เทคโนโลยีสารสนเทศเรียกสั้นๆว่าอะไร

ความหมายของสารสนเทศ

สารสนเทศ (information) หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลหรือถูกนำมาวิเคราะห์ในรูปแบบที่เหมาะสมตรงกับต้องการของผู้ใช้  มีการจัดรูปแบบอย่างเป็นระเบียบและเป็นหมวดหมู่เพื่อให้สะดวกในการนำไปใช้ประโยชน์ในการดำเนินงานและตัดสินใจขององค์กร
จากที่กล่าวมาแล้วจะพบว่าความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลและสารสนเทศ ข้อมูลถือเป็นจุดเริ่มต้นของการได้มาซึ่งสารสนเทศ  เมื่อข้อมูลถูกนำมาประมวลผลจะได้เป็นสารสนเทศซึ่งองค์กรสามารถนำมาใช้ประโยชน์เพื่อส่งเสริมและสนับสนุนการดำเนินงานด้านธุรกิจขององค์กร  ข้อมูลและสารสนเทศมีความสัมพันธ์กัน
ต่อมาองค์กรต่างๆ ทั้งภาครัฐและเอกชนต่างเห็นความสำคัญของการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ประโยชน์ภายในองค์กรทั้งสิ้น  ไม่ว่าองค์กรนั้นจะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่  ล้วนแต่ต้องใช้เทคโนโลยีสารสนเทศทั้งในการบริหารและการปฏิบัติการ  เพื่อให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดีกว่าหรือทัดเทียมองค์กรอื่นๆ  โดยเฉพาะอย่างยิ่งการแข่งขันด้านต่างๆ มีมากขึ้น หน่วยงานภาคเอกชนต้องแข่งขันกันเองทั้งภายในประเทศและกับองค์กรที่เป็นเครือข่ายจากต่างประเทศ  หน่วยงานภาครัฐต้องแข่งขันในระดับประเทศโดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องการให้บริการแก่ประชาชนอย่างมีประสิทธิภาพและมีศักยภาพเพียงพอ  ซึ่งจะส่งผลต่อความเชื่อถือให้นักลงทุนจากต่างประเทศเข้ามาลงทุนทั้งทางภาคธุรกิจและอุตสาหกรรม  ถ้าหน่วยงานเหล่านี้ไม่สามารถจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศให้เป็นเครื่องมือในการแข่งขันและเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานแล้วก็ย่อมส่งผลกระทบในทางลบ คือ ไม่สามารถขยายตัวทางธุรกิจและไม่สามารถให้บริการที่มีประสิทธิภาพ (มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช, ๒๕๕๔ : ๒๐)

คุณลักษณะสำคัญของสารสนเทศที่ดี

การผลิตสารสนเทศที่ดีเพื่อใช้ประกอบในการดำเนินงานจึงเป็นสิ่งที่องค์กรต้องให้ความสนใจอย่างจริงจัง  ซึ่งสารสนเทศที่ดีจะต้องมีคุณลักษณะสำคัญดังนี้ (มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช, ๒๕๕๔ : ๙)

๑.  สามารถเข้าถึงได้ (accessible)  สารสนเทศที่ดีควรมีการจัดการเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศได้ง่าย สะดวก และรวดเร็ว โดยไม่มีข้อจำกัดด้านเวลาและสถานที่

๒.  ถูกต้อง (accurate)  สารสนเทศที่ดีต้องมีความถูกต้องและไม่มีข้อผิดพลาด  เพื่อให้ผู้ใช้หรือองค์กรแน่ใจว่าสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องและได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ

๓.  ครบถ้วนสมบูรณ์ (complete)  สารสนเทศที่ดีต้องประกอบด้วยข้อมูลสำคัญๆ ที่ครบถ้วนตรงตามความต้องการใช้งานและสามารถสนับสนุนให้การปฏิบัติงานขององค์กรแล้วเสร็จตามกำหนดหรือวัตถุประสงค์

๔.  ประหยัด (economical)  การได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี องค์กรควรคำนึงถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องตั้งแต่การได้มา การจัดเก็บ และการนำไปใช้งานที่ต้องมีความคุ้มค่าเมื่อเปรียบเทียบกับผลประโยชน์ที่จะได้รับ

๕.  ยืดหยุ่น (flexible)  สารสนเทศที่ดีควรมีความยืดหยุ่นและสามารถปรับเปลี่ยนเพื่อรองรับการนำไปใช้ได้หลายรูปแบบ ครอบคลุมความต้องการที่หลากหลายของผู้ใช้

๖.  ตรงประเด็น (relevant)  สารสนเทศที่ดีต้องสามารถนำไปใช้เพื่อตอบสนองความต้องการได้ตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้

