วิธีปริ้น excel เฉพาะที่เลือก

สำหรับคนที่ทำไฟล์เอกสาร Excel ทุกๆวันและมีข้อมูลสำคัญในหนึ่งหน้า และต้องการปริ้นเฉพาะส่วนโดยทาง Excel นั้นจะใช้ฟังก์ชั่นของ Print Area ในการใช้งานล๊อคให้ปริ้นเฉพาะคอลัมน์หรือแถวที่เราต้องการเท่านั้น เพราะบางครั้งในหนึ่งหน้ากระดาษเวลาปริ้นเราไม่อยากให้คนอื่นเห็นข้อมูลในส่วนอื่นๆ

1. ผมจะทำการปริ้นในส่วนเฉพาะของแทบสีเขียวอ่อนเท่านั้น

2. คลิก Page layout > คลิก Print Title

3. หัวข้อ Print Area : เลือก ลูกศรมุมขวา

4. เลือกลากเอาเฉพาะส่วนข้อมูลที่เราอยากทำการปริ้น จากนั้นกด Enter

5. จากนั้นกดไปที่ Files > เลือก Print

เราก็จะเห็นเฉพาะในส่วนที่เราเลือก Print Area นั่นเอง เท่านี้เพื่อนๆก็สามารถปริ้นงานเอกสารต่างๆเฉพาะส่วนกันได้แล้ว

มีบางครั้งที่คุณต้องการพิมพ์ข้อมูลจาก Excel แต่บ่อยครั้งที่คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์รายงานทั้งหมดซึ่งทำให้เปลืองกระดาษหมึกและเวลา

ที่สำนักงานหรือโฮมออฟฟิศนั้นจะมีมากมายเวลาที่คุณต้องการพิมพ์สเปรดชีต Excel แต่บ่อยครั้งที่คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์รายงานทั้งหมดซึ่งทำให้เปลืองกระดาษหมึกและเวลา นี่คือวิธีการพิมพ์เฉพาะพื้นที่เฉพาะของสเปรดชีตที่คุณต้องการ

บันทึก: สำหรับบทความนี้ฉันกำลังใช้ Excel ใน Office 2013 แต่หลักการเหมือนกันใน Excel 2007 และ 2010 ตัวควบคุมอยู่ในพื้นที่ต่าง ๆ บน Ribbon

พิมพ์เลือกพื้นที่ของสเปรดชีต Excel

เริ่มต้นด้วยการเปิดสเปรดชีต Excel ที่คุณต้องการกดค้างไว้ ปุ่มพิมพ์ Ctrl กดปุ่มและไฮไลต์พื้นที่ของเอกสารที่คุณต้องการพิมพ์

หลังจากเลือกพื้นที่ที่คุณต้องการพิมพ์แล้วให้ไปที่ เค้าโครงหน้ากระดาษ> พื้นที่พิมพ์> ตั้งค่าพื้นที่พิมพ์.

คุณจะไม่สังเกตเห็นสิ่งใดเกิดขึ้นกับเอกสาร ณ จุดนั้น แต่ต่อไปในขณะที่ยังคงอยู่ภายใต้แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษให้คลิกพิมพ์แผ่นกระเบื้อง

ถัดไปเลือกแท็บแผ่นงานในหน้าต่างตั้งค่าหน้ากระดาษที่ปรากฏขึ้น จากที่นี่ให้พิมพ์ในคอลัมน์และแถวที่คุณต้องการทำซ้ำ (ถ้ามี) จากนั้นคลิกที่ตัวอย่างก่อนพิมพ์ สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถรวมส่วนหัวหรือป้ายกำกับที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลได้

ตอนนี้คุณจะได้เห็นพื้นที่ที่คุณอยู่การพิมพ์และสามารถเลือกเครื่องพิมพ์ที่คุณต้องการใช้และปรับการตั้งค่าการพิมพ์ ที่นี่คุณสามารถเข้าไปที่ส่วนลึกของการตั้งค่าเครื่องพิมพ์รวมถึงปรับแต่งพื้นที่แสดงตัวอย่างและพิมพ์เซลล์เพิ่มเติมด้วยตนเองหากคุณต้องการรวมไว้

หากคุณเข้าลึกเกินไปในการปรับพื้นที่พิมพ์พวกเขาจะยังคงอยู่จนกว่าคุณจะล้างออก จาก Ribbon ภายใต้เค้าโครงหน้ากระดาษคลิกพิมพ์ พื้นที่> ล้างพื้นที่พิมพ์.

