ทักษะ การ สื่อสาร ที่ ดี

หลัก 7 C’s of Communication คือรายการตรวจสอบ (checklist) ที่ช่วยพัฒนาทักษะการสื่อสารและเพิ่มโอกาสให้ผู้รับข้อมูลได้เข้าใจข้อมูลตรงตามความตั้งใจของผู้สื่อสาร เป็นเครื่องมือที่นำมาใช้ได้ทั้งกับการสื่อสารด้วยวาจา

องค์ประกอบหรือคุณสมบัติ 7 ประการของการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จ ประกอบด้วย

1. ชัดเจน (Clear)
ในการสื่อสารไม่ว่าจะด้วยการพูดหรือการเขียน ข้อมูลที่สื่อสารต้องมีความชัดเจน เข้าใจง่าย ชัดในเนื้อหาสาระ ใช้คำที่มีความหมายตรงตัว ไม่ต้องตีความจนอาจเกิดความเข้าใจผิด

2. ถูกต้อง (Correct)
ความถูกต้องของข้อมูล หมายถึงเป็นข้อเท็จจริง (fact) ตรวจสอบได้ สร้างความมั่นใจแก่ผู้รับข้อมูลว่าไม่ได้ถูกหลอกให้หลงเชื่อ
ใช้ภาษาได้อย่างถูกต้องเหมาะสม ถูกต้องทั้งไวยากรณ์และตัวสะกด

3. ครบถ้วน (Complete)
การสื่อสารควรเป็นการส่งข้อมูลซึ่งเป็นข้อเท็จจริงทั้งหมดที่ผู้รับข้อมูลควรทราบ ความครบถ้วนนี้จะต่างกันไปในแต่สถานการณ์ ไม่ตกหล่นเนื้อหาสาระที่สำคัญ เป็นข้อมูลที่สร้างแรงจูงใจ

4. หนักแน่นมีสาระ (Concrete)
ข้อมูลควรมีความจำเพาะเจาะจง หนักแน่น มีสาระ ไม่คลุมเครือหรือกว้างจนเกินไป มีข้อเท็จจริง ไม่ใช้คำที่ลดความน่าเชื่อถือ จำเพาะเจาะจงในประเด็นที่สื่อสาร มีความเป็นรูปธรรมในเรื่องที่สื่อสาร

5. กระชับ (Concise)
ข้อมูลควรกระชับ ตรงประเด็น ไม่เยิ่นเย้อ ชูเนื้อหาสาระหลักได้ชัดเจน ไม่กล่าววนเวียนซ้ำแล้วซ้ำอีก

6. สมเหตุสมผล (Coherent)
ข้อมูลที่สื่อสารควรมีตรรกะ มีความเป็นเหตุเป็นผล เชื่อมโยงและสอดคล้องสัมพันธ์กับประเด็นหลัก อสร้างมุมมองแนวคิดที่เป็นประโยชน์แก่ผู้รับเพื่อให้ได้รับการตอบสนองที่เป็นบวก มองโลกในแง่ดี เน้นไปในสิ่งที่เป็นไปได้

7. มีมารยาท (Courteous)
ข้อมูลที่สื่อสารควรมีลักษณะที่เป็นมิตร เปิดเผย ตรงไปตรงมา ไม่มีประเด็นซ่อนเร้นหรือเหน็บแนมก้าวร้าว เลือกใช้คำพูดที่สุภาพ ให้เกียรติ ไม่นำอคติใด ๆ มาบิดเบือนข้อมูลให้ผิดไปจากข้อเท็จจริง คำนึงถึงความคิดเห็น มุมมอง ทัศนคติ ของผู้รับข้อมูล ไม่หักหาญหรือฝืนความรู้สึกนึกคิดของผู้รับ ใช้คำในเชิงบวก

ที่มา www.drpiyanan.com

คนหางานหลายๆ คนอาจเคยเจอกับความต้องการด้าน “ทักษะการสื่อสารยอดเยี่ยม” ของบริษัทที่ระบุลงใน Job description กันมาบ้าง เนื่องจากการสื่อสารมีผลกระทบอย่างมากต่อการทำงานและธุรกิจ ดังนั้นจึงไม่ใช่เรื่องแปลกหากบริษัทหลายแห่งจะระบุความต้องการทางด้านนี้โดยตรง

“Salesforce รายงานว่า กว่า 86 เปอร์เซ็นต์ของพนักงานและผู้บริหารเห็นว่าการขาดความร่วมมือกัน รวมถึงการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ เป็นสาเหตุของความล้มเหลวของบริษัท นอกจากนี้จากการศึกษาของ Watson Wyatt ยังพบว่า บริษัทที่มีวิธีการสื่อสารที่ดีนั้น มีอัตราการเปลี่ยนพนักงาน (Turnover) ต่ำกว่าค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรมในประเภทเดียวกัน”

ดังนั้น เพื่อสร้างองค์กรที่เป็นเลิศด้านการสื่อสาร นี่คือทักษะด้านการสื่อสารที่คุณควรให้ความสำคัญ 5 อันดับแรก