๗.  เชื่อถือได้ (reliable)  สารสนเทศที่ดีต้องมีความน่าเชื่อถือ เป็นที่ยอมรับ และสามารถรับรองความถูกต้องของขั้นตอนการได้มาซึ่งสารสนเทศ

๘.  ปลอดภัย (secure)  สารสนเทศที่ดีต้องมีระบบรักษาความปลอดภัย  เพื่อให้มั่นใจได้ว่าอนุญาตให้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงข้อมูลได้เท่านั้น

๙.  ไม่ซับซ้อน (simple)  สารสนเทศที่ดีต้องไม่ซับซ้อน ง่ายต่อการทำความเข้าใจและการนำไปใช้งาน

๑๐.  ทันต่อความต้องการใช้งาน (timely)  สารสนเทศที่ดีควรมีรูปแบบและจัดเก็บให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้งานอยู่เสมอเพื่อการนำไปใช้งานได้อย่างทันเวลา

๑๑.  ตรวจสอบได้ (verifiable)  สารสนเทศที่ดีต้องสามารถตรวจสอบได้ตั้งแต่แหล่งที่มาของข้อมูลและกระบวนการประมวลผล ซึ่งจะต้องมีความน่าเชื่อถือและเป็นที่ยอมรับขององค์กรความหมายและกระบวนการ

ความหมายและกระบวนการทำงานพื้นฐานของระบบสารสนเทศ

          ระบบสารสนเทศ เป็นการนำส่วนประกอบต่างๆ ได้แก่ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ การสื่อสารโทรคมนาคมและเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ฐานข้อมูล ขั้นตอนการดำเนินงาน และบุคลากร  มาทำงานสัมพันธ์กันอย่างเป็นระบบภายในองค์กรเพื่อรวบรวม ผลิต จัดเก็บ ประมวลผล และเผยแพร่สารสนเทศ ให้สามารถนำสารสนเทศมาใช้ในการปฏิบัติงาน บริหารจัดการงาน บริการผู้ใช้งาน และประกอบการตัดสินใจของผู้บริหารได้อย่างสะดวก ถูกต้อง รวดเร็ว และสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และความความต้องการขององค์กรและธุรกิจ (Laudon, ๒๐๑๑  อ้างถึงใน มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช, ๒๕๕๔ : ๑๒)

ระบบสารสนเทศจะมีลักษณะการทำงานเป็นระบบ  ประกอบด้วยกระบวนการทำงานพื้นฐาน ๓ ประการด้วยกัน ได้แก่ การนำข้อมูลเข้า (input) การประมวลผล (process) และการนำเสนอผลลัพธ์ (output)  โดยการนำข้อมูลเข้าจะทำการรวบรวมข้อมูล เช่น ข้อเท็จจริงต่างๆ ที่ได้มาจากภายในหรือภายนอกองค์กร  การประมวลผลจะทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่นำเข้ามาในระบบให้อยู่ในรูปของสารสนเทศที่มีความหมายและสามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อไปได้  และการนำเสนอผลลัพธ์จะนำเสนอสารสนเทศที่ผ่านการประมวลผลเพื่อให้องค์กรนำไปใช้ในการปฏิบัติงานต่างๆ ต่อไป  ทั้งนี้ระบบสารสนเทศจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีกลไกการควบคุม ได้แก่ ผลป้อนกลับ (feedback) ซึ่งเป็นการวัดผลลัพธ์ที่ได้รับจากระบบสารสนเทศกับผลลัพธ์ที่พึงประสงค์  ถ้าผลป้อนกลับเป็นเชิงบวกจะยืนยันว่าระบบมีประสิทธิภาพและสามารถดำเนินการต่อไปได้  แต่ถ้าผลป้อนกลับเป็นเชิงลบจะต้องมีการแก้ไขหรือปรับปรุงการนำข้อมูลหรือการประมวลผล  เพื่อให้ระบบสารสนเทศสามารถทำงานจนได้ผลลัพธ์ที่ตรงตามวัตถุประสงค์

ความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศ

กิดานันท์ มลิทอง (๒๕๔๘ : ๑๒)  อธิบายความหมายของ IT : เทคโนโลยีสารสนเทศ  ว่าเป็นคำที่ใช้เพื่ออธิบายถึงส่วนอุปกรณ์ (Hardware) และ ส่วนชุดคำสั่ง (Software) ของคอมพิวเตอร์เพื่อใช้ทำงานร่วมกันในการประมวล จัดเก็บ เข้าถึง ค้นคืน นำเสนอ และเผยแพร่สารสนเทศด้วยอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์  ตัวอย่างของส่วนอุปกรณ์ ได้แก่ อุปกรณ์ใดๆ ที่มีชิปคอมพิวเตอร์เป็นส่วนประกอบ เช่น คอมพิวเตอร์   กล้องถ่ายภาพดิจิทัล โทรศัพท์เซลลูลาร์ และรวมถึงวัสดุ เช่น สมาร์ตคาร์ด  ส่วนชุดคำสั่ง เช่น โปรแกรมประมวลคำ โปรแกรมกราฟิก โปรแกรมตัดต่อภาพเคลื่อนไหว เป็นต้น  เนื่องจากคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีสมรรถนะสูงมากขึ้นจึงสามารถทำงานนอกเหนือจากการประมวลผลและจัดเก็บข้อมูลธรรมดามาเป็นสื่อในการสร้างภาพ ๓ มิติ การตัดต่อภาพยนตร์ การผสมเสียง และเป็นตัวกลางในการนำเสนอสารสนเทศรูปลักษณ์ต่างๆ

เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือ Information Technology  ที่มักเรียกกันว่า “ไอที” นั้น  เน้นถึงการจัดการในกระบวนการดำเนินงานสารสนเทศ หรือสารนิเทศในขั้นตอนต่างๆ ตั้งแต่การเสาะแสวงหา การวิเคราะห์ การจัดเก็บ การจัดการ และการเผยแพร่  เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพความถูกต้อง ความแม่นยำ และความรวดเร็วทันต่อการนำมาใช้ประโยชน์ (สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ, ๒๕๔๐ : ๒๐  อ้างถึงใน    กิดานันท์ มลิทอง, ๒๕๔๘ : ๑๓)

เทคโนโลยีสารสนเทศ คือ เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผล และเผยแพร่สารสนเทศ ซึ่งรวมแล้วก็คือเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม หรือ Computer and Communications ที่นิยมเรียกย่อๆ ว่า C&C  อย่างไรก็ตามมีโน้มน้าวที่จะนับเทคโนโลยีอื่นๆ ที่เป็นองค์ประกอบของ C&C ที่เกี่ยวเนื่องเข้ามาเป็นเทคโนโลยีสารสนเทศด้วย เช่น เทคโนโลยีไมโครอิเล็กทรอนิกส์ เทคโนโลยีระบบอัตโนมัติ เทคโนโลยีการพิมพ์ เทคโนโลยีสำนักงานอัตโนมัติ เทคโนโลยีการศึกษา (ครรชิต มาลัยวงศ์, ๒๕๔๐ : ๗๗  อ้างถึงใน กิดานันท์ มลิทอง, ๒๕๔๘ : ๑๓)

นอกจากนี้ ประสิทธิ์ ทีฆพุฒิ (๒๕๔๙ : ๑๔) ให้ความหมายของคำว่า “เทคโนโลยีสารสนเทศ” ว่ามีสาระสำคัญอยู่ที่คำว่า สารสนเทศ (Information) ซึ่งถ้าพิจารณาแบบกว้างๆ หมายถึง ข้อมูลหรือข้อเท็จจริงอันเป็นรายละเอียดเกี่ยวกับเหตุการณ์ การกระทำ บุคคล หน่วยงาน เช่น ลูกค้ารายหนึ่งสั่งซื้อสินค้าอะไรบ้าง เป็นจำนวนเท่าใด  แต่ถ้าพิจารณาอย่างเจาะจงมากยิ่งขึ้น  สารสนเทศให้เห็นภาพกว้างๆ ของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นได้อย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น การนำข้อมูลเกี่ยวกับการสั่งซื้อสินค้าตลอดทั้งเดือนของเดือนก่อนๆ มาประมวลจะทำให้เราทราบว่าสินค้าใดเป็นที่ต้องการมาก สินค้าใดขายไม่ได้เพราะไม่มีการสั่งซื้อ หรือลูกค้ารายใดสั่งซื้อสินค้ามากน้อยผิดปกติ  การทราบสารสนเทศเหล่านี้ทำให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจที่จะบริหารหรือจัดการในด้านที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น  อาจกล่าวได้ว่าเทคโนโลยีสารสนเทศ คือ เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานต่างๆ ที่เกี่ยวเนื่องกับสารสนเทศ  ซึ่งหากจะแยะย่อยลงไปอีกจะหมายถึง การจัดเก็บข้อมูล การบันทึกข้อมูล การนำข้อมูลมาประมวลผล การจัดทำรายงานสารสนเทศ การจัดส่งรายงานสารสนเทศไปให้ผู้ใช้ ฯลฯ  หากเทคโนโลยีใดที่เข้าข่ายการใช้งานลักษณะนี้ อาจะเป็นเทคโนโลยีสารสนเทศได้เช่นกัน

