การขอค นเง นค าธรรมเน ยมการศ กษา ม.เกษตร กำแพงแสนกรณ ไดบ าง

ค ำน ำ “งำนสำรบรรณ” เป็นงานที่เกี่ยวกับการบริหารงานด้านเอกสารและการจัดการด้านเอกสาร ที่มีขอบข่ายครอบคลุมโดยเริ่มตั้งแต่ การคิด การร่าง การเขียน การตรวจร่าง การพิมพ์ การทาน การท าส าเนา การเสนอ การลงนาม การส่ง การจัดเก็บ การรับ การค้นหา การบันทึก การย่อเรื่อง การสั่งการ การยืม ตลอด จนถึงการท าลายเอกสารที่หมดความจ าเป็นในการใช้งานออกไปจากระบบ ดังนั้นงานสารบรรณ จึงเป็นงานที่มีความส าคัญอย่างยิ่งต่อการบริหารงานของหน่วยงาน เพราะไม่ว่าการปฏิบัติงานใด ๆ ก็ตาม งานสารบรรณจะเข้ามามีบทบาทเสมอ ดังนั้นหากการด าเนินงานด้านงานสารบรรณ มีประสิทธิภาพ จะส่งผลสัมฤทธิ์ในการปฏิบัติงานได้เป็นอย่างดี คณะศึกษาศาสตร์และพัฒนศาสตร์มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ วิทยาเขตก าแพงแสน ได้ตระหนักถึงความส าคัญของการบริหารงานด้านเอกสารมาโดยตลอด จึงได้มีการน าระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ (E-office) มาใช้ในหน่วยงานเพื่อเป็นการประหยัดเวลา ลดความผิดพลาดต่าง ๆ ทรัพยากรบุคคลสามารถปฏิบัติงานทดแทนกันได้ ลดการสูญหายของเอกสาร จึงได้จัดท า คู่มือปฏิบัติงานระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-office) ทะเบียนรับ - ส่ง ของคณะศึกษาศาสตร์และพัฒนศาสต ร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เพื่อให้การปฏิบัติงานด้านสารบรรณที่มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น นางสาวหัสยา ทองบุญโท เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป ปฏิบัติการ ผู้จัดท า มิถุนายน 2566

สำรบัญ หน้ำ บทที่ 1 บทน ำ 1.1 ที่มาและความส าคัญ................................................................................................. ......1 1.2 สภาพปัญหาและปัจจุบัน................................................................................................1 1.3 ผลสัมฤทธิ์ของงานที่ได้รับ...............................................................................................2 1.4 ขอบเขตของระบบรายงาน..............................................................................................2 1.5 ค านิยามค าศัพท์เฉพาะ....................................................................................................2 1.6 หน้าที่ความรับผิดชอบ....................................................................................................3 บทที่ 2 ขั้นตอนในกำรด ำเนินงำน งานรับหนังสือภายใน - ภายนอก...........................……………………………………..………..…………..4 ผังกระบวนการปฏิบัติงาน ขั้นตอนการรับหนังสือ......................................................................7 ผังกระบวนการปฏิบัติงาน ขั้นตอนการออกเลข..…………………………………………….…………..……8 บทที่ 3 ระเบียบส ำนักนำยกรัฐมนตรีว่ำด้วยงำนสำรบรรณ 3.1 ระเบียบที่เกี่ยวข้อง..........................................................................................................9 3.2 ความหมายของงานสารบรรณ.................................................................................. ….…9 3.3 ความหมายของหนังสือราชการ..............……………………………………………..…….……..……9 3.4 ชนิดของหนังสือราชการ…………………………………………………………………………………….10 3.5 ชั้นความเร็วของหนังสือ.................................................................................................11 3.6 ชั้นของหนังสือลับ..........................................................................................................12 3.7 การใช้ตราครุฑ...............................................................................................................12 3.8 การเสนอหนังสือ.............................................................................................................12 บทที่ 4 ขั้นตอนกำรปฏิบัติงำนสำรบรรณ 4.1 การรับหนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(E-office)........................................14 4.2 การออกเลขหนังสืองานสารบรรณ ในระบบ Ku Microsoft office 365…….……………20

4.3 เทคนิคการด าเนินการปฏิบัติงาน.....................................................................................29 การค้นหาเอกสาร............................................................................................................29 การปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่องในต้นเรื่องเดิม.....................................................................32 บทที่ 5 ปัญหำ อุปสรรคและข้อเสนอแนะ ปัญหา อุปสรรคและแนวทางแก้ไข……………………………………………………………………….…………33 บรรณำนุกรม............................................................................................................................. ................34 ภำคผนวก............................................................................................................................. ......................35 ประกาศมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เรื่องก าหนดรหัสพยัญชนะและเลขประจ าส่วนงานของ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

