ทรัพยากรทางการบริหารข้อใดสำคัญที่สุด

การบริหารทรัพยากร คือกระบวนการวางแผนการใช้ทรัพยากรและวางแผนการจัดสรรงานให้เป็นไปตามความคาดหมาย โดยมีเป้าหมายให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดเท่าที่เป็นไปได้ ตัวอย่างของทรัพยากรก็คือ พนักงาน อุปกรณ์ หรือสิ่งที่จับต้องไม่ได้ เช่นแบรนด์ของสินค้าหรือบริษัท ซึ่งทรัพยากรอาจเป็นอะไรก็ได้ที่จำเป็นต่อการดำเนินการของบริษัท ส่วนการจัดสรรงาน คือกระบวนการเพื่อมอบหมายงานให้ตรงกับความสามารถของบุคลากรภายในองค์กร เพื่อให้งานลุล่วงได้ภายในระยะเวลาที่กำหนด

แล้วทำไมมันถึงมีความสำคัญ? (Why is it important?)

การบริหารทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นหนึ่งในกิจกรรมที่ช่วยให้โครงการประสบความสำเร็จ การบริหารจัดการทรัพยากรที่ดี จะช่วยให้การทำงานโปร่งใส การประสานงานราบรื่น บุคคลากรที่เกี่ยวข้องจะรู้ถึงขอบเขตงานของแต่ละคน ทำให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมและสามารถจัดการโครงการของตนได้ง่ายขึ้น และยังช่วยในการกำหนดเป้าหมายและวางแผนงานในอนาคตได้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย ซึ่ง monday.com ก็เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยคุณให้วางแผนทรัพยากรได้อย่างง่ายดายยิ่งขึ้น

การวางแผนทรัพยากร (Planning your Resources)

ก่อนอื่น การวางแผนทรัพยากรที่ถูกต้องจะทำให้คุณมองเห็นสิ่งที่จำเป็นในการทำโครงการให้สำเร็จ ซึ่งเราจะดูตัวอย่างการบริหารทรัพยากรด้วย monday.com ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

1. ขั้นตอนแรก – เรียงความสำคัญ (Define priority)

ก้าวแรกของการวางแผนทรัพยากรคือการแจกแจงงานจากตัวโครงการ ซึ่งอาจจะเริ่มตั้งแต่งานที่เล็กที่สุดไปจนถึงงานที่ใหญ่ที่สุดที่จำเป็นจะต้องทำ เมื่อคุณได้บันทึกงานของคุณลงไปแล้ว คุณจึงจะสามารถเรียงลำดับความสำคัญได้ ใน monday.com เรามักจะใช้คอลัมน์สถานะงาน (status column) เพื่อบ่งบอกว่างานใดเร่งด่วนมาก และงานใดด่วนน้อยกว่า

2. ขั้นตอนที่สอง – กำหนดเดดไลน์ (Add due dates)

อีกหนึ่งขั้นตอนที่สำคัญคือการกำหนดเส้นตายของงาน เมื่อใช้ร่วมกับสถานะของความสำคัญ จะทำให้ทีมของคุณบริหารเวลาได้ดียิ่งขึ้น คุณสามารถใช้คอลัมน์วันที่ (date column) เพื่อกำหนดวันส่งงาน ซึ่งคุณสามารถให้ monday.com แจ้งเตือนไปยังทีมเพื่อไม่ให้พลาดเส้นตายของงานได้อีกด้วย

3. ขั้นตอนที่สาม – ประเมินเวลา (Estimate time)

งานบางงานอาจจะต้องใช้เวลามากกว่างานอื่น การประมาณเวลาของแต่ละงานจะช่วยให้คุณสามารถจัดแจงทรัพยากรได้ดีขึ้น ในตัวอย่างนี้เราใช้คอลัมน์จำนวน (Number Column) เพื่อระบุเวลาที่จะใช้ และกำหนดหน่วยในของคอลัมน์เป็นชั่วโมง

การจัดแจงทรัพยากร หรือ การมอบหมายงาน (Allocate your resources)