โดยทั่วไปเมื่อกล่าวถึงเทคโนโลยีสารสนเทศ  เรามักจะหมายถึงเทคโนโลยีสำคัญใน ๒ สาขา ดังนี้

(ประสิทธิ์ ทีฆพุฒิ, ๒๕๔๙ : ๑๔-๑๖)

๑.  เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์  เป็นเทคโนโลยีที่มีบทบาทสำคัญในการจัดเก็บบันทึก ประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศและจัดทำรายงานต่างๆ  คอมพิวเตอร์ที่ใช้กันอยู่ในเวลานี้สามารถแบ่งได้หลายประเภท  ประเภทที่หนึ่ง คือ จัดตามความสามารถในการปฏิบัติงานหรือการคำนวณ ซึ่งในปัจจุบันเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีความสามารถมากที่สุด คือ ซูเปอร์คอมพิวเตอร์ (super computer) สามารถทำงานได้รวดเร็วมาก เช่น บวกเลขได้รวดเร็วถึงพันล้านจำนวนต่อวินาทีและสามารถใช้ในงานพยากรณ์อากาศ งานด้านอวกาศ ฯลฯ  ส่วนคอมพิวเตอร์ที่มีความสามารถรองลงมาและเป็นที่นิยมใช้กันในงานธนาคารหรืองานที่มีข้อมูลมากๆ คือ เครื่องเมนเฟรม (mainframe) ซึ่งมีความสามารถในการบวกเลขได้เร็วนับร้อยล้านจำนวนต่อวินาที  ส่วนคอมพิวเตอร์ที่มีความสามารถรองลงมาอีก คือ มินิคอมพิวเตอร์ (minicomputer) ซึ่งนิยมใช้ในงานด้านธุรกิจทั่วไปหรือในกิจการขนาดเล็ก  ส่วนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีความสามารถลำดับสุดท้าย คือ คอมพิวเตอร์ที่เรามักพบเห็นกันทั่วไปตามหน่วยงานห้างร้านที่เรานิยมเรียกกันว่า คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (Personal computer) หรือที่เรียกบ่อยๆ ว่า “เครื่องพีซี”

๒.  เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม  คือ เทคโนโลยีที่ใช้ในการสื่อสารที่เรารู้จักกันทั่วไป แต่ในที่นี้เราหมายถึงเทคโนโลยีสำหรับรับและส่งข้อมูล และรายงานสารสนเทศผ่านระยะทางที่ห่างไกล  เพื่อให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องกันสามารถติดต่อสื่อสารกันได้อย่างกว้างขวางและรวดเร็ว  อุปกรณ์ที่ใช้ในการสื่อสารโทรคมนาคม ได้แก่ โทรศัพท์ โทรสารและโทรศัพท์มือถือระบบต่างๆ  นอกจากนี้ยังรวมถึงเทคโนโลยีต่างๆ ที่ช่วยให้การสื่อสารโทรคมนาคมเป็นไปอย่างกว้างขวาง รวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เช่น เทคโนโลยีสื่อสารด้วยระบบไมโครเวฟ เทคโนโลยีดาวเทียมสื่อสาร เทคโนโลยีเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีเส้นใยนำแสง เป็นต้น

นอกจากเทคโนโลยี ๒ สาขาใหญ่ข้างต้นแล้ว  เทคโนโลยีสารสนเทศยังเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีการพิมพ์ การถ่ายภาพ ตลอดจนเทคโนโลยีระบบอัตโนมัติต่างๆ อีกด้วย

อาจกล่าวโดยสรุป  เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT)  หมายถึง เทคโนโลยีที่ใช้คอมพิวเตอร์และเครื่องมืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องเชื่อมโยงเข้าด้วยกัน  โดยอาศัยเทคโนโลยีโทรคมนาคมและการสื่อสารเพื่อรวบรวมข้อมูล จัดเก็บ บันทึก ประมวลผล ค้นหาและค้นคืน แสดงผล สื่อสารข้อมูลหรือเผยแพร่สารสนเทศเพื่อการใช้ประโยชน์  เนื่องจากเทคโนโลยีโทรคมนาคมได้ถูกพัฒนาทำให้การสื่อสารในลักษณะระบบเครือข่ายที่สำคัญเป็นที่รู้จักกันดี คือ เครือข่ายอินเทอร์เน็ต  เทคโนโลยีโทรคมนาคมและการสื่อสารจึงเป็นส่วนหนึ่งของเทคโนโลยีสารสนเทศและอาจเรียกเทคโนโลยีสารสนเทศว่า เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารหรือไอซีที (Information and Communication Technology : ICT) (มาลี ล้ำสกุล, ๒๕๔๖ : ๕-๖  อ้างถึงใน มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช, ๒๕๕๔ : ๒๐)

ความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ

ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT)  ได้เข้ามามีความสำคัญเกี่ยวข้องกับวิถีชีวิตของคนเราในแทบทุกด้าน  ตั้งแต่แรกเกิดจนกระทั่งตายไปจากโลกนี้ไป  และเทคโนโลยีสารสนเทศยังเข้าไปมีบทบาทในองค์กรโดยส่วนใหญ่ได้นำ IT เข้ามาใช้ในการปฏิบัติงานต่างๆ นับไม่ถ้วน  ตัวอย่างที่เราเห็นได้ชัดเจน คือ บริษัท ห้างร้าน และหน่วยงานของรัฐบาลซึ่งโดยปกติหน่วยงานเหล่านี้จะมีเครื่องโทรศัพท์และโทรสาร  สำหรับใช้ในการติดต่อประสานงานกับผู้อื่น  เพื่อให้การดำเนินงานของหน่วยงานสามารถดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง  เครื่องโทรศัพท์และโทรสารเหล่านี้จัดว่าเป็นอุปกรณ์ IT ขั้นต้น  ต่อมาเมื่อโลกเรามีวิวัฒนาการจนเข้าสู่ยุคใหม่คือยุคปัจจุบัน  การประดิษฐ์คิดค้นอุปกรณ์ IT ประเภทต่างๆ จึงมีออกมาจำหน่ายอย่างมากมาย  อุปกรณ์ที่มีความสำคัญหรืออยู่ใกล้ตัวเราคือ         เครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer) ซึ่งปัจจุบันได้กลายมาเป็นอุปกรณ์ที่มีความสำคัญเทียบเท่ากับมันสมองหรือประสาทมนุษย์เพราะทำหน้าที่ช่วยบริหารและควบคุมการดำเนินกิจกรรมต่างๆ ของหน่วยงานหรือบริษัทห้างร้านทั่วไป  นอกจากนี้ยังมีหน้าที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือทำหน้าที่เป็นระบบและอุปกรณ์โทรคมนาคมประเภทต่างๆ ช่วยให้มนุษย์เราสามารถติดต่อสื่อสารกันได้อย่างรวดเร็วไม่ว่าจะอยู่แห่งหน ตำบลใดบนโลกใบนี้ (ประสิทธิ์ ทีฆพุฒิ, ๒๕๔๙ : ๑๑-๑๒)

เทคโนโลยีสารสนเทศมีความสำคัญต่อการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมด้านต่างๆ ได้แก่ การทำงานที่ไม่มีข้อจำกัดเรื่องเวลาและสถานที่ การเชื่อมโยงสัมพันธ์กันเป็นเครือข่าย และการเปลี่ยนแปลงเป็นสังคมสารสนเทศ  ซึ่งอาจแบ่งเป็นประเด็นหลักได้ดังนี้ (มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช, ๒๕๕๔ : ๒๐-๒๑)

๑.  การทำงานที่ไม่มีข้อจำกัดเรื่องเวลาและสถานที่  เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเครื่องมือสำคัญทำให้กระบวนการปฏิบัติงานด้านต่างๆ ภายในองค์กรหรือธุรกิจมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเพิ่มขึ้น  สามารถทำงานได้ทุกสถานที่อย่างสะดวก รวดเร็ว ใช้งานง่าย รวมทั้งสนับสนุนการทำงานและการใช้บริการอย่างต่อเนื่องตลอดเวลาเท่ากับเป็นการสร้างคุณภาพชีวิตอีกทางหนึ่งด้วย

๒.  การเชื่อมโยงสัมพันธ์กันเป็นเครือข่าย  เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้การติดต่อสื่อสารระหว่างกันทั้งภายในและภายนอกองค์กรผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ทำได้ง่าย สะดวก สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารเพื่อให้การทำงานใกล้ชิดกันมากขึ้น  รวมทั้งสายงานการบังคับบัญชามีการเปลี่ยนแปลงเป็นแนวราบมากขึ้น  ความสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารและผู้ปฏิบัติการดีขึ้นและมีความเข้าใจที่ตรงกัน  ในการทำให้องค์กรหรือธุรกิจเติบโตเพิ่มขึ้นในทิศทางเดียวกัน

๓.  การเปลี่ยนแปลงเป็นสังคมสารสนเทศ  ปัจจุบันสารสนเทศเกี่ยวข้องกับชีวิตประจำวันของทุกคนตั้งแต่ผู้ใช้งานทั่วไปจนถึงผู้บริหาร  จึงมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการสนเทศตั้งแต่การผลิต จัดเก็บและค้นคืน  เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งานทุกระดับผ่านช่องทางการให้บริการที่สะดวกและรวดเร็ว

