ความสามัคคีในองค์กรเป็นเรื่องที่ทุกคนควรใส่ใจ เพราะเป็นสัญญาณที่ดีในการเดินไปข้างหน้าด้วยกัน ปัจจุบันบริษัทใหญ่หันมารณรงค์และให้ความสำคัญกับกิจกรรม 5 ส. มากขึ้น
เพราะการจัดกิจกรรม 5 ส. ไม่เพียงปรับสภาพแวดล้อมในที่ทำงานให้เป็นระเบียบเรียบร้อย แต่ยังช่วยทำให้บรรยากาศในการทำงานดีขึ้นอีกด้วย
เรามาทำความรู้จักกิจกรรม 5 ส. กันมากขึ้นดีกว่า ว่ากิจกรรมนี้จุดประสงค์คืออะไร และทำไมองค์กรใหญ่ ๆ ถึงนิยมกัน
กิจกรรม 5 ส. มีจุดประสงค์เพื่ออะไร?
กิจกรรม 5 ส. คือ การรณรงค์ประเภทหนึ่งที่ประเทศไทยรับอิทธิพลมาจากประเทศญี่ปุ่นที่ขึ้นชื่อเรื่องความเป๊ะและการทำงานเป็นทีม ซึ่งกิจกรรม 5 ส. เป็นการจัดกิจกรรมให้พนักงานร่วมมือกันภายในองค์กร จัดการทำความสะอาดที่ทำงาน พร้อมจัดสภาพแวดล้อมให้ถูกสุขลักษณะ ไม่ว่าจะเป็นตำแหน่งการตั้งโต๊ะทำงานหรือการดูแลภาพรวมของบริษัท เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้พนักงาน เพราะพวกเขาเชื่อว่า ผู้ที่มีนิสัยชอบทำกิจกรรม 5 ส. จะช่วยเพิ่มศักยภาพการทำงานได้จริง โดยอ้างว่า คนที่รู้จักพัฒนาตัวเองเป็นอันดับแรก ไม่ต้องให้ใครมาบังคับนั้น จะสามารถจัดระบบระเบียบของตัวเองได้ และส่งผลให้เป้าหมายการทำงานดีขึ้นไปด้วยตามลำดับ
ทำไมต้องชื่อกิจกรรม 5 ส.
แรกเริ่มที่ญี่ปุ่นคิดค้นหลักการนี้ขึ้นมาและปรากฏว่าประสบความสำเร็จ ตอนนั้นใช้ชื่อว่า “หลักการ 5S” ซึ่ง S แทนตัวข้างหน้าคำภาษาอังกฤษที่แปลมาจากภาษาญี่ปุ่น แต่เมื่อไทยรับหลักการนี้เข้ามา จึงทำการประยุกต์คำให้เหมาะสม โดยเปลี่ยนเป็น “หลักการ 5 ส.” แบบที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน คำว่า ส. จะแทนหน้าที่ที่ทุกคนต้องปฏิบัติประกอบไปด้วย- สะสางหรือ Seiri (เซ–ริ) คือ การแยกสิ่งของให้ชัดเจน ระหว่างสิ่งของที่จำเป็นและไม่จำเป็นต่อการใช้งานให้ออกจากกัน เช่น ของที่มีค่าแต่ไม่จำเป็นต้องใช้ ให้นำไปขายหรือบริจาค ส่วนของที่ไม่ต้องใช้และไม่มีค่าก็ทิ้งไปเลย ซึ่งเป็นการขจัดสิ่งของและลดความซ้ำซ้อนของสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป ช่วยเพิ่มพื้นที่ใช้สอยในที่ทำงานให้มากขึ้น รวมทั้งสภาพโต๊ะทำงานก็จะเป็นระบบระเบียบขึ้นด้วย
• สะดวก หรือ Seiton (เซ – ตง) การทำต่อเนื่องจาก สะสาง คือ นำสิ่งของจากสะสางมาทำการจัดวางให้ง่ายต่อการหยิบไปใช้งาน อาจจะทำป้ายติดไว้เพื่อให้ทุกคนมองรู้ว่าสิ่งนี้คืออะไร จัดอยู่ในประเภทอะไร และเก็บไว้อยู่ตรงไหน ซึ่ง สะดวก จะช่วยขจัดปัญหาเวลาที่คุณจะหาสิ่งของชิ้นหนึ่งแต่ไม่รู้ว่าอยู่ตรงไหน เพราะ ได้ทำการจัดวางสิ่งของเหล่านั้นในที่ที่มันควรอยู่เรียบร้อยแล้ว จึงหมดปัญหาในการหาของไม่เจอ และที่สำคัญ เมื่อใช้งานเสร็จให้นำกลับมาเก็บที่เก่าด้วย เพื่อครั้งหน้าจะได้หยิบง่ายเช่นเดิม
