ข้อใด กล่าว ไม่ ถูก ต้อง เกี่ยวกับการ ตั้ง ชื่อแฟ้มข้อมูล เอกสารเว็บ

หลายๆ ท่านยังตั้งชื่อโฟลเดอร์/ชื่อแฟ้มเอกสารเป็นภาษาไทย เหตุผลหนึ่งก็คือ ยังไม่ทราบว่า “ปัญหาคืออะไร” จริงๆ แล้วปัญหาจากการใช้ภาษาไทยกับชื่อโฟลเดอร์ ชื่อแฟ้มเอกสารมีหลายอย่าง ปัญหาหนึ่งที่อาจจะต้องใช้เวลาจึงจะพบว่า “เป็นปัญหา” คือ การสำเนาข้อมูล (Data Backup) ไม่ว่าจะเป็นการสำเนาด้วยการเขียนในแผ่น CD/DVD หรืออุปกรณ์จัดเก็บใดๆ รวมทั้งการกู้คืน (Recovery)

ดังภาพจะเป็นตัวอย่างการแจ้งปัญหาจากการสำเนาด้วยการเขียนในแผ่น CD/DVD จะพบว่า “โปรแกรมฟ้องว่าชื่อโฟลเดอร์ชื่อแฟ้มเอกสารยาวกว่าที่ระบบรองรับ” เพราะโปรแกรมจะแปลง “อักขระภาษาไทย” เป็นสายอักขระที่ผ่านการเข้ารหัส นั่นเอง

ดังนั้น ควรปรับเปลี่ยน “แนวปฏิบัติการตั้งชื่อโฟลเดอร์ ชื่อแฟ้มเอกสาร” ดีกว่านะครับ ดังรายละเอียดการบริหารจัดการแฟ้มเอกสารดิจิทัล

แหล่งข้อมูลน่าศึกษา

• //www.motive.co.nz/guides/design/naming-folders-and-files.php

Number of View :1483

จากบทความ การเตรียมไฟล์ PDF ที่เป็นมิตรกับ Search Engine ขอส่งต่อมายังการเตรียมไฟล์ PDF ที่เป็นมิตรกับ Google Scholar บ้างนะครับ โดยเฉพาะเอกสาร PDF ที่เป็นบทความวิจัย บทความวิชาการ อันจะมีผลต่อค่า Webometric ของสถาบันการศึกษาหลายสถาบันด้วยครับ

ประเด็นปัญหาที่พบเกี่ยวกับเอกสาร PDF ก็คือ การนำเอกสาร PDF ใส่ในเครื่องแม่ข่ายเว็บแล้วทำลิงก์มายังเอกสาร PDF ตรง ซึ่งจะมีผลให้ Google Scholar ไม่สามารถประเมินมูลค่าของเอกสาร PDF ดังกล่าวได้เต็มประสิทธิภาพ วิธีการที่ควรทำคือ ควรสร้างหน้าเอกสารเว็บ (HTML) คู่กับไฟล์ PDF ทุกครั้ง โดย 1 ไฟล์ PDF ต่อ 1 ไฟล์เอกสารเว็บ ดังตัวอย่างของเว็บ eLibrary ธนาคารโลก

//elibrary.worldbank.org/

เมื่อคลิกหน้าปกหนังสือแต่ละเล่ม จะเปิดหน้าเอกสารเว็บแสดงรายละเอียดของหนังสือ ก่อนคลิกไปอ่านเอกสารฟอร์แมต PDF

การนำข้อมูลเกี่ยวกับหนังสือ บทความวิชาการ มาแสดงในรูปแบบเอกสารเว็บ จะเป็นส่วนสำคัญที่ Search Engine และ Scholar นำข้อมูลดังกล่าวไปประมวลผลได้เร็วขึ้น

นอกจากนี้การกำหนดชื่อแฟ้มเอกสารให้สื่อความหมาย สั้น กระชับ สำคัญที่สุดคือส่วนขยายของไฟล์ควรเป็น .pdf (ตัวพิมพ์เล็ก) ก็เป็นอีก 1 กลไกที่ควรดำเนินการ

การจัดเนื้อหาในเอกสาร PDF ก็ควรจัดให้อยู่ในฟอร์แมตที่ระบบสามารถประมวลผลได้ โดยเอกสารควรเกิดจากกระบวนการส่งออก (Export) หลีกเลี่ยงเอกสารสแกน

ชื่อเรื่องของเนื้อหา ให้ระบุให้ชัดเจนไว้หน้าแรก บรรทัดแรก โดยมีขนาดใหญ่กว่าเนื้อหาปกติ แนะนำที่ขนาดไม่น้อยกว่า 24 pt หรือใช้ Heading 1, Heading 2 Style ในการพิมพ์ชื่อเรื่องของเอกสาร (กรณีที่จัดทำเอกสารในรูปแบบ HTML ให้ใช้ <h2> หรือ <h2> tag หรือกำหนด CSS class ด้วยชื่อ citation_title)

