ในเมื่อเราจะมาเจาะลึกวิธีใช้ Excel ทำรายงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ดังนั้นเราควรวิเคราะห์ดูก่อนว่า การจะทำรายงานให้สำเร็จได้นั้นโดยภาพรวมมีขั้นตอนอะไรและความเชื่องช้าอยู่ตอนไหนบ้าง? Show
สารบัญ Step การทำรายงาน
เตรียมฐานข้อมูลขั้นตอนนี้ ความซับซ้อนและความเสียเวลาขึ้นอยู่กับว่าแหล่งข้อมูลที่แท้จริงเรามาจากไหน และมีลักษณะอย่างไร? เช่น
ถ้าอยู่ในไฟล์เดียวกัน มีตารางเดียว นี่จะง่ายที่สุด เพราะเราเอา Data ตัวนั้นให้เป็นแหล่งข้อมูลหลักที่จะเอาไปทำต่อได้เลย แต่ถ้าข้อมูลอยู่ที่อื่น หรือมีหลายตาราง เราก็ต้องพยายามรวบรวมข้อมูลทุกที่ให้มาอยู่ในที่เดียวกันก่อน ซึ่งทำได้หลายแบบ หลายวิธีการ เช่น
ซึ่ง Power Query นี่แหละเป็นวิธีที่ง่ายแต่ว่าทรงพลังมากๆ ซึ่งเป็นสิ่งที่ผมจะเน้นในหนังสือเล่มนี้ครับ คำนวณแปลงข้อมูลดิบให้เป็นผลสรุปขั้นตอนนี้ มีแนวทางการทำหลักๆ 2 วิธี คือ
ซึ่งส่วนตัวผมเองขอเชียร์การใช้เครื่องมืออย่าง PivotTable มากกว่าเพราะมันทั้งง่ายในการสร้างและปรับเปลี่ยนมุมมองได้ง่ายด้วย คนทั่วไปใครๆ ก็ใช้ได้ แถมยังใช้เวลาเรียนรู้น้อยกว่าการเขียรสูตรมากเลย และยังผนวกกับการใช้เรื่องมือ Slicer ที่สามารถใช้ Filter Pivot Table ได้หลายตารางพร้อมกันยิ่งเจ๋งเลย ดังนั้นในหนังสือเล่มนี้เราจะเน้นกันที่การใช้ Pivot Table กันครับ คนไหนที่ยังใช้ไม่เป็นก็ไม่ต้องกังวล เพราะเราจะทบทวนพื้นฐานความรู้ Pivot Table ให้ในบทที่เป็น Workshop ด้วยครับ Visualizationขั้นตอนนี้ก็มักขึ้นอยู่กับวิธีที่เราเลือกสรุปข้อมูลเช่นกัน ถ้าตอนแรกเขียนสูตรมา ก็ต้องสร้างกราฟแบบปกติ ถ้าใช้ Pivot Table ก็ต้องสร้างกราฟแบบ Pivot Chart… ซึ่งกราฟแบบปกติจะมีความยืดหยุ่นมากกว่า เช่น สามารถใช้กราฟได้ทุกประเภทรวมถึง Scatter Plot ด้วย (Pivot Chart ทำ Scatter Plot ไม่ได้) รวมถึงการเขียนสูตรจะช่วยเตรียมข้อมูลในการทำกราฟแบบพิสดารได้ดีกว่า PivotTable มากเลย ตรงนี้เหมือนว่าการใช้ Pivot Table จะเสียเปรียบพอสมควร ซึ่งทาง Microsoft เองเลยทำเครื่องมือใหม่มาใช้เพื่อทำกราฟหรือ Visualization เจ๋งๆ โดยเฉพาะ นั่นก็คือ Power BI นั่นเอง  โดยเจ้าตัวนี้มีความคล้ายกับการใช้งาน Pivot Table / Pivot Chart ค่อนข้างมาก แต่เจ๋งกว่าในหลายๆ ด้าน เช่น สามารถกดที่กราฟเพื่อ Filter ข้อมูลส่งไปควบคุมกราฟตัวอื่นแสดงเฉพาะสิ่งที่เลือก (ทำเหมือนว่ากราฟเป็น Slicer นั่นแหละ) หรือ Drill Down ขุดลึกลงไปดูข้อมูลชั้นถัดไปได้ แถมยังรองรับการสร้างหรือดาวน์โหลดกราฟแบบแปลกๆ ขึ้นมาเองได้ด้วย (เรียกว่า Custom Visual) อย่างไรก็ตามกราฟส่วนใหญ่ที่ทุกคนทำก็มักจะไม่พ้นกราฟแท่ง