• สะอาด หรือ Seiso (เซ–โซ) คือ การทำความสะอาด ปัดกวาด เช็ดถู ให้ดูสะอาด เสริมสร้างบรรยากาศให้น่าทำงาน ส่วนจุดที่ควรทำความสะอาด คือ ตามพื้นผนัง โต๊ะทำงาน เพดาน หลอดไฟและเครื่องจักรให้สะอาดอยู่เสมอ โดยช่วงนี้มีอุปกรณ์ทำความสะอาดราคาถูก แต่คุณภาพแพงจำหน่ายมากมาย ซึ่ง สะอาด จะช่วยให้สภาพแวดล้อมของที่ทำงานดูปลอดโปร่ง น่าทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพให้เครื่องจักร และมีอายุการใช้งานที่นานขึ้นกว่าเดิมอีกด้วย
• สุขลักษณะ หรือ Seiketsu (เซ – เคท – ซึ) คือ จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อทำ 3 ส. แรกอย่างต่อเนื่อง และปรับปรุงให้ดีขึ้นอยู่ตลอดเวลา ซึ่ง สุขลักษณะ ดี บรรยากาศในที่ทำงานก็จะดีตาม นอกจากนี้ เรื่องสุขภาพของพนักงานก็สำคัญ เมื่อ สุขลักษณะ ดี ประสิทธิภาพของพนักงานก็ดีขึ้นตามไปด้วย
• สร้างนิสัย หรือ Shitsuke (ชิท – ซิ – เคะ) คือ การฝึกอบรมสร้างนิสัยให้ปฏิบัติตามหลักการ 5 ส. อย่างถูกต้อง และควรจะทำให้ติดจนเป็นนิสัย เพราะสร้างนิสัย เป็นจุดที่สำคัญที่สุดของบรรดาตระกูลส. เนื่องจากกิจกรรมนี้จะรวมทั้ง 4 ส.ก่อนหน้าไว้ด้วยกัน เพื่อนำไปปรับใช้กับชีวิตการทำงานให้เป็นนิสัย ซึ่งถ้าปฏิบัติตามหลักการที่ว่าไว้สำเร็จ หน่วยงานก็จะมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นพร้อมอุดมไปด้วยเพื่อนร่วมงานคุณภาพมากมาย
กิจกรรม 5 ส. ให้อะไรมากกว่าที่คุณคิด
หลาย ๆ คนคงเบือนหน้าหนีเมื่อกิจกรรม 5 ส. กำลังจะมาถึง เข้าใจว่างานที่ทำอยู่ก็รัดตัวจนไม่มีเวลาทำอะไรแล้ว แต่เชื่อเถอะครับ เสียเวลาเพียงเสี้ยวหนึ่งเพื่อในครั้งหน้าคุณจะไม่เสียดายเวลาที่หายไปเลย เช่น เสียเวลาสักสิบนาที ในการจัดของที่ใช้บ่อย ๆ ให้เข้าที่เข้าทาง อยู่ในมุมเดียวกัน และของที่ไม่ค่อยได้ใช้ก็แยกไปอีกส่วนหนึ่ง ทำให้เวลาต้องการใช้ของที่จำเป็น จะหาเจอง่ายขึ้น อย่างที่คุณพัฒนชัย กุลสิริสวัสดิ์ว่าไว้ครับ เปลี่ยนจาก “คุ้นว่าเก็บไว้ตรงนี้” เป็น “แน่ใจว่าเก็บไว้ตรงนี้” ซึ่งหลายคนคงยังเข้าใจ กิจกรรม 5 ส. ไม่กระจ่างพอจุดประสงค์ที่แท้จริงไม่ใช่แค่ทำความสะอาดที่ทำงานเฉย ๆ แต่เป็นการฝึกพฤติกรรมให้เป็นคนที่ชัดเจน มั่นใจซึ่งบุคลิกเหล่านี้เป็นพื้นฐานของคนที่มีคุณภาพสูงในอนาคต จึงกล่าวได้ว่า กิจกรรม 5 ส. เป็นแนวทางหนึ่งที่จะพัฒนาและดึงศักยภาพของบุคคลออกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพวิธีหนึ่งเลยทีเดียว
คุณค่าของกิจกรรม 5 ส.