นี่เป็นวิธีที่ดีในการประหยัดหมึกพิมพ์และกระดาษเช่นเดียวกับเวลาสำหรับคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณ ไม่มีอะไรจะเลวร้ายยิ่งไปกว่าการพิมพ์ออกมา 500 หน้าเมื่อคุณต้องการให้เครื่องพิมพ์พิมพ์หน้าเดียว

โปรดจำไว้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาและหมึกพิมพ์ออกหน้าเว็บทั้งหน้า หากคุณต้องการพิมพ์ข้อมูลเฉพาะจากบทความอ่านบทความของเรา: วิธีพิมพ์เฉพาะข้อความที่เลือกจากหน้าเว็บ

มีคนถามผมมาว่าเค้ามีข้อมูลใน Excel ที่ต้อง Print ออกมาจำนวนมาก แต่มีปัญหาในการจัดหน้าไม่รู้จะทำยังไงให้ง่าย เนื่องจากว่าจุดแบ่งหน้าในแต่ละหน้าก็ดันไปไม่เท่ากัน (แต่ละหน้าจำนวนข้อมูลไม่เท่ากัน) การจะมานั่งแบ่งหน้า insert page break เอง ก็จะเสียเวลามากๆ

ใครมีปัญหาแบบนี้ก็สบายใจได้เลย เพราะบทความนี้ผมจะมาบอกแนวทางแก้ปัญหาให้เอง ซึ่งทำไม่ยากอย่างที่คิด แถมมีความยืดหยุ่นพอที่จะเอาไปประยุกต์ใช้กัยงานไหนก็ได้ด้วย

ข้อมูลต้นฉบับ

ดาวน์โหลดไฟล์ได้ที่นี่

ผมมีข้อมูลอยู่จำนวนมาก (5000 บรรทัด) ที่เรียงตามคอลัมน์ร้านค้า (StoreKey) แล้วต้องการจะ print ออกมาเป็น pdf

ซึ่งความยากก็คือ เราต้องการแบ่งหน้าทุกครั้งที่มีขึ้นร้านค้าใหม่เสมอ (แต่ถ้าร้านนึงขายเยอะมาก ก็อาจมีหลายหน้าได้นะ)

ตั้งค่าเบื้องต้น

ขั้นตอนแรกที่ผมจะทำก็คือ สั่งตั้งค่าการ print ให้ความกว้าง fit พอดีกับกระดาษ 1 หน้า และสั่งให้มัน repeat การ print หัวตารางบรรทัดที่ 1 เสมอ ซึ่งส่วนนี้ทำได้ง่ายมากๆ

กำหนดจุดที่จะแบ่งหน้า Page Break

ก่อนอื่น เราจะเขียนสูตรขึ้นมา เพื่อให้ mark จุดที่ต้องการจะแบ่งหน้าไว้ก่อน

ในช่อง I2 (ถัดจากข้อมูล) ผมจะใช้สูตร IF เช็คว่าเลข StoreKey มีการเปลี่ยนหรือไม่? ดังนี้

=IF(E2<>E1,"y","n")

จากนั้น Copy ยาวลงไปข้างล่าง เราก็จะได้จุดที่จะทำการ Insert Page Break แล้ว ลอง scroll ลงไปดูข้างล่างได้

ทำยังไงให้ Insert Page Break ในจุดที่ต้องการ?

มาถึงตรงนี้เราจะต้องใช้ Code VBA เล็กๆ น้อยๆ ในการช่วยแล้ว โดยเราจะใส่ Code นี้ลงไปใน Module ของ VBA

โดยอย่าลืมเปิด Ribbon Developer ขึ้นมาก่อน (อยู่ใน Excel Option->Customize Ribbon)

จากนั้น กด Alt+F11 เพื่อเข้าสู่ VB Editor แล้วคลิ๊กขวา Insert Module ตามรูป

แล้ว Paste Code นี้ลงไป เพื่อให้มันวน Loop ใส่ Page Break ในจุดที่เรา Mark ตัว y เอาไว้

Sub InsertBreak_At_Mark()
Dim i As Long
Dim firstAddress As String
Application.ScreenUpdating = False


With Range(ActiveCell, ActiveCell.End(xlDown))
        Set c = .Find("y", LookIn:=xlValues)
        If Not c Is Nothing Then
        firstAddress = c.Address
            Do
                'MsgBox (c.Address)
                c.PageBreak = xlPageBreakManual
                Set c = .FindNext(c)
            Loop While Not c Is Nothing And firstAddress <> c.Address
        End If
    End With

Application.ScreenUpdating = True
End Sub

จากนั้นกลับไปยังหน้า Excel แล้วให้เลือกคอลัมน์ I ที่เราเขียน y/n ไว้ แล้ว Run Code ตามรูป

เท่านี้มันก็จะกำหนดพื้นที่ Mark ให้เรียบร้อยแล้ว ลองกด Page Break Preview ดูได้

เก็บตกจุด Break เกิน ที่บรรทัดที่ 2

อย่างไรก็ตามตอนนี้สุตรเราดัน Mark ว่าจะ Break ที่บรรทัดที่ 2 ด้วย ซึ่งไม่ Makesense ดังนั้นถ้าเราแก้ค่าหรือแก้สูตรให้บรรทัดที่ 2 เป็น n ไปก่อนได้ก็จะดีกว่า หรือจะไป remove page break เองก็ได้เช่นกัน โดยเลือกบรรทัดที่ 2 ไว้ แล้ว Remove Page break ดังรูป