ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์มี 3 ขั้นตอน มีอะไรบ้าง

Data Processing

ครูบงกช บุญเลิศ

การประมวลผลข้อมูล

(Data Processing)

การประมวลผลข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้มาผ่านกระบวนการต่างๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการเรียกว่าข้อสนเทศหรือสารสนเทศ (Information)

วิธีการประมวลผลข้อมูล อาจจำแนกได้ 3 วิธี

โดยจำแนกตามอุปกรณ์ที่ใช้ในการประมวลผล ได้แก่

1.การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing) เป็นวิธีการที่ใช้มาตั้งแต่อดีตโดยใช้อุปกรณ์ง่าย ๆ สามารถจำแนกตามอุปกรณ์ที่ใช้ได้เป็น 3 ประการ คือ

– อุปกรณ์ที่อำนวยความสะดวกในการเก็บรักษา และค้นหาข้อมูล ได้แก่ บัตรแข็ง แฟ้ม ตู้เก็บเอกสาร

– อุปกรณ์ที่ช่วยในการนับและคิดคำนวณเป็นอุปกรณ์ที่ง่ายต่อการใช้ ได้แก่ ลูกคิด เครื่องคิดเลข เป็นต้น

– อุปกรณ์ที่ใช้ในการคัดลอกข้อมูล ได้แก่ กระดาษ ปากกา ดินสอ เครื่องอัดสำเนา เป็นต้น

การประมวลผลแบบนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่มีข้อมูลปริมาณไม่มากนัก และการคำนวณไม่ยุ่งยากซับซ้อน

2. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล

(Mechanical Data Processing)

เป็นวิวัฒนาการมาจากการประมวลผลด้วยมือ แต่ยังต้องอาศัยแรงคนบ้าง เพื่อทำงานร่วมกับเครื่องจักรกล ในการประมวลผลทางธุรกิจ เครื่องที่ใช้กันมากที่สุด คือ เครื่องทำบัญชี (Accounting Machine) และเครื่องที่ใช้ในการประมวลผลทั่วไปเป็นเครื่องกึ่งอิเล็กทรอนิกส์ เรียกว่า เครื่อง Unit Record

3. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์

(EDP : Electronic Data Processing)

หมายถึงการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ นั้นเอง ลักษณะงานที่เหมาะสมต่อการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ คือ

– งานที่มีปริมาณมาก ๆ

– ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว

– มีขั้นตอนในการทำงานซ้ำ ๆ กัน เช่น งานบัญชี งานการเงิน งานทะเบียนประวัติและงานสถิติ เป็นต้น

– มีการคำนวณที่ยุ่งยากและสลับซับซ้อน เช่น งานวิจัยและวางแผน งานด้านวิศวกรรมศาสตร์ เป็นต้น

การประมวลผลข้อมูล สามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้

1. ขั้นเตรียมข้อมูล (lnput) เป็นการจัดเตรียมข้อมูลที่รวบรวมมาแล้วให้อยู่ในลักษณะที่สะดวกต่อการประมวลผล แบ่งเป็นขั้นตอนย่อย ๆ ดังนี้

ก. การลงรหัส(Coding) คือ การใช้รหัสแทนข้อมูลจริง ทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่สะดวกแก่การประมวลผล ทำให้ประหยัดเวลาและเนื้อที่ รหัสอาจเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับเพศ ให้รหัส 1 แทนเพศชาย รหัส 2 แทนเพศหญิง เป็นต้น

ข. การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล (Editing) เป็นการตรวจสอบความถูกต้องและความเป็นไปได้ของข้อมูล และปรับปรุงแก้ไขเท่าที่จะทำได้หรือคัดข้อมูลที่ไม่ต้องการออกไป เช่น คำตอบบางคำตอบขัดแย้งกันก็อาจดูคำตอบจากคำถามข้ออื่น ๆ ประกอบ แล้วแก้ไขตามความเหมาะสม

ค. การแยกประเภทข้อมูล (Classifying) คือการแยกประเภทข้อมูลออกตามลักษณะงานเพื่อสะดวกในการประมวลผลต่อไป เช่น แยกตามคณะวิชา แยกตามเพศ แยกตามอายุ เป็นต้น

