ในการทำธุรกิจและการบริหารงาน ข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญ “ไร้ข้อมูลก็ไร้ซึ่งพลัง” แต่ถ้ามีข้อมูลมากแต่ไร้การจัดระบบและระเบียบ ก็ไม่สามารถนำข้อมูลมาใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ยิ่งข้อมูลเยอะก็ยิ่งส่งผลต่อระยะเวลาในการประมวลผล โดยเฉพาะผู้บริหารที่ต้องมาวิเคราะห์ข้อมูลด้วยตนเอง เครื่องมือที่ชื่อว่า MIS หรือ Management Information System คือ สิ่งที่จะเข้ามาแก้ปัญหาการจัดการข้อมูลที่คุณกำลังเผชิญให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ในบทความนี้ Good Material จะพูดถึงองค์ประกอบของ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หลักการเบื้องต้น ประโยชน์ ขั้นตอนการนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กร และข้อควรระวัง
Table of Contents
Management Information System คือ
MIS : Management Information System คือ ระบบคอมพิวเตอร์ที่ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ มีหน้าที่ในการรวบรวมและสร้างข้อมูลที่เชื่อถือได้ มีความเกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบได้อย่างเหมาะสม และสนับสนุนกระบวนการตัดสินใจในองค์กร หรือที่แปลเป็นภาษาไทยว่า “ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ”
- Management : การจัดการเป็นศิลปะในการทำสิ่งต่าง ๆให้สำเร็จ
- Information : ข้อมูลที่ประมวลผลและนำเสนอในรูปแบบที่ช่วยเรื่องการตัดสินใจ อาจจะมีองค์ประกอบที่น่าสนใจเพื่อลดความไม่แน่นอน หรือกระตุ้นให้ผู้จัดการดำเนินการอะไรบางอย่าง
- System : ระบบ คือ การจัดกลุ่มของส่วนประกอบที่พึ่งพาซึ่งกันและกัน (ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์) อย่างเป็นระเบียบ ซึ่งเชื่อมโยงเข้าด้วยกันตามแผนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง
องค์ประกอบของ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
องค์ประกอบหลักของ MIS ได้แก่ :
- คน : ผู้ใช้ระบบสารสนเทศ
- ข้อมูล : ข้อมูลที่ระบบสารสนเทศบันทึก
- ขั้นตอนทางธุรกิจ : ขั้นตอนที่กำหนดไว้เกี่ยวกับวิธีการบันทึก จัดเก็บ และวิเคราะห์ข้อมูล
- ฮาร์ดแวร์ : เซิร์ฟเวอร์ เวิร์กสเตชั่น อุปกรณ์เครื่อข่าย เครื่องพิมพ์ และอื่นๆ
- ซอฟต์แวร์ : โปรแกรมที่ใช้จัดการข้อมูล ซึ่งรวมถึงโปรแกรมต่าง ๆ เช่น สเปรดชีต Excel และ Database Software
ความหมายของข้อมูล และลักษณะของข้อมูลที่ดี
DATA (ข้อมูล) หมายถึง ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นโดยที่ยังไม่ผ่านการดำเนินการใด ๆ หรือเรียกอีกอย่างว่า ข้อมูลดิบ เช่น ราคาของผลิตภัณฑ์ จำนวน ปริมาณ และอื่นๆ