เมื่อคุณวางแผนเสร็จสิ้น ขั้นตอนต่อมาคือการมอบหมายงาน ที่มักมีคำถามว่าอย่างไรถึงจะกระจายงานได้อย่างเหมาะสม ซึ่ง monday.com ก็สามารถตอบโจทย์นี้ได้ โดยใช้ฟีเจอร์ Workload View เพื่อสรุปและแสดงปริมาณงานที่แต่ละคนในทีมต้องรับผิดชอบ ทำให้คุณรู้ทันทีว่าใครในทีมที่กำลังทำงานมากเกินรับไหว และควรกระจายงานให้เหมาะสมอย่างไร

• การกำหนดเจ้าของงาน (Assign ownership)

monday.com มีคอลัมน์บุคคล (people column) เพื่อระบุผู้รับผิดชอบงานและมอบหมายงานนั้นๆ ให้กับสมาชิกในทีม ซึ่งการทำเช่นนี้ช่วยเพิ่มความโปร่งใสในการทำงานอีกด้วย

• เพิ่มหน้าการแสดงผลปริมาณงาน (Add the view)

เมื่อคุณได้มอบหมายงานทุกงานแล้ว คุณก็สามารถที่จะเปิดหน้าการแสดงผลปริมาณงาน (Workload View) โดยคลิกที่ลูกศรข้างๆปุ่ม “main table” ด้านซ้ายบนของบอร์ดของคุณ คลิก more Views และเลือก “Workload” ดังรูปด้านล่าง

• การปรับแต่ง (Customize)

คุณจะพบกับตัวเลือกต่างๆ สำหรับปรับแต่งแผนภาพการแสดงผลปริมาณงาน ในตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นการวัดจำนวนงานที่แต่ละคนรับผิดชอบ โดยกำหนดให้งานที่รับได้ของแต่ละคนอยู่ที่ 5 งานต่อสัปดาห์ ก็สามารถให้ monday.com แสดงแผนภาพ Workload ของงานที่แต่ละคนในทีมรับผิดชอบแต่ละสัปดาห์ได้ดังนี้

วงกลมสีฟ้าที่ซ้อนอยู่บนกลมสีน้ำเงินเข้มแสดงถึงงานที่ต้องรับผิดชอบเทียบกับความสามารถในการรับงานของแต่ละคนแยกตามสัปดาห์ มุมมอง Workload นี้ช่วยให้คุณทราบว่าใครในทีมที่รับงานเกินกำลัง หรือใครยังรับงานเพิ่มได้ โดยคุณสามารถคลิกบนวงกลมเพื่อแสดงรายละเอียดของงานที่สมาชิกคนนั้นได้รับมอบหมายได้ด้วย

ในตัวอย่าง เราจะสามารถเห็นได้ว่าในสัปดาห์นี้ Shelly ได้รับปริมาณงานเกินกำลัง ซึ่งแสดงด้วยวงกลมสีแดง ในขณะที่ Lea ยังสามารถรับงานเพิ่มได้ ดังนั้นเราสามารถมอบหมายงานใหม่โดยการแบ่งงานจาก Shelly ไปให้ Lea ดังคลิปภาพด้านล่าง

นอกจากการสรุป Workload ตามจำนวนงานแล้ว คุณยังสามารถให้ monday.com สรุปจากปริมาณงานเป็นรายชั่วโมง หรือตาม manday ได้อีกด้วย และถ้าทีมของคุณมีหลายโครงงานที่รับผิดชอบซึ่งสั่งงานผ่านหลายๆ บอร์ด ก็สามารถใช้ Workload Widget ในส่วนของ Dashboard เพื่อรวมข้อมูลของหลายๆ บอร์ดมาสรุปเป็นรายงานในหน้าเดียวได้ทันที

ติดตามความคืบหน้า ( Track Progress )

• เพิ่มคอลัมน์สถานะงาน ( Add a status column )

เมื่อขั้นตอนของการจัดแจงงานสมบูรณ์แบบแล้ว คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์สถานะงานเพื่อที่จะติดตามความคืบหน้าของงานได้ ซึ่งในคอลัมน์นี้จะแสดงให้เห็นว่างานๆ นั้นทำเสร็จแล้ว กำลังทำอยู่ หรือ สถานะใดๆ ที่คุณและทีมใช้และเข้าใจความหมายร่วมกัน

• เมื่อสถานะงานถูกเปลี่ยนจะได้รับการแจ้งเตือน (Receive notifications when the status changes )

เพิ่มศักยภาพให้แก่บอร์ดของคุณโดยการใช้ระบบออโตเมชั่น ยกตัวอย่างเช่น คุณต้องการให้มีการแจ้งเตือนเมื่อสถานะงานถูกเปลี่ยนเป็น "งานมีปัญหา"