บทที่ 1 บทน ำ 1.1 ที่มำและควำมส ำคัญ สืบเนื่องจากขั้นตอนการด าเนินงานด้านงานสารบรรณ เรื่องการลงทะเบียนรับหนังสือในสมุด รับหนังสือ โดยการเขียนเลขหนังสือที่รับลงในสมุดแล้วระบุหมายเหตุด้านหลังว่าเรื่องที่ลงทะเบียนรับเสนอไป ยังหน่วยงานใดและการออกเลขหนังสือซึ่งในอดีตได้ใช้วิธีการออกเลขโดยการใช้ทะเบียนคุมหนังสือ ผู้ปฏิบัติงานสามารถออกเลขหนังสือได้โดยการเขียนลงในสมุดทะเบียนคุมหนังสือแล้วออกเลขหนังสือ หรือผู้มาขอเลขหนังสือนั้น ๆ ซึ่งในปัจจุบันการพัฒนาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ได้ก้าวหน้าไป อย่างรวดเร็ว หน่วยงานต่าง ๆ ได้ให้ความส าคัญโดยการน าเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในการปฏิบัติงานเพื่อ ความสะดวกในการปฏิบัติงาน เพื่อตอบสนองการติดต่อสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ และเพื่อให้สอดคล้องกับ นโยบายและวัตถุประสงค์ของหน่วยงานที่ส่งเสริมสนับสนุนให้ใช้ระบบสารสนเทศเพื่อพัฒนาองค์กรให้มี ประสิทธิภาพ ทางผู้ปฏิบัติงานด้านงานสารบรรณได้เล็งเห็นถึงประโยชน์และความส าคัญของการน าเทคโนโลยี ที่ทันสมัยเข้ามาใช้ในระบบงานสารบรรณ ได้น าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-office) มาใช้ในการ ปฏิบัติงาน ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อการบริหารจัดการของระบบเอกสารฯ มีมาตรฐานเป็นสากล ประหยัดเวลา ประหยัดทรัพยากร ช่วยบันทึกข้อมูลและเก็บเอกสารข้อมูลต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี ค้นหาและสืบค้นข้อมูลได้ อย่างรวดเร็ว ถูกต้องสามารถเชื่อมโยงข้อมูลระบบสารสนเทศกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องและเป็นสากล และ ใน เรื่องของการออกเลขหนังสือใช้วิธีการออกเลขหนังสือในระบบงานสารบรรณโดยใช้ระบบ KU - Microsoft Office 365 เข้ามาช่วยในการออกเลขหนังสือ เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้ทุกที่ สะดวก รวดเร็ว ง่ายต่อการ สืบค้น ลดอัตราการใช้ทรัพยากรภายในองค์กร ผู้ปฏิบัติงานสามารถปฏิบัติงานทดแทนกันได้อย่างทันท่วงที 1.2 สภำพปัญหำและปัจจุบัน 1. ความล่าช้าในการค้นหาเอกสาร เนื่องจากต้องเปิดสมุดเพื่อค้นหาข้อมูล ซึ่งต้องใช้ ระยะเวลาค่อนข้างนานในการค้นหาข้อมูล 2. ความล่าช้าในการออกเลขหนังสือ เนื่องจากต้องด าเนินการเขียนเลขในสมุดออกเลข และมาเขียนลงในเอกสาร ซึ่งเป็นการสิ้นเปลืองเวลาเป็นอย่างมาก 3. เอกสารสูญหาย กรณีบุคลากรผู้ปฏิบัติงานเดิม ลาออกจากราชการ หรือเกษียณอายุ ราชการ การเก็บสมุดออกเลขหนังสือ สมุดทะเบียนรับหนังสือ อาจสูญหายได้ 4. ไม่มีความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน เนื่องจากต้องค้นหาข้อมูลจากสมุดหลายเล่ม เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ต้องการค้นหา