บรรทัดถัดลงมาให้พิมพ์ชื่อผู้แต่ง ผู้สร้างสรรค์ โดยจัดชิดขวา แนะนำให้กำหนดขนาดตัวอักษรไว้ที่ 16-23 pt หรือใช้ Heading 3 Style ในการพิมพ์ (กรณีจัดทำเอกสารในรูปแบบ HTML ให้ใช้ <h3> tag หรือกำหนด CSS class ชื่อ citation_author) กรณีมีผู้แต่งหลายท่านให้คั่นด้วยเครื่องหมาย comma หรือ semi-colon และเพิ่มความชัดเจนโดยระบุคำว่า by หรือ Author: นำชื่อผู้แต่ง

เนื้อหาส่วนสุดท้ายเป็นส่วนเอกสารอ้างอิง ที่มีการระบุหัวเรื่องด้วยคำว่า “บรรณานุกรม, เอกสารอ้างอิง, References หรือ Bibliography” ที่ชัดเจน

Continue reading →

Number of View :5042

เอกสาร PDF เป็นเอกสารอีกฟอร์แมตที่ถูกใช้เพื่อเผยแพร่ผลงานผ่านอินเทอร์เน็ต และคาดหวังว่าจะถูกค้นด้วย Google หรือ Search Engine ได้ง่าย โดยการเตรียมแฟ้มเอกสาร PDF ให้สะดวกกับการเข้าถึงของ Search Engine จำเป็นต้องมีแนวปฏิบัติที่เหมาะสม ดังนี้

ชื่อแฟ้มเอกสาร PDF

ควรเป็นคำภาษาอังกฤษที่สั้น กระชับ ประกอบด้วยคำที่ผู้ใช้รู้จักและใช้สืบค้นได้ง่าย นอกจากนี้ชื่อแฟ้มเอกสารยังถูกใช้เป็น Title แสดงบนหน้าผลลัพธ์ของการสืบค้น หากเอกสาร PDF ไม่ได้ระบุ Title เอาไว้

• ไม่ควรใช้คำภาษาไทย
• ห้ามใช้อักขระพิเศษ และช่องว่าง ยกเว้นเครื่องหมาย _ หรือ –

ชื่อเรื่องเอกสาร – Title

 เอกสาร PDF ควรระบุ Metadata กำกับทุกครั้ง โดยเฉพาะส่วนชื่อเรื่องเอกสาร หรือ Title โดยกำหนดไว้ไม่เกิน 70 อักขระ ทั้งนี้ Search Engine จะแสดงชื่อเอกสารในบรรแรกของหน้าผลลัพธ์การสืบค้น และหากเอกสารใดไม่ระบุชื่อเอกสาร หรือ Title ก็จะแสดงด้วยชื่อแฟ้มเอกสารแทน

ดังภาพข้างต้น จะพบว่าเป็นเอกสาร PDF ที่มีชื่อแฟ้มเอกสาร คือ 20110410-digital-media-stnd.pdf แต่หน้าผลลัพธ์จะแสดงชื่อเอกสารด้วยคำว่า “คู่มือมาตรฐานสื่อดิจิทัล” ซึ่งเป็นข้อความจาก Metadata ส่วน Title นั่นเอง

การกำหนดชื่อเรื่องเอกสาร หรือ Title ทำได้หลายวิธี เช่น ระบุในเอกสารต้นฉบับ Word เมื่อแปลงเป็น PDF ชื่อเรื่องจะถูกส่งไปอัตโนมัติ หรือระบุผ่านโปรแกรม Acrobat Professional หรือโปรแกรมอื่นๆ ที่รองรับการทำงานกับ PDF Metadata

Continue reading →

Number of View :4244

การพัฒนาเว็บไซต์โดยเฉพาะเมื่อต้องใช้ CMS อย่าง Joomla, Drupal หรือ WordPress.org มักจะมีปัญหาเกี่ยวกับการบริหารจัดการเอกสารที่จำเป็นต้องใช้ต่อเนื่อง เช่น แฟ้มภาพประกอบการพัฒนาเว็บ แฟ้มเอกสาร PDF เพราะแฟ้มเอกสารดังกล่าวจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่ CMS สร้างขึ้นมา

ดังนั้นเมื่อมีการปรับเปลี่ยนรุ่น (Version) ของ CMS เพื่อพัฒนาเว็บใหม่หรือเปลี่ยนเครื่องมือพัฒนาเว็บ ส่งผลให้เอกสารในโฟลเดอร์ที่สร้างด้วย CMS ไม่สามารถเข้าไปใช้งานได้ หรือใช้งานไม่สะดวก

การสร้างโฟลเดอร์เฉพาะแบบตายตัวเพื่อให้ CMS ทุกตัวสามารถใช้งานได้ร่วมกัน จึงเป็นทางออกและแนวปฏิบัติที่เหมาะสม เช่น

