หน้าที่การจัดซื้อมีอะไรบ้าง

หน้าที่ของงาน จัดซื้อ  

คือ การจัดหาสินค้าและวัตถุดิบให้ได้คุณภาพตามที่ต้องการใช้ในการดำเนินงาน ในราคาที่เหมาะสม ยุติธรรมและคุ้มค่าที่สุด ตลอดจนการสรรหาผู้ขายที่ดี มีประสิทธิภาพและความสามารถในการจัดส่งสินค้าให้ได้ตามตรงตามความต้องการ และมีบริการที่ดี ปรึกษากับผู้ขายหรือซัพพลายเออร์เพื่อที่จะหาวิธีที่เหมาะสมในการแก้ไขปัญหาร่วมกัน

หัวใจของงาน จัดซื้อ

ปัจจัยที่เป็นหัวใจของงานจัดซื้อจัดขายมีอยู่ด้วยกัน 7 ประการ หรือเรียกว่า 7 R’s ดังนี้

1. ซื้อให้ได้ตามคุณภาพที่ต้องการ (Right Quality)

หมายถึง คุณสมบัติที่กำหนดขึ้นของหน่วยงานหรือองค์กร หรือคุณภาพของสินค้าหรือวัตถุดิบที่จะใช้งานตามที่ต้องการ ฝ่ายจัดซื้อจัดหาก็มีส่วนที่จะช่วยในการกำหนดคุณสมบัติของสินค้าหรือวัตถุดิบที่ต้องการด้วย เพื่อให้สามารถจัดหาของที่ดี ตรงตามวัตถุประสงค์การนำไปใช้ และซื้อของที่มีคุณภาพ

2. ซื้อให้ได้ในปริมาณหรือจำนวน ตามที่ต้องการ  (Right Quantity)

หมายถึง จำนวนสิ่งของหรือวัตถุดิบที่หน่วยงานหรือองค์กรต้องการใช้ เพื่อลดปัญหาและลดค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นในขั้นตอนของการสั่งซื้อ หรือการจัดส่งที่ไม่เป็นไปตามที่กำหนดไว้ ซึ่งฝ่ายจัดซื้อจัดหาจะต้องวางแผนการสั่งซื้อหรือทำการพยากรณ์ความต้องการใช้ทั้งหมด โดยดูจากข้อมูลในอดีตและประวัติการสั่งซื้อครั้งก่อนเป็นตัวช่วย และควรตรวจสอบคลังสินค้ามีปริมาณจัดเก็บที่เพียงพอหรือไม่ ไม่ควรสั่งสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้ามากเกินไป เพราะอาจจะทำให้สินค้าหรือวัตถุดิบเสื่อมคุณภาพไปได้

3. ส่งสินค้าให้ได้ในเวลาที่ต้องการ (Right Time)

หมายถึง กรกำหนดเวลาในการจัดส่งสินค้าหรือวัตถุดิบ ซึ่งถือว่ามีความสำคัญอย่างมาก หากมีการจัดส่งสินค้าหรือวัตถุดิบช้ากว่าที่กำหนดอาจส่งผลกระทบให้กระบวนการผลิตหรือหน่วยงานที่จะต้องใช้สินค้าหรือวัตถุดิบอย่างต่อเนื่องจะต้องหยุดชะงัก หรือต้องพักไว้ก่อน  ซึ่งฝ่ายจัดซื้อจัดหาจำเป็นที่จะต้องระบุวัน เวลาในการจัดส่งสินค้าอย่างชัดเจน

4. การซื้อสินค้าได้ในราที่ยุติธรรม (Right Price)

หมายถึง การซื้อของให้ได้ในราคาถูก ซึ่งเป็นเพียงปัจจัยเบื้องต้นเท่านั้น แต่จะต้องคำนึงถึงปัจจัยอื่นที่มีส่วนเกี่ยวข้องด้วยอย่างคุณภาพ ความคุมค่า และลักษณะที่จะต้องนำไปใช้งาน ราที่ดีไม่ใช่ราคาที่ถูกที่สุด แต่เป็นราคาที่ยุติธรรมที่สุด เหมาะสมกับคุณภาพ ผู้ขายมีกำไร ผู้ซื้อได้ประโยชน์จากสินค้าหรือวัตถุดิบนั้น

5. ส่งสินค้าได้ตามสถานที่ที่กำหนด (Right Place)

หมายถึง การสั่งซื้อสินค้านอกจากจะต้องกำนดวัน เวลในการส่งอย่างชัดเจนแล้วยังต้องกำหนดสถานที่ในการจัดส่งสินค้าให้ถูกต้องด้วย เพราะบางทีผู้ซื้อกับผู้ขายอยู่ในพื้นที่คนละแห่งกัน หรือสำนักงานกับหน่วยงานที่ต้องการใช้สินค้าหรือวัตถุดิบอยู่คนละแห่งกัน เพื่อลดปัญหาการจัดส่งที่ผิดพลาด ดังนั้นฝ่ายจัดซื้อจัดหาจะต้องระบุสถานที่แน่นอนและชัดเจน