๒ 1.3 ผลสัมฤทธิ์ของงำนที่ได้รับ 1. ผู้ปฏิบัติงานสามารถสืบค้นเอกสารได้อย่างรวดเร็ว และลดอัตราการสูญหายของเอกสาร โดยการค้นหาในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-office) สามารถสืบค้นว่าเอกสารถึงขั้นตอนใด อยู่กับ ผู้ปฏิบัติงานใด สามารถตรวจสอบข้อมูลเอกสารได้อย่างทันท่วงที เนื่องจากมีการสแกนเอกสารไว้ในระบบสาร บรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-office) แทนการเปิดสมุดเพื่อค้นหาข้อมูล 2. ลดการใช้ปริมาณทรัพยากรในการด าเนินการ ในกรณีการลงรับหนังสือในระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ (E-office) และการออกเลขหนังสือในระบบ KU Microsoft office 365 ไม่มีความจ าเป็นที่ จะต้องใช้สมุด หรือกระดาษในการออกเลข เนื่องจากด าเนินการในระบบสารสนเทศ 1.4 ขอบเขตของระบบรำยงำน เป็นการจัดท าทะเบียนรับ - ส่ง ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-office) และการออก เ ล ข ห นัง สื อ ใ น ร ะ บ บ KU Microsoft office 365 ข อง ค ณ ะ ศึ ก ษ า ศ ส ต ร์ แ ล ะ พั ฒ น ศ า ส ต ร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ วิทยาเขตก าแพงแสน ซึ่งเป็นการก าหนดขั้นตอนขอบข่ายของงานสารบรรณ ในทางปฏิบัติเกี่ยวกับการ บริหารงานเอกสาร 1.5 ค ำนิยำมศัพท์เฉพำะ งานสารบรรณ หมายความว่า งานที่เกี่ยวกับการบริหารเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดท า การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการท าลาย ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า การรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารหรือ หนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยรวมถึงการรับส่งโดยใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ของ ส่วนราชการหรือที่ส่วนราชการจัดให้แก่เจ้าหน้าที่ และระบบสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นใดตามที่หัวหน้าส่วน ราชการก าหนดด้วย หนังสือราชการ หมายความว่า เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ การรับหนังสือ หมายความว่า การรับหนังสือจากส่วนราชการ หน่วยงานเอกชนและบุคคลซึ่ง มาจากภายนอกและภายใน หนังสือที่รับไว้แล้วนั้นเรียกว่า “หนังสือรับ” การส่งหนังสือ หมายความว่า การส่งหนังสือภายในส่วนราชการหรือหน่วยงาน คือ การจ่าย เรื่องให้เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้อง ได้แก่ ผู้อ านวยการกองฯ หัวหน้าฝ่าย หัวหน้างานฯ และผู้ปฏิบัติ ได้รับทราบ เรื่องราวที่จะต้องด าเนินการและจ่ายเรื่องให้แก่เจ้าหน้าที่ของเรื่อง เพื่อน าไปปฏิบัติ

๓ 1.6 หน้ำที่ควำมรับผิดชอบ 1. เป็นหน่วยงานกลางที่ท าหน้าที่ในการเป็นแหล่งข้อมูลการรับหนังสือราชการของผู้บริหาร ที่หน่วยงานต่าง ๆ ทั้งจากบุคลากร หน่วยงานภายในและหน่วยงานภายนอก รวมถึงข้อมูลการมอบหมายงาน ให้กับผู้รับผิดชอบด าเนินการในแต่ละเรื่องที่มีการเก็บข้อมูล 2. ควบคุม ดูแล ติดตาม จัดเก็บรวบรวมข้อมูล และเป็นแหล่งสืบค้นหลักฐาน และข้อมูล อ้างอิงประกอบการบริหารงาน 3. คัดกรอง พิจารณาแยกหนังสือราชการทั้งภายในและหนังสือภายนอก เพื่อเสนอผู้บริหาร หรือหน่วยงานที่ได้รับมอบหมาย หรือรับผิดชอบโดยไม่ต้องส่งถึงผู้บริหารระดับสูงทั้งหมด 4. ตรวจสอบความถูกต้อง เหมาะสมของการจัดท าหนังสือราชการ เพื่อให้ระบบงานเอกสาร ขององค์กรเป็นไปอย่างมาตรฐาน และเป็นไปในทิศทางเดียวกัน 5. รับ - ส่ง หนังสือราชการ และน าแจ้งผู้เกี่ยวข้องให้ทราบโดยเร็ว 6. จัดเตรียมเอกสารการประชุมและสรุปรายงานการประชุม ส านักงานเลขานุการคณะฯ ได้ถูกต้องและเสร็จตามเวลาที่ก าหนด เป็นประจ าทุกเดือน เพื่อให้ผลสัมฤทธิ์ของการประชุมเป็นไปอย่าง มีประสิทธิภาพ

