Email สอบถามความคืบหน้า ภาษาอังกฤษ

จากบทความที่แล้วที่ทางบริติช เคานซิล ได้เขียนบทความเกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมล์เชิงธุรกิจอย่างไรให้ได้รับความช่วยเหลือและตอบกลับไปแล้ว วันนี้ บริติช เคานซิล ชวนคุณมาเรียนรู้เพิ่มเติมกับประโยคสำคัญที่จะช่วยให้คุณสามารถติดต่อกลับเพื่อประโยชน์ทางธุรกิจต่อได้ไม่ยาก ถ้าพร้อมแล้วก็มาเริ่มได้เลย

ประโยคลงท้ายในอีเมล์ที่จะช่วยทำให้คุณได้รับการติดต่อกลับ

1) Drop me a line some time.

ประโยคนี้คุณสามารถใช้ได้ทั้งในการติดต่อผ่าน Email, LINE หรือ Whatsapp ต่างๆ ว่าให้คู่สนทนาของคุณโทรศัพท์หรือทำการติดต่อกลับคุณ

2) I hope to hear from you shortly.

ประโยคนี้มักจะได้เห็นและได้ยินบ่อยทั้งในการติดต่อเชิงธุรกิจสำหรับการเขียน Email และการ Text Messages เพื่อบอกว่าหวังว่าจะได้รับการตอบรับกลับจากคุณในเวลาอันสั้นนี้

3) If you would like any additional information. Please don't hesitate to contact us.

เป็นอีกประโยคที่มักเห็นได้บ่อยในการส่ง Email แบบเป็นทางการซึ่งมักจะใช้ลงท้ายใน Email เพื่อให้ได้รับการตอบกลับ โดยประโยคนี้มักใช้เพื่อบ่งบอกว่าหากผู้รับต้องการข้อมูลเพิ่มเติมในส่วนใดก็ตามไม่ต้องเกรงใจติดต่อกลับได้ทันที

4) Give me a call later on.

คำว่า Give me a call later on มักจะใช้กับคนที่คุณคุ้นเคยและสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ มักจะใช้ในสถานการณ์เช่น บอกให้เพื่อนร่วมงานติดต่อกลับ

5) If you have any question, please email or phone me.

คล้ายกับประโยคข้อ 3 ซึ่งมักจะใช้ในกรณีที่ถ้าผู้รับอีเมล์มีคำถามสามารถติดต่อได้ทางอีเมล์และโทรศัพท์ได้ที่คุณ

6) I enjoyed meeting you and look forward to working with you on the project.

เป็นการขอบคุณสำหรับการร่วมประชุมในวันนี้และหวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณในโปรเจค

จากประโยคทั้ง 6 ประโยคด้านบน คุณจะพบได้ว่าการลงท้ายประโยคที่ดีนั้นมักจะลงท้ายด้วยคำที่เชิญชวนให้ผู้รับอีเมล์เกิดการติดต่อกลับ และที่สำคัญคุณควรที่จะรู้ระดับว่าคนที่คุณกำลังติดต่ออยู่นั้นจำเป็นต้องใช้ระดับการสื่อสารแบบเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ

หากคุณได้อ่านบทความนี้แล้วและสนใจที่จะพัฒนาภาษาอังกฤษ คอร์สเรียน myClass เป็นคอร์สเรียนที่ตอบโจทย์การพัฒนาภาษาอังกฤษแบบครบจบทั้ง 4 ทักษะ โดยเฉพาะทักษะการพูด ซึ่งจะช่วยคุณปลดล๊อคความสำเร็จทั้งการทำงานและการใช้ในชีวิตประจำวันได้ไม่ยาก อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคอร์สเรียนได้ที่นี่

เพื่อน ๆ วัยทำงานหลายคนน่าจะต้องเคยเจอกับการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษกันอยู่บ้างใช่ไหมคะ? หากใครที่ไม่ค่อยได้ใช้ภาษาอังกฤษก็คงรู้สึกว่าการเขียนอีเมลเป็นเรื่องที่ยากไม่ใช่น้อย เพราะนอกจากต้องเขียนให้ถูกตามหลักแล้ว บางครั้งก็ควรเขียนเป็นแบบทางการ (Formal) เพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพอีกด้วย 

สำหรับใครที่ไม่รู้ว่าการเขียนอีเมลต้องใช้ประโยคแบบไหน อย่างไรบ้าง วันนี้ Globish ได้รวบรวม 11 ประโยคให้เพื่อน ๆ นำไปใช้ #เขียนอีเมลภาษาอังกฤษ ให้ดูเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้นมาฝากกันค่ะ

ประโยคเปิดเรื่อง

I hope this email finds you well. ฉันหวังว่าคุณคงสบายดี 

It was a pleasure to meet you yesterday. ฉันดีใจมากที่ได้พบคุณเมื่อวาน 

Thanks for getting back to me. ขอบคุณที่ติดต่อฉันมา (ใช้ในกรณีตอบกลับ)

แจ้งจุดประสงค์

I am contacting you to inform… ฉันติดต่อคุณมาเพื่อแจ้งว่า… 

Just to update you on… ฉันอยากอัปเดตให้ทราบเกี่ยวกับ...

