โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมหนึ่ง ที่อยู่ในชุด Microsoft Office มีจุดเด่นในด้าน การคำนวณเกี่ยวกับตัวเลข โดยการทางานของโปรแกรมจะใช้ตารางตามแนวนอน (Row) และแนวตั้ง (Column) เป็นหลัก ซึ่งเรียกโปรแกรมในลักษณะนี้ว่าตารางทาการ (Spread Sheet)
ไฟล์ของ Excel เปรียบเสมือนเอกสารหนังสือ 1 เล่ม ที่ประกอบไปด้วยหน้าหลาย ๆ หน้า เรียกว่าสมุดงาน (Workbook) โดยในแต่ละหน้าเรียกว่า แผ่นงาน (Worksheet) ในแต่ละแผ่นงานจะแบ่งออกเป็นตาราง ซึ่งประกอบไปด้วย ช่องตารางซึ่งเป็นส่วนที่ตัดกันของแถวและคอลัมน์เรียกว่า เซลล์(Cell) ในแผ่นงานหนึ่ง ๆ จะมีแถวทั้งหมด 1,048,576 แถว และ 16,384 คอลัมน์ โดยใช้ชื่อคอลัมน์เป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตั้งแต่ A จนถึง Z และ ต่อด้วย AA จนถึง AZ, BA จนถึง BZ ไปจนถึง XFD
ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม
หน้าต่างโปรแกรม Microsoft Excel มีส่วนประกอบหลักที่ควรทราบดังนี้
1. แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) = เป็นส่วนที่ใช้แสดงชื่อโปรแกรม และรายชื่อไฟล์ที่ได้เปิดใช้งาน
2. แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access) = เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงคำสั่งที่ใช้งานบ่อย
3. ปุ่มควบคุม = เป็นส่วนที่ใช้ควบคุมการเปิด หรือปิดหน้าต่างโปรแกรม
4. ริบบอน (Ribbon) = เป็นส่วนที่ใช้แสดงรายการคำสั่งต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงานกับเอกสาร
5. Name Box = เป็นช่องที่ใช้แสดงชื่อเซลล์ที่ใช้งานอยู่ในขณะนั้น เช่น ถ้ามีการใช้งานข้อมูลในเซลล์ A1 รายชื่อเซลล์นี้ก็จะไปแสดงอยู่ในช่อง Name Box
6. แถบสูตร (Formula Bar) = เป็นช่องที่ใช้แสดงการใช้งานสูตรการคำนวณต่าง ๆ
7. เซลล์ (Cell) = เป็นช่องตารางที่ใช้สำหรับบรรจุข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งช่องเซลล์แต่ละช่องนั้นจะมีชื่อเรียกตามตำแหน่งแถว และคอลัมน์ ที่แสดงตำแหน่งของเซลล์ เช่น เซลล์ B1 จะอยู่ใน คอลัมน์ B ในแถวที่ 1 เป็นต้น
8. คอลัมน์ (Column) = เป็นช่องเซลล์ที่เรียงกันในแนวตั้งของแผ่นงาน (Worksheet)
9. แถว (Row) = เป็นช่องเซลล์ที่เรียงกันในแนวนอนของแผ่นงาน
10.Sheet Tab = เป็นแถบที่ใช้แสดงจำนวนแผ่นงานที่เปิดขึ้นมาใช้งาน
11.แถบสถานะ (Status Bar) = เป็นส่วนที่ใช้แสดงจำนวนหน้ากระดาษ และจำนวนตัวอักษรที่ใช้ในเอกสาร
ชุดเครื่องมือของ Microsoft Excel ประกอบไปด้วยกลุ่มเครื่องมือหรือคาสั่งต่าง ๆ ที่เรียกว่า“ริบบอน” (Ribbon) ที่ได้จัดรวบรวมไว้เป็นกลุ่มๆ ตาม
ประเภทของการใช้งาน โดยจะมีการแยกออกเป็นแต่ล่ะเมนูอีกที เพื่อให้สามารถค้นหาเครื่องมือได้สะดวกขึ้น ซึ่งแต่ละเมนูนั้นก็มีรายละเอียดของเครื่องมือต่างๆ
ดังนี้
1. เมนูหน้าแรก (Home) จะเป็นที่รวบรวมชุดเครื่องมือพื้นฐานที่ผู้ใช้งานส่วนมากต้องใช้บ่อยๆ เช่น การจัดการแบบตัวอักษร รูปแบบตารางหรือเซลล์ เป็นต้น