๔ บทที่ 2 ขั้นตอนในกำรด ำเนินงำน ขั้นตอนกำรด ำเนินงำนสำรบรรณ ได้ดังนี้ งำนรับหนังสือ ภำยใน – ภำยนอก 1) การลงทะเบียนรับหนังสือ - ตรวจสอบความถูกต้องของหนังสือก่อน แล้วจึงแยกประเภทของหนังสือ โดยแยกตาม ประเภทชั้นความเร่งด่วน/ความลับ/ประเภทของเรื่อง แล้วจึงลงทะเบียนรับหนังสือ โดยการประทับตรา หนังสือ บันทึกเลขทะเบียนรับ วันที่ และเวลารับหนังสือ และบันทึกข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ด้วย เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาหรือแก้ไข - การรับหนังสือ ใช้รูปแบบออนไลน์ ลงรับหนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-office) สามารถเปิดลิงก์เข้ามือถือหรือสมาร์ทโฟนร่วมกัน เพื่อที่จะสามารถสืบค้นข้อมูลได้ทุกที่ ทุกเวลา และท างานทางออนไลน์ได้ - หากเป็นเรื่องเร่งด่วน ด าเนินการถ่ายรูปเอกสาร แล้วส่งไลน์ส่วนตัวแจ้งผู้เกี่ยวข้องทราบ เพื่อให้ด าเนินการได้อย่างรวดเร็ว และทันเวลาที่ก าหนด หรือแจ้งกับผู้บริหารให้ทราบโดยตรงเพื่อพิจารณา สั่งการล่วงหน้าก่อน แล้วจึงลงรับหนังสือ เสนอหนังสือ แจ้งเวียนหนังสือตามล าดับ - มีการสร้างกลุ่มไลน์เพื่อติดต่อประสานงานในระดับคณะ เช่น กลุ่มผู้ประสานงานภาควิชาฯ กลุ่มเจ้าหน้าที่คณะฯ กลุ่มบุคลากรคณะฯ พร้อมทั้งมีการโทรศัพท์ประสานงานก่อนที่จะด าเนินการส่งไลน์ เพื่อจะได้แจ้งข้อมูลในเบื้องต้นได้อย่างรวดเร็ว 2) การเสนอหนังสือ 2.1) วิธีเสนอหนังสือ - เรื่องทั่วไปหรือเรื่องที่ปฏิบัติเป็นประจ าเสนอหนังสือตามล าดับชั้นบังคับบัญชา - ตราจสอบและจัดล าดับความส าคัญว่าเป็นหนังสือลับหรือหนังสือด่วน หากพบข้อบกพร่อง ของเอกสารจะได้ประสานงานกับผู้ส่ง ผู้จัดท า หรือผู้เกี่ยวข้อง ให้ด าเนินการได้ทันท่วงที ในกรณีที่หนังสือ ราชการมีระยะเวลาก าหนด - การเสนอหนังสือต่อผู้บังคับบัญชา เสนอตามล าดับผู้บังคับบัญชา 1) เสนอเรื่องเพื่อพิจารณา 2) เพื่อทราบ

๕ 3) เพื่อสั่งการ 4) เพื่อลงนาม 2.2) การจัดแฟ้มเสนอหนังสือ - แยกประเภทของหนังสือใส่แฟ้มตามประเภทของหนังสือ เช่น หนังสือลับใส่แฟ้มลับ หนังสือ ด่วนใส่แฟ้มด่วน - แยกประเภทของหนังสือตามอ านาจสั่งการของผู้บังคับบัญชาที่ได้รับค าสั่งมอบหมายอ านาจ หน้าที่จากอธิการบดี เช่น หนังสือของภาควิชาฯ เสนอให้ภาควิชาฯ หนังสือของงานต่าง ๆ เสนอให้งานต่าง ๆ ก่อน เพื่อให้แต่ละงาน/ภาควิชาฯ ด าเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้อง 2.3) การเสนอแฟ้ม - การเสนอแฟ้มต้องเสนอตามล าดับชั้นบังคับบัญชา เช่น หัวหน้างานบริหารและธุรการ หัวหน้าส านักงานเลขานุการ คณบดี 3) การออกเลขหนังสือ - การออกเลขหนังสือ ใช้รูปแบบออนไลน์ ออกเลขหนังสือด้วยระบบ KU Microsoft Office 365 และใช้ One Drive KU สามารถลิงก์เข้ามือถือหรือสมาร์ทโฟนร่วมกัน เพื่อที่จะสามารถออกเลข และสืบค้นข้อมูลได้ทุกที่ ทุกเวลา โดยการออกเลขจะเรียงล าดับจากน้อยไปมาก (เริ่มจากเลขที่ 1 ) และต้องลง วันที่ในหนังสือตามวันที่ปฏิบัติงานจริงหรือวันที่ผู้บริหารลงนามหนังสือ เลขหนังสือจะเริ่มใหม่เมื่อเริ่มต้นปี ปฏิทินใหม่ 4) การลงทะเบียนหนังสือส่งออก - การลงทะเบียนหนังสือส่งออก ด าเนินการโดยลงทะเบียนในสมุดหนังสือส่งออกควบคู่กับ การด าเนินการสแกนเอกสารลงในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-office) เพื่อให้ง่ายต่อการสืบค้น โดยข้อมูลที่บันทึกได้แก่ เลขหนังสือ วันที่ หน่วยงานที่ส่ง หน่วยงานที่รับเรื่อง ชื่อเรื่อง โดยในสมุดหนังสือส่ง ต้องให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานที่รับหนังสือลงชื่อรับหนังสือไว้เป็นหลักฐานด้วย 5) การจัดส่งหนังสือราชการ (จดหมาย) - หนังสือที่เป็นหนังสือตอบกลับหน่วยงานต่าง ๆ จะจัดส่งโดยการส่งไปรษณีย์เป็นหลัก ควบคู่ กับการส่งผ่านระบบคอมพิวเตอร์ โดยการสแกนเป็นไฟล์เอกสาร นามสกุล PDF และส่งให้ผู้รับทาง E-mail, Line, Facebook ตามที่ผู้รับสะดวก - หนังสือที่ส่งหน่วยงานอื่น จะด าเนินการใส่กระเป๋าผู้ส่งหนังสือ วันละ 2 รอบ รอบเช้า เวลา10.30 น. และรอบบ่าย เวลา 13.30 น. เพื่อให้เจ้าหน้าที่น าไปส่งให้กับหน่วยงานต่าง ๆ ภายนอกคณะฯ