นอกจากนี้สารสนเทศยังเป็นทรัพยากรที่สำคัญในการพัฒนาเศรษฐกิจและสังคม  มนุษย์มีความต้องการที่จะแสวงหาสารสนเทศเพิ่มมากขึ้นเพื่อนำมาสนับสนุนการปฏิบัติงานเพื่อประกอบการตัดสินใจหรือเพื่อการแข่งขัน  การได้รับสารสนเทศที่ถูกต้องในรูปแบบที่พึงพอใจและในช่วงเวลาที่ต้องการเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการดำรงชีวิตประจำวัน  ไม่ว่าบุคคลนั้นจะอยู่ในวงการธุรกิจ อุตสาหกรรม การแพทย์ การศึกษา หรือผู้ที่ประกอบอาชีพอื่นๆ ในสังคมยุคข่าวสารซึ่งเป็นยุคที่มีการแข่งขันสูง  สารสนเทศมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา มีการเผยแพร่กระจายมากมายและรวดเร็ว  ผู้ที่สารสนเทศในมือจะเป็นผู้ได้เปรียบมากกว่าผู้อื่นและเป็นผู้มีอำนาจ

สารสนเทศมีความสำคัญมากในหลายๆ ด้าน  อาทิ (มยุรี จุลกัณฑ์, ๒๕๓๘  อ้างถึงใน คณาจารย์สถาบันราชภัฏสวนดุสิต, ๒๕๔๔ : ๗)

๑.  ด้านการศึกษา  สามารถนำไปใช้ประกอบการเรียนการสอน การเขียนหนังสือ ตำราเรียน บทความ และรายงานการค้นคว้าต่างๆ

๒.  ด้านการวิจัย  ข้อมูลสถิติต่างๆ นำไปใช้ในการวิจัยด้านต่างๆ ได้เป็นอย่างดี

๓.  ด้านธุรกิจ  ข้อมูลข่าวสารที่ทันสมัยสามารถนำไปใช้ประกอบวางแผนและการตัดสินใจทางธุรกิจ  เพื่อการแข่งขันทางการค้า การวิจัยตลาด และการวางแผนทางด้านธุรกิจ

๔.  ด้านการเมืองและการปกครอง  ข้อมูลสถิติต่างๆ สามารถใช้ประกอบการวางแผนและการตัดสินใจ การแก้ไขปัญหาต่างๆ  นอกจากนี้ข้อมูลข่าวสารที่เป็นประโยชน์สามารถนำมาเผยแพร่ให้ประชาชนทั่วไปได้รับความรู้ เป็นเครื่องมือสำคัญในการปกครองประเทศ

๕.  ด้านบันเทิง  รายการบันเทิงทั้งทางวิทยุและโทรทัศน์อาศัยข้อเท็จจริง ความรู้ ข่าวสารต่างๆ มาผูกเป็นเรื่องราวต่างๆ เพื่อให้ความสนุกสนานและสอดแทรกสาระความรู้ให้แก่ผู้ชมและผู้ฟังทางบ้าน

๖.  ด้านชีวิตประจำวัน  ข่าวสาร ข้อเท็จจริง และความรู้ จัดเป็นอาหารสมองที่ประชาชนส่วนใหญ่จะต้องบริโภคเป็นประจำวันไม่แพ้อาหารหลัก

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

ตามที่ได้อธิบายมาตั้งแต่ต้นอาจสรุปได้ว่าระบบสารสนเทศนั้นเกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์อย่างแน่นอน  เพราะหากปราศจากคอมพิวเตอร์แล้วเราคงไม่สามารถจัดทำรายการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานได้อย่างสะดวก รวดเร็วและครบถ้วนสมบูรณ์  อย่างไรก็ตามคำว่าระบบสารสนเทศนั้นเป็นคำกลางๆ และอาจมีความหมายครอบคลุมถึงการจัดทำระบบสารสนเทศโดยไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ได้อีกนัยหนึ่ง เช่น หน่วยงานห้างร้านหลายแห่งอาจมีระบบสารสนเทศสำหรับใช้งานอยู่แล้วโดยไม่ได้ใช้ได้อย่างสะดวกรวดเร็วเหมือนระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือ  ด้วยเหตุนี้จึงถือว่าระบบสารสนเทศที่กล่าวถึงนี้เป็นระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์

ระบบสารสนเทศที่ใช้กันทั่วไปในปัจจุบัน มีองค์ประกอบที่สำคัญ ๖ ประการ คือ (ประสิทธิ      ทีฆพุฒิ, ๒๕๔๙ : ๒๓)