กิจกรรม 5 ส. เป็นกิจกรรมหนึ่งที่ช่วยในเรื่องการทำงานเป็นทีมได้ดี ฝึกให้ทุกคนร่วมกันใช้ความคิด ปลูกจิตสำนึก มีการทำงานร่วมกัน
เกิดเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ซึ่งคุณสมบัติที่บุคลากรได้รับเหล่านี้ จะส่งผลดีต่อองค์กรเป็นอย่างมาก เช่น เมื่อสิ่งแวดล้อมในที่ทำงานดี พนักงานไม่รู้สึกอึดอัดกับที่ทำงาน ขวัญกำลังใจในการทำงานก็เพิ่มขึ้นเป็นเท่าตัว นอกจากนี้ กิจกรรม 5 ส. ยังช่วยลดปัญหาของหายและการสิ้นเปลืองทรัพยากรโดยเปล่าประโยชน์ ทั้งยัง เพิ่มพื้นที่การทำงานให้มากขึ้น หลังจากกำจัดสิ่งของไม่จำเป็นออกไปอีกด้วย พนักงานเกิดความสามัคคี หลังช่วยกันทำ Big Cleaning Day
หากถามว่า เราจะเริ่มกิจกรรม 5 ส. ได้ตอนไหน คำตอบ คือ การจัดกิจกรรม Big Cleaning Day นั่นเอง โดยองค์กรส่วนใหญ่มักเริ่มกิจกรรม 5 ส. ด้วยการจัดกิจกรรม Big Cleaning Day ทั้งสิ้น เพราะเป็นการเริ่มต้นทำความสะอาดครั้งใหญ่ที่สุดในรอบปี โดยได้รับความร่วมมือจากทั้งพนักงานทั่วไป แม่บ้าน ไปจนถึงผู้บริหารสูงสุด ซึ่งทุกคนจะลงมาช่วยกันทำความสะอาดที่ทำงานให้น่าอยู่ ด้วยการทำความสะอาดจากจุดที่ไม่ได้ทำทุกวัน ไปจนถึงจุดที่ต้องนั่งทำงานอยู่ตลอดปี
สิ่งที่ได้จากกิจกรรมนี้คือ ไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานระดับไหน มีตำแหน่งอะไรไม่สำคัญ เพราะทุกคนคือครอบครัวเดียวกันแล้วในวันนี้ ร่วมมือร่วมใจทำความสะอาดบ้านหลังที่เรารัก ก่อให้เกิดความสามัคคีในองค์กรเป็นอย่างมาก
ซึ่งบุคลากรกว่า 90% มีสภาพจิตใจที่แจ่มใสและมีขวัญกำลังใจในการทำงานอย่างเบิกบาน เพราะกิจกรรม Big Cleaning Day เป็นผลดีกับทุกฝ่าย ปัจจุบันองค์กรใหญ่จึงมองเห็นความสำคัญของกิจกรรม Big Cleaning Day มากขึ้น
องค์กรของเราน่าอยู่ เพียงรู้จักกิจกรรม 5 ส.
ปัจจุบันยังมีปัญหาอีกมากมายในการจัดกิจกรรม 5 ส. ในองค์กรขึ้น ปัญหาส่วนใหญ่ก็จะเป็นความไม่ใส่ใจของพนักงาน การไม่ตระหนักถึงความสำคัญของกิจกรรม 5 ส. ซึ่งเรื่องแบบนี้เราไม่สามารถโทษใครได้ เพราะต่างคนต่างมีหน้าที่ต้องจัดการ สิ่งที่ทำได้ คือ ช่วยกันรณรงค์ให้คนหันมาสนใจกิจกรรม 5 ส. มากขึ้น
ซึ่งอย่างน้อยผู้ที่ผ่านมาเห็นบทความนี้ คงจะได้เห็นถึงความสำคัญของกิจกรรมนี้ไปบ้างแล้ว จึงอยากขอความร่วมมือทุกคนในการรณรงค์ให้กิจกรรม 5 ส. บูมมากขึ้นในประเทศไทยกันครับ เชื่อว่า องค์กรจะน่าอยู่ขึ้นหลายเท่า เมื่อความสามัคคี แปรเปลี่ยนเป็น “พลัง”