บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่ Show
เนื่องจากฟังก์ชั่นของ Excel มีเยอะมาก และถึงแม้ว่าการค้นหาฟังก์ชั่นนั้นมีประโยชน์ก็จริง แต่อาจไม่สะดวกนัก คงจะดีกว่ามากถ้าเราสามารถจำฟังก์ชั่นที่ใช้งานบ่อยๆ ได้ทันที แต่ไม่ต้องห่วงเพราะฟังก์ชั่นที่ใช้บ่อยจริงๆ ไม่ได้มีเยอะเลย และมันก็เป็นไปตาม กฎ 80/20 ที่บอกว่า “ผลลัพธ์หรือ ผลกระทบส่วนใหญ่ (80%) มาจากสาเหตุที่เป็นส่วนน้อย (20%)” เพราะใน Excel การใช้งานส่วนใหญ่มาจาก ฟังก์ชั่นแค่ไม่ถึง 20% เท่านั้น!! เท่าที่ผมค้นคว้ามา Excel มีฟังก์ชั่นทั้งหมดประมาณ 450 ฟังก์ชั่น (ประมาณนะครับ…) ซึ่งฟังก์ชั่นที่ผมคิดว่าใช้บ่อยมากๆ เลย มีอยู่ประมาณ 45 ตัวด้วยกัน และมีค่อนข้างบ่อยอีก 25 ตัว รวมเป็น 70 ตัว ซึ่งคิดเป็น 15% ของฟังก์ชั่นทั้งหมด แหม.. กฎ 80/20 นี้แม่นจริงๆ สินะครับ ! ต้องเลือกใช้ฟังก์ชั่นให้เหมาะกับสถานการณ์ในบทนี้คุณจะได้พบกับฟังก์ชั่นมากมาย ผมแนะนำให้มองว่าแต่ละฟังก์ชั่นมันเหมือนเครื่องมือที่มีหน้าที่ต่างกัน ซึ่งหน้าที่ของเราคือต้องเลือกใช้เครื่องมือให้เหมาะสมกับแต่ละสถานการณ์ โดยควรจะรู้ว่ามีเครื่องมืออะไรให้เลือกใช้บ้าง มันมีหน้าที่ไว้ทำอะไร และมันใช้งานยังไง? เช่น ฟังก์ชั่นใน Excel บางตัวอาจทำงานคล้ายๆ กัน ซึ่งเราต้องเลือกให้ถูกว่าจะใช้ฟังก์ชั่นไหนดี เช่น ฟังก์ชั่น COUNT เอาไว้นับจำนวนช่องที่เป็นตัวเลข ส่วน COUNTA เอาไว้นับช่องที่ไม่ใช่ช่องว่าง เป็นต้น บางเครื่องมือ (ฟังก์ชั่น) อาจทำงานได้เหมือนกันกับอีกฟังก์ชั่นเลย และอาจทำงานได้มากกว่าด้วย แต่ก็มักจะเขียนสั่งงานยากกว่าด้วยเช่นกัน เช่น =MAX จะเท่ากับ =LARGE ที่ระบุว่าเอาอันดับ1 ถ้าเราไม่ได้จะทำอะไรซับซ้อนมาก ก็ไม่จำเป็นจะต้องไปขี่ช้างจับตั๊กแตน (ใช้ฟังก์ชั่นยากๆ ) ก็ได้ครับ เน้นความเข้าใจหน้าที่และความสามารถของฟังก์ชั่นหากคุณกำลังอ่านเนื้อหาบทนี้เป็นครั้งแรก ผมอยากให้เน้น ให้จำว่า ฟังก์ชั่นแต่ละอันมันทำอะไรได้ มากกว่าจะจำว่ามันมีวิธีเขียนยังไง เพราะหากเรารู้ว่ามันทำอะไรได้แล้ว เราจะเลือกใช้ได้ถูกตัวอยู่ และถึงจำไม่ได้ว่าเขียนยังไงก็ยังสามารถกด Help หรือ Google ดูวิธีใช้ได้ แต่ถ้าไม่รู้ด้วยซ้ำว่าทำอะไรได้ เราจะเริ่มต้นไม่ถูกเลย เพื่อความสะดวกของคุณ ผมได้ทำการคัดเลือก Function ที่ใช้กันบ่อยๆ มาให้แล้ว!! โดยผมจะแบ่งออกเป็นหมวดต่างๆ เช่นเดียวกับเมนูที่อยู่บน Ribbon ใน [Formulas] –> Function Library นะครับ Math & Trig : คณิตศาสตร์
ฟังก์ชั่นตัวอื่นๆ ที่ใช้บ่อยในหมวดหมู่นี้
Statistical : สถิติ
ฟังก์ชั่นตัวอื่นๆ ที่ใช้บ่อยในหมวดหมู่นี้
Date & Time : วันที่และเวลา
ฟังก์ชั่นตัวอื่นๆ ที่ใช้บ่อยในหมวดหมู่นี้
Logical : ตรรกะฟังก์ชั่นตัวอื่นๆ ที่ใช้บ่อยในหมวดหมู่นี้
ฟังก์ชั่นตัวอื่นๆ ที่ใช้บ่อยในหมวดหมู่นี้
Text : ข้อความ
ฟังก์ชั่นตัวอื่นๆ ที่ใช้บ่อยในหมวดหมู่นี้
Lookup & Reference: การดึงข้อมูลและการอ้างอิงในนี้จะเป็นตารางสรุปคร่าวๆ เท่านั้น รายละเอียดจะอยู่บทถัดๆไปครับ เพราะส่วนใหญ่ฟังก์ชั่นในหมวดนี้ถือว่าใช้งานยากกว่าหมวดอื่นๆ เกือบทุกตัว จึงต้องขอยกไปพูดทีหลัง
ฟังก์ชั่นตัวอื่นๆ ที่ใช้บ่อยในหมวดหมู่นี้
Financial : การเงิน
ฟังก์ชั่นตัวอื่นๆ ที่ใช้บ่อยในหมวดหมู่นี้
Information : ข้อมูล
ฟังก์ชั่นตัวอื่นๆ ที่ใช้บ่อยในหมวดหมู่นี้
แชร์ความรู้ให้เพื่อนๆ ของคุณ |