6.2.1 งบกำไรขาดทุน (Income Statement)
เมื่อกิจการค้าได้บันทึกรายการปรับปรุงบัญชี รายการปิดบัญชีเรียบร้อยแล้ว กิจการค้าต้องนำมาจัดทำงบแสดงฐานะการเงิน (Financial Statement) เพราะตามวัตถุประสงค์ของกิจการคือต้องการทราบผลการดำเนินงาน และฐานะการเงินของกิจการ งบแสดงฐานะการเงินตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 นั้นประกอบด้วย งบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ งบกระแสเงินสด และหมายเหตุประกอบงบแสดงฐานะการเงิน สำหรับงบแสดงฐานะการเงินของธุรกิจพาณิชยกรรมประเภทกิจการเจ้าของคนเดียว
งบกำไรขาดทุนหรือบัญชีกำไรขาดทุน (Income Statement หรือ Profit and Loss Statement) เป็นรายการที่แสดงผลการดำเนินงานของกิจการสำหรับช่วงระยะเวลาหนึ่งซึ่งอาจจะเป็นระยะเวลา 3 เดือน 6 เดือนหรือ 1 ปี ก็แล้วแต่ เป็นงบที่จะทำให้ทราบว่ากิจการมีกำไรหรือขาดทุนเท่าใด สามารถจัดทำได้ 2 รูปแบบ คือ แบบรายงาน (Report from) และแบบบัญชี (Account from) ตามมาตรฐานบัญชีอาจจะจัดทำแบบแสดงยอดขั้นเดียว (Single Step) และแบบแสดงยอดหลายขั้น (Multiple Step)
1. งบกำไรขาดทุนแบบขั้นเดียว (Single Step) เป็นการแสดงงบกำไรขาดทุนเพื่อวัดผลการดำเนินงานเพียงระดับเดียวคือกำไรสุทธิ การนำเสนองบแสดงฐานะการเงินแบบนี้จะแสดงรายได้จากการขายหักด้วยค่าใช้จ่าย (ยกเว้นดอกเบี้ยจ่ายและภาษีเงินได้)
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างงบกำไรขาดทุนแบบรายงานที่แสดงยอดขั้นเดียว
ตัวอย่างที่ 5 การจัดทำงบกำไรขาดทุนแบบขั้นเดียว (แบบรายงาน) จากโจทย์ตัวอย่างที่ 4
2. งบกำไรขาดทุนแบบหลายขั้น (Multiple Step) เป็นการวัดผลการดำเนินงานหลายระดับ คือ กำไรขั้นต้น กำไรก่อนหักค่าใช้จ่าย กำไรก่อนหักต้นทุนทางการเงินและภาษีเงินได้ และกำไรสุทธิ การนำเสนอรายงานแบบนี้จะแสดงรายได้หลัก หักค่าใช้จ่ายหลัก ได้แก่ ต้นทุนขาย เป็นกำไรขั้นต้น บวกรายได้อื่นเป็นกำไรก่อนหักค่าใช้จ่าย หักค่าใช้จ่ายในการขายและการบริหาร เป็นกำไรก่อนหักต้นทุนทางการเงินและภาษีเงินได้ และหักต้นทุนทางการเงินและภาษีเงินได้ จึงเป็นกำไรสุทธิ
ตัวอย่างที่ 6
การจัดทำงบกำไรขาดทุนแบบหลายขั้น (แบบรายงาน) จากโจทย์ตัวอย่างที่ 4
ตัวอย่างที่ 7 การจัดทำงบกำไรขาดทุนแบบหลายขั้น (แบบบัญชี) จากโจทย์ตัวอย่างที่ 4
6.2.2 งบแสดงฐานะการเงิน (Statement of Financial Position)
งบแสดงฐานะการเงิน (Statement of Financial Position) เป็นงบที่แสดงฐานะการเงินของกิจการ ส่วนประกอบของงบแสดงฐานะการเงิน ได้แก่ สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ(ทุน) จัดทำได้ 2 รูปแบบ คือ แบบรายงาน (Report form) และแบบบัญชี (Account form) ในที่นี้จะขอยกตัวอย่างรูปแบบงบแสดงฐานะการเงินการเงินตามที่กำหนดในพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 ที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากระทรวงพาณิชย์ กำหนดรายการย่อในงบแสดงฐานะการเงิน พ.ศ.2552 ไว้ แต่กิจการเจ้าของคนเดียวนั้นไม่ได้กำหนดไว้ จึงสามารถจัดทำรูปแบบอย่างง่ายได้ ดังตัวอย่างต่อไปนี้
ตัวอย่างที่ 8 การจัดทำงบแสดงฐานะการเงินแบบรายงาน จากโจทย์ตัวอย่างที่ 4
ตัวอย่างที่ 9 การจัดทำงบแสดงฐานะการเงินแบบบัญชี จากโจทย์ตัวอย่างที่ 4
6.2.3 วงจรบัญชีสำหรับกิจการซื้อขายสินค้า
วงจรบัญชี (Accounting Cycle) หมายถึง วงจรหรือแผนผังที่แสดงถึงขั้นตอนในการบันทึกบัญชีของกิจการตั้งแต่เริ่มต้น จนกระทั่งสามารถทำออกมาเป็นงบแสดงฐานะการเงินแสดงผลการดำเนินงานและฐานะทางการเงินของกิจการได้ ในหน่วยนี้จะกล่าวถึงวงจรบัญชีของกิจการประเภทซื้อสินค้ามาเพื่อขายหรือกิจการพาณิชยกรรม
1. รายการค้า (Business Transactions) เมื่อเกิดรายการค้าขึ้น นักบัญชีจะวิเคราะห์รายการค้าโดยพิจารณาจากเอกสารทางการค้าหลายๆชนิด แล้วแต่ประเภทของธุรกรรมที่ทำกับบุคคลภายนอกกิจการ ใช้เอกสารต่างๆ เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี แล้วจัดเก็บเอกสารไว้อย่างเป็นระบบเพื่อสะดวกในการตรวจสอบภายหลัง
