การควบคุมภายในเกี่ยวกับระบบจัดซื้อ10 Jan การควบคุมภายในเกี่ยวกับระบบจัดซื้อ Internal controls on Purchasing systems สุมิตร รัตนะบัวงาม SUMIT RATTANABUANGAM E-mail: [email protected] นักศึกษาหลักสูตรบัญชีมหาบัณฑิต คณะบัญชี มหาวิทยาลัยศรีปทุม
การตรวจสอบภายใน (Internal auditing) ถือเป็นกลไกหนึ่งของระบบบริหารจัดการองค์กร ที่ให้ความเชื่อมั่นและให้คำปรึกษาอย่างเที่ยงธรรมและเป็นอิสระ เพื่อเพิ่มคุณค่าและปรับปรุงการปฏิบัติงานขององค์กรให้ดีขึ้น รวมทั้งช่วยให้องค์กรบรรลุถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ได้กำหนดไว้ การตรวจสอบภายในเป็นวิชาชีพที่มีการปฏิบัติที่แตกต่างกันในแต่ละองค์กร เนื่องจากแต่ละองค์กรมีโครงสร้าง วัฒนธรรม ขนาด และระบบการทำงานที่แตกต่างกัน รวมทั้ง กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ และประกาศที่เกี่ยวข้องที่ใช้ในการควบคุมและถือปฏิบัติการตรวจสอบภายในจึงถือเป็นกลไกที่ช่วยให้ผู้บริหารใช้เป็นเครื่องมือในการกำกับดูแลกิจการให้มีความโปร่งใส ตรวจสอบได้ ซึ่งถือว่ามีความสำคัญและจำเป็นอย่างยิ่งต่อการบริหารองค์กรยุคใหม่ในปัจจุบัน (กรมบัญชีกลาง, 2546) การตรวจสอบภายใน คือ การให้ความเชื่อมั่นและการให้คำปรึกษาอย่างเที่ยงธรรมและเป็นอิสระ เพื่อเพิ่มคุณค่าและปรับปรุง การดําเนินงานขององค์กร การตรวจสอบภายในช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายด้วยการประเมินและปรับปรุงประสิทธิผลของกระบวนการบริหารความเสี่ยง การควบคุม และการกำกับดูแลอย่างเป็นระบบและเป็นระเบียบ (ศิลปพร ศรีจั่นเพชร, 2554) วัตถุประสงค์และขอบเขตของการตรวจสอบภายใน คือ การตรวจสอบภายในช่วยให้องค์กรบรรลุถึงเป้าหมายที่วางไว้ด้วยการประเมินและปรับปรุงประสิทธิผลของกระบวนการบริหารความเสี่ยง การควบคุม และกระบวนการกำกับดูแลอย่างเป็นระบบและเป็นระเบียบ (The institute of internal auditors, 2021) สำหรับขอบเขตของการตรวจสอบภายในนั้น ตามที่กล่าวในระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ว่าด้วยการปฏิบัติหน้าที่ของผู้ตรวจสอบภายใน พ.ศ. 2546 ได้กล่าวไว้ว่าขอบเขตของการตรวจสอบภายในโดยทั่วไปรวมถึง 1. การสอบทานและประเมินการบริหารความเสี่ยง การควบคุม และการกำกับดูแลของหน่วยรับตรวจ ซึ่งครอบคลุมถึงระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้เกิด 1. ความมั่นใจว่าการดำเนินงาน หรือการใช้ทรัพยากรเป็นไปอย่างประหยัด มีประสิทธิผล และประสิทธิภาพ 2. ความมั่นใจในความถูกต้องครบถ้วน และน่าเชื่อถือของข้อมูลการเงินและการดำเนินงาน 3. การดูแลรักษาทรัพย์สินและผลประโยชน์ของหน่วยรับตรวจมิให้เกิดการสูญหาย รวมทั้งการเสียหายจากการทุจริตและประพฤติมิชอบ 4. ความมั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามนโยบาย วิธีปฏิบัติงาน กฎหมาย ระเบียบ และข้อบังคับ 5. การเสนอแนะการปรับปรุงการบริหารความเสี่ยง การควบคุม และการกำกับดูแลอย่างต่อเนื่อง 2. การสอบทานและติดตามแผนการปฏิบัติงาน และผลการดำเนินงาน เพื่อช่วยให้หน่วยรับตรวจเกิดผลสัมฤทธิ์ตามวัตถุประสงค์และเป้าหมาย 3. การให้ความสำคัญเป็นกรณีพิเศษกับสภาพแวดล้อมของความเสี่ยงที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อการบริหารความเสี่ยง