ใบรับรองเงินเดือนต้องเป็นแบบไหน

หนังสือรับรองเงินเดือน คือ เอกสารที่ระบุรายได้ที่พนักงานได้รับจากบริษัท  ซึ่งระบุรายละเอียดของบริษัท ชื่อพนักงาน ตำแหน่งงาน ระยะเวลาการทำงาน อัตราเงินเดือนก่อนหักภาษี โดยเอกสารนี้จะออกโดยบริษัท มีการระบุวัตถุประสงค์การนำไปใช้งานที่ชัดเจน วันออกเอกสาร พร้อมลงลายมือชื่อผู้รับรองเอกสารซึ่งมักเป็น HR และลงประทับตราบริษัท 

หนังสือรับรองเงินเดือนแตกต่างจากหนังสือรับรองการทำงานอย่างไร?

หนังสือรับรองการทำงานคือ เอกสารที่นายจ้างออกให้ลูกจ้างเมื่อสิ้นสุดการจ้างงาน ในเอกสารจะระบุระยะเวลาที่ทำงานในบริษัทนั้นๆ และทำหน้าที่อะไร ตำแหน่งไหน ซึ่งหากสิ้นสุดการทำงานที่บริษัทนั้นๆ ไม่ว่าจะผ่านไปนานแค่ไหนลูกจ้างก็สามารถขอเอกสารนี้ได้ หากนายจ้างไม่ออกเอกสารให้เท่ากับฝ่าฝืนกฎหมายแรงงาน และลูกจ้างสามารถยื่นคำร้องต่อเจ้าหนังงานกรมแรงงานเพื่อมีคำสั่งให้นายจ้างปฏิบัติตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน พ.ศ.2541 มาตรา 14 ได้

พนักงานใช้หนังสือรับรองเงินเดือนทำอะไรบ้าง

พนักงานจะใช้หนังสือรับรองเงินเดือนเวลาที่จะต้องทำธุรกรรมเกี่ยวกับการเงิน เช่น สมัครบัตรเครดิต กู้ซื้อบ้าน ซื้อรถ ขอสินเชื่อต่างๆ และใช้เอกสารนี้ประกอบกับเอกสารทางการเงินอื่นๆ เช่น สลิปเงินเดือน และหลักฐานเงินในบัญชี เพื่อพิสูจน์ความสามารถในการจ่ายเงินกู้

อายุการใช้งานของหนังสือรับรองเงินเดือนตามวัตถุประสงค์ต่างๆ

ยื่นขอสินเชื่อธนาคาร : โดยทั่วไปมักใช้ได้ไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน

ยื่นเพื่อใช้กับหน่วยงานรายการ : โดยทั่วไปมักใช้ได้ไม่เกิน 3 เดือน หรือ 90 วัน

ยื่นเพื่อขอวีซ่า : โดยทั่วไปมักใช้ได้ไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน และใช้เอกสารเป็นภาษาอังกฤษ

เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา พนักงานเองควรเช็คกับหน่วยงานที่กำลังจะยื่นหนังสือรับรองเงินเดือนด้วยว่าข้อกำหนดและระยะเวลามีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่

ตัวอย่างเอกสารรับรองเงินเดือน (ภาษาไทย)

ตัวอย่างเอกสารรับรองเงินเดือน (ภาษาอังกฤษ)

ตัวอย่างเอกสารรับรองเงินเดือนของหน่วยงานราชการ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือน

• พนักงานออกเอกสารรับรองเงินเดือนเองได้หรือไม่?

คำตอบคือ ไม่ได้ เพราะเข้าข่ายปลอมแปลงเอกสาร และหากถูกจับได้จะทำให้เสียเครดิตและอาจไม่สามารถยื่นกู้ได้อีก

• ทำไม HR ต้องขอหนังสือรับรองเงินเดือนระหว่างการสมัครงาน?

เพราะ HR ต้องการหลักฐานว่าเงินเดือนที่เก่าของพนักงานนั้นเป็นความจริงหรือไม่ และนำมาคำนวณเงินเดือนที่ต้องการเสนอผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือก และดูว่าเงินเดือนที่จะว่าจ้างนั้นอยู่ในงบกระบอกเงินเดือนที่ทางแผนกตั้งไว้หรือไม่ และควบคุมอัตราเงินเดือนไม่ให้มีความเหลื่อมล้ำที่มากเกินไปในตำแหน่งที่ใกล้เคียงกัน

• HR เซ็นหนังสือรับรองให้ตัวเองได้ไหม?

