การพัฒนาแผนการสื่อสารจะช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปยังคำพูด หรือเนื้อหาที่ต้องการสื่อสารกับกลุ่มผู้ฟังเป้าหมาย โดยการมีวิธีและแผนการสื่อสารที่ถูกต้องจะทำให้การสื่อสารของคุณมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เรามาดูกันครับว่าการวางแผนการสื่อสารนั้นมีขั้นตอนอย่างไร เพื่อประโยชน์ในการสร้างการรับรู้ให้กับแบรนด์และแคมเปญต่างๆ โดยเริ่มจากความหมายของแผนการสื่อสารกันก่อนว่ามันคืออะไร
แผนการสื่อสารคืออะไร
“แผนสำหรับถ่ายทอด สื่อสาร หรือส่งต่อ เนื้อหา ข้อมูล ข้อความ ในเชิงกลยุทธ์ ไปยังกลุ่มเป้าหมายหลักในการรับสาร เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีในการทำธุรกิจ”
“ใครคือกลุ่มเป้าหมายที่คุณต้องการสื่อสารด้วย”
“คุณต้องการให้กลุ่มเป้าหมายรับรู้ข้อมูลหรือข้อความอะไร”
“และคุณจะเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายเหล่านั้นอย่างไร”
ขั้นตอนการวางแผนการสื่อสาร
1. กำหนดวัตถุประสงค์ของการสื่อสาร
ความสำคัญของการสื่อสาร คือ ปลายทางของการสื่อสารนั้นคืออะไร ต้องการจะให้ผลลัพธ์ออกมาเป็นอย่างไรเพื่อนำไปใช้ในการวางกลยุทธ์ด้านการสื่อสาร ตัวอย่างเช่น
- สร้างให้แบรนด์เป็นที่รู้จัก
- ให้ความรู้ในเรื่องต่างๆกับชุมชน
- ค้นหาอาสาสมัครมาร่วมกิจกรรมกับบริษัท
- ประชาสัมพันธ์โครงการหรืออีเว้นท์ต่างๆ
- เฉลิมฉลองความสำเร็จของธุรกิจ
- ระดมทุนเพื่อช่วยเหลือปัญหาสังคม
- แก้ไขข้อผิดพลาดในกรณีต่างๆ
- การเผชิญหน้ากับสถานการณ์วิกฤตต่างๆ
2. กำหนดกลุ่มเป้าหมายในการสื่อสาร
ใครกันคือกลุ่มเป้าหมายที่คุณต้องการจะส่งสาร การรู้จักว่าใครคือกลุ่มเป้าหมายจะช่วยให้คุณวางแผนการสื่อสารได้อย่างสมเหตุสมผล โดยกลุ่มเป้าหมายแต่ละกลุ่มก็จำเป็นต้องเลือกข้อมูล เนื้อหา ข้อความ ช่องทางการสื่อสาร และวิธีการสื่อสารที่แตกต่างกันออกไป
การกำหนดกลุ่มเป้าหมายก็มีหลายวิธีด้วยกัน ซึ่งโดยส่วนใหญ่ก็จะเลือกตามกลุ่มลักษณะต่างๆเพื่อสื่อสารแคมเปญต่างๆ ตัวอย่างเช่น
- การกำหนดตามประชากรศาสตร์ ที่นับว่าง่ายที่สุดในการระบุกลุ่มเป้าหมาย เช่น เพศ อายุ เชื้อชาติ รายได้ การศึกษา อาชีพ
- การกำหนดตามถิ่นกำเนิด เช่น ประเทศ ภูมิภาคต่างๆ
- การกำหนดตากลุ่มการจ้างงาน เช่น พนักงานประจำ พนักงานชั่วคราว หรือกลุ่มคนที่ยังไม่มีงานทำ
- กลุ่มด้านสุขภาพ เช่น กลุ่มคนที่มีปัญหาเกี่ยวกับหัวใจ กลุ่มคนที่กินอาหารเพื่อสุขภาพ
- กำหนดกลุ่มตามพฤติกรรม เช่น กลุ่มที่ชอบสูบบุหรี่ กลุ่มที่ชอบออกกำลังกาย
- กำหนดกลุ่มตามทัศนคติและความเชื่อ เพื่อเปลี่ยนแปลงทัศนคติเดิมๆที่มีไปสู่ความคิดใหม่ๆ
การที่คุณจะสามารถระบุกลุ่มเป้าหมายได้ตรงตามวัตถุประสงค์ของการสื่อสาร คุณจำเป็นต้องเข้าใจในบริบทต่างๆของกลุ่มเป้าหมายเหล่านั้น ทั้งลักษณะนิสัย พฤติกรรม ความรู้ และข้อมูลอื่นๆที่ส่งผลกระทบด้านต่างๆอย่างลึกซึ้ง ที่เราเรียกกันว่า Persona เพื่อวางแผนการสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. การเลือกเนื้อหาที่ต้องการจะสื่อ
เมื่อคุณกำหนดวัตถุประสงค์และกลุ่มเป้าหมายได้อย่างชัดเจนแล้ว ขั้นต่อไปก็เป็นการสร้างสรรค์ข้อความ คำพูด หรือเนื้อหาที่จะสื่อสารกับกลุ่มเป้าหมาย โดยมุ่งไปที่ความสำคัญไปที่เนื้อหาหรือคอนเท้นต์ อารมณ์ในการสื่อสาร และการใช้ภาษา