- ตัวอย่าง ราคา 9 บาท และ ปริมาณ 10 ลิตร ทั้งสองคำไม่ได้สื่อความหมายใด ๆต่อลูกค้าหรือใครก็ตาม แต่ถ้าข้อมูลผ่านการประมวลผลและส่งถึงผู้รับที่เป็นลูกค้า เช่น น้ำมันลิตรละ 9 บาท ลูกค้าซื้อ 10 ลิตร จำนวนเงินที่ต้องจ่ายคือ 90 บาทการจะประมวลผลการจัดการข้อมูลได้นั้น เริ่มแรกควรมาจากลักษณะของข้อมูลที่ดี ซึ่งประกอบด้วย :
- ข้อมูลถูกต้อง : ข้อมูลต้องปราศจากข้อผิดพลาดและความผิดพลาด ผู้เก็บข้อมูลต้องปฎิบัติตามมาตรฐานที่กำหนดไว้อย่างเข้มงวด
- ข้อมูลต้องสมบูรณ์ : การตัดสินใจที่ดีในแต่ละเรื่องต้องอาศัยความสมบูรณ์ของข้อมูลด้วย
- เกี่ยวข้อง : ข้อมูลต้องเกี่ยวข้องกับผู้รับ ในกระบวนการตัดสินใจหรือแก้ปัญหาข้อมูล ต้องเกี่ยวข้องโดยตรงกับปัญหาที่กำลังเผชิญอยู่
- คุ้มค่า : ต้นทุนในการได้มาซึ่งข้อมูลต้องคุ้มค่า ข้อมูลไม่ควรแพงเกินมูลค่าหรือผลประโยชน์ที่ได้รับ
- น่าเชื่อถือ : ข้อมูลที่ได้รับมาต้องมาจากแหล่งที่น่าเชื่อถือ ตัวอย่างเช่น คุณต้องการโอนเงินไปต่างประเทศ ข้อมูลอัตราแลกเปลี่ยนของบริษัทรับแลกเงิน มีความน่าเชื่อถือน้อยกว่า อัตราแลกเปลี่ยนจากธนาคาร
- ทันเวลา : ข้อมูลควรมีพร้อมเมื่อถึงเวลาต้องใช้ ข้อมูลที่ถูกต้องแต่มาช้ากว่าเวลาที่ต้องตัดสินใจก็ไม่มีประโยชน์ ดังนั้นคุณต้องมีการเตรียมข้อมูลไว้ล่วงหน้า
ประเภทของ Information Systems
ประเภทของระบบสารสนเทศมีหลายระดับ โดยแต่ละระดับจะแยกการใช้งานตามระดับของพวกเขาในองค์กร แผนภาพต่อไปนี้แสดงผู้ใช้ 3 ระดับหลักในองค์กรและประเภทของระบบสารสนเทศที่พวกเขาใช้
Transaction Processing Systems (TPS)
ระบบประมวลผลรายการ หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการเปลี่ยนข้อมูลดิบจากการปฏิบัติงาน ให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องจักรสามารถอ่านได้, เก็บรายละเอียดรายการ, ประมวลผลรายการและสั่งพิมพ์รายละเอียดรายการออกมาได้
รายการ (Transaction) คือ การกระทำพื้นฐานที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการทางธุรกิจ เช่น การขายสินค้า การจองตั๋วเครื่องบิน การซื้อสินค้าผ่านเครดิตการ์ด และการสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง ซึ่งจัดเป็นรายการทั้งสิ้น ระบบประมวลผลรายการนิยมใช้ในการประมวลผลบัญชี, การขาย, หรือประมวลผลข้อมูลสินค้าคงคลัง เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้เป็นที่ต้องการของระบบสารสนเทศอื่นๆในองค์กร
Management Information System (MIS)
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System) หมายถึง ระบบคอมพิวเตอร์ หรือขั้นตอนที่ช่วยในการจัดเก็บสารสนเทศ เพื่อใช้ในการบริหารและการจัดการองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการนี้ มีส่วนครอบคลุมถึงบุคคล เอกสาร เทคโนโลยี และขั้นตอนในการทำงาน เพื่อที่จะแก้ปัญหาทางธุรกิจไม่ว่าจะเป็นเรื่อง ราคา สินค้า บริการ หรือกลยุทธ์ต่างๆ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะแตกต่างจากระบบสารสนเทศทั่วไป กล่าวคือ ระบบนี้จะใช้ในการวิเคราะห์ระบบอื่นๆเพื่อนำมาประยุกต์ใช้งาน
