จากประสบการณ์ของผมเองนะครับ เมื่อก่อนผมเองก็ได้รับมอบหมายจาก manager คนญี่ปุ่น ให้ทำโครงการเล็กๆ ซึ่งก็ได้รับมอบหมายให้เป็น หัวหน้างานของโครงการ แล้วพอเราเริ่มทำโครงการสำเร็จได้ไม่มีปัญหาหลายๆโครงการเข้า ก็จะได้รับความไว้วางใจมากขึ้นโดยจะค่อยๆให้เราทำโครงการที่ใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ เมื่อโครงการมีขนาดใหญ่ขึ้น ยังไงก็ต้องมี PM เป็นตัวเป็นตนขึ้นมาแล้วครับ สาเหตุทำไมต้องมีการกำหนด PM ก็เนื่องมาจากถ้าเราต้องทำงานด้าน management ไปพร้อมๆกับการเป็น engineer มันจะทำให้เรา focus กับงานไม่ได้ดีเท่าที่ควร เสมือนกับเรากำลังจับปลาสองมือ ซึ่งอาจจะทำให้เสียงานทั้งคู่ สำหรับคนที่ยังไม่ได้เป็นผู้จัดการโครงการเต็มตัว แต่งานของคุณคล้ายๆกับที่ผมเล่า ผมว่าอีกไม่นาน คุณอาจจะได้โปรโมทเป็น PM เร็วๆนี้ อันนี้ผมไม่ใช่หมอดูนะครับ เพียงแต่เล่าจากประสบการณ์จากที่เคยเจอมาเท่านั้น
ในการเป็น PM มันมีอะไรเยอะกว่าที่คิดครับ สิ่งที่ผมเล่ามันเป็นแค่ส่วนนึง ซึ่งการบริหารโครงการมันต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์ควบคู่กัน
ความหมายของศาสตร์คือ องค์ความรู้อย่างนึงนะครับซึ่งถูกรวบรวมไว้จากประสบการณ์ การสังเกต ทดลอง และข้อสมมติฐาน สำหรับศาตรส์ในการจัดการโครงการ ทางสถาบัน PMI ได้มีการรวบรวมองค์ความรู้ในการบริหารโครงการจาก PM ทั่วโลกซึ่งก็มาจากประสบการณ์ ปัญหา และอุปสรรค ของ PM เหล่านั้น โดยสรุปออกมาเป็นหนังสือชื่อ PMBOK Guide และในทุกๆ 4 ปี จะมีการ update เนื้อหาหนังสือ โดยเวอร์ชั่นล่าสุดของหนังสือคือ 6th edition เท่ากับว่าถูกใช้กันมากว่า 24 ปีแล้ว
ความหมายของศิลป์คือ สิ่งที่ใช้ความรู้สึก ประสบการณ์ สัญชาตญาณ ความสามารถส่วนบุคคล ซึ่งผมมองว่ามันเป็นทักษะอย่างนึงที่คนเราสามารถฝึกกันได้ครับ เช่น ทักษะการเจรจาต่อรอง ทักษะในการประนีประนอม แต่การจะมีทักษะเหล่านี้ได้ จำเป็นต้องมีความรู้ก่อนครับ เมื่อรู้แล้วก็ต้องลงมือทำ ทำซ้ำๆจนเกิดเป็นความชำนาญนั่นเอง
องค์ความรู้ที่ว่ามีอะไรบ้างที่ Project manager จำเป็นต้องรู้?
PMBOK Guide ได้แบ่งองค์ความรู้ในการจัดการโครงการออกเป็น 10 หมวดหมู่ด้วยกัน ได้แก่
- Scope management เกี่ยวกับเรื่องการเก็บความต้องการ กำหนดขอบเขตของงาน ว่างานไหนทำ และอันไหนไม่ทำ
- Time management เกี่ยวกับเรื่องของการประเมินเวลา การหาเส้นทางวิกฤต หรือ critical path การบริหารจัดการเวลา
- Cost management เกี่ยวกับเรื่องการประเมินราคาต้นทุน การควบคุมค่าใช้จ่ายให้อยู่ภายใต้งบประมาณที่จำกัด
- Risk management เกี่ยวกับเรื่องการประเมินความเสี่ยง การป้องกันความเสี่ยงต่างๆที่จะเกิดขึ้นกับโครงการ
- Quality management เกี่ยวกับเรื่องคุณภาพของงานหรือ สินค้า การวัดและการตรวจสอบความถูกต้อง
- Resource management เกี่ยวกับเรื่อง ของการบริหารคน การฝึกอบรม การเตรียมคน และรวมไปถึงการวางแผนการใช้วัตถุดิบต่างๆ
- Communication management เกี่ยวกับเรื่องของการสื่อสาร ในที่นี้ไม่ได้หมายถึงเฉพาะการคุย แต่รวมไปถึง การนำเสนอ การประชุม การจัดทำรายงาน และการติดต่อประสานงานต่างๆ
- Procurement management เกี่ยวกับเรื่องการจัดซื้อจัดจ้างหน่วยงานภายนอก รวมไปถึงการตรวจรับงานของ outsource ด้วย
- Stakeholder management เกี่ยวกับการจัดการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ อาทิเช่น ลูกค้า โปรเจคสปอนเซอร์ คนในทีม โดยเราต้องคอยติดตามการให้ข้อมูลข่าวสาร เอาใจใส่กับ key stakeholder อยู่ตลอดทั้งโครงการ
- Integration management นำองค์ความรู้จาก 1 -9 มาประยุต์ใช้ในการวางแผน การดำเนินงาน การติดตามและควบคุม เสมือนกับการต่อจิกซอร์นั่นเอง
ถึงตรงนี้ผู้อ่านคงได้คำตอบแล้วนะครับ ว่าจะเริ่มต้นเป็น project manager อย่างไร ?
คำตอบคือ เราควรเริ่มจากการศึกษาจากองค์ความรู้ในด้านการจัดการโครงการก่อนเป็นดีที่สุดครับ ซึ่งก็มี 2 วิธีด้วยกัน
- ศึกษาด้วยตนเอง จากการอ่านหนังสือ หรือดูวิดีโอสอนจากในอินเตอร์เน็ท (ส่วนใหญ่เป็นภาษาอังกฤษ)
- เข้ารับการฝึกอบรม (ถ้าหากคุณขอให้บริษัทส่งไปอบรมได้ อันนี้ถือเป็นโอกาสที่ดีรีบคว้าไว้เลยครับ)
การศึกษาด้วยตนเองกับฝึกอบรมอันไหนดีกว่ากัน?
อันนี้ผมคงตอบแทนไม่ได้ ขึ้นอยู่กับแต่ละคน แต่ผมจะเปรียบเทียบถึงข้อดี ข้อเสียละกัน
การศึกษาด้วยตนเอง
ข้อดีคือ ค่าใช้จ่ายถูกครับ หลักๆก็มีค่าหนังสือ ค่าวิดีโอสอน
ข้อเสียคือ ใช้เวลาศึกษานาน ไม่มีใครมาคอยชี้แนะแนวทาง เสมือนว่าเราเดินบนเส้นทางที่ไม่มีแผนที่หรือคนนำทางนั่นเอง
เข้ารับการฝึกอบรม
ข้อดี คือมีคนสรุปมาให้เราแล้ว เหมือนม่าๆกึ่งสำเร็จรูป ที่ผมเปรียบกับม่าม่ากึ่งสำเร็จรูปเพราะว่า มันยังต้องเอาไปต้มอีกทีถึงจะกินได้ ที่ผมกำลังจะบอกก็คือ ถึงแม้จะมีคนสรุปมาให้แล้ว คุณก็ยังต้องเอากลับไปอ่านเองและ ฝึกฝนอยู่ดี ไม่ใช่ว่า อบรมเสร็จแล้วจะทำให้คุณทำเองเป็นเลย เพียงแต่ว่าข้อดี คือมันจะช่วยล่นเวลาในการลองผิดลองถูก ซึ่งตรงนี้สำหรับผม มองว่ามันสำคัญนะครับ ผมเองเป็นคนนึงที่เลือกเส้นทางแรก คือศึกษาด้วยตนเองมาก่อน ลองผิดลองถูกอยู่กับมัน ซึ่งณเวลานั้นก็ไม่รู้จะถามใคร จะถามที่ทำงานก็ไม่มีใครเขามาสอนกัน ไม่รู้ว่าสิ่งที่ตัวเองกำลังทำอยู่มันถูกต้องตามหลักการไหม จากตอนนั้นจนถึงตอนนี้เวลาและประสบการณ์ รวมถึงความมุ่งมั่นก็ทำให้ผมสามารถเป็น project manager มืออาชีพได้ครับ
สุดท้ายนี้ผมเองก็เชื่อมั่นว่า ผู้อ่านที่อยากจะเป็น project manager ถ้ามีความตั้งใจ รู้จักเรียนรู้อย่างสม่ำเสมอ พร้อมทั้งปรับปรุงในสิ่งที่ตัวเองผิดพลาดอยู่เสมอ ก็จะสามารถเป็น PM ที่เก่งได้ครับ
หากท่านใดมีคำถามสงสัย หรือ อยากให้ผมแนะนำ ก็ เข้ากลุ่ม facebook PMP Thai ที่ link ด้านล่างแล้วเขียนคำถามทิ้งไว้ได้ครับ ยินดีให้คำแนะนำ และคำปรึกษาฟรีครับ //www.facebook.com/groups/204783553718900/