หากเป็นพนักงานบุคคลเอง ในการออกใบรับรองเงินเดือนควรให้ผู้มีอำนาจที่เหนือกว่าเป็นคนเซ็นรับรอง เช่น หัวหน้าแผนก ไม่ก็นายจ้างโดยตรง

• เราสามารถออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้พนักงานชั่วคราว หรือพนักงานรายวันได้หรือไม่?

คำตอบคือ โดยปกติแล้วการขอสินเชื่อ ทางธนาคารมักขอเป็นเอกสารเงินเดือน และเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่จะตามมา ทางบริษัทไม่ควรออกเอกสารเป็นรายเดือน เพราะจะถือว่าเป็นข้อมูลเท็จ หรือถ้าทางบริษัทอยากทำให้กับพนักงานที่มีความจำเป็นจริงๆ ก็ควรใช้วิธีแจ้งรายได้เฉลี่ยให้พนักงาน โดยเอารายได้ 6 เดือนบวกกันแล้วหารด้วย 6 และแนบสำเนาสรุปการจ่ายค่าจ้างย้อนหลัง 6 เดือน ลงประทับตราบริษัท ทั้งนี้ให้ระบุหมายเหตุไปในเอกสารด้วยว่าว่าตัวเลขดังกล่าวเป็นรายได้เฉลี่ยตั้งแต่เดือน x ถึงเดือน x ที่เหลือให้ทางสถาบันการเงินเป็นผู้พิจารณาตามหลักฐานเอกสาร

การออกเอกสารรับรองเงินเดือน อาจเป็นอีกเรื่องที่สร้างความยุ่งยากให้กับทาง HR เมื่อต้องสืบค้นข้อมูลประวัติของพนักงานเพื่อออกเอกสาร โปรแกรมของ ByteCrunch สามารถช่วยให้งานเอกสารในส่วนนี้ง่ายขึ้น ด้วยระบบสร้างรายงานมาตรฐานสำหรับพนักงานหนึ่งคนหรือหลายคน รวมถึงใบรับรองเงินเดือน, ใบรับรองการจ้างงาน, จดหมายตักเตือน, จดหมายเลิกจ้างและอื่นๆ

หากคุณมองหาตัวช่วยที่จะช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นแต่รวดเร็วมากกว่าเดิม แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมจัดการทรัพยากรบุคคลออนไลน์อย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง  02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com 

ByteHR มีโปรแกรมบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่หลากหลาย ซึ่งเป็นโปรแกรม HR On Cloud ที่มีฟังก์ชันจัดการข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือน รวมถึงการจัดการกะ และวัน ขาด ลา มา สาย ฯลฯ ที่มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับใช้ให้เข้ากับการทำงานขององค์กรได้อย่างหลากหลาย

ปฏิเสธไม่ได้ว่าทุกวันนี้หลายคนมีปัญหาทางการเงินหรือกระทั้งเปิดกิจการห้างหุ้นส่วนจำกัด รายได้ไม่พอใจหรือมีความจำเป็นต้องใช้เงินฉุกเฉินแต่ไม่มีเงินสำรองจ่ายจึงทำให้เกิดปัญหาหมุนเงินไม่ทัน ช่องทางที่จะช่วยให้สถานะทางการเงินดีขึ้นจึงมีความจำเป็นจะต้องสร้างสภาพคล่องทางการเงินโดยการขอสินเชื่อต่างๆ ซึ่งแต่ละสถาบันธนาคารมักจะมีเงื่อนไขและข้อกำหนดคุณสมบัติของผู้ขอสินเชื่อที่มีความแตกต่างกัน แต่โดยพื้นฐานจะต้องมีเอกสารในการยื่นข้อสินเชื่อที่เหมือนกันไม่ว่าจะเป็นบัตรประจำตัวประชาชน สำเนาทะเบียนบ้าน หนังสือรับรองเงินเดือนหรือหลักฐานแสดงรายรับรายจ่ายเพื่อเป็นหลักฐานในการยืนยันว่าคุณสามารถผ่อนจ่ายชำระหนี้ได้ โดยเฉพาะเอกสาร“หนังสือรับรองเงินเดือน” ที่นับว่ามีความสำคัญมากเนื่องจากช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือและเปอร์เซ็นต์ในการกู้ผ่าน ใครที่เตรียมตัวจะกู้ขอสินเชื่อหรืออยากทราบข้อมูลเหล่านี้มาติดตามกันได้เลยในบทความนี้เรารวบรวมเรื่องสำคัญเกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือน

สารบัญ

Add a header to begin generating the table of contents

หนังสือรับรองเงินเดือน คืออะไร

หนังสือรับรองเงินเดือน เป็นเอกสารที่ลูกจ้างหรือพนักงานสามารถขอให้ทางบริษัทหรือองค์กรที่ทำงานอยู่ออกเอกสารนี้ให้เพื่อเป็นหลักฐานแสดงว่าคุณมีรายได้ต่อเดือนเท่าไหร่ โดยเอกสารฉบับนี้จะไม่สามารถจัดขึ้นมาเองได้เนื่องจากต้องมีการลงลายเซ็นต์รับรองจากผู้ประกอบการ ผู้บริหารหรือนายจ้างบริษัทนั้น ๆ กำกับซึ่งคุณสามารถขอได้อย่างถูกต้องตามกฎหมายแม้ว่าในขณะนั้นจะทำงานตำแหน่งใดก็ตามภายในองค์กรหรือได้ลาออกจากบริษัทไปแล้วและบริษัทยังมีหน้าที่ออกเอกสารฉบับนี้อยู่ โดยหากคุณไม่ได้รับการออกเอกสารตามที่ข้อก็ไม่ต้องกังวลเพราะหากทางบริษัทฝ่าฝืนไม่ออกเอกสาร หนังสือรับรองเงินเดือน ให้ลูกจ้าง ตัวลูกจ้างสามารถยื่นคำร้องต่อพนักงานตรวจแรงงานเพื่อให้นายจ้างออกเอกสารให้เพื่อปฏิบัติตาม พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ.2541 มาตรา 14 

สำหรับใจความสำคัญของ หนังสือรับรองเงินเดือน นั้นประกอบไปด้วยข้อมูลด้านใดบ้าง มีดังนี้

• ชื่อที่แสดงว่าเอกสารฉบับนี้เป็นหนังสือรับรองเงินเดือนจะปรากฏที่หัวกระดาษ
• จะต้องมีชื่อบริษัทหรือองค์กร โดยระบุว่าขอรับรองพนักงาน ชื่อ – นามสกุล ชัดเจน
• ในเอกสารจะต้องระบุตำแหน่งงานของพนักงานรวมถึงรหัสประจำตัวการทำงานด้วย(หากมี)
• สิ่งที่จะต้องชัดเจนอีกประการคือ วัน/เดือน/ปีที่ทำงาน จนถึงวัน/เดือน/ปีที่ออกใบรับรองเงินเดือนนี้ให้
• ระบุอัตราเงินเดือนต่อเดือนได้กี่บาท เป็นเงินเดือนที่ไม่รวมค่าตอบแทนอื่นไม่ว่าจะเป็นค่าเบี้ยขยันหรือค่าคอมมิชชั่น
• จะต้องระบุความต้องการใช้งานเอกสาร ว่าจะนำไปใช้ในการทำอะไร ยกตัวอย่างเช่น ใช้เฉพาะงานราชการหรือนำไปใช้ประกอบการขอสินเชื่อธนาคาร เป็นต้น
• ระบุวันออกเอกสารว่าออกตั้งแต่วันไหนและสามารถใช้ได้ถึงวันไหน โดยปกติจะอยู่ที่ช่วงเวลา 1 เดือน
• ปิดท้ายด้วยการลงชื่อผู้ออก พร้อมตำแหน่งที่ชัดเจน

โดยในเอกสารดังกล่าวนี้จะต้องมีข้อมูลที่ครบถ้วนเพื่อนำไปใช้ในการทำธุรกรรมได้อย่างราบรื่น ทั้งนี้จะต้องเป็นเอกสารที่จัดทำโดยบริษัทหรือองค์กรเท่านั้น ทั้งนี้หากว่ามีการปลอมแปลงเอกสารฉบับนี้ขึ้นด้วยตัวเอง ผู้นั้นจะได้รับโทษความผิดทางกฎหมาย โดยหากเกี่ยวกับทางราชการจะได้รับความผิดวินัยราชการทันที ฐานกระทำการอันเป็นผู้ประพฤติชั่วอย่างร้ายแรง ตามมาตรา 85(4) แห่งพระราชบัญญัติระเบียบข้าราชการพลเรือน พ.ศ.2551 ดังนั้นไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานเงินเดือนข้าราชการหรือมนุษย์ออฟฟิศจะต้องทำความเข้าใจเกี่ยวกับการออกเอกสารดังกล่าวว่าไม่สามารถจัดทำขึ้นมาเองได้ หากจำเป็นจะต้องใช้เร่งด่วนสิ่งที่ทำได้คือเร่งติดตามกับฝ่ายที่เป็นผู้ออก หนังสือรับรองเงินเดือน ให้เท่านั้นห้ามจัดทำขึ้นมาเองโดยเด็ดขาด

