การทำงานเอกสารต่างๆ ที่ต้องมีการดูข้อมูลหลายรายการเทียบกัน ถ้าเอกสารมีหลายหน้าก็อาจจะไม่สะดวกเท่าไร เช่น งานอยู่ใน Microsoft Excel มีหลายหน้า จะสั่งปริ้นยังไงให้ออกมาในหน้ากระดาษ A4 เพียงหน้าเดียว เพื่อที่จะดูข้อมูลง่าย ไม่ต้องเปิดไปเปิดมาหลายๆหน้า บทความนี้จะแนะนำวิธีสั่งปริ้น Excel ให้พอดีขนาด A4 แต่ต้องทราบก่อนเลยว่าข้อมูลหลายหน้ารวมมาอยู่ในกระดาษา A4 หน้าเดียวเต็มหน้า ก็จะทำให้ตัวอักษรข้อมูลนั้นมีขนาดเล็กลงไปด้วย
- ที่หน้าโปรแกรม Microsoft Excel ที่เปิดเอกสารอยู่ ก็ให้คลิก File (ไฟล์) เพื่อจะสั่งปริ้น
- คลิกเลือกที่ Print (พิมพ์) หลังจากนั้นเราจะเห็นว่ามีข้อมูลหน้าแรกแสดงอยู่ ซึ่งยังไม่ครบทั้งหมด
- กำหนดขนาดกระดาษเป็น A4 และเลือกว่าจะให้อยู่ในแนวนอนหรือแนวตั้ง
- คลิกที่ No Scaling (ไม่มีมาตราส่วน) แล้วเปลี่ยนค่าให้เป็น Ffit Sheet on One Page (ทำให้แผ่นงานพอดีกับหนึ่งหน้า)
หลังจากเลือกเสร็จก็จะเห็นว่าข้อมูลที่อยู่ใน Sheet เดียวกันจะมารวมอยู่ในหน้า A4 หน้าเดียว ซึ่งแน่นอนว่าขนาดจะเล็กลงตามจำนวนข้อมูล
เราสามารถตั้งค่าหน้ากระดาษเพื่อให้ตรงตามความต้องการของเราได้ เช่น ทิศทางการพิมพ์ ขนาดของกระดาษ หรือ หัวกระดาษที่เราต้องการกําหนดให้พิมพ์ทุกครั้งในหน้ากระดาษ เป็นต้น ซึ่งค่าตางๆ เหล่านี้เราสามารถกําหนดได้ที่แท็บ Page Layout ซึ่งใน Page Layout มีเครื่องมือต่างๆ ที่ช่วยให้เราสามารถจัดการกับหน้ากระดาษได้ดังต่อไปนี้
- Margins : ระยะจากขอบกระดาษ หรือระยะที่ถูกเว้นวางไว้จากขอบกระดาษถึงจุดที่เรากําหนด
- Orientation : ทิศทางของหน้ากระดาษ ซึ่งเราสามารถกําหนดได้ว่าเป็นแนวนอน หรือแนวตั้ง
- Size : ขนาดของกระดาษที่ใช้พิมพ์งาน
- Print Area : กําหนดพื้นที่บางส่วนของ Worksheet ที่ต้องการพิมพ์งาน
- Break : เป็นการกําหนดขอบเขตของเอกสารเพื่อเป็นการบังคับให้ขึ้นหน้าใหม่
- Background : เพิ่มพื้นหลังให้แก่เอกสาร
- Print Title : เป็นการกําหนดแถว หรือคอลัมน์ที่เราต้องการใหพิมพในเอกสารทุกหน้า หรือการกําหนดหัว และท้ายกระดาษ
- Width : กําหนดใหเอกสารมีความกวางขนาดพอดีกับกระดาษจํานวนกี่หนา
- Height : กําหนดใหเอกสารมีความยาวขนาดพอดีกับกระดาษจํานวนกี่หนา
- Scale : กําหนดใหเอกสารมีขนาดใหญขึ้น หรือเล็กลงกี่เปอรเซ็นตตามคาที่กําหนด
เลือกเวิร์กชีตหนึ่งหรือหลายเวิร์กชีตที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงการวางแนวหน้ากระดาษ เคล็ดลับ: เมื่อเลือกเวิร์กชีตหลายแผ่น [กลุ่ม ] จะปรากฏขึ้นในแถบชื่อเรื่องที่ด้านบนสุดของเวิร์กชีต