๖ - การแจ้งเวียนหนังสือราชการทั่วไป โดยเจ้าหน้าที่จะด าเนินการสแกนเป็นไฟล์เอกสาร นามสกุล PDF หรือไฟล์รูปภาพ โดยการแจ้งเวียนไปยังกลุ่มไลน์ที่ได้สร้างไว้ เพื่อให้หน่วยงานและบุคลากรได้ ทราบอย่างรวดเร็ว ทันเวลา 6) การจัดท าหนังสือราชการ - การจัดท าหนังสือราชการ แบ่งออกได้ 6 ชนิด ได้แก่ หนังสือภายใน หนังสือภายนอก หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ และหนังสือที่เจ้าหน้าที่จัดท าขึ้นหรือรับไว้เป็น หลักฐานในราชการ - รูปแบบการจัดท าหนังสือ ที่ วันที่ เรื่อง ค าขึ้นต้น การย่อหน้าข้อความ และการลงชื่อให้ใช้ รูปแบบตามระเบียบงานสารบรรณ ส่วนข้อความในหนังสือให้ใช้ข้อความที่เป็นทางการ สั้น กระชับ ได้ใจความ และเข้าใจง่าย 7) การจัดเก็บหนังสือราชการ - จัดเก็บในแฟ้มเอกสารแยกตามประเภทหนังสือเป็นหมวดหมู่ เรียงตามล าดับเลขหนังสือ และจัดแยกตามปีปฏิทิน และบันทึกข้อมูลในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office) เพื่อให้ง่าย ต่อการค้นหา และลดการสูญหายของเอกสาร 8) การติดต่อประสานงานระหว่างหน่วยงานภายในและภายนอก - ประสานงานขอข้อมูลแก่ผู้ที่มาขอข้อมูล ได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และไม่ซับซ้อน 9) การบริการให้ค าแนะน าผู้ขอใช้บริการจากหน่วยงานภายในและภายนอก - สามารถให้ค าแนะน าได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และตรงตามวัตถุประสงค์ ของผู้ขอใช้บริการ สามารถตอบสนองต่อผู้รับบริการได้เป็นอย่างดี 2. งำนประชุม การจัดเตรียมเอกสารและบันทึกรายงานการประชุม ส านักงานเลขานุการ - จัดเตรียมเอกสารการประชุมและสรุปรายงานการประชุม ส านักงานเลขานุการคณะฯ ได้ถูกต้องและเสร็จตามเวลาที่ก าหนด เป็นประจ าทุกเดือน เพื่อให้ผลสัมฤทธิ์ของการประชุมเป็นไปอย่างมี ประสิทธิภาพ 3. งำนที่ได้รับมอบหมำย 1) ผลิตภัณฑ์ของที่ระลึกของคณะศึกษาศาสตร์และพัฒนศาสตร์ - ควบคุมสต็อกผลิตภัณฑ์ของที่ระลึกของคณะศึกษาศาสตร์และพัฒนศาสตร์ 2) การสรรหาบุคลากร - ด าเนินการรับสมัคร คัดเลือกบุคลากรพนักงานมหาวิทยาลัย พนักงานมหาวิทยาลัย เงินรายได้ สังกัดภาควิชาและส านักงานเลขานุการ