โดยจะแสดงขึ้นมาเป็นเมนูแรกเสมอ
1) A คือ คลิปบอร์ด (Clipboard) ใช้สาหรับการตัด คัดลอก และวางรูปแบบ
2) B คือ แบบอักษร (Font) ใช้สาหรับจัดรูปแบบตัวอักษร เช่น รูปแบบตัวอักษร ขนาด ตัวหนา บาง และการเปลี่ยนสีตัวอักษรหรือสีพื้นหลังของเซลล์
3) C คือ การจัดแนว (Alignment) ใช้สำหรับจัดตำแหน่งชิดซ้าย ชิดขวา กึ่งกลาง และจัดระดับให้อยู่ชิดด้านบน กึ่งกลาง ด้านล่าง รวมถึงการจัดย่อหน้า
4) D คือ ตัวเลข (Number) ใช้สำหรับจัดรูปแบบแสดงตัวเลขในเซลล์ เช่น แสดงรูปแบบของเวลา วันที่ สกุลเงินหรือแบบบัญชี รวมถึงการใส่จุลภาคและจุดทศนิยม
5) E คือ ลักษณะ (Styles) ใช้สำหรับจัดรูปแบบตารางแบบสำเร็จรูป เช่น สีของตารางหรือสีเซลล์ และจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เช่น ใส่สัญลักษณ์ หรือแถบสีแบบไล่ระดับ
6) F คือ เซลล์ (Cells) ใช้สำหรับแทรกหรือลบเซลล์ เปลี่ยนชื่อแผ่นงาน ซ่อนและล็อคแผ่นงาน
7) G คือ การแก้ไข (Editing) ใช้สำหรับหาผลรวม ล้างเซลล์ เรียงลำดับ ค้นหา และการแทนที่คำศัพท์
2. เมนูแทรก (Insert) เป็นเมนูที่ใช้สาหรับแทรกออบเจ็กต์หรือองค์ประกอบต่างๆ ลงไปบนแผ่นงาน เพื่อใช้อ้างอิงประกอบข้อมูลให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น รวมถึงการเพิ่มความสวยงาม เช่น กราฟ รูปภาพ หรือไดอะแกรมเป็นต้น
1) A คือ ตาราง (Tables) ใช้สำหรับสร้างเส้นขอบตาราง การจัดการข้อมูลมากๆ ด้วย PivotTable และ PivotChart
2) B คือ ภาพประกอบ (Illustrations) ใช้สำหรับสร้างการสร้างผังงาน หรือไดอะแกรม
3) C คือ แอพพลิเคชัน (Apps) ใช้สำหรับเชื่อมต่อกับแอพพลิเคชันของไมโครซอฟท์ 4) D คือ แผนภูมิ (Charts) ใช้สร้างแผนภูมิหรือกราฟแบบต่างๆ
5) E คือ รายงาน (Reports) ใช้สำหรับสร้างรายงานต่าง ๆ
6) F คือ วิเคราะห์ข้อมูล (Spark lines) ใช้สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล ในลักษณะแผนภูมิ
7) G คือ ตัวกรอง (Filters) ใช้สำหรับสร้างตัวกรองสำหรับกรองข้อมูล
8) H คือ การเชื่อมโยง (Link) ใช้สำหรับสร้างจุดเชื่อโยงไปยังเว็บไซต์ อีเมล์ หรือโปรแกรมต่างๆ
9) I คือ ข้อความ (Text) ใช้สำหรับสร้างข้อความศิลป์ ใส่หัวหรือท้ายกระดาษ และใส่สัญลักษณ์
3. เมนูเค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout) เป็นเมนูที่ใช้สาหรับปรับแต่ง กำหนดขนาด หรือมุมมองต่างๆ บนหน้าแผ่นงานให้เป็นไปตามความต้องการ
1) A คือ ชุดรูปแบบ (Themes) ใช้สาหรับออกแบบตาราง ตัวอักษร และสีสันแบบสำเร็จรูป
2) B คือ ตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup) ใช้สาหรับกำหนดระยะห่าง ขนาดกระดาษ รูปแบบการวางกระดาษและขอบกระดาษ
3) C คือ ตนเองปรับพอดี (Scale to Fit) ใช้สาหรับกำหนดความสูงหรือกว้างให้พอดีกับหน้ากระดาษ
4) D คือ ตัวเลือกแผ่นงาน (Sheet Options) ใช้สาหรับกำหนดการแสดงมุมมองและรายละเอียดของแผ่นงาน
5) E คือ จัดเรียง (Arrange) ใช้สาหรับจัดเรียงลาดับของวัตถุที่วางซ้อนกันอยู่