กราฟเส้น กราฟวงกลม แบบธรรมดาๆ นี่แหละครับ ดังนั้นการใช้ Pivot Table ธรรมดาแล้วสร้างเป็น Pivot Chart เมื่อประกอบกับ Slicer แล้วก็สามารถช่วยให้เราสร้าง Dashboard เจ๋งๆ ได้แล้ว สรุปและตีความหมายนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์จริง ๆขั้นตอนนี้ต้องอาศัยการใช้เวลากับการสำรวจผลลัพธ์ที่ได้ว่ามีประเด็นอะไรที่น่าสนใจหรือไม่? เช่น
ซึ่งเรื่องพวกนี้เราสามารถทำตารางสรุปออกมาได้เลยอยู่แล้วใน Pivot Table เช่น
ทั้งนี้เพื่อหาทางนำ Insight ที่ได้ไปพัฒนาตัวธุรกิจของบริษัทเราต่อไป ตรงขั้นตอนนี้แหละถึงจะเกิดคุณค่าจริงๆ กับบริษัทของคุณ ซึ่งตรงนี้มันแล้วแต่ธุรกิจใครธุรกิจมัน หนังสือสอน Excel คงสอนเรื่องนี้ไม่ได้นะครับ แต่สิ่งที่ผมจะแนะนำได้คือ…หากเราใช้เวลาทำงาน Step ก่อนหน้าเยอะเกินไป จนไม่มีเวลาเพียงพอที่จะมานั่งวิเคราะห์ข้อมูลต่อ คุณค่าที่แท้จริงก็จะไม่เกิดขึ้นเลย เราควรทำให้ Step ก่อนหน้าเสร็จเร็วที่สุด เพื่อให้มีเวลามาปรับปรุงธุรกิจมากที่สุดนั่นเอง จำเอาไว้ให้ดีว่า การได้แค่ตัวเลขในรายงานออกมา แต่ไม่ได้ตีความหมายนำไปปรับปรุงการทำงานอะไรเลย มันก็ไม่มีประโยชน์อยู่ดีครั ทำซ้ำหากข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงการทำซ้ำนี่แหละคือหัวใจของงาน Routine วิธีไหนสามารถทำซ้ำได้รวดเร็วเท่าไหร่ วิธีนั้นยิ่งมีประสิทธิภาพสูง ยิ่งเราลดการ Manual ได้มากเท่าไหร่ ยิ่งสามารถทำซ้ำได้รวดเร็วมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งหนังสือเล่มนี้จะเน้นช่วยให้ขั้นตอนนี้ทำได้ง่ายที่สุด ด้วย Power Query + Pivot Table จะทำให้คุณสามารถ “แค่กดปุ่ม Refresh เท่านั้น” คิดดูว่าจะเจ๋งแค่ไหน ถ้าจะทำรายงานเดือนใหม่ได้แค่การกด Refresh แค่ปุ่มเดียวจบ (นอกจากจะกด Refresh เอง เราสามารถตั้งให้มัน Auto Refresh ทุกๆ xx นาทีได้ด้วยนะ) ซึ่งผมคิดว่าไม่มีอะไรเจ๋งและน่าทึ่งกว่านี้อีกแล้วล่ะครับ ^^ ปัญหาของการเตรียมข้อมูลเพื่อทำ Pivot Tableถ้าใครเคยใช้ Pivot Table มาก่อนจะรู้ว่าตอนทำ Report ด้วย Pivot Table นี่มันง่ายมากจริงๆ นะ เพราะเราแค่ลาก Field ไปลง Block 4 ช่องที่กำหนดไม่กี่วินาทีก็เสร็จแล้ว ดังนั้นความยากของการทำ Pivot Table จริงๆ แล้วไม่ได้อยู่ที่ตอนทำ Pivot Table แต่อยู่ที่การเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมตั้งแต่แรก หรือที่เรียกว่า “การ Clean ข้อมูล” ต่างหากล่ะ ปัญหา 1 : ข้อมูลไม่อยู่ในรูปแบบ Databaseปัญหาแรกเลยคือ ข้อมูลที่เตรียมไว้ไ่ม่อยู่ในรูปแบบ Database ลักษณะข้อมูลที่เป็น Database เป็นยังไง?