๑.  คอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์ (Hardware)  หมายถึง ตัวเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ประกอบต่างๆ

๒.  ซอฟท์แวร์ (Software)  หมายถึง ชุดคำสั่งที่ใช้สำหรับสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามที่ผู้ใช้ต้องการ

๓.  ข้อมูล (Data)  หมายถึง ข้อเท็จจริงที่เราสนใจจะบันทึกเก็บไว้เพื่อใช้วิเคราะห์ให้ทราบสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงาน

๔.  ระบบสื่อสารข้อมูล (Data Communication System)  หมายถึง อุปกรณ์ระบบโทรคมนาคมและข้อตกลงที่ทำให้หน่วยงานสามารถส่งข้อมูลและรายงานข้ามไปยังผู้รับที่อยู่ห่างไกล

๕.  บุคลากร (People ware)   หมายถึง ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาดำเนินงาน  และจัดการให้เกิดระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพสำหรับหน่วยงาน

๖.  ระเบียบ ปฏิบัติ และคู่มือ (Procedures)  หมายถึง ข้อบังคับ กฎเกณฑ์ และคู่มือการใช้ระบบสารสนเทศให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เชื่อถือได้ และมั่นคงปลอดภัย

ประเภทของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศที่ใช้ในองค์กร แบ่งออกเป็น ๖ ประเภท คือ (วิเศษศักดิ์ โคตรอาษา, ๒๕๔๒ : ๑๔๙-๑๕๔)

๑.  ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ (Transaction Processing System : TPS)  ระบบการประมวลผลทางธุรกิจมักเป็นการประมวลผลแบบวันต่อวัน เช่น การรับ-จ่ายบิล  ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง  ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง  ระบบการรับ-จ่ายสินค้า เป็นต้น  ระบบนี้เป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับการพัฒนาให้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์

๒.  ระบบสารสนเทศเพื่อจัดการ (Management Information System : MIS)  ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารที่ต้องการประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการช่วยงานแบบวันต่อวัน MIS จึงมีความสามารถในการคำนวณและเปรียบเทียบข้อมูล  ซึ่งมีความหมายต่อการจัดการและบริหารงานเป็นอย่างมาก  นอกจากนั้นระบบนี้ยังสามารถสร้างสารสนเทศที่ถูกต้องและทันสมัยอีกด้วย  โดยทั่วไป MIS มักรวมระบบ TPS เข้าไว้ด้วย

๓.  ระบบช่วยตัดสินใจ (Decision Support System : DSS)  ระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียมสารนิเทศเพื่อช่วยในการตัดสินใจ  หากเป็นการใช้โดยผู้บริหารระดับสูง เรียกระบบนี้ว่า “ระบบสนับสนุนการตัดสินเพื่อผู้บริหารระดับสูง” (Executive Support System : ESS)  บางครั้งสารสนเทศที่ TPS และ MIS ไม่สามารถช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้จำเป็นต้องพัฒนาระบบช่วยตัดสินใจ DSS ขึ้นเพื่อช่วยในการตัดสินใจภายใต้ผลสรุปและการเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งอื่น ทั้งภายในและภายนอก  โดยเฉพาะอย่างยิงเพื่อช่วยในการรวมบริษัทและการหาบริษัทร่วม การขยายโรงงานผลิตภัณฑ์ใหม่ เป็นต้น

๔.  ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System : EIS)  ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง คือ MIS ประเภทพิเศษที่ถูกพัฒนาสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงที่ไม่คุ้นเคยกับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถใช้ระบบระบบสารสนเทศได้ง่ายขึ้น  โดยใช้เมาส์เลื่อนหรือจอภาพแบบสัมผัสเพื่อเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างกัน ทำให้ผู้บริหารไม่ต้องจำคำสั่ง

๕.  ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation System : OAS)  ระบบสารสนเทศที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุดโดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน  OAS มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษส่งข่าวสารถึงกันด้วยข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) แทน  ซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน ๒ ลักษณะ คือ

๕.๑)  รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์  ได้แก่ การสื่อสารด้วยข้อความ รูปภาพ E-mail FAX หรือเสียง เป็นต้น

๕.๒)  รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง (Audio Conferencing)  การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video Conferencing) เป็นต้น

๖.  ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Artificial Intelligence/Expert System)  ระบบที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์กลายเป็นผู้ชำนาญการในสาขาใดสาขาหนึ่ง  คล้ายกับมนุษย์  ระบบนี้จะได้รับความรู้จากมนุษย์ผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถวิเคราะห์เหตุผลเพื่อตัดสินใจ  ความรู้ที่เก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์นี้ประกอบด้วย ฐานความรู้ (Knowledge Base) และกฎข้อวินิจฉัย (Inference Rule) ซึ่งเป็นความสามารถเฉพาะที่ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถตัดสินจำได้เอง เช่น การวินิจฉัยความผิดพลาดของรถจักรดีเซลเซลไฟฟ้าโดยใช้คอมพิวเตอร์

ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ

          ประสิทธิภาพ (Efficiency)

๑.  ระบบสารสนเทศทำให้การปฏิบัติงานมีความรวดเร็วมากขึ้น  โดยใช้กระบวนการประมวลผลข้อมูลซึ่งจะทำให้สามารถเก็บรวบรวม ประมวลผลและปรับปรุง้อมูลให้ทันสมัยได้อย่างรวดเร็ว เช่น คอมพิวเตอร์ที่ใช้ประจำบ้านมีขีดความสามารถในการทำงานถึง 450 ล้านคำต่อนาที (million instructions per second)

๒.  ระบบสารสนเทศช่วยในการจัดเก็บข้อมูลที่มีขนาดใหญ่  หรือมีปริมาณมากและช่วยทำให้การเข้าถึงข้อมูล (access) เหล่านั้นมีความรวดเร็วด้วย

๓.  ช่วยทำให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปอย่างรวดเร็ว  การใช้เครือข่ายทางคอมพิวเตอร์ทำให้มีการติดต่อได้ทั่วโลกภายในเวลาที่รวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์กับเครื่องคอมพิวเตอร์ด้วยกัน (machine to machine) หรือคนกับคน (human to human) หรือคนกับเครื่องคอมพิวเตอร์ (human to machine) และการติดต่อสื่อสารดังกล่าวจะทำให้ข้อมูลที่เป็นทั้งข้อความ เสียง ภาพนิ่ง และภาพเคลื่อนไหวสามารถส่งได้ทันที

๔.  ช่วยลดต้นทุน  การที่ระบบสารสนเทศช่วยทำให้การปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลซึ่งมีปริมาณมากมีความสลับซับซ้อนให้ดำเนินการได้โดยเร็ว หรือการช่วยให้เกิดการติดต่อสื่อสารได้อย่างรวดเร็ว ทำให้เกิดการประหยัดต้นทุนการดำเนินการอย่างมาก

๕.  ระบบสารสนเทศช่วยทำให้การประสานงานระหว่างฝ่ายต่างๆ เป็นไปได้ด้วยดี  โดยเฉพาะหาระบบสารสนเทศนั้นออกแบบเพื่อเอื้ออำนวยให้หน่วยงานทั้งภายในและภายนอกที่อยู่ในระบบของ   ซัพพลายทั้งหมด จะทำให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ และทำให้การประสานงาน หรือการทำความเข้าใจเป็นไปได้ด้วยดียิ่งขึ้น

          ประสิทธิผล (Effectiveness)

๑.  ระบบสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจ ระบบสารสนเทศที่ออกแบบสำหรับผู้บริหาร  เช่น ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision support systems) หรือระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive support systems) จะเอื้ออำนวยให้ผู้บริหารมีข้อมูลในการประกอบการตัดสินใจได้ดีขึ้น อันจะส่งผลให้การดำเนินงานสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ไว้ได้

๒.  ระบบสารสนเทศช่วยในการเลือกผลิตสินค้า/บริการที่เหมาะสม  ระบบสารสนเทศจะช่วยทำให้องค์การทราบถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับต้นทุน ราคาในตลาดรูปแบบของสินค้า/บริการที่มีอยู่  หรือช่วยทำให้หน่วยงานสามารถเลือกผลิตสินค้า/บริการที่มีความเหมาะสมกับความเชี่ยวชาญหรือทรัพยากรที่มีอยู่

๓.  ระบบสารสนเทศช่วยปรับปรุงคุณภาพของสินค้า/บริการให้ดีขึ้น  ระบบสารสนเทศทำให้การติดต่อระหว่างหน่วยงานและลูกค้าสามารถทำได้โดยถูกต้องและรวดเร็วขึ้น  ดังนั้นจึงช่วยให้หน่วยงานสามารถปรับปรุงคุณภาพของสินค้า/บริการให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้นและรวดเร็วขึ้นด้วย

๔.  ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive Advantage)  ปัจจุบันระบบสารสนเทศได้มีการนำมาให้ตลอดทั้งระบบซัพพลายเชน (Supply Chain) เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

๕.  คุณภาพชีวิตการทำงาน (Quality of Working Life)  ระบบสารสนเทศจะต้องได้รับการออกแบบออกมาเพื่อให้เกิดความสมดุลระหว่างความต้องการของมนุษย์และประสิทธิภาพของเทคโนโลยีด้วย