หนังสือรับรองเงินเดือน มีความสำคัญอย่างไร

สำหรับผู้ที่สงสัยว่าทำไมต้องมีการขอหนังสือรับรองเงินเดือน  ใช้เอกสารอื่นแทนได้หรือไม่ เช่น สลิปเงินเดือน… เอกสารฉบับนี้นับว่ามีความสำคัญมากเพราะไม่เพียงเป็นหลักฐานว่าคุณมีรายได้ที่มีความมั่นคง ชัดเจน เป็นรายได้ต่อเดือนที่จะได้รับสม่ำเสมอ ยังทำให้การดำเนินการขอสินเชื่อ บัตรเครดิตง่ายขึ้น เป็นตัวชี้วัดความมั่นคงทางการเงินและความสามารถของคุณ แม้แต่การสมัครงานใหม่ก็จะต้องมีการใช้เอกสารฉบับนี้เป็นยืนยันถึงความสามารถและผลตอบแทนที่เคยได้รับเพื่อให้บริษัทใหม่พิจารณาการเรื่องฐานเงินเดือนพร้อมเพราะโดยส่วนใหญ่ที่ทำงานใหม่จะเพิ่มเงินเดือนหรือให้เงินเดือนเทียบเท่าจากบริษัทเดิม อย่างไรก็ตามเพื่อให้คุณเข้าใจและมองเห็นถึงความสำคัญของเอกสาร หนังสือรับรองเงินเดือน ดังกล่าวนี้ ข้อมูลเหล่านี้ยืนยันได้เป็นอย่างดีว่าเอกสารฉบับนี้มีความสำคัญในด้านใดบ้าง

• หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารที่สามารถใช้เพื่อยืนยันว่าการทำงานในแต่ละเดือนได้รับค่าตอบแทนเท่าไหร่ 
• เป็นเอกสารสำคัญที่ธนาคารจะต้องนำมาประกอบการพิจารณาเพื่ออนุมัติสินเชื่อเงินสด การสมัครทำบัตรเครดิต 
• หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารที่นำไปทำธุรกรรมต่าง ๆ ได้มากมาย เช่น การขอสินเชื่อบ้าน กู้เงินซื้อรถ 
• เป็นเอกสารประกอบการสมัครงานเพื่อที่จะทำให้บริษัทที่ไปสมัครนั้นเล็งเห็นถึงความสามารถและการตกลงจ่ายเงินเดือนตามประสบการณ์และความเหมาะสม 

จะเห็นว่าหนังสือรับรองเงินเดือน เป็นเอกสารที่ช่วยให้คุณเข้าถึงโอกาสทางการเงินมากขึ้น ยกตัวอย่างเช่น หากคุณมีเงินเดือนสูง เมื่อต้องการขอสินเชื่อประเภทใดก็ตามเมื่อธนาคารเล็งเห็นถึงความสามารถในการผ่อนไหวจากรายรับก็จะทำให้คุณมีโอกาสได้วงเงินกู้ที่สูงตามไปด้วย เช่นเดียวกับการสมัครงานใหม่ที่คุณสามารถใช้ฐานเงินเดือนบริษัทเดิมในการเจรจาต่อรองเรื่องเงินเดือนได้ 