เมื่อต้องการยกเลิกการเลือกเวิร์กชีตหลายแผ่นในเวิร์กบุ๊ก ให้คลิกเวิร์กชีตใดก็ได้ที่ไม่ได้เลือก ถ้าไม่เห็นแผ่นงานที่ไม่ได้เลือก ให้คลิกขวาที่แท็บของแผ่นงานที่เลือก แล้วคลิกยกเลิกการจัดกลุ่มแผ่นงาน บนแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ ในกลุ่ม ตั้งค่าหน้ากระดาษ ให้คลิก การวางแนว แล้วคลิก แนวตั้ง หรือ แนวนอน เปลี่ยนการวางแนวหน้ากระดาษ
หมายเหตุ:
ถ้าคุณไม่ได้ตั้งค่าเครื่องพิมพ์ไว้ ตัวเลือก การวางแนว จะปรากฏเป็นสีซีด และคุณจะไม่สามารถเลือกเครื่องพิมพ์ได้ เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ คุณต้องตั้งค่าเครื่องพิมพ์ ตัวเลือกดังกล่าวจะปรากฏเป็นสีซีดเมื่อคุณแก้ไขเนื้อหาของเซลล์ เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้กด Enter เพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลงหรือ Esc เพื่อยกเลิกการเปลี่ยนแปลง
เนื่องจากคุณสามารถตั้งค่าการวางแนวหน้ากระดาษของเวิร์กชีตแต่ละแผ่นได้ คุณอาจพิมพ์บางเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊กด้วยการวางแนวแบบหนึ่ง (เช่น การวางแนวในแนวตั้ง) และเวิร์กชีตอื่นๆ ในเวิร์กบุ๊กเดียวกันในการวางแนวตรงข้าม (เช่น การวางแนวในแนวนอน) เพียงแค่ตั้งค่าการวางแนวให้กับเวิร์กชีตแต่ละแผ่นตามความเหมาะสม จากนั้น พิมพ์เวิร์กชีตหรือเวิร์กบุ๊ก
เปลี่ยนการวางแนวหน้ากระดาษเมื่อคุณพร้อมที่จะพิมพ์
เลือกเวิร์กชีตหนึ่งเวิร์กชีต, หลายเวิร์กชีต หรือข้อมูลเวิร์กชีตที่คุณต้องการพิมพ์
คลิก ไฟล์ > พิมพ์
ในกล่องดรอปดาวน์ การวางแนวหน้ากระดาษ ภายใต้ การตั้งค่า ให้คลิก การวางแนวในแนวตั้ง หรือ การวางแนวในแนวนอน
เมื่อคุณพร้อมที่จะพิมพ์ ให้คลิก พิมพ์
สร้างเทมเพลตที่ใช้การวางแนวในแนวนอนตามค่าเริ่มต้น
เพื่อประหยัดเวลาคุณสามารถบันทึกเวิร์กบุ๊กที่กําหนดค่าให้พิมพ์ตามการวางแนวในแนวนอนเป็น เทมเพลต จากนั้นคุณสามารถใช้เทมเพลตนี้เพื่อสร้างเวิร์กบุ๊กอื่นได้
สร้างเทมเพลต
สร้างเวิร์กบุ๊ก
เลือกเวิร์กชีตหนึ่งหรือหลายเวิร์กชีตที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงการวางแนวหน้ากระดาษ
วิธีการเลือกเวิร์กชีต
เมื่อต้องการเลือก
ให้ทำดังนี้
แผ่นงานเดียว
คลิกที่แท็บแผ่นงาน
ถ้าคุณไม่พบแท็บแผ่นงานที่คุณต้องการ ให้คลิกปุ่มเลื่อนแท็บเพื่อแสดงแท็บ จากนั้นคลิกแท็บที่ต้องการ
แผ่นงานสองแผ่นหรือมากกว่าที่อยู่ติดกัน
