Google Sheets เป็นอีกหนึ่ง โปรแกรมสเปรดชีต (Speadsheet Software) ที่ยอดนิยมใช้ในการทำงานแบบออนไลน์ (ประมวลผลบนระบบคลาวด์) ด้วยตารางแบบ Spreadsheet ที่สามารถบันทึกข้อมูลต่าง ๆ หรือใช้งานได้อย่างหลากหลาย และที่สำคัญ สามารถแชร์ข้อมูลเพื่อให้เข้าถึงและร่วมกันแก้ไขกับเพื่อนร่วมงาน, ทีม, หรือผู้เกี่ยวข้องต่าง ๆ ได้ง่าย
บทความเกี่ยวกับ google อื่นๆ
โดยการแชร์ไฟล์ที่นิยมใช้กันโดยทั่วไป จะนิยมแชร์กันทั้งไฟล์ Google Sheets เลย และตั้งค่าเอาว่า ใคร หรือกลุ่มไหน สามารถแก้ไขไฟล์ได้ คอมเมนต์ได้ หรือดูได้เพียงอย่างเดียว แต่ในบางกรณี หากเราอยากจะให้คนอื่นสามารถเข้าถึงได้เฉพาะบาง Sheet มองเห็น หรือแก้ไขได้เฉพาะบางส่วนเท่านั้น ต้องทำอย่างไรบ้าง ลองมาดูกัน
ทีนี้ก่อนไปดูวิธีการแชร์เฉพาะ Sheet ลองมาดูการแชร์ทั้งไฟล์โดยทั่ว ๆ ไปก่อน ว่าทำอย่างไร แล้วมีตัวเลือกอะไรบ้าง ?
- เริ่มด้วยการเข้า "เมนู Share" ก่อน
- ในหน้า Sheet เอกสาร กด "ปุ่ม Share" ด้านขวาบน
- ในหน้ารายการไฟล์ต่าง ๆ บน Google Drive ให้ "คลิกขวา" ที่ไฟล์ แล้วเลือก "ตัวเลือก Share" หรือ "ตัวเลือก Get Link" ก็ได้
ปุ่ม Share ในหน้า Google Sheets
ปุ่ม Share ในหน้า Google Drive
- ทีนี้ จะเข้ามาใน เมนูแชร์ไฟล์ ที่แยกออกเป็น 2 หน้าต่าง
- Share with People and Groups (หน้าต่างบน) : เราสามารถใส่ อีเมล ของผู้ที่เราต้องการให้สิทธิได้โดยตรง โดยสามารถเลือกได้ 3 แบบดังนี้
- Viewer : สามารถดูข้อมูลในเอกสารได้อย่างเดียว
- Commenter : สามารถดูและแสดงความคิดเห็นไว้ในเอกสารได้
- Editor : สามารถแก้ไขข้อมูลในเอกสารได้
- Get Link (หน้าต่างล่าง) : เราสามารถนำลิงก์ไปแชร์ให้ผู้อื่นได้ โดยสามารถจำกัดการเข้าถึงด้วยตัวเลือกได้ดังนี้
- Restricted : จำกัดเฉพาะอีเมลที่เราอนุมัติในข้างต้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลผ่านลิงก์ได้
- Anyone with the link : ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลผ่านลิงก์ได้ทั้งหมด
- (สำหรับธุรกิจ) : เป็นตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับองค์กรที่ใช้บัญชี Google จะสามารถเลือกเฉพาะกลุ่มอีเมลขององค์กรได้
- Share with People and Groups (หน้าต่างบน) : เราสามารถใส่ อีเมล ของผู้ที่เราต้องการให้สิทธิได้โดยตรง โดยสามารถเลือกได้ 3 แบบดังนี้
Add อีเมล เพื่อ Share ไฟล์กับผู้ใช้อื่น
Add อีเมล เพื่อ Share ไฟล์กับผู้ใช้อื่น
ตั้งเงื่อนไขการแชร์ลิงก์
โดยวิธีการนี้เป็นการแชร์ไฟล์ทั่ว ๆ ไป ที่นอกจาก Google Sheet แล้ว ยังสามารถใช้ได้ทั้ง Google Docs และ Google Slides อีกด้วย
วิธีการตั้งค่า Sheet จำกัดสิทธิในการแก้ไขได้เฉพาะผู้ใช้
มาถึงหัวข้อหลักของบทความนี้กันบ้าง ในกรณีที่เราอยากแชร์ทั้งไฟล์ แต่อยากให้ผู้ใช้อื่น ๆ สามารถแก้ไข Sheet ได้แค่บางตัวเท่านั้น จะทำยังไงล่ะ ? หลัก ๆ ของวิธีการนี้ ก็คือการใช้ "ฟังก์ชัน Protect sheet" ในการล็อก Sheet ที่ต้องการ จากนั้นก็กำหนด (Assign) สิทธิด้วยการเพิ่มอีเมลผู้ใช้อื่นเข้าไปนั่นเอง โดยขั้นตอนการทำมีดังนี้