I’m writing to follow up on… ฉันเขียนมาเพื่อถามเกี่ยวกับ...

ยืนยันนัด

Could you please let me know your availability? รบกวนแจ้งฉันได้ไหมคะว่าคุณว่างเมื่อไหร่
I'd like to schedule a meeting on (day) if you are available then. ฉันอยากประชุมในวัน… หากคุณสะดวก
I'm afraid I can't make it on (day). How about...? เกรงว่าวันนั้นฉันไม่สะดวก ถ้าเป็นวัน… จะได้ไหมคะ

ประโยคทิ้งท้าย

Thanks in advance. ขอบคุณล่วงหน้า
Keep me informed of any updates. แจ้งให้ฉันทราบด้วยนะคะหากมีอะไรอัปเดต
Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. หากต้องการข้อมูลใดๆ เพิ่มเติม ติดต่อฉันมาได้เสมอนะคะ 

อยากพูดอังกฤษได้อย่างคล่องแคล่ว มั่นใจ และเป็นธรรมชาติ คุณเองก็พัฒนาได้ที่ Globish สถาบันสอนภาษาอังกฤษออนไลน์ พิสูจน์แล้วจากผู้เรียนกว่า 10,000 คน ว่าพูดได้จริง ไม่ใช่แค่ท่องจำ

ใน โลกการทำงานปัจจุบัน เราแทบจะหลีกเลี่ยงการสื่อสารในภาษาอังกฤษไม่ได้เลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสื่อสารทางอีเมล์ การใช้ภาษาอังกฤษสำหรับธุรกิจ หรือว่า business English จึงเป็นสิ่งที่มีความสำคัญมาก เพื่อให้การสื่อสารเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเพื่อความไม่โป๊ะ วันนี้ จึงจะขอพูดถึงการเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษสำหรับการติดต่องาน ไม่ว่าจะเป็นกับเจ้าของภาษา (ซึ่งพูดภาษาอังกฤษเป็นภาษาแม่) ชาวต่างชาติที่ไม่ได้เป็นเจ้าของภาษา และแม้แต่พี่ไทยด้วยกันเอง

1. การใช้คำว่า Khun หรือ K

ถ้าสำหรับชาวต่างชาติที่ทำธุรกิจในไทยหรือติดต่อพูดคุยกับคนไทยเป็นประจำ การจะใช้ Khun หรือ K นำหน้าชื่อเค้าก็คงไม่ได้นำมาซึ่งความแปลกประหลาดใจเซอร์ไพรส์ใหญ่โต แต่สำหรับคนที่อาจจะไม่ได้คุ้นเคยกับขนบธรรมเนียมไทยเท่าไหร่ เรียกแค่ชื่อเค้าก็พอค่ะ จะขึ้นต้นว่า Dear Michael หรือ Hi Michael คุณไมเคิ่ลก็จะไม่ได้รู้สึกกระดากใจแต่อย่างไร

2. หลังจากทักทายแล้ว ไถ่ถามสารทุกข์สุกดิบเค้าสักนิดก็จะดี

ตามธรรมเนียมชาวต่างชาติ เมื่อเจอกันนอกจากจะสวัสดี ฮิฮะแล้ว ส่วนใหญ่มักจะถามกันตามมารยาทว่า how are you? หรืออะไรในทำนองเดียวกัน ฉะนั้น เมื่อเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษ หลังจากสวัสดีแล้ว ก็ถามไถ่เค้าสักหน่อยตามมารยาทว่าสบายดีมั้ย ลองเอาประโยคเหล่านี้ไปใช้ดูนะคะ How are you? How have you been? Hope you’re well.

3. แนะนำตัวนิด

ถ้าหากเป็นการติดต่อกันครั้งแรก แนะนำตัวเองสักนิดหลังจากทักทายและถามไถ่สารทุกข์สุกดิบเรียบร้อยแล้ว I’m Somying, accountant at Thailand Exports. แนะนำชื่อ ตำแหน่ง และบริษัท ไปโลดเลยค่ะ

4. แจ้งจุดประสงค์ของการติดต่อ

หลังจากแนะนำตัวแล้ว ก็แถลงไปได้เลยว่าที่เขียนอีเมล์มานั้นเพื่ออะไร

• I’m writing to follow up on… ฉันเขียนอีเมล์มาเพื่อถามถึงเรื่อง...
• May I please follow up on… ขออนุญาตตามเรื่อง...
• I would like to ask about… ฉันเขียนมาถามเรื่อง...
• Referring to your email… ตามที่คุณเขียนอีเมล์มา...
• I’m wondering if… ฉันสงสัยว่า...
• May I ask about… ขอถามหน่อยว่า...
• To answer your question… เพื่อตอบคำถามคุณเรื่อง... (ในกรณีที่อีกฝ่ายเขียนมาหาเราก่อน)

5. การลงท้ายประโยคด้วยคำว่า ka หรือkha หรือ krub หรือ krab หรือ krap หรือ crap หรือ...