การควบคุม และการกำกับดูแลซึ่งจะเห็นได้ว่าจากขอบเขตของการตรวจสอบภายในดังกล่าวข้างต้น ผู้ตรวจสอบภายใน จะต้องกำหนดขอบเขตของการตรวจสอบภายในให้มีความครอบคลุมทุกด้าน โดยต้องประเมินความเพียงพอของการควบคุมภายในด้วยการใช้เทคนิคการตรวจสอบด้วยวิธีการต่างๆ ทั้งในเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ เพื่อให้การดำเนินการขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ขององค์กร ความหมายของการจัดซื้อ การจัดซื้อ (Purchasing) เป็น กระบวนในการซื้อ โดยศึกษาความต้องการ หาแหล่งซื้อและคัดเลือกผู้ส่งมอบ เจรจาต่อรองราคา (Price) และกำหนดเงื่อนไขให้ตรงกับความต้องการ รวมไปถึงติดตามการจัดส่งสินค้าเพื่อให้ได้รับสินค้าตรงเวลา และติดตามการชำระเงินค่าสินค้าด้วย ซึ่งแท้ที่จริงแล้ว การจัดซื้อ (Purchasing) การจัดการพัสดุ (Supply management) และการจัดหา (Supply) นั้น ถูกนำมาใช้แทนกันในการจัดหาให้ได้มาซึ่งพัสดุและงานบริการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลภายในองค์กร ดังนั้น การจัดซื้อ (Purchasing) หรือการจัดการพัสดุ ไม่ใช่เป็นเพียงความเกี่ยวเนื่องในขั้นตอนมาตรฐานในกระบวนการจัดหาที่ประกอบด้วย 1. การรับรู้ความต้องการใช้สินค้า 2. การแปรความต้องการใช้สินค้านั้นไปเป็นเงื่อนไขสำหรับการจัดหา 3. การแสวงหาผู้ส่งมอบที่มีศักยภาพเพียงพอกับความต้องการ 4. การเลือกแหล่งสินค้าที่เหมาะสม 5. การจัดทำข้อตกลงตามใบสั่งซื้อหรือสัญญาซื้อขาย 6. การส่งมอบสินค้าหรืองานบริการ 7. การชำระค่าสินค้าหรือบริการให้กับผู้ส่งมอบ ซึ่งหน้าที่ความรับผิดชอบของการจัดซื้อยังอาจรวมไปถึงการรับมอบสินค้า (Receiving) การตรวจสอบสินค้า (Inspection) การจัดเก็บสินค้า (Storage) การขนย้ายสินค้า (Material handling) การจัดตาราง (Scheduling) การจัดส่งทั้งขาเข้าและออก (Inbound and outbound traffic) และการทำลายทิ้ง (Disposal) แต่การจัดซื้อยังมีหน้าที่ความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องในโซ่อุปทาน (Supply chain) อีกด้วย เช่น การเข้าไปมีส่วนเกี่ยวข้องกับลูกค้า และลูกค้าของลูกค้า รวมไปถึงผู้ส่งมอบของผู้ส่งมอบ ซึ่งการขยายขอบเขตส่วนเกี่ยวข้องนี้รวมเรียกว่าการจัดการโซ่อุปทาน (Supply chain management) โดยการจัดการโซ่อุปทานนี้จะมุ่งเน้นการลดต้นทุน (Cost) และลดระยะเวลาภายในโซ่อุปทานเพื่อให้ได้รับประโยชน์ไปถึงลูกค้าขั้นสุดท้ายของโซ่อุปทาน และด้วยแนวความคิดนี้เอง จึงทำให้การแข่งขันในระดับองค์กรถูกเปลี่ยนไปเป็นการแข่งขันในระดับโซ่อุปทานในอนาคต (Leenders, et al. 2006) ความหมายของการจัดซื้อไว้ว่า เป็นกระบวนการที่บริษัทต่างๆ ทำสัญญากับบุคคลฝ่ายที่สาม เพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าและบริการที่ต้องการ เพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ของธุรกิจอย่างมีจังหวะเวลา และมีต้นทุน (Cost) ที่มีประสิทธิภาพ จากคำจำกัดความข้างต้น จะเห็นได้ว่า กิจกรรมนี้เป็นส่วนหนึ่งของการบริหารงานพัสดุเพราะไม่ใช่เป็นแต่เพียงงานจัดซื้อเท่านั้น ยังขยายไปถึงการวางแผนและการวางนโยบายครอบคลุมกิจกรรมที่เกี่ยวข้องด้วยกัน กิจกรรมเหล่านี้ ได้แก่ การวิจัย และการพัฒนาการเลือกวัสดุที่เหมาะสมและการเลือกแหล่งขายที่ถูกต้อง การติดตามผลเพื่อให้การนำส่งเป็นไปตามกำหนดเวลาที่ตกลงกัน การตรวจสอบสินค้าที่นําส่งเพื่อให้มั่นใจว่าเป็นสินค้าที่มีคุณสมบัติและจำนวนตรงตามที่ได้วางไว้ และตลอดจนการพัฒนาการติดต่อประสานงานกันกับหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวพันกันเป็นต้น (อดุลย์ จาตุรงคกุล, 2547) ความหมายของการจัดซื้อจัดหา (Procurement) โดยเรียบเรียงจาก คำบรรยายของ ดร.