ข้อดี ข้อเสียของการจัดซื้อ

โลกปัจจุบันในยุกต์เศรษฐกิจใหม่มีการแข่งขันอย่างรุนแรง การบริหารจัดการองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพถือเป็นหัวใจที่สำคัญขององค์กร การจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์นี้ (e-Procurement) ก็เป็นระบบที่ช่วยในการการจัดการระบบหนึ่ง ที่เปรียบเสมือนประตูไปสู่โลกธุรกิจที่ไร้พรหมแดน หรืออีกนัยหนึ่งคือบริษัทใดๆที่เข้าสู่ระบบการจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์จะสามารถทำธุรกรรมกับบริษัทต่างๆได้ทั่วโลก โดยผ่านตลาดกลางอิเล็กทรอนิกส์ (e-Marketplace) ที่คอยอำนวยความสะดวกให้นั่นเอง

การทำงานในแต่ละขั้นตอนของระบบ e-Procurement นั้น ข้อมูลจะถูกจัดส่งและจัดเก็บในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งข้อมูลเหล่านี้พร้อมที่จะถูกนำไปวิเคราะห์ต่อไป โดยข้อมูลครอบคลุมตั้งแต่การค้นหาและเลือกสินค้าจาก e-Catalog การออกใบขอสั่งซื้อ การรับและการอนุมัติใบขอสั่งซื้อ การออกใบสั่งซื้อ การติดตามการสั่งซื้อ การตรวจรับสินค้าและการชำระเงิน ข้อมูลในแต่ละขั้นตอนจะถูกถ่ายทอดไปอย่างต่อเนื่องจนจบกระบวนการ โดยไม่ต้องใช้เอกสารที่เป็น Manual เลย ทำให้มีความรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ และเกิดความโปร่งใส และที่สำคัญข้อมูลจะถูกถ่ายทอดไปยังส่วนต่างๆที่เกี่ยวข้องส่งผลให้เกิดการประสานงานอย่างสอดคล้องภายในองค์กรและระหว่างองค์กรกับผู้ขายอีกด้วย

การจัดซื้อจัดจ้างแบบเดิม โดยมากเป็นการจัดซื้อจัดจ้างแบบกระจายอำนาจการสั่งซื้อ (Decentralize) ให้กับแต่ละจุดสั่งซื้อบริหารจัดการเอง ซึ่งมีข้อดีคือสะดวกต่อการสั่งซื้อ แต่ข้อเสียคือฝ่ายจัดซื้อไม่สามารถต่อรองกับผู้ขายได้ ส่วนการจัดซื้อจัดจ้างแบบรวมอำนาจการสั่งซื้อ (Centralize) จะมีข้อดีและข้อเสียสลับกันกับแบบ Decentralize นั่นเอง

แต่ด้วยระบบ e-Procurement สามารถรวมข้อดีของทั้งสองแบบได้ คือ ปรับเปลี่ยนลักษณะการจัดซื้อจัดจ้างขององค์กร โดยให้ฝ่ายจัดซื้อเป็นฝ่ายที่บริหารควบคุมข้อมูล และรูปแบบ รวมถึงการวางกลยุทธ์สำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง แต่ให้แต่ละจุดจัดซื้อดำเนินการสั่งซื้อตามขั้นตอนเดิม ซึ่งก็จะไปสัมพันธ์กับการปรับเปลี่ยนโครงสร้างของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง กล่าวคือเป็นการรวบรวมความต้องการเพื่อการจัดซื้อจัดจ้างรวมและวางแผนการจัดซื้อจัดจ้าง แทนการจัดซื้อจัดจ้างกันเองในแต่จุดจัดซื้อ จึงทำให้สามารถสร้างอำนาจการต่อรองกับผู้ขายได้

นอกจากนี้ยังรวมไปถึงการปรับเปลี่ยนบทบาทของเจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้อที่มุ่งเน้นไปในด้านการจัดหา คัดเลือก และการเจรจาต่อรองกับผู้ขายมากขึ้น แทนการจัดการด้านการสั่งซื้อ งานเอกสารและการคอยตามแก้ปัญหา ทำให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้อมีเวลาในการวิเคราะห์และวางแผนจัดซื้อจัดจ้างมากขึ้น

การบริหารจัดการข้อมูลและเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นองค์ประกอบที่สำคัญในการรองรับการปรับเปลี่ยนองค์กรเข้าสู่ระบบทางอิเล็กทรอนิกส์ ความสามารถในการเชื่อมต่อและถ่ายโอนข้อมูลต่างๆ จากระบบเดิม เช่น ระบบ Enterprise Resource Planning (ERP), ระบบ Inventory, และระบบบัญชี เป็นต้น เข้ากับระบบ e-Procurement ในการบริหารจัดการข้อมูลทั้งภายในและระหว่างองค์กร และที่สำคัญข้อมูลจะถูกถ่ายทอดไปยังส่วนต่างๆที่เกี่ยวข้องส่งผลให้เกิดการประสานงานทั้งภายใน และระหว่างองค์กรอย่างใกล้ชิดและมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิม

ระบบ e-Procurement จะช่วยให้องค์กรสามารถลดงานที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่ากับองค์กรลง และทำให้ฝ่ายจัดซื้อมีเวลาวางแผนในส่วนของการจัดซื้อเชิงกลยุทธ์ (Strategic sourcing) ซึ่งเป็นหน้าที่ที่สำคัญมากขึ้น นอกจากนั้นการที่ข้อมูลการทำธุรกรรมต่างๆอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทำให้บริษัทสามารถนำข้อมูลไปเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ เพื่อการวางแผนที่ดีขึ้น เช่น เมื่อนำข้อมูลจากระบบ e-Procurement เชื่อมกับระบบ Inventory เมื่อถึงจุดสั่งซื้อ สามารถกำหนดให้ระบบสร้างใบ PO และส่งไปยังผู้ขายโดยอัตโนมัติได้ หรือการนำไปเชื่อมกับระบบ e-Payment เมื่อผู้ขอซื้อได้รับสินค้าและทำบันทึกรับในระบบ e-Procurement แล้วสามารถกำหนดให้ระบบจ่ายเงินให้กับผู้ขายโดยอัตโนมัติได้ เป็นต้น

ไม่ว่าจะประกอบธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ระบบจัดซื้อจัดจ้างก็เป็นหนึ่งในกลไกที่จะขับเคลื่อนให้ธุรกิจประสบความสำเร็จได้เสมอ โดยจะทำงานร่วมกับงานด้านอื่นๆ เพื่อให้บริษัทสามารถผลิตสินค้าหรือบริการได้ออกมามีคุณภาพ ผ่านการใช้ทรัพยากรที่คุ้มค่า ตลอดจนการมี “ทรัพยากร” ที่มีคุณค่าให้กับคนในบริษัท เพื่อใช้ในการดำเนินงานให้ออกมาดีที่สุด ซึ่งในปัจจุบัน ระบบจัดซื้อจัดจ้างได้ถูกพัฒนาไปมาก ด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวหน้ามากขึ้น ประกอบกับการที่ผู้ให้บริการต่างก็สั่งสมประสบการณ์ด้านงานดังกล่าวมาเป็นเวลานาน ทำให้สามารถคิดค้นและพัฒนาระบบให้ออกมาตรงตามความต้องการในการใช้งานจริงที่สุด

แล้วระบบการจัดซื้อแบบนี้ มีข้อดีอย่างไรบ้าง? เรามาดูกันเลย

จัดการข้อมูลได้ง่ายและแม่นยำ

ระบบการจัดซื้อจัดหาและจัดจ้างในปัจจุบันเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถป้อนข้อมูลเข้าไปในระบบ เอกสารทั้งหมดจะถูกจัดทำขึ้นในแบบดิจิทัล จึงสามารถจัดเก็บและเรียกดูข้อมูลได้ง่าย นำมาจัดทำเปรียบเทียบเพื่อวิเคราะห์สะดวก ช่วยลดการใช้กระดาษได้มาก และยังสร้างความโปร่งใสในการคัดเลือกผู้ขายในระบบได้อีกด้วย

ระบบการสั่งซื้อใช้งานสะดวก

ระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นถูกเขียนโปรแกรมขึ้นมาเพื่อความง่ายและรวดเร็วในการทำงานกับข้อมูลในปริมาณมาก โดยเป็นระบบอัตโนมัติ จึงช่วยประหยัดเวลาในการกรอกหรือจัดการกับข้อมูล สามารถส่งใบสั่งซื้อถึงผู้ขายที่เลือกไว้และมีระบบแจ้งเตือนแบบอัตโนมัติ ไม่ต้องเสียเวลาหรือแรงงานคนมามอนิเตอร์หรือนั่งรอ และสามารถนำเวลาที่รอไปทำงานในส่วนอื่นได้เลย

จัดการใบแจ้งหนี้ได้ด้วยระบบที่มีประสิทธิภาพ

จบทุกความกังวลเรื่องความโปร่งใสในด้านการเงิน เพราะระบบจากผู้ให้บริการหลายๆ แห่งสามารถจับคู่ใบสั่งซื้อกับข้อมูลชุดอื่นๆ รวมถึงจัดการใบแจ้งหนี้ด้วยระบบอัตโนมัติที่ถูกต้องและแม่นยำ หมดปัญหาเรื่องตัวเลข และอำนวยความสะดวกให้สามารถกำหนดระยะเวลาเครดิตได้ตรงผ่านระบบ ง่ายต่อการเชื่อมต่อและส่งผ่านข้อมูล

วิเคราะห์ข้อมูลได้ ตัดสินใจอย่างถูกต้อง

อีกหนึ่งข้อดีของระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบ e-Procurement ก็คือการที่ผู้ใช้งานสามารถนำข้อมูลทั้งหมดที่มีในระบบมาวิเคราะห์ต่อได้ ด้วยการเรียกดูที่ง่ายดายตามส่วนที่ต้องการ สะดวกต่อการนำมาจัดทำเป็นคลังหรือรายงานในรูปแบบกราฟหรือแผนภูมิ เพื่อให้ผู้ประกอบการได้กำหนดทิศทางการดำเนินงานของธุรกิจได้ต่อไปอย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นถูกพัฒนาไปมากในปัจจุบัน ทำให้เราได้เห็นคุณสมบัติและฟังก์ชันใหม่ๆ ให้ผู้ประกอบการสามารถเลือกใช้ให้เหมาะกับรูปแบบของธุรกิจ และเป็นหนึ่งในปัจจัยที่จะทำให้กระบวนการทำงานราบรื่น จนนำไปสู่การประสบความสำเร็จได้ในที่สุด ซึ่งข้อดีเหล่านี้ก็เป็นเพียงตัวอย่างในเบื้องต้น หากได้ลองใช้งานแล้ว อาจค้นพบผลลัพธ์ที่น่าสนใจยิ่งกว่าก็เป็นได้

บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที