การจัดการสํานักงาน มีอะไรบ้าง

การจัดการสำนักงานเป็นอาชีพที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบการดำเนินการประเมินผลและการบำรุงรักษาของกระบวนการของการทำงานภายในสำนักงานหรือองค์กรอื่น ๆ เพื่อที่จะรักษาและปรับปรุงประสิทธิภาพและผลผลิต

การจัดการสำนักงานจึงเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารงานโดยรวมของธุรกิจและเนื่องจากองค์ประกอบของการจัดการคือการคาดการณ์และการวางแผนการจัดระเบียบคำสั่งการควบคุมและการประสานงานสำนักงานจึงเป็นส่วนหนึ่งของฟังก์ชันการจัดการทั้งหมด

การจัดการสำนักงานเป็นเทคนิคในการวางแผนจัดระเบียบประสานงานและควบคุมกิจกรรมของสำนักงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจและเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในสำนักงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ความสำเร็จของธุรกิจขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของสำนักงาน ปริมาณงานกระดาษในสำนักงานเพิ่มขึ้นมากมายในสมัยนี้เนื่องจากการอุตสาหกรรมการเพิ่มจำนวนประชากรการควบคุมของรัฐบาลและการใช้กฎหมายภาษีและแรงงานต่างๆกับองค์กรธุรกิจใด ๆ ประสิทธิภาพและประสิทธิผลซึ่งเป็นคำสำคัญในการบริหารจัดการทำได้โดยการวางแผนและการควบคุมกิจกรรมที่เหมาะสมการลดต้นทุนสำนักงานและการประสานงานในทุกกิจกรรมของธุรกิจ

“ การจัดการสำนักงานสามารถกำหนดให้เป็นงานของการวางแผนการประสานงานการกระตุ้นความพยายามของผู้อื่นไปสู่วัตถุประสงค์เฉพาะในสำนักงาน”

“ การจัดการสำนักงานตามหน้าที่คือแขนงหนึ่งของศิลปะและศาสตร์แห่งการจัดการซึ่งเกี่ยวข้องกับการทำงานในสำนักงานอย่างมีประสิทธิภาพทุกที่ทุกเวลาที่ต้องทำ” - วิลเลียมถ้า. Leffingwell และ Edwin M. Rot.

“ การจัดการสำนักงานคือการจัดการและควบคุมผู้ชายวิธีการเครื่องจักรและวัสดุเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด - มีคุณภาพสูงสุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยใช้ค่าใช้จ่ายที่มีผลกระทบและค่าใช้จ่ายน้อยที่สุดในเวลาที่สั้นที่สุดและในลักษณะที่ยอมรับได้ ผู้บริหารระดับสูง” - Harry H. Wylie

คำจำกัดความนี้เน้นการใช้ทรัพยากรของธุรกิจเช่นวัสดุวิธีการ ฯลฯ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ในวิธีที่ดีที่สุดและถูกที่สุดและในเวลาที่เป็นไปได้น้อยที่สุด

“ การจัดการสำนักงานเป็นศิลปะในการชี้นำบุคลากรของสำนักงานในการใช้วิธีการที่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้” - มิลส์และแสตนด์ฟอร์ด

ตามคำจำกัดความนี้จำเป็นต้องมีความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของวัตถุประสงค์เพื่อให้ความพยายามและกิจกรรมทั้งหมดถูกนำไปสู่ความสำเร็จสภาพแวดล้อมที่จะต้องดำเนินการในสำนักงานโดยฝ่ายบริหารหลังจากการวางแผนที่เหมาะสม สิ่งแวดล้อมหมายถึงสภาพแวดล้อมที่พนักงานขององค์กรดำเนินงาน รวมถึงปัจจัยทางกายภาพเช่นสถานที่การจัดวางอุณหภูมิแสงการระบายอากาศความสะอาด ฯลฯ กฎหมายทางธุรกิจต่างๆแนวปฏิบัติด้านศุลกากร ฯลฯ จะต้องแจ้งให้พนักงานทราบด้วย

ในคำจำกัดความนี้ผู้เขียนถือว่าการบริหารสำนักงานเป็นศิลปะในการชี้นำและสั่งการส่วนบุคคลหรือพนักงานในองค์กรในการใช้วิธีการต่างๆเช่นอุปกรณ์เครื่องจักรแบบฟอร์มสำนักงานคู่มือวิธีการ ฯลฯ คำจำกัดความนี้เน้นการพัฒนาของบุคคลใน สำนักงานและไม่ใช่ทิศทางของสิ่งต่างๆ ผู้บริหารสำนักงานต้องเข้าใจพฤติกรรมและความต้องการของพนักงานเพื่อกระตุ้นให้เขาทำงานโดยมีอิทธิพลต่อเขาและโดยการให้สิ่งจูงใจเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร

กล่าวง่ายๆก็คือการจัดการสำนักงานสามารถนิยามได้ว่าเป็น“ กระบวนการที่แตกต่างกันในการวางแผนการจัดระเบียบการรับพนักงานการสั่งการประสานงานและการควบคุมสำนักงานเพื่ออำนวยความสะดวกในการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรธุรกิจใด ๆ คำจำกัดความนี้แสดงให้เห็นถึงหน้าที่การจัดการของผู้จัดการฝ่ายบริหาร แผนภาพต่อไปนี้ระบุองค์ประกอบหรือหน้าที่ต่างๆในกระบวนการจัดการสำนักงาน

ประเด็นต่อไปนี้ชี้ให้เห็นถึงความสำคัญของการจัดการสำนักงาน:

(i) ช่วยในการบรรลุเป้าหมาย

เป้าหมายหรือเป้าหมายคือผลลัพธ์ในเชิงปริมาณซึ่งจะต้องบรรลุในเวลาที่กำหนด การบริหารจัดการทำให้ผู้คนตระหนักถึงเป้าหมายและชี้นำความพยายามของพวกเขาไปสู่ความสำเร็จของเป้าหมายเหล่านี้

(ii) การใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสม

การจัดการช่วยในการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ทรัพยากรที่หายากถูกนำไปใช้ในแง่ดีโดยผู้จัดการ ผู้จัดการนำมาซึ่งการประสานงานและการรวมทรัพยากรต่างๆ เป็นการบริหารจัดการที่แนะนำบุคลากรในสำนักงานในการใช้ทรัพยากร

(iii) การลดต้นทุนให้น้อยที่สุด

ต้นทุนสำนักงานสามารถลดลงได้ภายใต้คำแนะนำและการควบคุมการจัดการที่มีประสิทธิภาพเท่านั้น การจัดการสำนักงานเกี่ยวข้องกับการทำกิจกรรมในสำนักงานด้วยวิธีที่ดีที่สุดและถูกที่สุด การลดต้นทุนเป็นหนึ่งในเป้าหมายของการจัดการซึ่งสามารถทำได้โดยการทำให้งานง่ายขึ้นและการใช้เครื่องจักร ด้วยการวางแผนที่ดีขึ้นองค์กรที่ดีและการควบคุมที่มีประสิทธิภาพผู้บริหารช่วยให้เกิดความกังวลในการลดต้นทุนและเตรียมองค์กรเพื่อเผชิญกับการแข่งขันตัดคอ

(iv) การทำงานที่ราบรื่น

การทำงานอย่างต่อเนื่องจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อมีการวางแผนและการควบคุมที่เหมาะสม การจัดการช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและราบรื่น

(v) ช่วยในการรักษาประสิทธิภาพของสำนักงาน

การจัดการช่วยในการรักษาประสิทธิภาพในสำนักงาน ผู้จัดการไม่เพียง แต่ดำเนินการและสร้างผลลัพธ์เท่านั้น แต่ยังดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดเพื่อมีส่วนร่วมในการสร้างผลกำไร

(vi) การจัดการความอยู่รอดและการเติบโต

ผู้บริหารต้องมีส่วนสำคัญในการทำให้องค์กรดำรงอยู่ได้ การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีและวิธีการต้องได้รับการคาดการณ์และปรับตัวเพื่อความอยู่รอดและการเติบโต เป็นเพียงการจัดการที่สามารถทำได้และหล่อหลอมองค์กรในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป

(vii) ให้นวัตกรรม

นวัตกรรมคือการค้นหาวิธีการใหม่ที่แตกต่างและดีกว่าในการทำงานที่มีอยู่ ในการวางแผนและจัดการนวัตกรรมฝ่ายบริหารต้องมีบทบาทสำคัญ ข้อเสนอแนะจากลูกค้าข้อมูลจากพนักงานขายการเฝ้าดูกิจกรรมของคู่แข่งอย่างใกล้ชิดเป็นแหล่งที่มาของนวัตกรรม