วิทยา สุหฤทดำรง ไว้ คือ กระบวนการที่บริษัทหรือองค์กรต่างๆ ตกลงทำการ ซื้อขายเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าหรือบริการที่ต้องการเพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ของธุรกิจอย่างมีจังหวะเวลาและมีต้นทุน (Cost) ที่เหมาะสม โดยมีเป้าหมายเพื่อให้ได้สินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพปริมาณที่ถูกต้อง ตรงตามเวลาที่ต้องการ ในราคา (Price) ที่เหมาะสมจากแหล่งขายที่มีความน่าเชื่อถือ (อรุณ บริรักษ์, 2550) การควบคุมภายในเกี่ยวกับระบบการจัดซื้อ 1. แผนกจัดซื้อเป็นหน่วยงานที่แยกออกจากหน่วยงานอื่นหรือมีพนักงานไม่เกี่ยวข้องกับ 1.1 การบัญชี(ทั่วไป) 1.2 การทำบัญชีรับสินค้า 1.3 การรับของ 1.4 การจัดส่งสินค้าให้ลูกค้า 1.5 การจ่ายเงินให้เจ้าหนี้ 2. การจัดซื้อกระทำโดย 2.1. แผนกหรือพนักงานจัดซื้อ จัดซื้อตามใบเสนอซื้อที่ได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว 2.2. การจัดซื้อในแต่ละครั้ง แผนกผลิตและคลังเป็นผู้เสนอแนะเกี่ยวกับชนิดและปริมาณของสินค้าที่จะซื้อ 2.3. สั่งซื้อจากรายการราคาขายของผู้ขายที่ได้รับการอนุมัติ (Approved vendor list) 2.4. มีการเปรียบเทียบราคาจากผู้ขายหลายแห่ง เพื่อให้ได้ราคาที่ดีที่สุด 2.5. ใบสั่งซื้อทำขึ้นโดย 2.5.1. เรียงลำดับหมายเลขไว้ล่วงหน้า 2.5.2. มีการอนุมัติการสั่งซื้อทุกครั้งที่สั่งซื้อ 2.6. สำเนาใบสั่งซื้อได้ส่งไปยัง 2.6.1. แผนกบัญชีหรือเจ้าหน้าที่ผู้ทำใบสำคัญสั่งจ่าย 2.6.2. แผนกรับของหรือเจ้าหน้าที่ผู้ทำการตรวจรับของ 2.7. ใบรับของแสดงจำนวนที่นับได้จริง พร้อมทั้งลายเซ็นผู้ตรวจรับอย่างน้อย 2 คน 2.8. ใบรับของได้ระบุถึงเงื่อนไขต่างๆ ในกรณีที่จะต้องมีการทดสอบคุณภาพในภายหลัง 2.9. สินค้าที่จัดซื้อที่มีคุณภาพพิเศษ จะต้องมีรายงานการตรวจสอบจากผู้ที่มีความชำนาญในเรื่องนั้นโดยเฉพาะ 2.10. ใบรับของที่มีเลขที่เรียงลำดับและมีสำเนาส่งให้ 2.10.1. แผนกบัญชี เพื่อเก็บไว้กับใบสั่งซื้อ 2.10.2. แผนกจัดซื้อ เพื่อติดตามรายการที่สั่งซื้อแล้ว แต่ยังไม่ได้รับของ 2.10.3. แผนกคลังสินค้า เพื่อบันทึกบัญชีพัสดุคงเหลือ 2.10.4. เก็บไว้ที่แผนกรับของ หรือเจ้าหน้าที่ผู้กระทำการตรวจรับของ 3. เมื่อมีการคืนของ จะจัดการโดยแผนกคลังสินค้าและแผนกรับของหรือเจ้าหน้าที่ผู้ตรวจรับของ 3.1. ติดต่อเพื่อขอใบลดหนี้ 3.2. แผนกจัดซื้อและบัญชีได้รับแจ้งเรื่องราวการคืนสินค้า 4. การตรวจสอบ 4.1. ใบส่งของหรืออินวอยซ์/ใบกำกับภาษี จากผู้ขายได้ตรวจสอบกับเอกสารเหล่านี้ก่อนจ่ายเงิน 4.1.1. ใบสั่งซื้อ 4.1.2. การรับรอง 4.1.3. รายงานการตรวจสอบคุณภาพ (ถ้ามี) 4.2. แผนกบัญชีไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับ 4.2.1. การสั่งซื้อ 4.2.2. การรับของ 4.3. มีหลักฐานแสดงว่ามีการตรวจสอบใบส่งของในเรื่องต่อไปนี้ 4.3.1. ราคา 4.3.2. ค่าขนส่ง 4.3.3. การลดราคา หรือข้อโต้แย้งต่างๆ 4.4. ใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้ว จะต้องมีการการทำเครื่องหมายเพื่อป้องกันการจ่ายซ้ำ 5. ใบสำคัญสั่งจ่ายจะต้องจัดทำสำหรับการซื้อและค่าใช้จ่ายทุกรายการ 6. ใบสำคัญสั่งจ่ายและเอกสารประกอบทุกฉบับ จะต้องมีเครื่องหมายแสดงว่าได้จ่ายเงินแล้ว 7. จะต้องมีการตรวจสอบระยะเวลาที่จะต้องจ่ายด้วย เพื่อป้องกันการเบิกจ่ายผิดงวด 8. ใบสำคัญการสั่งจ่ายจะต้องมีการตรวจสอบและอนุมัติ 9. ควรมีการจัดทำนโยบายการจัดซื้อขึ้นอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร 10. ควรมีการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานของแผนกจัดซื้อ หรือขั้นตอนการปฏิบัติงานของแผนกจัดซื้อ ขึ้นอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้พนักงานใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน 11. กำหนดให้มีการประเมินผลผู้ขายอย่างน้อยปีละครั้ง สรุป แผนกจัดซื้อมีหน้าที่สำคัญ คือ จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบให้มีพร้อมตามความต้องการของหน่วยงานต่างๆ อย่างประหยัดและคุ้มค่าที่สุด ซึ่งรวมถึง การเลือกสรรผู้ขายวัตถุดิบที่เหมาะสม การสั่งซื้อ และการตรวจสอบควบคุมการทำงานของ Supplier ดังนั้นจึงต้องมีการควบคุมภายในเกี่ยวกับระบบจัดซื้อ เพื่อการควบคุมการทำงานของแผนกจัดซื้อให้มีคุณภาพและมีประสิทธิภาพกับองค์กรมากยิ่งขึ้น ข้อเสนอแนะ เนื้อหาในบทความฉบับนี้กล่าวถึง การควบคุมภายในเกี่ยวกับระบบจัดซื้อ ทั้งนี้การควบคุมภายในยังมีหลายระบบ เช่น ระบบบัญชี การวางแผนวิศวกรรมการผลิต และความปลอดภัยในการทำงาน เป็นต้น ที่ก่อให้เกิดการควบคุมภายในที่ดีที่สามารถช่วยให้องค์กรมีการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น และบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายตามที่กำหนดไว้ ซึ่งผู้สนใจสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมในระบบการควบคุมอื่นๆได้ บรรณานุกรม กรมบัญชีกลาง กระทรวงการคลัง. (2546). แนวทางการตรวจสอบภายในภาคราชการ การวางแผนการตรวจสอบและแผนปฏิบัติงาน. กรุงเทพฯ. จันทนา สาขาจาร, นิพันธ์ เห็นโชคชัยชนะ และศิลปพร ศรีจั่นเพชร. (2554). การตรวจสอบภายในและการควบคุมภายใน. กรุงเทพฯ. บริษัท สำนักงานจรัสทนายความและการบัญชี จำกัด. การควบคุมภายใน การซื้อ สืบค้นเมื่อ 01 สิงหาคม, 2564, จากเว็ปไซต์ http://www.jarataccountingandlaw.com/index.php?lay=s how&ac= article&Id=5327409 อดุลย์ จาตุรงคกุล. (2547). การจัดซื้อ, ปรับปรุงครั้งที่4, โรงพิมพ์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์, กรุงเทพฯ, อรุณ บริรักษ์. (2550). กรณีศึกษา:การบริหารงานจัดซื้อในประเทศไทยเล่มที่1, กรุงเทพฯ, Leenders, M.R., Fraser, J.P., Flynn, A.E., Fearon, H.E. (2006). Purchasing and Supply Management with50Supply chaincases.13th edition.McGraw-Hill. The Institute of Internal Auditors, การตรวจสอบภายใน, http://audit.pcru.ac.th, สืบค้นเมื่อ 01 สิงหาคม 2564, จากเว็ปไซต์: http://audit.pcru.ac.th/minimenu.php?wi_id=93 Share this postSHARES View 1256 |