1. การฟัง

การฟังเป็นทักษะการสื่อสารที่สำคัญเป็นอันดับแรก ไม่ว่าจะเป็นการทำงานร่วมกับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานคุณก็ควรเป็นผู้ฟังที่ดีอยู่เสมอ เพราะหากคุณไม่ฟังสิ่งที่ลูกค้าต้องการ การให้คำแนะนำหรือช่วยพวกเขาแก้ปัญหาก็แทบจะเป็นไปไม่ได้ เช่นเดียวกับการทำโครงการต่างๆ ให้สำเร็จ หากไม่ฟังความคิดเห็นหรือแนวคิดของเพื่อนร่วมงาน การทำงานก็จะกลายเป็นเรื่องยากในที่สุด

“คุณสามารถพัฒนาทักษะการฟังได้ด้วยการถอดความหรือสรุปสิ่งที่คู่สนทนากำลังพูด วิธีนี้จะช่วยให้คุณมีสมาธิและจดจ่อกับสิ่งที่ฟังอยู่มากขึ้น”

2. การให้และรับข้อเสนอแนะ

“PricewaterhousCoopers รายงานว่า พนักงานเกือบ 60 เปอร์เซ็นต์ต้องการรับฟังความคิดเห็นเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์ และสำหรับพนักงานที่มีอายุต่ำกว่า 30 ปี สถิตินี้จะเพิ่มเป็น 72 เปอร์เซ็นต์ เพราะหากต้องการเติบโตในการทำงาน คำติชมจากเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้าก็คือองค์ประกอบสำคัญการให้และรับข้อเสนอแนะนั้นเป็นสิ่งที่ต้องฝึกฝน”

อาจใช้เครื่องมือ Emergenetics® Profile เพื่อมอบคำติชมหรือข้อเสนอแนะที่เหมาะกับเพื่อนร่วมงานแต่ละกลุ่ม รวมถึงใช้แอพพลิชั่น Emergenetics + เพื่อปรับปรุงการสื่อสารของคุณให้เหมาะกับการคิดและพฤติกรรมของเพื่อนร่วมงานแต่ละคน

3. การตั้งคำถาม

“การตั้งคำถามเป็นหนึ่งในทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เพราะมันช่วยให้คุณสามารถเข้าใจมุมมองของคนอื่น มองเห็นปัญหาได้ชัดเจนขึ้น ยกระดับการตัดสินใจ และยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน”

ในการพัฒนาทักษะนี้ คุณสามารถทำได้โดยการทบทวนคำถามที่มีการถกกันระหว่างการประชุมว่ามันเป็นคำถามปลายเปิดหรือไม่ เป็นการถามด้วยถ้อยคำที่ชวนให้ตอบหรือไม่ หากเป็นคำถามที่ต้องการข้อเท็จจริงมีการเรียบเรียงที่ชัดเจนและตรงประเด็นหรือไม่ การทบทวนคำถามต่างๆ อีกครั้งจะทำให้คุณสามารถตั้งคำถามเพื่อมองหาคำตอบที่ต้องการได้ดีขึ้น

4. การย่นระยะห่างระหว่างเจตนาและผลกระทบ

“เจตนาที่ไม่ชัดเจนและมีช่องว่างอาจส่งผลกระทบขึ้นหากเราแสดงออกหรือสื่อสารไม่เหมาะสม เพราะผู้ฟังอาจตีความเจตนาของเราผิดเพี้ยนไป ปัญหานี้อาจเกิดจากการแสดงออกเฉพาะสิ่งที่ตัวเองต้องการจากมุมของตัวเอง โดยไม่มองในมุมของผู้อื่น”

หนึ่งในวิธีปรับปรุงทักษะนี้ก็คือ การถามเพื่อนร่วมงานว่าพวกเขาต้องการข้อมูลอะไรเพื่อทำงานให้สำเร็จ นอกจากนี้อาจลองเข้าร่วมอบรมในหลักสูตร Intent-Impact Gap eLearning เพื่อลดช่องว่างเหล่านี้ลงก็ได้เช่นกัน

5. การจัดการความขัดแย้ง

เป็นเรื่องปกติที่ในการทำงานและการทำธุรกิจมักเกิดความขัดแย้งขึ้นซึ่งมันก็มีข้อดีคือ ความคิดเห็นที่แตกต่างและหลากหลายมีความสำคัญต่อความสำเร็จของการทำงานและยังเป็นการส่งเสริมความหลากหลายทางปัญญาในที่ทำงานอีกด้วย แต่อย่างไรก็ตามการเห็นต่างและขัดแย้งต้องเป็นไปอย่างสร้างสรรค์ รักษาประสิทธิผล และไม่ทำลายความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงาน

“เคล็ดลับก็คือการรักษาอารมณ์และความตั้งใจในเชิงบวก เลี่ยงการตั้งข้อสงสัย ไม่อคติหรือด่วนตัดสินใจรวมถึงเปิดใจรับมุมมองที่แตกต่าง”

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นต่อการเพิ่มศักยภาพการทำงาน การเติบโต รวมถึงการพัฒนาของพนักงานและสมาชิกในทีม ดังนั้นอย่าลืมให้ความสำคัญกับ 5 ทักษะการสื่อสารที่เราได้แนะนำไปเพื่อให้องค์กรของคุณสร้างวัฒนธรรมการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและเพื่อนำไปสู่ความสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้

ทักษะการสื่อสารที่สำคัญที่สุดคืออะไร

ทักษะการสื่อสารมีกี่ทักษะ

ทักษะในการสื่อสารคืออะไร

ทักษะการสื่อสารมีประโยชน์อย่างไร