- คลิกขวาที่ "แท็บ Sheet" ด้านใต้เอกสาร หรือ กด "ปุ่มลูกศรลง" ด้านขวาของชื่อ Sheet ก็ได้ → เลือก "ตัวเลือก Protect Sheet"
- ด้านขวาจะมี "หน้าต่าง Protected Sheets & Ranges" ขึ้นมา
- ใต้ "แท็บ Sheet" ตรวจสอบใน "เมนู Dropdown" ว่าชื่อ Sheet ตรงกับที่เราเลือก
- จากนั้นกด "ปุ่ม Set Permissions" เพื่อทำการตั้งค่าสิทธิการเข้าถึง
- จะมี "หน้าต่าง Range Editing Permissions" โผล่ขึ้นมา
- เลือก "ตัวเลือก Restrict who can edit this range"
- ใน "เมนู Dropdown" เลือก "ตัวเลือก Custom"
- สามารถเลือกรายชื่อด้านล่าง ว่าจะอนุญาตใครให้สามารถแก้ไขเอกสารนี้ได้บ้าง หรือจะเพิ่มอีเมลใหม่เข้าไปก็ได้
- กด "ปุ่ม Done"
- จะมี "หน้าต่าง Some people need access to the file" โผล่ขึ้นมา
- เลือก "ตัวเลือก Share with x people"
- กด "ปุ่ม Share"
เมื่อทำตามขั้นตอนนี้เรียบร้อยแล้ว "แท็บ Sheet" ที่เราตั้งค่าไว้ จะมี "สัญลักษณ์แม่กุญแจ" และสามารถถูกแก้ไขได้เฉพาะอีเมลที่เราเลือก Assign ให้เท่านั้น คนที่ไม่อยู่ในรายชื่อ ก็จะไม่สามารถแก้ไขอะไรใด ๆ ใน Sheet นั้น ๆ ได้ ส่วน Sheet อื่น ๆ ที่ไม่ได้ตั้ง Protect ไว้ ก็จะสามารถแก้ไขได้ตามเงื่อนไขหลักที่เราตั้งไว้กับไฟล์นั้น ๆ
วิธีซ่อน Sheet ไม่ให้ผู้อื่นเห็นและแก้ไขได้
แต่เดิม "คำสั่ง Hide Sheet" เพียงอย่างเดียว จะเป็นการซ่อน Sheet นั้น จากแท็บหลักเฉย ๆ ซึ่งคนอื่นยังสามารถเข้าถึง หรือดึงกลับมาได้อยู่ ทีนี้เราจะทำการซ่อน Sheet โดยใช้ "ตัวเลือก Protect Sheet" มาร่วมด้วย เพื่อให้คนอื่นไม่สามารถเข้าถึง Sheet ที่เราซ่อนได้ วิธีการมีดังนี้
- คลิกขวาที่ "แท็บ Sheet" ด้านใต้เอกสาร หรือ กด "ปุ่มลูกศรลง" ด้านขวาของชื่อ Sheet จากนั้นเลือก "ตัวเลือก Protect Sheet"
- ด้านขวาจะมี "หน้าต่าง Protected Sheets & Ranges" ขึ้นมา
- ใต้ "แท็บ Sheet" ตรวจสอบใน "เมนู Dropdown" ว่าชื่อ Sheet ตรงกับที่เราเลือก
- จากนั้นกด "ปุ่ม Set Permissions"
- จะมี "หน้าต่าง Range Editing Permissions" โผล่ขึ้นมา
- เลือก "ตัวเลือก Restrict who can edit this range"
- ใน "เมนู Dropdown" กรณีนี้เลือก "ตัวเลือก Only you"
- กด "ปุ่ม Done"
- จากนั้นกลับมา "คลิกขวา" หรือ กด "ปุ่มลูกศรลง" ที่ "แท็บ Sheet" → เลือก "ตัวเลือก Hide Sheet"
ทีนี้ "แท็บ Sheet" ดังกล่าวจะหายไปจากแท็บหลัก และถูกเก็บไว้ใน "เมนูสามขีด" ด้านซ้ายล่างสุดของหน้าต่าง และแสดงผลเป็นตัวหนังสือสีเทา ถ้าต้องการนำกลับมาเพียงคลิก Sheet จากรายชื่อ ก็จะกลับมาแสดงผลเช่นเดิมแล้ว
วิธีแก้ไข Sheet ให้กลับมาเหมือนเดิม
สำหรับวิธีการยกเลิกการ "Protect Sheet" เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึง Sheet นั้น ๆ ได้เหมือนเดิม สามารถทำได้ดังนี้