2. บันทึกรายการค้าในสมุดบันทึกรายการขั้นต้น ซึ่งได้แก่
2.1 สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) ใช้บันทึกรายการค้าได้ทุกรายการที่เกิดขึ้น แต่ถ้ากิจการใช้สมุดรายวันเฉพาะรายการที่จะบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไปนั้น จะบันทึกเฉพาะรายการที่ไม่สามารถบันทึกลงในสมุดรายวันเฉพาะเล่มใดเล่มหนึ่งได้เท่านั้น
2.2 สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal) เป็นสมุดเฉพาะไว้บันทึกรายการค้าเฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่งเท่านั้น ประกอบด้วยสมุดรายวันเฉพาะ 6 เล่ม ดังนี้
2.2.1 สมุดรายวันซื้อสินค้า (Purchase Journal) ใช้บันทึกรายการที่ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ
2.2.2 สมุดรายวันส่งคืนสินค้าและจำนวนที่ได้ลด (Purchases Return and Allowance Journal) ใช้บันทึกรายการที่ส่งคืนสินค้าที่ซื้อเป็นเงินเชื่อ
2.2.3 สมุรายวันขายสินค้า (Sale Journal) ใช้บันทึกรายการที่ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ
2.2.4 สมุดรายวันรับคืนสินค้าและจำนวนที่ลดให้ (Sales Return and Allowance Journal) ใช้บันทึกรายการที่รับคืนสินค้าที่ขายเป็นเงินเชื่อ
2.2.5 สมุดรายวันรับเงิน (Cash Receipts Journal) ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการรับเงินสดและเงินฝากธนาคาร
2.2.6 สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash Payments Journal) ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการจ่ายเงินสดและเงินฝากธนาคาร
3. บัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) เป็นสมุดบันทึกรายการขั้นปลาย เพื่อนำตัวเลขในบัญชีต่างๆจากสมุดบันทึกรายการขั้นต้นมาจัดหมวดหมู่และหายอดคงเหลือทุกวันสิ้นเดือน
4. งบทดลอง (Trial Balance) เป็นงบที่จัดทำขึ้นเพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของการผ่านรายการจากสมุดบันทึกรายการขั้นต้นมายังสมุดขั้นปลาย
5. รายการปรับปรุงบัญชี (Adjusting Entries) คือ รายการทางบัญชีที่จัดทำขึ้นในวันสิ้นงวดเพื่อปรับปรุงสินทรัพย์ หนี้สิน รายได้ และค่าใช้จ่ายของกิจการให้ถูกต้องตามเงื่อนไขของเวลาในรอบระยะเวลาบัญชีจะมีผลทำให้นำไปจัดทำงบแสงดฐานะการเงินได้อย่างถูกต้องมากขึ้น
6. งบแสดงฐานะการเงิน (Financial Statement) เป็นงบที่ต้องจัดทำตามกฎหมายเพื่อแสดงผลการดำเนินงานและฐานะทางการเงินของกิจการค้าในรอบระยะเวลา 1 ปี ในการจัดทำบัญชีก่อนการทำงบแสดงฐานะการเงินมักจะจัดทำกระดาษทำการ (Working Sheets) เพื่อนำรายการปรับปรุงบัญชีมาบันทึกไว้ในกระดาษทำการ ซึ่งจะทำให้การจัดทำงบแสดงฐานะการเงินได้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น งบแสดงฐานะการเงินประกอบด้วย
6.1 งบกำไรขาดทุน (Profit and Loss Statement) เป็นงบที่แสดงผลการดำเนินงานของกิจการ แสดงให้ทราบถึงผลต่างระหว่างรายได้และค่าใช้จ่ายของกิจการในรูปของกำไรสุทธิหรือขาดทุนสุทธิ
6.2 งบแสดงฐานะการเงิน (Balance Sheet) เป็นงบที่แสดงฐานะการเงินของกิจการแสงดให้ทราบถึงสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ(ทุน) ณ วันใดวันหนึ่ง
7. รายการปิดบัญชี (Closing Entries) หมายถึง การปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายในบัญชีแยกประเภท เพื่อสรุปผลการดำเนินงานของกิจการในรอบระยะเวลาบัญชีหนึ่งๆ การปิดบัญชีของกิจการซื้อขายสินค้าทำได้โดยปิดบัญชีรายได้และบัญชีค่าใช้จ่าย (บัญชีค่าใช้จ่ายรวมถึงบัญชีที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนขาย ได้แก่ สินค้าต้นปี ซื้อสินค้า ค่าขนส่งเข้า สินค้าปลายปี ส่งคืนสินค้าและส่วนลดรับ) ให้ปิดบัญชีโดยผ่านสมุดรายวันทั่วไป และผ่านไปบัญชีแยกประเภท ส่วนบัญชีประเภทสินทรัพย์ หนี้สิน และทุน หายอดคงเหลือยกไปยกมาในบัญชีแยกประเภท