Decision Support Systems (DSS)
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System) เป็นระบบย่อยหนึ่งในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ โดยที่ระบบสนับสนุนการตัดสินใจจะช่วยผู้บริหารในเรื่องการตัดสินใจเหตุการณ์หรือกิจกรรมทางธุรกิจที่ไม่มีโครงสร้างแน่นอน หรือกึ่งโครงสร้าง ระบบสนับสนุนการตัดสินใจอาจจะใช้กับบุคคลเดียวหรือช่วยสนับสนุนการตัดสินใจแบบเป็นกลุ่ม นอกจากนั้น ยังมีระบบสนับสนุนผู้บริหารเพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์อีกด้วย
ประโยชน์ของการใช้ MIS ในองค์กร
การใช้ MIS ในองค์กร นอกจากจะช่วยเรื่องการปรับปรุงประสิทธิภาพและความได้เปรียบในการแข่งขันแล้ว ยังมีข้อดีที่สำคัญอีกหลายประการ ได้แก่ :
- ฝ่ายบริหารสามารถดูภาพรวมของการดำเนินการทั้งหมดได้
- องค์กรได้รับประโยชน์สูงสุดจากการลงทุนในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ โดยสามารถดูได้ว่าอะไรได้ผล และอะไรไม่ได้ผล
- การตัดสินใจทางธุรกิจสามารถส่งไปยังผู้มีความใกล้ชิดกับโครงการหรือผู้มีความรู้และประสบการณ์มากกว่า แทนที่จะถูกส่งไปให้ผู้บริหารระดับสูงเพียงอย่างเดียว
- บริษัทสามารถขับเคลื่อนบริษัทผ่านการปรับปรุง Workflow ซึ่งส่งผลให้กระบวนการทางธุรกิจสอดคล้องกับความต้องการของลูกค้ามากยิ่งขึ้น
- ผู้จัดการสามารถเปรียบเทียบผลลัพธ์และประสิทธิภาพ โดยระบุจุดแข็งและจุดอ่อนทั้งหมดตามแผนงานที่เกิดขึ้น และนำไปปรับปรุงได้ในอนาคต
6 ขั้นตอนการนำ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ไปใช้
การนำ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ไปใช้มีความสำคัญเป็นอย่างมาก บางครั้งการนำไปใช้งานสามารถทำลายงานและระบบที่คงที่ในช่วงก่อนหน้าได้ การนำไปใช้จึงต้องอาศัยทักษะทางเทคนิกและการบริหารจัดการ
การนำไปใช้ต้องมีการวางแผนและดำเนินงานอย่างรอบครอบเป็นขั้นตอน ต้องปฎิสัมพันธ์กับลูกค้าในทุกขั้นตอนของการพัฒนาระบบและจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องได้รับการสนับสนุนและความร่วมมือจากลูกค้า และในหัวข้อนี้เราขอแนะนำการนำ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ไปใช้มี 6 ขั้นตอนดังนี้ :
1.การจัดตั้งแผนกระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ในกระบวนการแรกของการปรับใช้ Management Information System คือ การจัดตั้งแผนกระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ เพื่อรองรับการใช้งานระบบใหม่ โดยแผนก MIS จะมีความจำเป็นอย่างยิ่งก่อนที่องค์กรจะเริ่มใช้งานเต็มรูปแบบ พนักงานในแผนกจะต้องถูกวางตำแหน่งไว้อย่างชัดเจน จะต้องได้รับการอบรมอย่างเพียงพอไม่ใช่แค่อบรมเพียงเรื่องการใช้งาน แต่ยังต้องอบรมเพื่อที่จะสามารถไปอบรมการใช้งานให้แผนกอื่นที่เกี่ยวข้องมีความรู้เพียงพอที่จะนำ MIS ไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย
กระบวนการจัดระเบียบแผนกระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ควรเริ่มก่อนที่จะมีการดำเนินการอย่างจริงจัง เนื่องจากขั้นตอนการจ้างงานและการฝึกอบรมบางอย่างต้องใช้เวลาในการดำเนินการ สิ่งนี้จะช่วยให้เจ้าหน้าที่แผนก MIS สามารถให้การสนับสนุนแผนกอื่นๆที่ใช้งานระบบ MIS ได้เมื่อกระบวนการดำเนินการเริ่มต้นขึ้นแล้ว รวมถึงเข้าใจระบบ ข้อดี – ข้อควรระวัง เพื่อเตรียมวางแผนรับมือได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงได้มีโอกาสใช้งานจริงก่อนที่จะเริ่มต้นใช้งานทั่วทั้งองค์กรอีกด้วย
2.คัดเลือกและจัดหาฮาร์ดแวร์
ในขั้นตอนของการดำเนินการคัดเลือกและจัดซื้อ เป็นขั้นตอนที่สำคัญเนื่องจากต้องใช้เงินลงทุนจำนวนมาก ขั้นตอนนี้ต้องมีการดูแลอย่างเหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรได้รับข้อตกลงที่ดีที่สุด กระบวนการในการจัดเลือกและจัดหาฮาร์ดแวร์ยังแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและภาคส่วนที่ดำเนินการตามประเภทของการจัดการ มีขั้นตอนคร่าวๆดังนี้
- จัดทำรายชื่อผู้ขาย
- เตรียมสำหรับการทำ RFP (Request for Proposal)
- ให้ทางผู้ขายนำเสนอราคา
- ประเมินมูลค่า
- เลือก
3.คัดเลือกจัดหาซอฟต์แวร์
การจัดหาซอฟต์แวร์ ระบบการจัดหาจะดำเนินการในลักษณะเดียวกับการจัดหาฮาร์ดแวร์ ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวในกรณีการจัดหาซอฟต์แวร์คือการเลือกซื้อซอฟต์แวร์นั้น ผู้ให้บริการได้ผ่านการออกแบบและพัฒนาระบบมาเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ดังนั้นขั้นตอนการเตรียม RFP จึงตรงไปตรงมา ทีมงานไม่จำเป็นต้องเตรียมข้อกำหนดพิเศษสำหรับซอฟต์แวร์
4.สร้างฐานข้อมูล
การสร้างฐานข้อมูลเป็นขั้นตอนที่สำคัญของ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ถ้าปราศจากข้อมูลระบบทั้งหมดก็ไม่มีความหมาย สำหรับระบบใหม่ทีมควรวางแผนการจัดเก็บข้อมูล อาจจะซื้อชุดซอฟต์แวร์สำหรับจัดเก็บข้อมูลโดยเฉพาะหรือวิธีอื่นๆ วางแผนจัดโครงสร้างข้อมูล วางแผนเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล ตั้งกฎการเข้าถึงข้อมูล และสุดท้ายคือการเชื่อมฐานข้อมูลเข้ากับระบบเพื่อเริ่มทำงาน
5.การฝึกอบรมผู้ใช้
การนำ MIS ไปใช้งานมักเป็นปัญหาที่ใหญ่และซับซ้อนกว่าการติดตั้ง ระบบใหม่ที่ได้รับการติดตั้งแต่ไม่มีการฝึกอบรมจะส่งผลให้ประสิทธิภาพการใช้งานลดลง ก่อนจะมีการฝึกอบรมควรมีการประเมินความต้องการเพื่อทำความเข้าใจระหว่างผู้ฝึกอบรมและผู้ใช้งาน มีการวางแผนการฝึกอบรมที่เหมาะสมเป็นขั้นตอนเพื่อง่ายต่อการทำความเข้าใจ ที่สำคัญคือผู้บริหารควรเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งเพื่อลดความต้านทานของพนักงานบางคนต่อความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