(viii) ช่วยในการรักษาความสามารถและกระตุ้นความภักดีในพนักงานสำนักงาน

การจัดการที่มีประสิทธิภาพช่วยในการรักษาพนักงานที่มีความสามารถและทำงานหนักโดยจัดให้มีสภาพแวดล้อมการทำงานที่สะดวกสบาย ผู้จัดการต้องกระตุ้นพนักงานโดยตระหนักและเห็นคุณค่าในความสามารถของพวกเขา

(ix) ให้ความเป็นผู้นำ

ฝ่ายบริหารให้ความเป็นผู้นำโดยการมีอิทธิพลและชี้แนะบุคลากรในสำนักงาน ผู้จัดการมีอิทธิพลต่อผู้ใต้บังคับบัญชาให้ทำงานด้วยความเต็มใจเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร

(x) การจัดการการเปลี่ยนแปลง

ความสำคัญของการจัดการสำนักงานคือช่วยในการวางแผนการเปลี่ยนแปลงและแนะนำในเวลาที่เหมาะสมและในลักษณะที่เหมาะสม เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงวิธีการทางเทคโนโลยีขั้นตอนการทำงาน ฯลฯ จึงต้องเปลี่ยนไปเพื่อประสิทธิภาพและความประหยัด ผู้คนต่อต้านการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากขาดความเข้าใจเหตุผลของการเปลี่ยนแปลงและขาดการฝึกอบรมวิธีการใหม่ ๆ การจัดการช่วยในการลดการต่อต้านของผู้คนและทำหน้าที่เป็นตัวแทนการเปลี่ยนแปลง

(xi) การรักษาการประชาสัมพันธ์

การจัดการสำนักงานช่วยในการปรับปรุงการประชาสัมพันธ์และเพิ่มความปรารถนาดีขององค์กรโดยจัดการกับความคับข้องใจของผู้บริโภคและประชาชนทั่วไป

การบริหารจัดการไม่เพียง แต่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรธุรกิจเท่านั้น แต่ยังรวมถึงส่วนต่างๆของสังคมด้วย ให้และรักษาความเชื่อมโยงกับซัพพลายเออร์ธนาคาร บริษัท ประกันภัยหน่วยงานรัฐบาลและบุคคลทั่วไปประเภทต่างๆ เป็นประโยชน์ต่อสังคมโดยรวมด้วยการให้บริการ

ผู้จัดการสำนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบและตรวจสอบระบบโดยปกติจะมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจงเช่นระยะเวลาที่ดีขึ้นการหมุนเวียนผลผลิตการขายเป็นต้นพวกเขาอาจดูแลหรือจัดการทีมผู้ดูแลระบบการจัดสรรบทบาทการสรรหาและการฝึกอบรมและการออกการมอบหมายงานและ โครงการ ด้วยเหตุนี้บทบาทจึงแตกต่างกันไปซึ่งมักจะรวมถึงความรับผิดชอบในหลากหลายหน้าที่เช่น:

• การทำบัญชี
• การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ
• การบัญชีต้นทุน
• บริการลูกค้า
• การจัดการฐานข้อมูล
• การจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก
• การออกแบบเทมเพลตฟอร์มหรือเอกสาร
• ทรัพยากรมนุษย์
• ระบบการจัดการข้อมูล
• ให้คำปรึกษาด้านการจัดการ
• ความปลอดภัยและอาชีวอนามัย
• บัญชีเงินเดือน
• การจัดการโครงการ
• การจัดซื้อ
• การจัดการบันทึก
• รับสมัคร
• การเขียนรายงาน
• การบริหารความเสี่ยง
• การขายและการตลาด
• การจัดการความปลอดภัย
• การจัดการพื้นที่
• การวิเคราะห์ระบบ
• ดูแลเว็บไซต์

ความสามารถส่วนบุคคลที่มีประโยชน์ในบทบาทนี้ ได้แก่ ทักษะการแก้ปัญหาความสามารถในการตัดสินใจที่ดีความซื่อสัตย์ความมีไหวพริบความคิดสร้างสรรค์ความกล้าแสดงออกความยืดหยุ่นทักษะการจัดการเวลาและความสามารถในการรับมือกับความกดดัน

• หัวหน้าเจ้าหน้าที่ธุรการ
• เครื่องใช้สำนักงาน
• สมาคมผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (AITP)

• กัลโลเวย์ลี (2465) การจัดการสำนักงาน, ใช้หลักการและการปฏิบัติ: องค์กรครอบคลุมการจัดและการดำเนินงานที่มีการพิจารณาเป็นพิเศษของการจ้างงาน, การฝึกอบรมและการชำระเงินของสำนักงานแรงงาน โรนัลด์เพรส OCLC  552410934