การเขียนหนังสือราชการ งานด้านสารบรรณ การจัดทำหนังสือราชการเป็นระเบียบปฏิบัติอย่างหนึ่งของหน่วยราชการที่ข้าราชการและผู้ติดต่อกับหน่วยราชการควรทราบ ทั้งนี้เพื่อให้เกิดผลดีต่อระบบการปฏิบัติงานของหน่วยราชการ การติดต่อระหว่างหน่วยงานราชการด้วยกัน ตลอดทั้งการติดต่อระหว่างบุคคลหรือองค์กรเอกชนกับหน่วยราชการ ซึ่งการจัดทำหนังสือราชการที่หน่วยราชการทุกหน่วยถือเป็นหลักในการปฏิบัติ ซึ่งการจัดทำหนังสือราชการที่หน่วยราชการทุกหน่วยถือเป็นหลักในการปฏิบัตินั้น ปรากฏอยู่ใน “ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสรรณ พ.ศ. 2526” “ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2558” ตลอดทั้งระเบียบ ประกาศ และหนังสือที่เกี่ยวกับระบบงานสารบรรณที่ออกโดยสำนักนายกรัฐมนตรีและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ภายหลัวปีพุทธศักราช 2526 เป็นต้นมา ความหมาย หนังสือราชการ หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่
คุณลักษณะที่ดีของหนังสือราชการ
รูปแบบของหนังสือราชการ ในกรณีที่เป็นหนังมือราชการประเภทจดหมายควรจัดระยะและวางตำแหน่งส่วนประกรอบต่างๆ ของจดหมาย เช่น เลขที่และชื่อเรื่องของหนังสือ ชื่อและที่อยู่ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง วันที่ออกหนังสือ คำขึ้นต้น และคำลงท้าย ข้อความส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ฯลฯ ให้ถูกต้องตามรู้แบบที่สำนักนายกรัฐมนตรีได้กำหนดเป็นระเบียบหรือแนวปฏิบัติไว้ ทั้งนี้ เพื่อความถูกต้อง ความเป็นระเบียบ และความน่าอ่านของหนังสือราชการนั้นๆ
ข้อความในหนังสือ ภาษรและการใช้ภาษาในหนังสือราชการนั้นเป็นสิ่งสำคัญประการหนึ่งที่ต้องคำนึงถึง ข้อความในจดหมายควรมีลักษณะดังนี้
มีสารัตถภาพ การเขียนหนังสือราชการควรเขียนเน้นย้ำสาระสำคัญหรือให้รายละเอียดสำคัญที่ต้องการให้ผู้อ่านทราบอย่างชัดเจน ตรงไปตรงมา ไม่วกวน หรืออ้อมค้อมด้วยการใช้ข้อความหรืออธิบายเรื่องราวที่ยืดยาวจนเกินความจำเป็น
ความสะอาด ความสะอาดก็เป็นสิ่งที่แสดงถึงความละเอียด รอบคอบ ตลอดจนความตั้งใจจริงในการติดต่อสื่อสาร ดังนั้นในหนังสือราชการจึงไม่ควรมีรอยขุด ขีด ลบ รอบคราบสกปรกต่างๆ หรือแม้แต่รอยยับย่นของกระดาษก็ไม่ควรให้มีปรากฏขั้น ความรวดเร็วในการดำเนินการ ในการติดต่อสื่อสารด้วยหนังสือราชการประเภทจดหมาย จะเสียเวลาในการนำส่งพอสมควร ดังนั้น ในช่วงของการดำเนินการ คือ การผลิตสื่อ (การร่าง การพิมพ์หนังสือ การนำเสนอผู้บังคับบัญชาลงนาม) ไม่ว่าจะเพื่อเป็นการให้บริการ ตอบคำถาม ข้อสงสัย หรือการแจ้งเรื่องราวต่าง ๆ ให้แก่ผู้เกี่ยวข้องได้ทราบ จึงควรดำเนินการอย่างรวดเร็ว โดยใช้ระยะเวลาที่ไม่นานนัก ทั้งนี้ จะต้องคำนึงถึงผลเสียที่อาจจะเกิดขึ้นเสมอ ประเภทของหนังสือราชการ ประเภทของหนังสือราชการแบ่งออกเป็น 6 ประเภท คือ
หนังสือภายนอก หนังสือภายนอก เป็นหนังสือที่ใช้ติดต่อราชการระหว่างส่วนราชการ หรือระหว่างส่วนราชการกับหน่วยงานเอกชนหรือบุคคลภายนอก โดยการจัดทำหนังสือราชการภายนอกนั้น จะใช้กระดาษตราครุฑ ซึ่งถือเป็นการติดต่อที่เป็นแบบพิธีหรือเป็นทางการ ส่วนประกอบและรายละเอียดของหนังสือภายนอก มีดังนี้
3. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ โดยไม่ต้องมีคำว่าวันที่ เดือน และ พ.ศ. นำหน้า สำหรับตำแหน่งตัวเลขของวันที่จะ ปรากฏอยู่ตรงกึ่งกลางหน้ากระดาษ บรรทัดต่อจากที่อยู่ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง 4. เรื่อง ให้ลงสาระสำคัญที่เป็นใจความที่สั้น กะทัดรัดและครอบคลุมเนื้อหาของหนังสือฉบับนั้น 5. คำขึ้นต้น ระบุเฉพาะตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีไปถึง หือลงชื่อบุคคล ในกรณีที่เป็นการติดต่อกับบุคคลโดยไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่ (โดยไม่ต้องมีคำว่า “ฯพณฯ” หรือ “ท่าน” นำหน้าชื่อตำแหน่งหรือชื่อบุคคล) เช่น เรียน รัฐมนตรีว่าการกระทรวงศึกษาธิการ 6. อ้างถึง เป็นการอ้างถึงเอกสารที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวกับเนื้อหาในหนังสือหรืออาจเป็นหนังสือที่เคยมีติดต่อกันมาก่อน โดยปกติจะอ้างถึงเฉพาะหนังสือฉบับล่าสุดที่ติดต่อกนเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องหรือสาระสำคัญในหนังสือฉบับอื่นที่เกี่ยวข้องและต้องนำมาพิจารณา จึงจะอ้างถึงหนังสือฉบับนั้นๆ สำหรับการเขียน “อ้างถึง” นั้น ให้เขียนประเภทสิ่งพิมพ์ ชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ เลขที่หนังสือ และวัน เดือน ปีที่ออกหนังสือ เช่น อ้างถึง กรมอนามัย ที่ สธ 0601/163 ลงวันที่ 17 มีนาคม 2560 7. สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือ หากไม่สามารถบรรจุใสชองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใน การเขียน สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้เขียนประเภทสิ่งพิมพ์ (ในกรณีที่เป็นหนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือสั่งการ ให้ระบุชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ เลขที่หนังสือ และวัน เดือน ปีที่ออกหนังสือ) พร้อมทั้งจำนวนของสิ่งพิมพ์ที่ส่งไป เช่น สิ่งที่ส่งมาด้วย 1. สำเนาหนังสือกระทรวงการคลัง ที่ กค 0103/270 ลงวันที่ 10 เมษายน 2560 จำนวน 1 ฉบับ
(ส่งทางพัสดุ ไปรษณีย์) 8. ข้อความ คือเนื้อหาสาระที่ต้องการจะให้ผู้รับได้ทราบ ข้อความในหนังสือจะต้อง ชัดเจน เข้าใจง่าย และมีสาระครบถ้วน ซึ่งข้อความในหนังสือราชการแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ 8.1 เหตุผล เป็นข้อความที่กล่าวถึงสาเหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งอาจกล่าวในลักษณะของการแจ้งให้ผู้ทราบว่า หน่วยงานของผู้เขียนจะทำอะไร หรือมีเหตุการณ์ใดเกิดขึ้น หากเป็นเรื่องที่เคยติดต่อกันมาแล้ว เนื้อความตอนนี้มักเป็นการเท้าความเรื่องเดิม โดยปกติคำที่ใช้ขึ้นต้นเนื้อความส่วนนี้ในกรณีที่เป็นเรื่องที่ใหม่หรือติดต่อเป็นครั้งแรก มักขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย......”. หรือ “ เนื่องด้วย......” หากเป็นเรื่องที่เคยมีการติดต่อกันมาแล้วหรือเป็นเรื่องที่ทราบกันโดยทั่วไปแล้วมักจะขึ้นต้นด้วยคำว่า “ตามที่” แล้วตามด้วยข้อความในเรื่องเดิมที่กระชับที่สุด และปิดท้ายย่อหน้าในส่วนนี้ด้วยคำว่า “นั้น” ในกรณีที่เป็นการติดตอกันอย่างต่อเนื่องและต้องการที่จะกล่าวอ้างถึงหนังสือฉบับเดิมที่ เคยติดต่อกัน จะขึ้นต้นเนื้อหาในส่วนนี้ ว่า “ตามหนังสือที่อ้างถึง” แล้วตามด้วยข้อความในเรื่องเดิมที่กระชับที่สุด และปิดท้ายด้วย “ ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น” จุดประสงค์ เป็นข้อความในส่วนที่สองที่นับว่ามีความสำคัญ เพราะเนื้อความจะกล่าวถึงจุดประสงค์ของหนังสือฉบับนี้ ซึ่งจะต้องเขียนให้ชัดเจนเพื่อให้ผู้รับหนังสือทราบว่าผู้เขียนมีจุดประสงค์อย่างไร ในกรณีที่หนังสือมีจุดประสงค์หลายประการ ควรแยกจุดประสงค์เป็นรายข้ออย่างชัดเจนเพื่อความสะดวกของผู้รับในการทำความเข้าใจและการนำไปปฏิบัติ