๗ ผังกระบวนกำรปฏิบัติงำน ขั้นตอนกำรรับหนังสือ :ประเภทเอกสารที่ไม่ต้องด าเนินการต่อ ประมาณ 5 นาที :ประเภทเอกสารที่ต้องมีการด าเนินการ ประมาณ 1 - 7 วัน (ขึ้นอยู่กับผู้ปฏิบัติงาน) กระบวนกำรท ำงำน (Flowchart) ส ำนักงำนเลขำนุกำร คณะศึกษำศำสตร์และพัฒนศำสตร์ มหำวิทยำลัยเกษตรศำสตร์ วิทยำเขตก ำแพงแสน หน่วยงำน งานคลังและพัสดุ งานบริการการศึกษา งานนโยบายและแผน งานบริหารและธุรการ กระบวนกำร ผู้จัดท ำ : นำงสำวหัสยำ ทองบุญโท ผู้ตรวจสอบ : (ชื่อหัวหน้างาน) หัวหน้างาน นางสาวผจงจิต ม่วงพารา วันที่จัดท ำ : ปรับปรุงครั้งที่ : วันที่ปรับปรุง : ผู้ส่งมอบ (Supplier) ปัจจัยน ำเข้ำ (Input) ขั้นตอนกำรด ำเนินกำร (Process) ระยะเวลำ มำตรฐำน ผลลัพธ์ (Output) ผู้รับบริกำร (Customer) - หน่วยงานภายใน คณะศึกษาศาสตร์ และพัฒนศาสตร์ - วิทยาเขต ก าแพงแสน - มหาวิทยาลัยเกษตร ศาสตร์ - โรงเรียนสาธิตแห่ง มหาวิทยาลัยเกษตร ศาสตร์ วิทยาเขต ก าแพงแสนฯ - หน่วยงานภายนอก - ข้อมูลเอกสาร ด้านงานบุคคล - ข้อมูลเอกสาร ด้านงานนโยบาย และแผน - ข้อมูลเอกสาร ด้านงานธุรการ - ข้อมูลเอกสาร ด้านงานบริการ การศึกษา - ข้อมูลเอกสาร ด้านการ ประชาสัมพันธ์ ผู้ส่งมอบ (จ านวน ต่อฉบับ) 0.5 - 2 นาที 0.5 - 5 นาที 1-3 นาที 1-2 นาที 0.5 - 1 สัปดาห์ 1-2 นาที สามารถ สืบค้นข้อมูล ได้/ติดตาม ข้อมูลได้ใน ระบบ e-office - หน่วยงานภายในคณะ ศึกษาศาสตร์ และพัฒนศาสตร์ - วิทยาเขตก าแพงแสน - มหาวิทยาลัยเกษตร ศาสตร์ - โรงเรียนส าธิตแห่ง มหาวิทยาลัยเกษตร ศ า ส ต ร์ วิท ย า เ ข ต ก าแพงแสนฯ - หน่วยงานภายนอก ลงทะเบียนรับเอกสาร โดยลงล าดับเลขที่รับหนังสือ วันที่ เวลา และผู้ลงรับเอกสาร สแกนเอกสาร ลงข้อมูลในระบบ e-office เสนอหน่วยงานที่ เกี่ยวข้อง/เขียนลงสมุดส่ง เรื่องกลับมาจาก ส่วนงานให้สแกน แล้วลงในระบบ E-office ต่อจากต้นเรื่องเดิม รับ เอกสาร จดหมาย/พัสดุ กลั่นกรอง/ พิจารณา/ ตรวจสอบและ ด าเนินการในส่วน ที่เกี่ยวข้อง/เสนอ ผู้บริหารลงนาม