• การสร้างโฟลเดอร์ชื่อ images สำหรับเก็บแฟ้มภาพดิจิทัลทุกภาพที่จำเป็นต่อการพัฒนาเว็บ
• การสร้างโฟลเดอร์ชื่อ pub สำหรับเก็บแฟ้มเอกสารดิจิทัลทุกฟอร์แมต

ทั้งนี้การนำเข้าแฟ้มไปยังโฟลเดอร์อาจจะต้องใช้วิธี FTP และระบุ URL แบบตรง แทนการใช้ความสามารถจัดการบริหารสื่อของ CMS แต่ก็ถือว่าเป็นแนวปฏิบัติที่สะดวกและยั่งยืนในอนาคต

นอกจากนี้การกำหนดชื่อโฟลเดอร์และชื่อแฟ้มเอกสาร ควรกำหนดแนวปฏิบัติร่วมกันดังรายละเอียด

Continue reading →

Number of View :1781

เอกสารงานพิมพ์ที่สร้างด้วยซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ เช่น Microsoft Word, OpenOffice.org Writer รวมถึงซอฟต์แวร์จัดการงานพิมพ์ (DTP: Desktop Publishing) นับเป็นสื่อดิจิทัลแต่กำเนิด (Born Digital Media) ซึ่งมีคุณภาพในตัวสูงมาก หากมีการสร้าง จัดเก็บ บริหารจัดการที่มีคุณภาพตั้งแต่ขั้นตอนแรก ย่อมทำให้การแลกเปลี่ยนข้อมูล การเชื่อมโยงข้อมูล และการใช้งานต่อในรูปแบบต่างๆ เช่น การแปลงเป็นเอกสาร PDF การนำเข้าระบบห้องสมุดดิจิทัลย่อมทำให้ลดขั้นตอนต่างๆ ได้ ในการสร้างเอกสารงานพิมพ์ให้มีคุณภาพควรพิจารณาข้อกำหนดการสร้างเอกสารงานพิมพ์ที่มีคุณภาพ ดังนี้

Continue reading →

Number of View :5265

ท่านที่มีภาพถ่ายจำนวนมาก คงประสบปัญหาการเปลี่ยนชื่อแฟ้มภาพกันมาบ้างแล้ว ลองมาใช้ XnView ดูสิครับ แล้วจะพบว่าการเปลี่ยนชื่อแฟ้มภาพพร้อมๆ กันหลายๆ ภาพ เป็นอะไรที่ง่ายและสะดวกมาก

ก่อนนำภาพไปใช้ควรเปลี่ยนชื่อภาพให้เหมาะสมและป้องกันปัญหาชื่อไฟล์ซ้ำซ้อน โดยคัดลอกภาพทั้งหมดไปไว้ในโฟลเดอร์เฉพาะ จากนั้นเลือกภาพที่ต้องการ เลือกคำสั่ง Tools, Batch Rename…

จะปรากฏจอภาพการเปลี่ยนชื่อแฟ้มภาพ ดังนี้

กำหนดแม่แบบสำหรับชื่อแฟ้มเอกสาร จากรายการ Name template เช่น หากต้องการชื่อที่เป็นตัวเลขกี่หลักก็ให้ระบุเป็น # ตามจำนวนที่ต้องการ หรือหากต้องการมีข้อความใดๆ ผสมก็พิมพ์ร่วมกับเครื่องหมาย # ได้เช่น Myanmar-### เป็นต้น

นอกจากนี้ยังสามารถคลิกปุ่ม Insert แล้วเลือกรายการ EXIF เพื่อเลือกค่าจาก EXIF Metadata ของภาพถ่ายมาใช้ประกอบการกำหนดเป็นชื่อแฟ้มภาพก็ได้

เมื่อระบุรูปแบบการตั้งชื่อแฟ้มภาพแล้ว คลิกปุ่ม Rename โปรแกรมจะเปลี่ยนชื่อแฟ้มภาพที่เลือกให้อัตโนมัติ

Continue reading →

Number of View :2877

มักจะมีคำถามเสมอว่าทำไม STKS แนะนำให้ใช้ yyyymmdd นำหน้าชื่อไฟล์

วารสาร Focus ประจำเดือนมีนาคม 2510 คอลัมน์ Mindgames ได้มีคำถามเกี่ยวกับระบบวันที่ที่เกี่ยวข้องกับชื่อแฟ้มเอกสาร ดังนี้

… Question 5 ..

Although the date format DDMMYY is used in Britain and MMDDYY is popular in the US, computer systems often use the format YYMMDD. Why ?

Answer:

Computer order files numerically by considering them as a word in a ‘dictionary’, so the YYMMDD format keeps them in chronological order, DDMMYY would keep files created on the 1st, 2nd, 3rd, etc of different months together – much less useful.

Number of View :2039