4. เมนูสูตร (Formula) เป็นเมนูที่ใช้สาหรับใส่สูตรคำนวณและฟังก์ชันสาเร็จรูปต่างๆ ลงในเซลล์โดยแยกประเภทตามการใช้งาน เช่นฟังก์ชันการเงิน ฟังก์ชันเกี่ยวกับข้อความ ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ เป็นต้น
1) A คือ ไลบรารีฟังก์ชัน (Function Library) ใช้สาหรับใส่สูตรและฟังก์ชันด้านการคำนวณต่างๆ
2) B คือ ชื่อที่กำหนด (Define Names) ใช้สาหรับกำหนดชื่อของกลุ่มเซลล์เพื่อใช้อ้างอิงในสูตร
3) C คือ ตรวจสอบสูตร (Formula Auditing) ใช้สาหรับตรวจสอบความถูกต้อง ผลกระทบและความผิดพลาดจากการคำนวณ
4) D คือ การคำนวณ (Calculation) ใช้สาหรับกำหนดให้โปรแกรมมีการคำนวณแบบอัตโนมัติ
5. เมนูข้อมูล (Data) เป็นเมนูที่ใช้สาหรับติดต่อข้อมูลกับภายนอกโปรแกรม และทางานกับข้อมูลที่มีจานวนมาก เพื่อให้มีความคล่องตัวในการใช้งานและมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น
1) A คือ รับข้อมูลภายนอก (Get External) เป็นส่วนรับข้อมูลจากภายนอกโปรแกรม เช่น จากฐานข้อมูลโปรแกรม Access เว็บไซต์ หรือแหล่งข้อมูลอื่นๆ
2) B คือ การเชื่อมต่อ (Connections) ใช้สาหรับเชื่อมโยงไปยังข้อมูลที่อยู่นอกสมุดงาน
3) C คือ เรียงลาดับและกรองข้อมูล (Sort & Filter) ใช้สาหรับเรียงลาดับตัวเลข/ตัวอักษร และกรองข้อมูลเพื่อให้แสดงเฉพาะผลลัพธ์ที่ต้องการ
4) D คือ เครื่องมือข้อมูล (Data Tools) ใช้สาหรับจัดการข้อมูล เช่น แบ่งข้อความเป็นคอลัมน์เลือกรายการที่ซ้ำกันออกไป และกำหนดการตรวจสอบการกรอกข้อมูลลงในเซลล์
5) E คือ เค้าร่าง (Outline) ใช้สาหรับจัดกลุ่มข้อมูลที่มีมากๆ โดยสามารถยุบหรือขยายกลุ่มเซลล์นั้น
6. เมนูตรวจทาน (Review) เป็นเมนูที่รวบรวมประโยชน์หลายๆ อย่างเข้าด้วยกันซึ่งประกอบด้วยการตรวจสอบความถูก
ต้องของตัวสะกด การแทรกข้อคิดเห็น และการป้องกันความปลอดภัยของแผ่นงาน
1) A คือ การพิสูจน์อักษร (Proofing) ใช้ตรวจสอบความถูกต้องของตัวสะกด ค้นคว้าอ้างอิงข้อมูล และการใช้พจนานุกรมเพื่อแปลคาศัพท์
2) B คือ ภาษา (Language) ใช้สาหรับเปลี่ยนภาษา
3) C คือ ข้อคิดเห็น (Comments) ใช้สาหรับเพิ่มข้อคิดเห็นหรือเสนอแนะลงในเซลล์
4) D คือ การเปลี่ยนแปลง (Changes) ใช้สาหรับล็อคแผ่นงานหรือสมุดงานไม่ให้ผู้อื่นใช้ร่วม 6
7. เมนูมุมมอง (View) เป็นเมนูที่ใช้ปรับเปลี่ยนมุมมองของแผ่นงานแบบต่างๆ ให้เหมาะสมกับลักษณะการทางานในขณะนั้น
1) A คือ มุมมองสมุดงาน (Workbook Views) ใช้สาหรับปรับเปลี่ยนมุมมองของหน้าแผ่นงานให้เป็นไปตามลักษณะของการใช้งาน เช่น มุมมองแบบปกติหรือมุมมองแบบเค้าโครง เป็นต้น
2) B คือ แสดง/ซ่อน (Show/Hide) ใช้สาหรับกำหนดให้แสดง/ซ่อนส่วนต่างๆ ในแผ่นงาน เช่น เส้นตาราง หัวเรื่อง หรือแถบสูตร เป็นต้น
3) C คือ ย่อ/ขยาย (Zoom) ใช้สาหรับสาหรับย่อหรือขยายหน้าแผ่นงานให้ใหญ่ขึ้นหรือเล็กลง
4) D คือ หน้าต่าง (Windows) ใช้สาหรับจัดการแผ่นงาน เช่น ซ่อนแผ่นงาน ตรึงแนวแผ่นงาน เป็นต้น
5) E คือ มาโคร (Macros) ใช้สาหรับสร้างมาโคร โดยการบันทึกขั้นตอนการทางานไว้ใช้งานภายหลัง