๘ ผังกระบวนกำรปฏิบัติงำน ขั้นตอนกำรออกเลข ผู้ส่งมอบ (Supplier) ปัจจัยน ำเข้ำ (Input) ขั้นตอนกำรด ำเนินกำร (Process) ระยะเวลำ มำตรฐำน ผลลัพธ์ (Output) ผู้รับบริกำร (Customer) - หน่วยงานภายใน คณะศึกษาศาสตร์ และพัฒนศาสตร์ - วิทยาเขต ก าแพงแสน - มหาวิทยาลัยเกษตร ศาสตร์ - โรงเรียนสาธิตแห่ง มหาวิทยาลัยเกษตร ศาสตร์ วิทยาเขต ก าแพงแสนฯ - หน่วยงานภายนอก - ข้อมูลเอกสาร ด้านงานบุคคล - ข้อมูลเอกสาร ด้านงานนโยบาย และแผน - ข้อมูลเอกสาร ด้านงานธุรการ - ข้อมูลเอกสาร ด้านงานบริการ การศึกษา - ข้อมูลเอกสาร ด้านการ ประชาสัมพันธ์ (จ านวน ต่อฉบับ) 0.5 – 1 นาที 0.5 – 1 นาที 1 - 3 นาที 1 - 2 นาที - สามารถ สืบค้นข้อมูล ได้/ติดตาม ข้อมูลได้ใน ระบบ e-office - สามารถ สืบค้นข้อมูล ได้/ติดตาม ข้อมูลได้ใน ระบบ KU - Microsoft Office 365 - หน่วยงานภายใน คณะศึกษาศาสตร์ และพัฒนศาสตร์ - วิทยาเขต ก าแพงแสน - มหาวิทยาลัยเกษตร ศาสตร์ - โรงเรียนสาธิตแห่ง มหาวิทยาลัยเกษตร ศาสตร์ วิทยาเขต ก าแพงแสนฯ - หน่วยงานภายนอก เปิดเว็บไซต์ https://bit.ly/3b4vq76 เข้าสู่ระบบ ใส่ Login Name และ Password ออกเลขในระบบ KU - Microsoft Office 365 Copy ชื่อเรื่อง/เลขที่หนังสือ/+แนบไฟล์ลง ข้อมูลในระบบ e-office

๙ บทที่ 3 ระเบียบส ำนักนำยกรัฐมนตรีว่ำด้วยงำนสำรบรรณ 3.1 ระเบียบที่เกี่ยวข้อง ปัจจุบันงานสารบรรณมีระเบียบที่เกี่ยวข้อง 2 ฉบับ ได้แก่ ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2548 ซึ่งเป็นการเพิ่มเติม ค านิยามเกี่ยวกับเอกสาร “อิเล็กทรอนิกส์” และค าว่า “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” 3.2 ควำมหมำยของงำนสำรบรรณ ตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ให้ความหมาย ของ ค าว่า “งานสารบรรณ” ไว้ว่า หมายถึง “งานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดท า การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการท าลาย” ซึ่งเป็นการก าหนดขั้นตอนและขอบข่ายของงาน สารบรรณ ว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไรบ้าง แต่ในทางปฏิบัติ การบริหารงานเอกสารทั้งปวง จะเริ่มตั้งแต่ การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์จด จ า ท าส าเนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ท ารหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตามและท าลาย ทั้งนี้ต้องท าเป็นระบบที่ให้เกิด ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ เพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย 3.3 ควำมหมำยของหนังสือรำชกำร หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ 1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ 2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช่ราชการ หรือบุคคลภายนอก 3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ 4. หนังสือที่หน่วยงานจัดท าขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ 5. เอกสารที่ทางราชการจัดท าขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือ ข้อบังคับ 6. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (ระเบียบส านัก นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 แก้ไขเพิ่มเติม ข้อ 4 ให้เพิ่มค านิยามว่า “อิเล็กทรอนิกส์” และค าว่า “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” ระหว่างนิยามค าว่า “หนังสือ” และ “ส่วนราชการ” ในข้อ 6 แห่งระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 “อิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใด ในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่าง ๆ เช่นว่านั้น “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การรับส่ง ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์”