คลิกแท็บของแผ่นงานแผ่นแรก แล้วกด Shift ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิกแท็บของแผ่นงานแผ่นสุดท้ายที่คุณต้องการเลือก
แผ่นงานสองแผ่นหรือมากกว่าที่ไม่อยู่ติดกัน
คลิกแท็บของแผ่นงานแผ่นแรก แล้วกด Ctrl ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิกแท็บของแผ่นงานอื่นที่คุณต้องการเลือก
แผ่นงานทั้งหมดในเวิร์กบุ๊ก
คลิกขวาบนแท็บแผ่นงาน แล้วคลิก เลือกแผ่นงานทั้งหมด
หมายเหตุ: เมื่อเลือกเวิร์กชีตหลายแผ่น [กลุ่ม ] จะปรากฏขึ้นในแถบชื่อเรื่องที่ด้านบนสุดของเวิร์กชีต เมื่อต้องการยกเลิกการเลือกเวิร์กชีตหลายแผ่นในเวิร์กบุ๊ก ให้คลิกเวิร์กชีตใดก็ได้ที่ไม่ได้เลือก ถ้าไม่เห็นแผ่นงานที่ไม่ได้เลือก ให้คลิกขวาที่แท็บของแผ่นงานที่เลือก แล้วคลิกยกเลิกการจัดกลุ่มแผ่นงาน
บนแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ ในกลุ่ม ตั้งค่าหน้ากระดาษ ให้คลิก การวางแนว แล้วคลิก แนวนอน
หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่ได้ตั้งค่าเครื่องพิมพ์ไว้ ตัวเลือก การวางแนว จะปรากฏเป็นสีซีด และคุณจะไม่สามารถเลือกเครื่องพิมพ์ได้ เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ คุณต้องตั้งค่าเครื่องพิมพ์ ตัวเลือกดังกล่าวจะปรากฏเป็นสีซีดเมื่อคุณแก้ไขเนื้อหาของเซลล์ เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้กด Enter เพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลงหรือ Esc เพื่อยกเลิกการเปลี่ยนแปลง
กำหนดค่าอื่นๆ ตามที่จำเป็น
เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการปรับแต่งหลายเวิร์กชีตในคราวเดียว คุณสามารถจัดกลุ่มเวิร์กชีตชั่วคราว เปลี่ยนแปลงแล้วยกเลิกการจัดกลุ่มได้ เมื่อต้องการจัดกลุ่มเวิร์กชีต ให้คลิกขวาที่แท็บใดก็ได้ที่ด้านล่างของเวิร์กชีต บนเมนูทางลัด ให้คลิก เลือกแผ่นงานทั้งหมด ในแถบชื่อเรื่อง คุณควรจะเห็นชื่อของเวิร์กบุ๊กตามด้วยชื่อ [กลุ่ม] แล้วเปลี่ยนการวางแนวเป็นแนวนอนหรือปรับแต่งอื่นๆ ที่คุณต้องการ เมื่อต้องการปิดการจัดกลุ่ม ให้คลิกขวาที่แท็บใดก็ได้ แล้วคลิก ยกเลิกการจัดกลุ่ม แผ่นงาน (หรือเพียงคลิกแท็บเวิร์กชีตอื่น)
คลิกแท็บ ไฟล์
คลิก บันทึกเป็น แล้วเลือกที่ตั้งที่คุณต้องการบันทึกเวิร์กชีตของคุณ ตัวอย่างเช่น คลิก คอมพิวเตอร์ (หรือ พีซีเครื่องExcel 2016 ) แล้วคลิกเดสก์ท็อป
ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการใช้เป็นชื่อของเทมเพลต
ในกล่อง บันทึกเป็นชนิด ให้คลิก Excel Template (*.xltx) หรือคลิก Excel Macro-Enabled Template (*.xltm) ถ้าเวิร์กบุ๊กนั้นมีแมโครที่คุณต้องการให้พร้อมใช้งานในเทมเพลต