ในกรณีที่ต้องการเพียงให้ผู้รับได้ทราบเรื่องราวที่ปรากฏในหนังสือ อาจใช้ว่า
ในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับดำเนินเรื่องตามขั้นตอนต่อไป อาจใช้ว่า
ในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับตัดสินใจในเรื่องที่ปรากฏในหนังสือ อาจใช้ว่า
ในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับนำเรื่องในหนังสือไปปฏิบัติ อาจใช้ว่า
การเขียนส่วนสรุปของหนังสืออาจเขียนในลักษณะที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งจะตรงตามเจตนารมณ์ของเนื้อความในหนังสือ อันจะทำให้ผู้รับมีความรู้สึกที่ดีและเข้าใจจุดประสงค์ของหนังสือได้อย่างถูกต้อง เช่น ในกรณีที่ประสงค์จะเชิญผู้รับไปร่วมงานหรือกิจกรรมที่จัดขึ้น อาจใช้ว่า
ในกรณีที่ประสงค์จะขอความช่วยเหลือ เช่น ขอรับบริจาค ของความร่วมมือ ขอใช้สถานที่เพื่อจัดกิจกรรม ฯ อาจใช้ว่า
9. คำลงท้าย คำลงท้ายจะต้องให้สัมพันธ์กับคำขึ้นต้น เช่น คำขึ้นต้น คำลงท้าย เรียน ขอแสดงความนับถือ กราบเรียน ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง นมัสการ ขอนมัสการด้วยความเคารพ 10. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือและพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ ซึ่งพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อที่เป็นบุคคลธรรมดานั้น ให้คำนำหน้าชื่อว่า นาย นาง นางสาว หน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ ในกรณีเจ้าของลายมือชื่อมีตำแหน่งทางวิชาการ คือ ศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ และผู้ช่วยศาสตราจารย์ ให้พิมพ์คำเต็มของชื่อตำแหน่งทางวิชาการไว้หน้าชื่อเต็มในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ 11. ตำแหน่ง ให้ลงชื่อตำแหน่งของเจ้าของหนังสือไว้ใต้ชื่อเต็ม 12. ส่วนราชาการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือหรือส่วนราชการที่เป็นผู้รับผิดชอบดำเนินเรื่องหรือปฏิบัติการเกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยตรง โดยพิมพ์ไว้ตรงมุมด้านล้างซ้ายของหน้ากระดาษในระดับบรรทัดที่ถัดลงมาจากบรรทัดชื่อตำแหน่ง 13. โทร. ให้ลงรหัสทางไกลหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หมายเลขโทรศัพท์ภายใน (ถ้ามี) หมายเลขโทรสาร (ถ้ามี) และไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ไว้ใต้ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง 14. สำเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ได้จัดส่งสำเนาหนังสือไปให้ส่วนราชการหรือผู้ที่เกี่ยวข้องและประสงค์ให้ผู้รับหนังสือทราบว่าได้ส่งสำเนาไปให้ผู้ใดบ้าง ให้พิมพ์ชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้แล้วในบรรทัดต่อจากหมายเลขโทรศัพท์หรือโทรสารของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หนังสือภายใน หนังสือภายใน เป็นหนังสือที่ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน มีแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก ส่วนประกอบและรายละเอียดของหนังสือภายในมีลักษณะคล้ายหนังสือภายนอก คือ
ส่วนประกอบพิเศษของหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน หนังสือราชการภายนอกและภายในบางฉบับยังมีองค์ประกอบบางประการ ซึ่งจะขึ้นอยู่กับลักษณะหรือเนื้อความในหนังสืออีก ได้แก่
1.1 ด่วนที่สุด เป็นหนังสือที่ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือ 1.2 ด่วนมาก เป็นหนังสือที่ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว 1.3 ด่วน เป็นหนังสือที่ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ การระบุชั้นความเร็วดังกล่าวข้างต้น ในระบุด้วยตัวอักษรสีแดงให้เห็นชัดเจนบนหนังสือและซอง สำหรับหนังสือภายนอกให้ระบุไว้เหนือคำว่า ที่ ส่วนหนังสือภายในให้ระบุไว้เหนือคำว่า ส่วนราชการ โดยให้อยู่ทางด้านขวาของครุฑ ส่วนที่ซอง ให้ระบุไว้เหนือส่วนราชการโดยให้อยู่ด้านขวาของครุฑ
การแสดงชั้นความลับดังกล่าว ให้แสดงด้วยตัวอักษรสีแดงหรือสีอื่นที่สามารถมองเห็นได้อย่างเด่นชัดและชัดเจนบนหนังสือและซอง โดยหนังสือภายนอก ให้ระบุไว้ตรงกึ่งกลางหน้ากระดาษด้านบน เหนือตราครุฑและกึ่งกลางหน้ากระดาษด้านล่างในแนวตรง ส่วนหนังสือภายในให้ระไว้ตรงกึ่งกลางหน้ากระดาษด้านบนเหนือคำว่า บันทึกข้อความ และกึ่งกลางหน้ากระดาษดานล่างในแนวตรงกัน
สิ่งที่ควรพิจารณาในการเขียนหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน
กทม. ย่อมาจาก กรุงเทพมหานคร พ.ร.บ. การศึกษาแห่งชาติ ย่อมาจาก พระราชบัญญัติการศึกษาแห่งชาติ ศศ.บ. (ปริญญา) ย่อมาจาก ศิลปศาสตรบัณฑิต รร. (สถาบันการศึกษา) ย่อมาจาก โรงเรียน
9. การลงชื่อตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ ในกรณีที่บุคคล ซึ่งดำรงตำแหน่งที่ต้องลงนามเป็นเจ้าของหนังสือ ได้มอบหมายให้ผู้อื่นลงนามแทน หรือบุคคลนั้นไม่สามารถปฏิบัติราชการได้ต้องให้ผู้อื่นลงนามแทน การพิมพ์ชื่อตำแหน่ง จะต้องพิมพ์ตำแหน่งของผู้ที่ลงนามและลักษณะของการปฏิบัติงานแทน เช่น ปฏิบัติราชการแทน รักษาราชการแทน ทำการแทน ฯลฯ ไว้บรรทัดเดียวกัน และระบุตำแหน่งของบุคคลที่เป็นเจ้าของเรื่องตัวจริงไว้ในบรรทัดต่อมา เช่น ลายมือชื่อ (รองศาสตราจารย์กมล การกุศล) รองอธิการบดีฝ่ายบริหาร ปฏิบัติราชการแทน อธิการบดีมหาวิทยาลัยนเรศวร 10. การจ่าหน้าซอง ทั้งที่ส่งทางไปรษณีย์และส่งโดยคนเดินสาร จะต้องระบุเลขที่หนังสือราชการที่อยู่ในซองด้วย โดยให้เลขที่หนังสือราชการนั้นอยู่ในตำแหน่งด้านล่างของส่วนราชการเจ้าของหนังสือ สิ่งที่ควรทราบในการจัดทำหนังสือราชการ สิ่งที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือราชการควรทราบ นอกเหนือจากรูปแบบและวิธีการเขียนหนังสือราชการ มีดังนี้
3. การจ่าหน้าซอง ในการจ่าหน้าซองหนังสือราชการนั้น จะขึ้นอยู่กับวิธีการส่ง แบ่งออกเป็น 2 กรณีกรณีที่ส่วนราชการเป็นผู้จัดส่งหนังสือโดยมีพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ของส่วนราชการเป็นผู้นำส่งด้วยตนเอง พร้อมทั้งให้ผู้รับหนังสือลงนามในสมุดส่งหนังสือไว้เป็นหลักฐาน วิธีการจ่าหน้าซองให้ระบุชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือไว้ที่มุดบนด้านซ้ายของซอง โดยไม่ต้องลงที่ตั้งของส่วนราชการที่ออกหนังสือ ส่วนนามผู้รับนั้นให้ระบุไว้ที่กึ่งกลางซองโดยไม่ต้องลงชื่อและที่ตั้งของส่วนราชการที่ผู้รับหนังสือสังกัดอยู่
------------------------------------------------------------------ เอกสารอ้างอิง เอกสารประกอบการบรรยาย เรื่อง การเขียนหนังสือราชการและรายงานการประชุม |