และเรายังสามารถตั้งระบบออโตเมชั่นให้มีการแจ้งเตือน 1 วันก่อนถึงวันกำหนดส่งงาน หากสถานะงานยังไม่ถูกเปลี่ยนเป็น "ทำเสร็จแล้ว"

ซึ่งระบบออโตเมชั่นเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมที่จะมาช่วยลดงานที่ต้องทำซ้ำๆ บน monday.com เช่นการแจ้งเตือนกำหนดการต่างๆ ตามตัวอย่างข้างต้น

• เข้าถึงข้อมูลเชิงลึกด้วยการแสดงผลในรูปแบบกราฟ (Get more insights with the chart view)

การแสดงผลในรูปแบบกราฟจะให้รายละเอียด รวมถึงการวิเคราห์ที่ช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด ยกตัวอย่างเช่น หากต้องการหาคำตอบว่างานใด หรืองานประเภทใด ที่ต้องใช้เวลามากกว่างานอื่นๆในโครงการนี้ก็สามารถกระทำได้ด้วยฟีเจอร์ Chart View

เมื่อแสดงผลด้วย Chart ทำให้เห็นว่าควรที่จะแจกแจงทรัพยากรในแต่ละโครงการอย่างไร ในกรณีตัวอย่างของเรา เราอาจจะต้องให้ความสำคัญกับงานในกลุ่มดีไซน์เป็นพิเศษ เนื่องจากเป็นงานประเภทที่ต้องใช้เวลามากอื่นๆ

การติดตามเวลาที่ใช้ในการทำงาน ( Keep Track of the Time Spent )

คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการเก็บข้อมูลเชิงลึกได้โดยการติดตามเวลาของทีมที่ใช้จริงในการทำงาน นอกเหนือจากการประเมินเวลาของงานนั้นๆ โดยการเลือกคอลัมน์ที่ชื่อว่า Time Tracking ในการเก็บข้อมูล

คอลัมน์การติดตามเวลา (Time Tracking Column) จะทำให้ทีมของคุณสามารถเริ่มจับเวลาและบันทึกเวลาในขณะที่กำลังทำงานอยู่ หรือจะตั้งระบบออโตเมชั่นเพื่อจับเวลาก็สามารถทำได้เช่นกัน ตามชุดคำสั่งด้านล่าง จะทำให้การจับเวลาทั้งตอนเริ่มและการหยุดจับเวลาเมื่อจบงานจะเป็นไปอย่างอัตโนมัติ

หรือถ้าคุณอยากที่จะเข้าใจภาพของกรอบเวลาที่ประเมินกับเวลาที่ใช้จริงในการทำงาน คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์สูตร (Formula Column) เพื่อที่คุณจะสามารถประเมินกรอบเวลาที่ตรงกับความเป็นจริงในงานที่เหมือนกันในภายภาคหน้าได้

สูตรที่ใช้ในการคำนวนครั้งนี้คือ :

เข้าถึงข้อมูลเชิงลึกได้ในหน้าเดียว (Get all insights in one place)

เพื่อให้เห็นภาพรวมว่าเกิดอะไรขึ้นบ้างตลอดทั้งโครงการหรือตลอดทั้งบัญชีการใช้งาน คุณสามารถดูภาพรวมทั้งหมดได้จากฟีเจอร์แดชบอร์ด (dashboards) โดยแดชบอร์ดสามารถรวมข้อมูลจากบอร์ดต่างๆ ในไซต์ของคุณมาแสดงผลรวมกันในหน้าเดียว ซึ่งจะช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมขององค์กร ประสิทธิภาพของทีมและเป็นข้อมูลให้คุณบริหารจัดการทรัพยากรได้ดียิ่งขึ้น

แดชบอร์ดใช้แสดงผลแผนภาพที่หลากหลายได้พร้อมกัน ในตัวอย่างนี้ เราใช้วิทเจท (Widget) ประเภท Workload, Chart, Battery และ Time tracking เพื่อดูภาพรวมของทีม

หากมีข้อสงสัย หรือต้องการสอบถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับ monday.com คุณสามารถติดต่อเข้ามาได้ที่ ทีมงานเรายินดีให้ความช่วยเหลือค่ะ :)