คลิก บันทึก
เทมเพลตนี้จะถูกส่งเข้าไปในโฟลเดอร์เทมเพลตโดยอัตโนมัติ
เมื่อต้องการใช้เทมเพลตในการสร้างเวิร์กบุ๊ก ให้ทำดังนี้ (สำหรับ Excel 2016, Excel 2013 และ Excel 2010 เท่านั้น):
คลิก ไฟล์ > ใหม่
คลิก ส่วนบุคคล
คลิกไอคอนหรือชื่อเทมเพลตที่คุณบันทึกไว้
ด้านบนของหน้า
เลือกเวิร์กชีตหนึ่งหรือหลายเวิร์กชีตที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงการวางแนวหน้ากระดาษ วิธีการเลือกเวิร์กชีต เมื่อต้องการเลือก ให้ทำดังนี้ แผ่นงานเดียว คลิกที่แท็บแผ่นงาน หากคุณไม่พบแท็บแผ่นงานที่คุณต้องการ ให้คลิกปุ่มเลื่อนแท็บเพื่อแสดงแท็บ จากนั้นจึงคลิกแท็บที่ต้องการ แผ่นงานสองแผ่นหรือมากกว่าที่อยู่ติดกัน คลิกแท็บของแผ่นงานแผ่นแรก แล้วกด SHIFT ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิกแท็บของแผ่นงานแผ่นสุดท้ายที่คุณต้องการเลือก แผ่นงานสองแผ่นหรือมากกว่าที่ไม่อยู่ติดกัน คลิกแท็บของแผ่นงานแผ่นแรก แล้วกด CTRL ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิกแท็บของแผ่นงานอื่นที่คุณต้องการเลือก แผ่นงานทั้งหมดในเวิร์กบุ๊ก คลิกขวาบนแท็บแผ่นงาน แล้วคลิก เลือกแผ่นงานทั้งหมด บน เมนูทางลัด หมายเหตุ: เมื่อเลือกเวิร์กชีตหลายแผ่น [กลุ่ม ] จะปรากฏขึ้นในแถบชื่อเรื่องที่ด้านบนสุดของเวิร์กชีต เมื่อต้องการยกเลิกการเลือกเวิร์กชีตหลายแผ่นในเวิร์กบุ๊ก ให้คลิกเวิร์กชีตใดก็ได้ที่ไม่ได้เลือก ถ้าไม่เห็นแผ่นงานที่ไม่ได้เลือก ให้คลิกขวาที่แท็บของแผ่นงานที่เลือก แล้วคลิก ยกเลิกการจัดกลุ่ม แผ่นงาน บนเมนูทางลัด บนแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ ในกลุ่ม ตั้งค่าหน้ากระดาษ ให้คลิก การวางแนว แล้วคลิก แนวตั้ง หรือ แนวนอน เปลี่ยนการวางแนวหน้ากระดาษในเวิร์กชีต
เคล็ดลับ: เมื่อต้องการดูเส้นขอบของหน้าที่พิมพ์ที่ชัดเจนยิ่งขึ้น คุณสามารถทำงานในมุมมอง เค้าโครงหน้ากระดาษ (แท็บ มุมมอง กลุ่ม มุมมองเวิร์กบุ๊ก)
เปลี่ยนการวางแนวหน้ากระดาษเมื่อคุณพร้อมที่จะพิมพ์
เลือกเวิร์กชีตหนึ่งเวิร์กชีต, หลายเวิร์กชีต หรือข้อมูลเวิร์กชีตที่คุณต้องการพิมพ์
คลิก ปุ่ม Microsoft Office
แล้วคลิก พิมพ์ในกล่องโต้ตอบ พิมพ์ ให้คลิก คุณสมบัติ
ในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติเครื่องพิมพ์ ในแท็บ เค้าโครง ภายใน การวางแนว ให้คลิก แนวตั้ง หรือ แนวนอน แล้วคลิก ตกลง
เมื่อคุณพร้อมที่จะพิมพ์ ให้คลิก พิมพ์
หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่ได้ตั้งค่าเครื่องพิมพ์ไว้ ตัวเลือก การวางแนว จะปรากฏเป็นสีซีด และคุณจะไม่สามารถเลือกเครื่องพิมพ์ได้ เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ คุณต้องตั้งค่าเครื่องพิมพ์ ตัวเลือกดังกล่าวจะปรากฏเป็นสีซีดเมื่อคุณอยู่ในกระบวนการแก้ไขเนื้อหาของเซลล์ เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้กด ENTER เพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลงหรือ ESC เพื่อยกเลิกการเปลี่ยนแปลง
สร้างเทมเพลตที่ใช้การวางแนวในแนวนอนตามค่าเริ่มต้น
เพื่อประหยัดเวลาคุณสามารถบันทึกเวิร์กบุ๊กที่กําหนดค่าให้พิมพ์ตามการวางแนวในแนวนอนเป็น เทมเพลต จากนั้นคุณสามารถใช้เทมเพลตนี้เพื่อสร้างเวิร์กบุ๊กอื่นได้
สร้างเทมเพลต
สร้างเวิร์กบุ๊กใหม่
เลือกเวิร์กชีตหนึ่งหรือหลายเวิร์กชีตที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงการวางแนวหน้ากระดาษ
วิธีการเลือกเวิร์กชีต
เมื่อต้องการเลือก
ให้ทำดังนี้
แผ่นงานเดียว
คลิกที่แท็บแผ่นงาน
หากคุณไม่พบแท็บแผ่นงานที่คุณต้องการ ให้คลิกปุ่มเลื่อนแท็บเพื่อแสดงแท็บ จากนั้นจึงคลิกแท็บที่ต้องการ
แผ่นงานสองแผ่นหรือมากกว่าที่อยู่ติดกัน
คลิกแท็บของแผ่นงานแผ่นแรก แล้วกด SHIFT ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิกแท็บของแผ่นงานแผ่นสุดท้ายที่คุณต้องการเลือก
แผ่นงานสองแผ่นหรือมากกว่าที่ไม่อยู่ติดกัน
คลิกแท็บของแผ่นงานแผ่นแรก แล้วกด CTRL ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิกแท็บของแผ่นงานอื่นที่คุณต้องการเลือก
แผ่นงานทั้งหมดในเวิร์กบุ๊ก
คลิกขวาบนแท็บแผ่นงาน แล้วคลิก เลือกแผ่นงานทั้งหมด บน เมนูทางลัด
เคล็ดลับ: เมื่อเลือกเวิร์กชีตหลายแผ่น [กลุ่ม ] จะปรากฏขึ้นในแถบชื่อเรื่องที่ด้านบนสุดของเวิร์กชีต เมื่อต้องการยกเลิกการเลือกเวิร์กชีตหลายแผ่นในเวิร์กบุ๊ก ให้คลิกเวิร์กชีตใดก็ได้ที่ไม่ได้เลือก ถ้าไม่เห็นแผ่นงานที่ไม่ได้เลือก ให้คลิกขวาที่แท็บของแผ่นงานที่เลือก แล้วคลิก ยกเลิกการจัดกลุ่ม แผ่นงาน บนเมนูทางลัด
บนแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ ในกลุ่ม ตั้งค่าหน้ากระดาษ ให้คลิก การวางแนว แล้วคลิก แนวนอน
หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่ได้ตั้งค่าเครื่องพิมพ์ไว้ ตัวเลือก การวางแนว จะปรากฏเป็นสีซีด และคุณจะไม่สามารถเลือกเครื่องพิมพ์ได้ เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ คุณต้องตั้งค่าเครื่องพิมพ์ ตัวเลือกดังกล่าวจะปรากฏเป็นสีซีดเมื่อคุณอยู่ในกระบวนการแก้ไขเนื้อหาของเซลล์ เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้กด ENTER เพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลงหรือ ESC เพื่อยกเลิกการเปลี่ยนแปลง