ง. การบันทึกข้อมูลลงสื่อ (Media) ที่เหมาะสม หมายถึง การจัดเตรียมข้อมูลให้อยู่ในสื่อ หรืออุปกรณ์ที่อยู่ในรูปที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจ และนำไปประมวลได้ เช่น บันทึกข้อมูลลงในจานแม่เหล็ก หรือเทปแม่เหล็ก เพื่อนำไปประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ต่อไป

2. ขั้นตอนการประมวลผล (Processing)

เป็นวิธีการจัดการกับข้อมูล โดยนำข้อมูลที่เตรียมไว้แล้วเข้าเครื่อง แต่ก่อนที่เครื่องจะทำงานต้องมีโปรแกรมสั่งงาน ซึ่งโปรแกรมเมอร์(Processing) เป็นผู้เขียน เครื่องคอมพิวเตอร์จะทำการประมวลผลจนกระทั่งได้ผลลัพธ์ออกมาและยังคงเก็บไว้ในเครื่องขั้นตอนต่าง ๆ อาจเป็นดังนี้

ก. การคำนวณ (Calculation) ได้แก่ การคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น การบวก ลบ คูณ หาร และทางตรรกศาสตร์ เช่น การเปรียบเทียบค่าต่าง ๆ

ข. การเรียงลำดับข้อมูล(Sorting) เช่น เรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก หรือมากไปน้อยหรือเรียงตามตัวอักษร A ถึง Z เป็นต้น

ค. การดึงข้อมูลมาใช้(Retrieving) เป็นการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเพื่อนำมาใช้งาน เช่น ต้องการทราบยอดหนี้ของลูกค้าคนหนึ่ง หรือต้องการทราบยอดขายของพนักงานคนหนึ่ง เป็นต้น

ง. การรวมข้อมูล (Merging) เป็นการนำข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุด ขึ้นไปมารวมเป็นชุดเดียวกัน เช่น การนำเอาเงินเดือนพนักงาน รวมกับเงินค่าล่วงเวลา จะได้เป็นเงินที่ต้องจ่ายให้แก่พนักงาน

จ. การสรุป (Summarizing) เป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบสั้น ๆ กะทัดรัดตามต้องการ เช่น การสรุปรายรับรายจ่าย หรือ กำไรขาดทุน

ฉ. การสร้างข้อมูลชุดใหม่ (Reproducing) เป็นการสร้างข้อมูลชุดใหม่ขึ้นมาจากข้อมูลเดิม

ช. การปรับปรุงข้อมูล (Updating) คือ การเพิ่มข้อมูล (Add) การลบข้อมูล (Delete) และการเปลี่ยนค่า (change) ข้อมูลที่มีอยู่ให้ทันสมัยอยู่เสมอ

3. ขั้นตอนการแสดงผลลัพธ์ (Output)

เป็นงานที่ได้หลังจากผ่านการประมวลผลแล้วเป็นขั้นตอนในการแปลผลลัพธ์ที่เก็บอยู่ในเครื่อง ให้ออกมาอยู่ในรูปที่สามารถเข้าใจง่ายได้แก่ การนำเสนอในรูปแบบรายงาน เช่น แสดงผลสรุปตารางรายงานการบัญชี รายงานทางสถิติ รายงานการวิเคราะห์ต่าง ๆ หรืออาจแสดงด้วยกราฟ เช่น แผนภูมิ หรือรูปภาพสรุปขั้นตอนการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์

วิธีการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์

​

​

การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการประมวลผล แบ่งออกเป็น 2 วิธี คือ

1. การประมวลผลแบบแบทซ์ (Batch Processing)

2. การประมวลผลแบบอินเทอร์แอคทีฟ (Interactive Processing)

การประมวลผลแบบแบทซ์ (Batch Processing)

การประมวลผลแบบแบทซ์ (Batch Processing) คือการประมวลผลโดยการรวบรวมข้อมูลไว้ช่วงเวลาหนึ่ง ก่อนที่จะนำข้อมูลเข้าเครื่อง เพื่อประมวลผลในคราวเดี่ยวกัน เช่น การทำบัญชีจ่ายเงินเดือนพนักงานทุกสิ้นเดือน ระบบการคิดดอกเบี้ยธนาคาร ซึ่งต้องใช้ระยะเวลารวมสะสม 3 เดือน 6 เดือน หรือ 1 ปี หรือระบบการเรียนการสอน การบันทึกเกรดของนักศึกษาในแต่ละเทอมจนเทอมสุดท้ายจึงพิมพ์ใบรับรองเกรด ฉะนันการประมาลผลข้อมูลโดยใช้ระยะเวลาในการสะสมข้อมูลอยู่ระยะหนึ่งก่อน แล้วจึงนำมาประมวลผลพร้อมกันและในการทำงานจะไม่มีการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการประมวลผลแบบนี้เรียกว่า ระบบออฟไลน์ (Off-Line System)

