที่หลัง
รายการนี้ลูกค้าได้มาใช้บริการแล้วไม่จ่ายเงินทั้งหมดจึงแยกเป็นสองส่วนคือส่วนที่จ่ายเป็นเงินสดส่วนที่สองจะเป็นลูกค้าเราอยู่และเมื่อมีรายได้ก็จะทำให้บัญชีรายได้เราเพิ่มขึ้นเช่นกันดังนั้นจึงมีผลกระทบถึง 3 บัญชีคือเงินสดลูกหนี้และรายได้จึงบัญทึกบัญชีดังนี้
Dr. เงินสด 25,000
ลูกหนี้25,000
Cr. รายได้ 50,000
รายการที่ 7 จ่ายชำระหนี้เป็นเงินเชื่อ10,000 บาท
รายการนี้เป็นการนำเงินไปจ่ายชำระให้กับเจ้าหนี้ในรายการ 5ที่ได้ยืมเงืนมาเพิ่มทุนได้ชำระคืนไป 10,000 บาทจึงทำให้สินทรัพย์และหนี้สินลดลง ไปจึงบันทึกดังนี้
Dr. เจ้าหนี้10,000
Cr. เงินสด10,000
รายการที่ 8 ได้มีการถอนใช้ส่วนตัวเป็นเงิน8,000 บาท
รายการนี้เป็นรายการถอนใช้ส่วนตัวซึ่งรายการนี้จะทำให้เงินสดลดลงและทำให้ส่วนของเจ้าของลดลงเช่นกันเพราะว่าแล้วจะทำให้รายการของทั้งสองลดลง 8,000 บาท
Dr. ส่วนของเจ้าของ8,000
Cr. เงินสด8,000
รายการที่ 9 ลูกหนี้ทางการค้าได้นำเงินมาชำระจำนวน 10,000 บาท
รายการนี้มีผลมาจากรายการที่6 ที่มีลูกค้ามาใช้บริการแล้วไม่ได้จ่ายเป็นเงินสด รายการนี้ลุกค้าได้ทำการจ่ายมา 10,000 บาทจึงทำให้สินทรัพย์มีการเปลี่ยนแปลงคือ เงินสดมีจำนวนเพิ่มขึ้นและลูกหนี้ลดลง
Dr. เงินสด10,000
Cr. ลูกหนี้10,000
รายการที่ 10 ทางกิจการมีค่าใช้จ่ายที่จำเป็นต้องจ่ายดังนี้ค่าไฟฟ้า350ค่าน้ำ200ค่าเช่าอุปกรณ์500จ่ายทั้งหมดเป็นเงินสด
รายการนี้เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซึ่งแน่นอนจะทำให้สินทรัพย์ ในบัญชีเงินสดเราลดลงและทำให้ค่าใช้จ่ายต่างๆนั้นเพิ่มขึ้นเราต้องทำหมดทุกบัญชีคือเดบิต ค่าใช้จ่ายในแต่ละบัญชีดังนี้