กำหนดค่าอื่นๆ ตามที่จำเป็น
เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการปรับแต่งจํานวนเวิร์กชีตในครั้งเดียว คุณสามารถจัดกลุ่มเวิร์กชีตชั่วคราว เปลี่ยนแปลงจากนั้นยกเลิกการจัดกลุ่ม เมื่อต้องการจัดกลุ่มเวิร์กชีต ให้คลิกขวาที่แท็บใดก็ได้ที่ด้านล่างของเวิร์กชีต บนเมนูทางลัด ให้คลิก เลือกแผ่นงานทั้งหมด ในแถบชื่อเรื่อง คุณควรจะเห็นชื่อของเวิร์กบุ๊กตามด้วยชื่อ [กลุ่ม] แล้วเปลี่ยนการวางแนวเป็นแนวนอนหรือปรับแต่งอื่นๆ ที่คุณต้องการ เมื่อต้องการปิดการจัดกลุ่ม ให้คลิกขวาที่แท็บใดก็ได้ แล้วคลิก ยกเลิกการจัดกลุ่ม แผ่นงาน (หรือเพียงคลิกแท็บเวิร์กชีตอื่น) อย่าลืมยกเลิกการจัดกลุ่มเวิร์กชีต เมื่อเวิร์กชีตถูกจัดกลุ่ม ไม่ว่าอะไรก็ตามที่คุณเลือกในเวิร์กชีตหนึ่งจะมีผลต่อเวิร์กชีตอื่นๆ ทั้งหมด ซึ่งอาจไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องการ
คลิก ปุ่ม Microsoft Office
แล้วคลิก บันทึกเป็นในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการใช้เป็นชื่อของเทมเพลต
ในกล่อง บันทึกเป็นชนิด ให้คลิก Excel Template (*.xltx) หรือคลิก Excel Macro-Enabled Template (*.xltm) ถ้าเวิร์กบุ๊กนั้นมีแมโครที่คุณต้องการให้พร้อมใช้งานในเทมเพลต
คลิก บันทึก
เทมเพลตจะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์ เทมเพลต โดยอัตโนมัติ
เคล็ดลับ: ถ้าคุณคัดลอกเวิร์กบุ๊กExcelใดๆ ลงในโฟลเดอร์ เทมเพลต คุณสามารถใช้เวิร์กบุ๊กนั้นเป็นเทมเพลตโดยไม่ต้องบันทึกในรูปแบบไฟล์เทมเพลต (.xltx หรือ .xltm) ใน Windows Vista โฟลเดอร์ เทมเพลต มักจะเป็น C:\Users\<ชื่อของคุณ>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates ใน Microsoft Windows XP โฟลเดอร์ เทมเพลต มักจะเป็น C:\Documents และ การตั้งค่า\<ชื่อของคุณ>\Application Data\Microsoft\Templates
เมื่อต้องการใช้เทมเพลตในการสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่ ให้ทำดังนี้:
คลิก ปุ่ม Microsoft Office
แล้วคลิก ใหม่ภายใต้ เทมเพลต ให้คลิก เทมเพลตของฉัน
ในกล่องโต้ตอบ ใหม่ ให้ดับเบิลคลิกเทมเพลตที่คุณสร้างขึ้น
Excel จะสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่ที่ยึดตามเทมเพลตของคุณ
ด้านบนของหน้า