เหตุเกิดจากความสุภาพของคนไทยที่ชาวต่างชาติที่ไม่คุ้นเคยกับวัฒนธรรมไทยอาจจะไม่เก็ทอีกเช่นกัน ลองนึกดูในทางกลับกันว่า ถ้าเราติดต่องานกับชาวต่างชาติแล้วเค้าเขียนลงท้ายทุกประโยคด้วยคำหนึ่งพยางค์ที่ไม่มีความหมายในภาษาอังกฤษ เราอ่านเราก็คงงงอยู่พอประมาณ แม้แต่ชาวต่างชาติที่อยู่เมืองไทย เค้าก็ไม่ได้ expect ว่าเราต้องพูด คะ ครับ ท้ายประโยคหรอกค่ะ เพราะฉะนั้นสำหรับ business English ตัดมันออกไปได้เลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าสะกดว่า “crap” นี่ถึงขั้นวงแตกนะคะ เพราะคำว่า crap ในภาษาอังกฤษมีความหมายในทางลบมากๆ

6. กรุณาเบิ่งไฟล์แนบ

อันนี้เป็นอีกอย่างที่สำคัญมากในการสื่อสารเกี่ยวกับธุรกิจคือการบอกให้อีกฝ่ายดูในไฟล์ที่แนบมาพร้อมกับอีเมล์ ประโยคที่ใช้กันบ่อยที่สุดคงหนีไม่พ้น Please find attached…  หรือ Please find the attached…  แต่เพื่อความหลากหลายและเก๋ไก๋ เราไม่จำเป็นจะต้องพูดแค่ประโยคนี้เสมอไปนะคะ ลองอะไรแปลกใหม่ดูบ้าง เช่น

• Please see/ have a look at/ review the attached documents.
• As requested, the contract is attached.
• I’m sharing with you our…

7. ขอนัดประชุม

ไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบตัวเป็นๆ การนัดคุยทางโทรศัพท์ หรือการทำ conference call เราก็สามารถพูดได้หลายวิธีอยู่นะคะ เช่น

• Let’s meet to discuss…  เรานัดเจอกันดีกว่าเพื่อพูดคุยเรื่อง...
• Let’s schedule a meeting/ conference call to discuss… เรามาคุยกันในที่ประชุมหรือคอนคอลล์กันดีกว่า
• Let’s catch up in a meeting/ conference call… เรามาคุยกันในที่ประชุมหรือคอนคอลล์กันดีกว่า
• Could you please let me know your availability? บอกทีว่าว่างเมื่อไหร่ แบบค่อนข้างเป็นทางการ
• Please let me know when you’re free. บอกทีว่าว่างเมื่อไหร่
• Please let me know if you have a few minutes for a quick chat อันนี้มีความ informal หรือไม่เป็นทางการค่อนข้างสูงกว่าประโยคอื่นๆ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าไม่เหมาะสมที่จะใช้ค่ะ

8. ให้ช่วยอะไรอีกก็บอกมา

บางครั้งในการโต้ตอบอีเมล์ภาษาอังกฤษ หากอีกฝ่ายถามคำถามมาแล้วเราได้ตอบหรืออธิบายไปแล้ว ก็สามารถลงท้ายต่อได้ว่าถ้าหากยังสงสัยอยู่หรือมีอะไรให้ช่วย ก็บอกมาได้ โดยสามารถพูดได้หลายวิธี เช่น

• Let me know if you have further questions. บอกมาถ้ามีคำถามเพิ่มเติม
• I’m happy to answer your questions, if you have any. ฉันยินดีที่จะตอบคำถามของคุณ
• Hope this helps. ฉันหวังว่านี่คงช่วยคุณ
• Please do not hesitate to contact me if you have further questions. อย่ารีรอที่จะติดต่อมาถ้าหากว่าคุณมีคำถามเพิ่มเติม
• Let me know if you need anything else. กรุณาแจ้งฉันได้เลยถ้าคุณต้องการอะไรเพิ่มเติมอีก

9. ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ

ไม่ว่าจะเป็นการขอบคุณล่วงหน้าเมื่อเราเขียนไปขอความช่วยเหลือ หรือขอบคุณเมื่ออีกฝ่ายตอบคำถามเราแล้ว สามารถใช้ประโยคเหล่านี้ได้

• Thanks for your help/ support. ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ
• Thanks for your help/ support as always. ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณเสมอ
• I really appreciate your help/ support on this. ฉันรู้สึกขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณจริงๆ

10. ก่อนจะจากกันไป ลงท้ายสวยๆ

คำลงท้ายสำหรับอีเมล์ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน เป็นโอกาสในการสร้างความประทับใจและแสดงความเป็นมืออาชีพของคุณ การลงท้ายอีเมล์ภาษาอังกฤษ มีหลายแบบให้เลือกตามความเหมาะสมของสถานการณ์ ลองนำไปใช้กันดูนะคะ