6.เปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่
นี่เป็นขั้นตอนสุดท้ายในการดำเนินการ การเปลี่ยนแปลงถ้าผิดพลาดอาจจะสร้างความเจ็บปวด ดังนั้นคุณอาจจะเริ่มจากแผนกเล็กๆ หรือทำเป็นโครงการทดสอบสำหรับบางแผนก ค่อยๆปรับเปลี่ยนอย่างช้าๆแต่มีความมั่นคงภายในองค์กร โดยปกติระหว่างการเปลี่ยนแปลงระบบใหม่ จะยังคงใช้งานทั้งระบบใหม่และระบบเก่าคู่กันไปสักระยะ เพื่อให้แน่ใจว่าประสิทธิภาพการดำเนินงานของบริษัทจะไม่ประสบปัญหาจากการเปลี่ยนแปลง หลังจากใช้งานไปสักระยะถ้าตรวจสอบแน่ใจแล้วว่าระบบใหม่ใช้งานได้ดีไม่มีปัญหา ก็ค่อยๆดำเนินการถอนระบบเก่าออก
ระหว่างการเปลี่ยนแปลงระบบ มันคือกระบวนการเรียนรู้และทดสอบ คุณสามารถนำกระบวนการ PDCA มาใช้เพื่อปรับปรุงคุณภาพควบคู่กันไปได้ครับ
บทความที่เกี่ยวข้อง : PDCA คือ ทุกเรื่องควรรู้ในการใช้งาน Deming Cycle เพื่อปรับปรุงคุณภาพการผลิต
ความท้าทายของ MIS
ไม่มีสิ่งใดสมบูรณ์แบบแม้ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ จะมีข้อดีมากมาย แต่ก็มีข้อที่ต้องพิจารณาหรือความท้าทายที่เกิดขึ้นเสมอ ความท้าทายของ MIS มี 3 ประการด้วยกัน ได้แก่ :
- 1.มีค่าใช้จ่ายสูง : การพัฒนาระบบสารสนเทศขึ้นมาเอง หรือ ซื้อระบบที่ถูกพัฒนามาแล้วล้วนมีต้นทุนทั้งสิ้น โดยเฉพาะบริษัทที่พึ่งติดตั้งระบบ MIS เข้ามาใหม่มักเป็นปัญหา รวมถึงการเปลี่ยนแปลงของระบบคอมพิวเตอร์ที่พัฒนาไปอย่างรวดเร็ว ก็เป็นอีกปัจจัยที่องค์กรต้องพิจารณาว่าจะต้องเปลี่ยนเทคโนโลยีให้ทันสมัยตามหรือไม่
- 2.การฝึกอบรมพนักงาน : พนักงานควรมีความสามารถในการเรียนรู้ระบบสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง ด้วยสภาพแวดล้อมทางการแข่งขันและธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป หากพนักงานเรียนรู้และเปลี่ยนแปลงช้าจะทำให้องค์กรเสียเปรียบในการแข่งขัน
- 3.ค่าบำรุงรักษา : อย่างที่เราได้อธิบายมาตั้งแต่ต้น Management Information System คือ ระบบที่ประกอบด้วยซอฟต์แวร์ (ผู้ให้บริการบางรายคิดค่าใช้จ่ายตามปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้น) และฮาร์ดแวร์ ที่มาจากส่วนของเซิร์ฟเวอร์เก็บข้อมูลรวมถึงการดูแลให้เครื่องคอมพิวเตอร์อยู่ในสภาพพร้อมใช้งานตลอดเวลา ดังนั้น จึงจำเป็นต้องมีค่าใช้จ่ายเรื่องการบำรุงรักษาเพื่อป้องกันหรือแก้ไขปัญหาข้างต้น
สรุป
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หรือ Management Information Systems : MIS คือ ระบบที่ช่วยในการรวบรวมข้อมูลให้เป็นระบบระเบียบ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการทำธุรกิจได้อย่างรอบครอบ แต่ทุกอย่างล้วนมีทั้งข้อดี และ ข้อเสีย หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณเห็นถึงทุกแง่มุมของ MIS เพื่อที่จะสามารถพิจารณานำไปใช้ในองค์กรได้อย่างมีความสุขครับ