​

ระบบออฟไลน์ (Off-Line System) เป็นระบบที่ทำงานในลักษณะเตรียมการในการประมวลผลขั้นต่อไป โดยใช้อุปกรณ์ประเภท Input/Output Unit อุปกรณ์เหล่านี้ไม่อยู่ภายใต้การควบคุมของหน่วยประมวลผลกลาง (CPU : Central Processing Unit) เช่น เครื่องบันทึกเทป (Key to tape) เครื่องบันทึกจานแม่เหล็ก (Key to disk) เครื่องเจาะบัตร (Key Punch Machine)

การประมวลผลแบบแบทซ์ (Batch Processing)

http://www.wachum.com/dewey/000/com20.htm

ระบบการประมวลผลแบบกลุ่ม

( Batch Processing System )

ระบบนี้ในการประมวล

ผล จะทำการรวบรวมข้อมูลไว้ช่วงระยะเวลาหนึ่งก่อนที่จะนำข้อมูลเข้าประมวลผล โดยต้องทำการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นกลุ่มๆ แล้วส่งเข้าไปประมวลผลทีเดียว หลังจากนั้นจึงสรุปผลที่ได้ โดยเช่น ระบบจัดทำรายการเงินเดือนของพนักงาน ระบบการคิดดอกเบี้ยของธนาคาร ฉะนั้นจะเห็นได้ว่า การประมวลผลแบบนี้จะไม่มีการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์

ข้อดี ทำให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วน เสียค่าใช้จ่ายน้อย เหมาะกับงานที่ไม่ต้องการความรวดเร็วของข้อมูลข่าวสารเพื่อใช้ในการตัดสินใจ

ข้อเสีย ข้อมูลข่าวสารที่ได้ไม่ทันต่อการตัดสินใจ

การประมวลผลแบบกลุ่ม ( batch processing)

หมายถึง การประมวลผลในเรื่องที่สนใจเป็นครั้ง ๆ เช่น เมื่อต้องการทราบผลสำรวจความนิยมของประชาชนต่อการเลือกตั้งสมาชิกสภาผู้แทนราษฎร หรือที่เรียกว่า โพล (poll) ก็มีการสำรวจข้อมูลโดยการเก็บรวมรวมข้อมูล เมื่อการเก็บรวมรวมข้อมูลได้แล้วก็นำมาป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ แล้วนำข้อมูลนั้นมาประมวลผลตามโปรแกรมที่ได้กำหนดไว้ เพื่อรายงานผลหรือสรุปหาคำตอบ กรณีการประมวลแบบกลุ่มจึงกระทำในลักษณะเป็นครั้ง ๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ โดยจะต้องมีการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อน เช่น การสำรวจดารายอดนิยม สำรวจนักร้องยอดนิยม สำรวจความคิดเห็นต่อรายการโทรทัศน์ต่าง ๆ เป็นต้น

ในการประมวลผลทั้ง 2 แบบนี้เป็นวิธีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยดำเนินการกับข้อมูลจำนวนมาก เพื่อแยกแยะ คำนวณ หรือดำเนินการตามที่กำหนดไว้ในโปรแกรม การทำงานของคอมพิวเตอร์ในการประมวลผลจึงต้องมีซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอยสั่งการ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ในรูปแบบที่ต้องการ

การประมวลผลแบบอินเทอร์แอคทีฟ

(Interactive Processing)

การประมวลผลแบบอินเทอร์แอคทีฟ (Interactive Processing) เรียกอีกอย่างหนึ่งว่าการประมวลผลแบบออนไลน์ (OnLineProcessing) เป็นวิธีการประมวลผลที่รับข้อมูลเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์โดยตรงทันทีโดยไม่ต้องรอรวมหรือสะสมข้อมูล ข้อมูลแต่ละรายการจะถูกนำไปประมวลผลและได้ผลลัพธ์ทันที โดยจะมีการติดต่อกับหน่วยประมวลผลกลาง (CPU) โดยตรง เช่น การฝากหรือถอนเงินธนาคาร โดยใช้บัตร ATM ระบบคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ในการประมวลผลแบบนี้เรียกว่า ระบบออนไลน์ (On-Line System)