6. ซื้อสินค้าจากแหล่งขายหรือผู้ขายที่เชื่อถือได้ (Right Source)

หมายถึง การตรวจสอบหรือหาข้อมูลของผู้ขายมาศึกษาเพื่อพิจารณาความน่าเชื่อถือ โดยดูจากประวัติการซื้อขาย จากกระทรวงพาณิชย์ กระทรวงการคลัง ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย สมาคม หรือชมรมต่างๆ เพื่อดูความมั่นคงในการดำเนินการของผู้ขาย ซึ่งผู้ขายที่ดีมีความน่าเชื่อถือนั้นจะต้องสามารถส่งสินค้าหรือวัตถุดิบให้ได้ตามที่กำหนด ทั้งคุณภาพของสินค้า การจัดส่งในปริมาณที่ถูกต้อง รวดเร็ว ในสถานที่ที่ถูกต้อง มีการดูแล และรับประกันสินค้า แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดซื้อได้อย่างดี

7. คุณภาพการบริการเป็นที่น่าเชื่อถือ (Right Service)

หมายถึง การบริการของผู้ขายที่สามารถตอบสนองความต้องการได้ตรงตามที่กำหนดหรือเกินความคาดหวัง เพื่อให้เกิดความพึงพอใจจากการซื้อหรือใช้สินค้าหรือวัตถุดิบนั้น ไม่ว่าจะเป็นการรับประกันการใช้เงานที่มีระยะยาวนาน บริการหลังการขาย การจัดส่งสินค้าได้ไม่จำกัดจำนวนครั้ง หรือการรับเปลี่ยนสินค้าแบบไม่มีค่าบริการ เป็นต้น เพื่อสร้างโอกาสในการขายและการเป็นพันธมิตรที่ดีต่อกัน

โปรแกรมบริหารงานก่อสร้าง “พจมาน 2” กับ ฝ่าย จัดซื้อ (Purchase)

พจมาน 2 จะช่วยเรื่อง ฐานข้อมูลและประวัติราคาวัสดุก่อสร้าง บริหารความสัมพันธ์ Supplier อย่างเป็นระบบ

มีระบบฐานข้อมูลวัสดุก่อสร้าง(Material Database) ซึ่งรวบรวมข้อมูลวัสดุก่อสร้างทุกประเภทพร้อมระบบการจัดหมวดหมู่เพื่อให้ง่ายในการจัดการข้อมูลวัสดุ อีกทั้งยังสามารถเก็บประวัติการจัดซื้ออย่างครบถ้วน(Procurement History) พร้อมมีตัวช่วยแนะนำราคาจากข้อมูลว่ามีค่าสูงสุด-ต่ำสุด หรือค่าเฉลี่ยเท่าใด ซึ่งฝ่ายจัดซื้อสามารถนำไปใช้ในการเจรจาด้านราคาในการสั่งซื้อ นอกจากนี้ยังมีส่วนเก็บราคาที่ได้จากQuotation ของ Supplier ต่างๆก่อนการจัดซื้ออีกด้วย

หน้าที่และความรับผิดชอบ

– สรรหา เปรียบเทียบราคาและต่อรองราคากับ Supplier ตามคำร้องของหน่วยงานภายในบริษัท
– วางแผนการทำงานและตรวจสอบใบขอซื้อจากแผนกต่างๆ
– ดูแลจัดการออกใบสั่งซื้อ และประสานงานระหว่างซัพพลายเออร์กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
– ประสานงานกับซัพพลายเออร์จนสิ้นสุดกระบวนการสั่งซื้อ
– จัดทำข้อมูลรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลอื่นๆ ของส่วนงานจัดซื้อตามที่ได้รับมอบหมาย
– ติดตามการสั่งซื้อให้เป็นไปตามกำหนดการจัดส่งสินค้าและความต้องการของแต่ละฝ่ายในองค์กร
– จัดทำข้อมูลผู้ขาย, ร้านค้า, ราคาสินค้า, รายการสินค้า เพื่อสรุปเป็นรายงานประจำเดือน

คุณสมบัติ

– เพศ ชาย หรือ หญิง
– วุฒิการศึกษา ปริญญาตรี สาขา บริหารจัดการ หรือสาขาอื่นที่เกี่ยวข้อง
– มีประสบการณ์ในงานจัดซื้อไม่น้อยกว่า 3 ปี
– มีทักษะในการเจรจาต่อรอง
– มีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ สามารถใช้ Microsoft office ได้เป็นอย่างดี
– มีความเป็นผู้นำ และสามารถทำงานเป็นทีมได้
– มีความละเอียดรอบคอบ มีทักษะในการวิเคราะห์ข้อมูล
– สามารถแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้เป็นอย่างดี

หน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อประกอบด้วยอะไรบ้าง

งานจัดซื้อมีอะไรบ้าง

คุณสมบัติของการจัดซื้อ มีอะไรบ้าง

วัตถุประสงค์ของการจัดซื้อมีกี่ประเภท