ประเด็นที่จะทำให้หลายคนมีปัญหาในเรื่องนี้ คือ บางครั้งข้อมูลที่ได้มา ไม่ได้เก็บข้อมูลเรื่องเดียวกันทั้งคอลัมน์ ซึ่งสาเหตุมักจะเกิดจากเราต้องการให้ง่ายต่อคนกรอกข้อมูล จึงเลือกที่จะให้กรอกข้อมูลลงใน Excel ในรูปแบบของแบบฟอร์ม หรือกรอกลงไปใน Report เลยมากกว่า ทั้งนี้เพราะการ Input ข้อมูลลงไปในรูปแบบ Database ตรงๆ เลยมันยากและซ้ำซ้อนมากนั่นเอง บางทีเราอาจได้ข้อมูลมาแบบนี้ ซึ่งเรียกว่าอยู่ในรูปแบบของ Report มากกว่า Database ซึ่งแม้จะดูแล้วเข้าใจง่าย แต่เอาไปทำงานต่อได้ยาก เพราะจะอ้างอิงข้อมูลค่อนข้างลำบาก ซึ่งหลายองค์กรแก้ปัญหานี้ด้วยการมีโปรแกรมสำเร็จรูปในการกรอกข้อมูล แล้วสามารถ Export ข้อมูลออกมาทำต่อใน Excel ได้ ซึ่งการ Export ข้อมูลจากโปรแกรมจะมี 2 ลักษณะใหญ่ๆ คือ
ปัญหา 2 : ข้อมูลกระจัดกระจายอยู่หลายที่ไฟล์ต้นทางอาจมีหลายไฟล์หรือหลาย Table ซึ่งจะมี 2 ลักษณะ คือ
ถ้าเป็นแบบข้อ 1 เราก็ต้อง Copy Data มาต่อท้ายรวมกันเป็นไฟล์เดียว (จำนวนแถว หรือ Record เยอะขึ้น) ถ้าเป็นแบบข้อ 2 เราก็ต้องใช้พวกกลุ่ม LOOKUP เพื่อ Map ดึง Field ต้องการมาใช้อีกที (คอลัมน์ หรือ Field เยอะขึ้น) ซึ่งทั้งสองแบบนี้เสียเวลามากๆ จริงมั้ยครับ?? ปัญหา 3 : ข้อมูลมีไฟล์หลาย Formatไฟล์ต้นทางอาจจะอยู่ในหลายรูปแบบ เช่น Excel, Text File, CSV, Website, Access, Database จริงๆ และอีกมากมาย ทำให้เราต้องหาเอาข้อมูลเหล่านั้นมายัดลงในไฟล์ Excel อีกที ซึ่งก็เสียเวลาอีก ปัญหา 4 : ยังมี Field ที่ต้องการไม่ครบอันนี้ต้องใช้พลังและความรู้ในการเขียนสูตรเพื่อดึงค่าหรือสกัดเอาค่าที่ต้องการมาให้ได้ เช่น ถ้าอยากจะวิเคราะห์ว่าวันธรรมดากับวันหยุดสุดสัปดาห์มีผลต่อยอดขายต่างกันอย่างไร? เราก็ต้องสร้าง Field ที่บอกว่าวันที่เราสนใจนั้นๆ เป็นวันธรรมดา หรือ วันหยุด ให้ได้ซะก่อน ซึ่งเราอาจจะใช้ฟังก์ชันพวก WEEKDAY มาเช็คก็ได้ครับ แล้วอาจใช้ IF มาช่วยอีกทีว่าถ้าออกมาเป็นวันอะไรแล้วจะให้ขึ้นแสดงว่าอะไร? ซึ่งก็ต้องใช้ความรู้เรื่องการเขียนสูตรมาเติมเต็มเรื่องพวกนี้อีก ซึ่งบางคนอาจจะยังเขียนสูตรได้ไม่เก่ง ก็จะติดปัญหาอีก แล้วจะทำไงให้ข้อมูลพร้อมใช้?ยิ่งข้อมูลต้นฉบับมีหน้าตาต่างจากรูปแบบ Database ที่ต้องการมากเท่าไหร่ เราจะยิ่งปวดหัวมากขึ้นในการแปลงข้อมูลพวกนี้ ซึ่งแนวทางในการทำสามารถทำได้หลายแบบ เช่น
ในเมื่อไม่ใช่ทุกคนที่จะทำเรื่องสูตรยากๆ และ VBA ได้ สุดท้ายคนส่วนใหญ่ก็จบลงที่การทำแบบ Manual นี่แหละครับ ซึ่งอาจใช้การ Copy Paste หรือตัดใจไม่ทำ Pivot Table แต่ไป Manual เขียนสูตรทีละช่องที่ตัว Report เลย ซึ่งก็จะทำให้เกิดความยากอีกแบบนึงอีก ซึ่งเสียเวลามากๆ บทความนี้มีที่มายังไง?บทความนี้เป็นส่วนหนึ่งของตัวอย่างจาก หนังสือ Excel Power Up! เพิ่มพลังการใช้ Excel ของคุณด้วย Power Query โดยผมเอาเนื้อหาบทแรกๆ ซัก 25-30% มาลงในเว็บให้อ่านกันฟรีๆ เลย คนอ่านจะได้ตัดสินใจได้ว่าอยากจะรู้เรื่องราวหลังจากนั้นอีกมั้ย? ซึ่งแค่นี้ก็น่าจะช่วยงานคุณได้เยอะพอสมควรแล้วล่ะ
สารบัญ Power Queryบทนำ : ทำไมต้องเรียนรู้ Power Query? [ไฟล์ประกอบ] อ่านเนื้อหาบท 22 เป็นต้นไปแบบปรับปรุงใหม่ได้ฟรี ที่นี่ (อัปเดทเรื่อยๆ) Facebook Group : Power Query Thailandผู้ที่สนใจ Power Query อย่างคุณที่มาอ่านบทความนี้ ผมขอเชิญชวนเข้ากลุ่มปิด Power Query Thailand ได้ตาม Link นี้ครับ |
แบบฟอร์มรายงานการพบลูกค้า excel
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 ihoctot Inc.