​

ระบบออนไลน์ (On-Line System) จะทำงานตรงข้ามกับระบบออฟไลน์ เป็นการป้อนข้อมูลเข้าเครื่องโดยตรงจากที่ใดก็ได้ ที่มีอุปกรณ์บันทึกและป้อนข้อมูลอยู่โดยติดต่อกับหน่วยประมวลผลกลางโดยตรง แล้วทำการประมวลผลทันที อุปกรณ์ที่นิยมใช้ ได้แก่ เครื่องเทอร์มินัล (Terminal) ลักษณะการประมวลผลโดยตรงหรือโดยทันทีนี้มีชื่อเรียกอื่น ๆ อีก ได้แก่ Transaction Processingหรือ Real -Time Processing

ระบบการประมวลผลแบบทันทีทันใด

( Transaction-Oriented Processing System)

บางครั้ง เรียกอีกอย่างว่าระบบการประมวลผลแบบออนไลน์ (On-Line Processing System) ้ การประมวลผลแบบนี้เป็นการรับข้อมูลเข้าสู่คอมพิวเตอร์แล้วทำการประมวลผลทันที ไม่ต้องรอรวบรวมสะสมข้อมูล โดยการประมวลผลแบบนี้ การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถป้อนจากที่ใดก็ได้ที่มีอุปกรณ์ติดต่อกับหน่วยประมวลลกลาง (CPU) โดยตรง เช่น การฝาก - ถอน เงินผ่านทาง ATM

ข้อดี ได้ข้อมูลทันสมัย เหมาะกับงานที่ต้องการความรวดเร็วในการตัดสินใจ

ข้อเสีย ต้องใช้ค่าใช้จ่ายสูง ในการติดตั้ง จัดหา วัสดุ อุปกรณ์

การประมวลผลแบบทันที (real-time processing)

คือ การประมวลผลข้อมูลจากสถานที่จริงจากเวลาและเหตุการณ์จริง โดยปกติแล้วจะทำควบคู่กับแบบ On-line processing (On-line processing ก็คือการทำงานแบบตอบสนองหรือให้ Output แบบทันทีทันใด) ซึ่งบางครั้งจะเรียกว่า "on-linereal-time"

การประมวลผลแบบทันที (real-time processing) นี้มีจุดประสงค์เพื่อนำ Output ที่ได้ไปใช้ในการตัดสินใจแก้ปัญหา และดำเนินการต่าง ๆ ได้ทันท่วงที หรือทันกาล ตัวอย่างเช่น การนำคอมพิวเตอร์มาต่อเชื่อมกับเครื่องตรวจจับป้องกันไฟไหม้ (โดยกำหนดว่าถ้ามีควันมากและอุณหภูมิสูงผิดปกติถือว่าเกิดไฟไหม้) ซึ่งคอมพิวเตอร์จะต้องนำข้อมูล (จากสถานที่เหตุการณ์และเวลาจริง) มาประมวลผลอย่างต่อเนื่องตลอดเวลา และถ้าประมวลผลแล้วพบว่าไฟไหม้ คอมพิวเตอร์ก็จะสั่งให้น้ำยาดับเพลิงที่ติดตั้งไว้ทำงาน (ตอบสนองทันที) การที่คอมพิวเตอร์ฉีดทันทีเราอาจกล่าวได้ว่าเป็นผลจากการทำงานแบบ On-line นั่นเอง

​

การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (Real Time processing)

เป็นการประมวลผลแต่ละรายการและให้ผลลัพธ์ทันทีเมื่อมีการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบ การประมวลผลแบบทันทีถ้าเป็นการประมวลผลรายการแบบออนไลน์จะเรียกว่า Online Transaction Processing หรือ OLTP เช่น การจองตั๋วเครื่องบิน การซื้อสินค้าในห้างสรรพสินค้า การฝากถอนเงินผ่านตู้เอทีเอ็ม การประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นวิธีการที่ใช้กันมากวิธีหนึ่ง

การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (Real Time processing)

http://www.wachum.com/dewey/000/com20.htm

ที่มา