เรื่องที่มักเข้าใจผิดเกี่ยวกับ หนังสือรับรองเงินเดือน

เนื่องจากเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการนำมาใช้ประกอบการทำธุรกรรมต่าง ๆ ทางการเงินได้ไม่ว่าจะเป็น ยื่นสมัครบัตรเครดิต ขอสินเชื่อบ้านทำให้เกิดข้อสงสัยว่าสามารถใช้เอกสารอื่นแทนหนังสือรับรองเงินเดือนได้นั่นคือใช้สลิปเงินเดือนแทน ทั้งที่แท้จริงแล้วไม่สามารถใช้ทดแทนกันได้เนื่องจากรูปแบบของเอกสารแตกต่างกันทั้งนี้การนำเอกสารหนังสือรับรองเงินเดือน ไปใช้ยื่นทำธุรกรรมการเงินต่าง ๆ ยังมีน้ำหนักมากกว่าเอกสารสลิปเงินเดือน ด้วยว่าในหนังสือรับรองเงินเดือนมีรายละเอียดเกี่ยวกับอายุการทำงานด้วยซึ่งไม่ได้มีรายละเอียดในเรื่องรายรับหรือรายการหักเงินใด ๆ เอกสารทั้งสองฉบับนี้จึงไม่สามารถใช้แทนกันได้ นอกจากนี้หนังสือรับรองเงินเดือนของหน่วยงานรัฐหรือคนที่ทำงานรับราชการยังแตกต่างจากองค์กรหรือบริษัทเอกชน

หนังสือรับรองเงินเดือน มีอายุการใช้งานกี่วัน

เนื่องจากเป็นเอกสารที่มีอายุการใช้งานจำกัด จึงไม่เป็นที่นิยมขอมาไว้เผื่อใช้งานแต่จะมีการขอให้ออกเอกสารก็ต่อเมื่อลูกจ้างหรือพนักงานมีความจำเป็นต้องนำไปใช้ทำธุรกรรม สำหรับอายุการใช้งานแบ่งออกเป็น ดังนี้

• หนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อนำไปใช้เกี่ยวกับหน่วยงานราชการ มีอายุ 90 วันหรือ 3 เดือน
• หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อนำไปใช้ในการทำธุรกรรม เช่น ขอกู้สินเชื่อ สมัครบัตรเครดิต มีอายุ 30 วันหรือ 1เดือน

นอกจากนี้ยังมีการขอหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อไปใช้ในการขอวีซ่าด้วย สำหรับความจำเป็นนี้จะต้องจัดทำเป็นเอกสารภาษาอังกฤษ ซึ่งอายุการใช้งานจะไม่เกิน 1 เดือน 

จากความหมายและความสำคัญข้างตนเป็นที่ยืนยันว่าหนังสือรับรองเงินเดือนมีความสำคัญมาก ไม่เพียงช่วยเพิ่มโอกาสในการเข้าถึงสินเชื่อง่ายขึ้นยังมีไว้เพื่อยื่นขอจัดการทำเอกสารสำคัญต่าง ๆ ด้วย เพราะฉะนั้นหากว่าคุณมีความจำเป็นจะต้องกู้สินเชื่อ ทำวีซ่าหรืออื่น ๆ ควรแจ้งฝ่ายที่เกี่ยวข้องในองค์กร จัดทำเอกสารหนังสือรับรองเงินเดือนล่วงหน้าเพื่อนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างทันท่วงที อย่างไรก็ตามสำหรับคนที่สงสัยว่าแล้วลูกจ้างรายวันสามารถขอเอกสารดังกล่าวได้หรือไม่ ข้อเท็จจริงคือไม่สามารถขอเอกสารฉบันนี้ได้แต่สามารถขอเป็นเอกสารรับรองเงินรายวันแทน แต่ก็แน่นอนว่าน้ำหนักของเอกสารทั้งสองฉบับนี้มีความน่าเชื่อถือแตกต่างกันพอสมควร ทำให้เป็นเหตุผลว่าพนักงานเงินเดือนสามารถขอสินเชื่อได้ง่ายกว่าฟรีแลนซ์หรือลูกจ้างรายวันที่ไม่มีเอกสารฉบับนี้ไปใช้ในการขอสินเชื่อโดยจะใช้เป็นสลิปเงินเดือนแทน

บทสรุป

เชื่อว่าข้อมูลเหล่านี้จะสร้างความเข้าใจให้กับคนที่กำลังอยากทราบว่า หนังสือรับรองเงินเดือน สำคัญอย่างไร หากว่าคุณต้องการจะนำเอกสารนี้ไปใช้ สามารถขอได้เลยทันทีกับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง หมดปัญหากู้เงินไม่ผ่านหรือไม่สามารถทำธุรกรรมต่าง ๆ ได้เพราะเอกสารฉบับนี้จะยืนยันว่าคุณเป็นผู้มีรายได้จริง ส่วนจะได้สินเชื่อวงเงินมากหรือน้อยนั่นขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของทางสถาบันการเงินแล้ว