ได้รับมอบหมายบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ ซึ่งการจัดองค์การถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการบริหารการจัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานบางอย่างไม่สามารถทำเพียงคนเดียวได้ หลาย ๆ คนจำต้องรวมตัวกันเป็นกลุ่มที่เรียกว่า “ องค์การ ” ดังที่ CHESTER I BARNARD กล่าวว่า องค์การเป็นระบบของการร่วมมือร่วมใจของมนุษย์
ดังนั้น การจัดองค์การก็เพื่อให้โครงสร้างของกลุ่มคน และกลุ่มตำแหน่งงานต่าง ๆ ที่จะไปรองรับกับแผนงานที่กำหนดไว้ และเป็นโครงสร้างที่จัดขึ้น เพื่อประสานให้ทุกฝ่ายเข้าใจได้ดี ช่วยลดความซ้ำซ้อนผู้บริหารจึงจำเป็นต้องจัดองค์การให้มีลักษณะที่สมดุลเพื่อประโยชน์ขององค์การ
ความหมายของการจัดองค์การ
การจัดองค์การ (Organizing) คือ กระบวนการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างคนงานและกิจกรรมต่างๆขององค์การเพื่อที่จะก่อให้เกิด การใช้ทรัพยากรขององค์การให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดการจัดองค์การ (Organizing) คือ การจัดระเบียบกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์การ และ มอบหมายงานให้คนปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย การจัดองค์การที่ดี จะช่วยให้การบริหารการจัดการมีประสิทธิภาพได้เนื่องจาก
1. ทำให้ทราบขอบเขต ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ต่าง ๆ
2. ช่วยป้องกันการทำงานที่ซ้ำซ้อน
3. ช่วยประสานงานในหน้าที่ต่าง ๆ ได้ดี
4. ช่วยลดปัญหาความขัดแย้งระหว่างพนักงานในองค์การได้
5. สามารถแสดงให้เห็นตัวภาระหน้าที่ความรับผิดชอบได้ชัดเจน
6. ทำให้มีระบบการสื่อสารตามสายการบังคับบัญชาที่ดี
หลักของการจัดองค์การ
หลักสำคัญของการจัดองค์การ ควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน, อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ , ความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา , สายบังคับบัญชา , ช่วงการบังคับบัญชา , การประสานงาน , หลักของการทำงานเฉพาะอย่าง และเอกภาพในการบังคับบัญชาองค์ประกอบของการจัดองค์การจะประกอบไปด้วย การแบ่งงานกันทำ (Division
of work) การจัดแผนกงาน (Departmentalization) การกระจายอำนาจหน้าที่ (Distribution of Authority) และการประสานงาน (Co-ordination)
- องค์การที่เป็นทางการ (Formal Organization) คือ กลุ่มหรือองค์การที่ถูกกำหนดขึ้นโดยโครงสร้างขององค์การซึ่งมีกฎเกณฑ์ รวมทั้งระบบสายการบังคับบัญชาที่กำหนดขึ้น
- องค์การที่ไม่เป็นทางการ (Informal Organization) คือกลุ่มหรือองค์การที่เกิดจากการ รวมตัวของปัจเจกบุคคล โดยอาศัยพื้นฐานทางด้านผลประโยชน์และสายสัมพันธ์ความเป็นเพื่อน ลักษณะของความสัมพันธ์ภายในจึงไม่มีกฎเกณฑ์ข้อบังคับที่แน่นอน กล่าวไว้ว่า การจัดองค์การ หมายถึง การจัดความสัมพันธ์ระหว่างส่วนต่างๆ คือ ตัวบุคคลและหน้าที่การงาน เพื่อรวมกันเข้าเป็นหน่วยงานที่มีประสิทธิภาพ สามารถทำงานบรรลุเป้าหมายได้
ธงชัย สันติวงษ์ ( 2537 : 63 ) กล่าวไว้ว่า การจัดองค์การ คือ การจัดระเบียบกิจกรรมให้เป็นกลุ่มก้อนเข้ารูป และการมอบหมายงานให้คนปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ของงานที่ตั้งไว้ การจัดองค์การจะเป็นกระบวนการที่เกี่ยวกับการจัดระเบียบความรับผิดชอบต่างๆ ทั้งนี้เพื่อให้ทุกคนต่างฝ่ายต่างทราบว่า ใครต้องทำอะไร และใครหรือกิจกรรมใดต้องสัมพันธ์กับฝ่ายอื่นๆอย่างไรบ้าง
สมคิด บางโม ( 2538 : 94 ) กล่าวไว้ว่า การจัดองค์การ หมายถึง การจัดแบ่งองค์การออกเป็นหน่วยงานย่อยๆให้ครอบคลุมภารกิจและหน้าที่ขององค์การ พร้อมกำหนดอำนาจหน้าที่และความสัมพันธ์กับองค์กรย่อยอื่นๆไว้ด้วย ทั้งนี้ เพื่ออำนวยความสะดวกในการบริหารให้บรรลุเป้าหมายขององค์การ
Organizing หมายถึง การจัดระเบียบงาน จัดโครงสร้างการบริหารงาน การประสานงานระหว่างบัคคลและหน่วยงานต่างๆอำนาจหน้าที่ในการบังคับบัญชา กับความรับผิดชอบของงาน ให้รู้ว่า
- ใคร ทำงานอะไร (What)
- ใคร รายงานต่อใคร (Who)
ประกอบด้วย
- การแบ่งงาน
- การมอบหมายงาน
- การจัดสรรทรัพยากร
- การประสานงาน
วัตถุประสงค์ของการจัดองค์การ
1. เพื่อแบ่งงานกันทำ โดยแยกงานออกเป็นแต่ละงานส่วน แต่ละแผนก แต่ละหน่วย เป็นกลุ่มตามลักษณะงานเช่น
2. เพื่อมอบหมายงานและความรับผิดชอบให้แต่ละคนทำตามความรู้ ความถนัด
3. เพื่อกำหนดการประสานงานต่างๆให้ดำเนินไปอย่างสอดคล้องกันตั้งแต่เริ่มต้นจนงานเสร็จ
4. เพื่อกำหนดสายการบังคับบัญชา อำนาจ หน้าที่อย่างเป็นทางการ
5. เพื่อจัดสรร และใช้ทรัพยากรขององค์การอย่างมีประสิทธิภาพ
พื้นฐานของการจัดองค์การ
การรวมกัน (Integration) ของความแตกต่างกัน (Differentiation) เข้าด้วยกันอย่างสอดคล้องกัน เพื่อก่อประโยชน์สูงสุดตามวัถตุประสงค์ขององค์การ
(ความแตกต่างในที่นี้หมายถึง ทักษะ วิธีทำงาน แนวคิด เป้าหมาย ระยะเวลา โครงสร้างองค์การ ค่านิยม)
โครงสร้างองค์การ (Organization Structure) เป็นระบบการติดต่อสื่อสารและอำนาจในการบังคับบัญชา
โครงสร้างองค์การที่เป็นทางการ (Formal Organization ) จะแสดงให้เห็นว่าใครบังคับบัญชาใครใครต้องรายงานใคร
โครงสร้างองค์การที่ไม่เป็นทางการ (Informal Organization) เครือข่ายความสัมพันธ์ส่วนตัว ไม่ปรากฏในผังการจัดองค์การ
ผังองค์การ (Organization Chart)
- การแบ่งงาน
- สายการบังคับบัญชา
- การติดต่อสื่อสาร
- ตำแหน่งงานที่สำคัญ
- ระดับของการบริหาร
การจัดแผนกงานตามหน้าที่ (Departmentalization by function)
เป็นการจัดรวมกลุ่มงานที่มีลักษณะหน้าที่เหมือนกันไว้เป็นหน่วยเดียวกัน เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายตลาด ฝ่ายบัญชี ฝ่ายทรัพยากรบุคคลนิยมมากในบริษัทที่ผลิตสินค้าประเภทเดียว หรือน้อยประเภทการจัดแผนกงานตามผลิตภัณฑ์ (Departmentalization by products)
การจัดรวมงานให้เป็นกลุ่มโดยใช้ผลิตภัณฑ์ เช่น แผนกเครื่องซักผ้า แผนกเครื่องเสียง แผนกคอมพิวเตอร์ แผนกทีวี แผนกเครื่องปรับอากาศเหมาะสำหรับบริษัทที่ผลิตสินค้าหลายชนิด แต่ละชนิดมีปริมาณการผลิตค่อนข้างสูงคล้ายมีหลายบริษัท มีหลายแผนกในตัว การแบ่งงานมีส่วนพัฒนาผู้บริหารการจัดแผนกงานตามพื้นที่ (Departmentalization by territory)
เหมาะ สำหรับองค์การที่มีกิจการกระจายไปในพื้นที่ที่ห่างไกล เช่น ภาคเหนือ ภาคอีสาน ภาคใต้ ภาคกลาง แต่อาจเกิดการซ้ำซ้อนในการใช้ทรัพยากรการแบ่งแผนกงาน (Departmenttation)
เป็นการจัดแบ่งโครงสร้างตามกระบวนการ : แบ่งตามสายงานการผลิต หรือเครื่องจักรอุปกรณ์ที่ใช้การจัดแผนกงานตามลูกค้า (Departmentalization by customer)
การแบ่งตามความสนใจและความต้องการของลูกค้า เช่น ลูกค้าจ่ายสด ลูกค้าเครดิต ลูกค้าราชการ ลูกค้าองค์การ สามารถตอบสนองความต้องการลูกค้าได้ดีขึ้นผจก.แต่ ละแผนกมักเรียกร้องเงื่อนไขพิเศษ เช่นค่าคอมมิทชั่น หรือเปอร์เซ็นต์ในการขาย เพื่อให้แผนกของตนตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้น ทำให้แนวปฎิบัติเป็นไปอย่างไม่เสมอภาค
การจัดแผนกงานตามโครงการ (Departmentalization by project)
ใช้กับงานที่ค่อนข้างจะอิสระ มีช่วงเวลาจำกัดและมีเป้าหมายที่ชัดเจนเช่น โครงการที่ดินจัดสรร โครงการบ้านพักอาศัย โครงการอาคารพาณิชย์การมีผู้รับผิดชอบโดยตรงแต่ละโครงการทำให้ปัญหาต่างๆได้รับความสนใจ และแก้ไขได้ทันเวลาจัดแบ่งแผนกงานตามเวลา : มีเฉพาะในระดับล่างขององค์การทำงานสองหรือสามกะ หัวหน้าและพนักงานแต่ละชุดสำหรับงานแต่ละกะจัดแบ่งแผนกงานตามจำนวนคน : มักจะมีอยู่ในระดับล่างขององค์การ ใช้กับงานที่ต้องอาศัยแรงหรือกำลังของคนงานเป็นหลัก หัวหน้างานจะพิจารณาว่างานใดต้องใช้คนงานเท่าใด เช่นขุดลอกคลอง สายละ 20 คน หน.1คนองค์การโดยการจัดโครงสร้างแผนก
1.การจัดโครงสร้างแผนก โดยยึดตามลักษระโครงสร้างของผลิตภัณฑ์ บริการหรือตลาดที่คล้ายกัน
2.การจัดโครงสร้างแผนก โดยยึดตามลักษระงานที่คล้ายคลึงกัน jop process
3.การจัดโครงสร้างแผนก โดยยึดตามลักษณะของพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ที่แตกต่าง
ระดับการจัดองค์การ และขนาดการจัดการ จุดประสงค์ของการจัดองค์การ คือเพื่อให้ผู้บริหารต้องการให้พนักงานในระดับต่างๆได้ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิธิภาพ การทำงานก็จะไม่เกิดความขัดแย้งและไม่มีอุสรรคในการทำงานการเลือกขนาดในองค์การทุกองค์การ ผู้บริหารหรือผู้ประกอบการจะต้องศึกษาพิจารณาถึงโครงสร้างขององค์การของตนเอง ว่ามีความซับซ้อนเพียงใด หรือมีสายบังคับบัญชากี่ระดับชั้นการจัดองค์การที่ดีและเหมาะสม จะทำให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์และเจริญก้าวหน้าขึ้นไปเรื่อยๆทำให้งานไม่ซับซ้อน ไม่มีแผนงานมากเกินไป เป็นการประหยัดต้นทุนไปด้วยองค์การสามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้ง่ายตามความจำเป็นการแบ่งงานให้พนักงานอย่างเหมาะสม ช่วยให้พนักงานมีความพอใจ ไม่เกิดความรู้สึกว่างานมากเกินไป หรือน้อยเกินไป เมื่อพนักงานรู้อำนาจหน้าที่ และขอบเขตงานของตนย่อมก่อให้เกิดความคิดริเริ่มในการทำงานเข้าใจความสัมพันธ์ของตนต่อฝ่ายอื่นๆ ทำให้เราสามารถติดต่อกันได้ดียิ่งขึ้น
สายการบังคับบัญชา (Chain of Command)
หมายถึง สายการสั่งการ และรายงานผลการปฏิบัติงานตามลำดับภายในองค์การตั้งแต่ระดับบนสุดจนถึงล่างสุดขอบเขต หรือขนาดการควบคุม (Span of Control)หมายถึง จำนวนของผู้ใต้บังคับบัญชาที่อยู่ภายใต้การควบคุมดูแลของผู้บริหารหนึ่งคน
ผ่านบุคคลหลายระดับจำเป็นต้องสูงนักเนื่องจากต้องผ่านหลายระดับ ถ้าช่วงการบังคับบัญชาแคบมากๆ ทำให้ระดับการบริหารมีมากระดับ จำนวนผู้บริหารมาก รายจ่ายมาก
สรุปได้ว่า การจัดองค์การ หมายถึง การจัดระบบความสัมพันธ์ระหว่างส่วนงานต่างๆ และบุคคลในองค์การ โดยกำหนดภารกิจ อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบให้ชัดแจ้ง เพื่อให้การดำเนินงานตามภารกิจขององค์การบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดแผนกงาน คืออะไร
ความหมายของการจัดองค์การคืออะไร
รูปแบบขององค์การมีกี่รูปแบบอะไรบ้าง
การจัดองค์กร มีอะไรบ้าง