การเลือกเนื้อหาหรือคอนเท้นต์ที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายในการสื่อสาร จะดึงดูดความสนใจให้คนมาสนใจในสิ่งที่คุณกำลังนำเสนอ ไม่ว่าจะเป็นคอนเท้นต์ที่สร้างความสนุกสนาน ส่งเสริมความภาคภูมิใจ หรือผลักดันให้ประสบความสำเร็จด้านต่างๆ ดังนั้นคุณควรให้ความสำคัญกับการสกรีนเนื้อหาให้สามารถเข้าไปถึงจิดใจของกลุ่มเป้าหมายให้ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นเรื่องของการเชื่อมโยงทางอารมณ์ ก็จำเป็นต้องไม่ทำให้เกิดความรู้สึกแย่หรือรู้สึกต่อต้านในสิ่งที่คุณพยายามเปลี่ยนแปลงให้ดีขึ้น
ข้อควรระวังคือเรื่องของการใช้ภาษาที่ต้องการจะสื่อกับกลุ่มเป้าหมาย ไม่ว่าจะเป็นภาษาแบบทางการหรือกึ่งทางการ ภาษาที่เข้าใจง่ายหรือซับซ้อน ก็ต้องขึ้นอยู่กับความสามารถในการตีความของกลุ่มเป้าหมาย และเรื่องที่คุณจะสื่อ รวมถึงการแปลภาษาให้เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายและสื่อประเภทต่างๆ
4. กำหนดช่องทางการสื่อสาร
ช่องทางการสื่อสารนั้นขึ้นอยู่กับกลุ่มเป้าหมายที่คุณระบุเอาไว้ พวกเค้าเปิดรับข้อมูลผ่านช่องทางไหนบ้าง และเนื้อหาหรือคอนเท้นต์ที่เรามีเป็นรูปแบบใด เหมาะกับการทำคอนเท้นต์ประเภทใด ซึ่งคุณสามารถใช้ Content Matrix เข้ามาช่วยในการเลือกประเภทของสื่อให้เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย สำหรับช่องทางการสื่อสารก็มีหลากหลายทาง เช่น โซเชียล มีเดีย เว็บไซต์ โทรทัศน์ สื่อสิ่งพิมพ์ประเภทต่างๆ จดหมายข่าว ข่าวประชาสัมพันธ์ อีเมล์ อีเว้นท์รูปแบบต่างๆ หรือแม้แต่การสื่อสารด้วยเสียงเพลง
5. ความพร้อมของทรัพยากร
สำคัญที่สุดคือคุณต้องมีทรัพยากร ไม่ว่าจะเป็นงบประมาณและกำลังคนที่เพียงพอในการสื่อสารแต่ละเรื่อง คุณต้องคำนึงถึงความเหมาะสมไว้ในทุกๆด้านและคิดอยู่เสมอว่าการใช้ทรัพยากรต่างๆมันคุ้มค่ากับวัตถุประสงค์ กลุ่มเป้าหมาย การเลือกใช้สื่อ จะได้ผลลัพธ์ที่คุ้มค่าที่สุด
6. เตรียมการติดต่อสื่อต่างๆ
หากเป็นหัวข้อด้านการสื่อสารแล้ว ก็คงหลีกเลี่ยงการติดต่อสื่อสารกับสื่อหรือแหล่งข่าวต่างๆไม่ได้อย่างแน่นอน ซึ่งการสร้างความสัมพันธ์กับนักข่าวนับเป็นสิ่งจำเป็นของทุกๆองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการสร้างความสัมพันธ์ระดับองค์กรหรือความสัมพันธ์ส่วนตัวก็ล้วนส่งผลดีทั้งสิ้น โดยสามารถทำได้หลายรูปแบบ เช่น การเชิญมางานแถลงข่าว การส่งข่าวประชาสัมพันธ์ การพาไปเยี่ยมชมโรงงาน การลงบทวิเคราะห์ การเชิญนักข่าวไปร่วมกิจกรรมเพื่อสังคมต่างๆ
7. วางแผนปฏิบัติจริง
ในขั้นตอนนี้คุณรู้แล้วว่าวัตถุประสงค์ของการสื่อสารคืออะไร ใครคือกลุ่มเป้าหมายของการสื่อสาร คุณจะสื่อสารอะไรผ่านสื่อไหน รูปแบบไหน เนื้อหาเป็นอย่างไร งบประมาณและกำลังคนเตรียมพร้อมมากแค่ไหน ก็ถึงเวลาที่คุณต้องทำแผนปฏิบัติหรือ Action Plan ด้วยการนำข้อมูลทั้งหมดมาวางแผนเพื่อใช้งานจริง
8. ประเมินผล
ตัววัดผลความสำเร็จของแผนการสื่อสาร คือ ความสามารถในการประเมินผลว่าสิ่งที่คุณวางแผนและนำเสนอออกไป มันมีเสียงตอบรับที่ดีมากน้อยเพียงใด เพื่อที่คุณจะสามารถปรับเปลี่ยนแผนการสื่อสารให้ดีขึ้น ซึ่งทำได้จากการทำวิจัย (Market Research) เพื่อเก็บข้อมูลจากกลุ่มเป้าหมายต่างๆ เช่น การสำรวจ การทำแบบสอบถามออนไลน์ การรับฟังเสียงจากสื่อโซเชียล (Social Media Listening) เป็นต้น
ทั้งหมดก็เป็น 8 ขั้นตอนง่ายๆในการวางแผนการสื่อสาร หรือ Communications Plan ที่คุณสามารถเอาไปใช้ในการวางแผนการสื่อสารเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ และอย่าลืมการกำหนดวัตถุประสงค์และกลุ่มเป้าหมายให้ชัดเจนทุกครั้ง เพื่อการสื่อสารที่สมบูรณ์แบบ