๑๐ 3.4 ชนิดของหนังสือรำชกำร การปฏิบัติงานสารบรรณ เป็นการปฏิบัติงานเกี่ยวกับหนังสือราชการ 6 ชนิด คือ 1. หนังสือภายใน 2. หนังสือภายนอก 3. หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ 4. หนังสือสั่งการ 5. หนังสือประชาสัมพันธ์ 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ท าขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ 1. หนังสือภำยใน คือ หนังสือติดตอราชการที่เป็นแบบพิธีนอยกวาหนังสือภายนอก เปนหนังสือติดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใชกระดาษบันทึกขอความ 2. หนังสือภำยนอก คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี ใช้กระดาษตราครุฑ ใช้ติดต่อระหว่างส่วนราชการหนังสือที่ส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่น ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคล ภายนอก 3. หนังสือประทับตรำแทนกำรลงชื่อ หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของ หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการ ระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจาก หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อก ากับ ตรา ใช้กระดาษครุฑ ใช้ได้ทั้งระหว่าง ส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องส าคัญ ได้แก่ การขอรายละเอียดเพิ่มเติม การส่งส าเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการส าคัญหรือการเงิน การแจ้งผลงานที่ได้ด าเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการ ที่เกี่ยวข้องทราบ การเตือนเรื่องที่ค้าง เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปก าหนดโดยท าเป็นค าสั่ง ให้ใช้หนังสือ ประทับตรา 4. หนังสือสั่งกำร หนังสือสั่งการให้ใช้ตามแบบที่ก าหนดไว้ในระเบียบ เว้นแต่จะมี กฎหมายก าหนดแบบ ไว้โดยเฉพาะ หนังสือสั่งการมี 3 ชนิดได้แก่ 1) ค ำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วย กฎหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ 2) ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอ านาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอ านาจ ของ กฎหมาย หรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจ า ใช้กระดาษครุฑ 3) ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอ านาจก าหนดให้ใช้ โดยอาศัยอ านาจ ของ กฎหมายที่บัญญัติให้กระท าได้ ใช้กระดาษครุฑ 5. หนังสือประชำสัมพันธ์หนังสือประชาสัมพันธ์ใช้ตามแบบที่ก าหนดไว้ใน ระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฎหมาย ก าหนดแบบไว้โดยเฉพาะ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่

๑๑ 1) ประกำศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือแจ้งให้ทราบ หรือแนะ แนวทางปฏิบัติใช้กระดาษครุฑ ในกรณีที่กฎหมายก าหนดให้ท าเป็นแจ้งความ ให้เปลี่ยน ค าว่าประกาศเป็น แจ้งความ 2) แถลงกำรณ์คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อท าความเข้าใจใน กิจการ ของราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษครุฑ 3) ข่ำว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นควรเผยแพร่ให้ทราบ 6. หนังสือที่เจ้ำหน้ำที่ท ำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการหนังสือที่เจ้าหน้าที่ท าขึ้นหรือ รับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือหนังสือที่ทาง ราชการจัดท าขึ้นนอกเหนือจากที่กล่าวมาแล้ว หรือที่หน่วยงาน อื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือ บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐาน ของทางราชการ มี 5 ชนิด ได้แก่ 1) หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่ บุคคล นิติ บุคคล หรือ หน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง ให้ปรากฏแก่บุคคลทั่วไป ไม่จ าเพาะเจาะจง ใช้ กระดาษครุฑ โดยใช้ค าขึ้นต้นว่า “หนังสือรับรองฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า.............” 2) รำยงำนกำรประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วม ประชุม และมติที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน 3) บันทึก คือข้อความที่ผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ ผู้บังคับบัญชา สั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ ากว่าส่วนราชการ ระดับกรม ติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ ใช้กระดาษบันทึกข้อความ 4) หนั งสืออื่น คือ เอกสารที่เกิดขึ้นเนื่องจ ากก ารปฏิบัติง านของเจ้าหน้ าที่ เพื่อเป็นหลักฐาน รวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง/ภาพ หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อ เจ้าหน้าที่ โดยลงรับเข้าทะเบียนรับไว้แล้ว มีรูปแบบตามที่กฎกระทรวง ทบวง กรม ก าหนดขึ้นใช้ เว้นแต่ จะมี แบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องเช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวน/สอบสวน และค าร้อง เป็นต้น 5) หนังสือเวียน คือหนังสือที่มีถึงผู้รับจ านวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน โดย ให้เพิ่ม พยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นล าดับไปถึงสิ้นปีปฏิทิน 3.5 ชั้นควำมเร็วของหนังสือ 1) ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น 2) ด่วนมำก เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว 3) ด่วน เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ เท่าที่จะท าได้ หนังสือที่จัดท าขึ้นโดยปกติ ให้มีส าเนาคู่ฉบับ เก็บไว้ที่ต้นเรื่อง 1 ฉบับ และให้มีส าเนาเก็บ ไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ

๑๒ ส าเนาคู่ฉบับ ให้ผู้ลงชื่อ ลงลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อย่อ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ตรวจ ลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้ที่ขอบล่าง ด้านขวามือของหนังสือ 3.6 ชั้นของหนังสือลับ 1) ลับที่สุด ได้แก่ ความลับที่มีความส าคัญที่สุดเกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุหรือบุคคล ซึ่งหาก ความลับ ดังกล่าวทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนรั่วไหลไปถึงบุคคลผู้ไม่มีหน้าที่ได้ทราบ จะท าให้เกิดความเสียหาย หรือเป็นภยันตรายต่อความมั่นคง ความปลอดภัย หรือความสงบเรียบร้อยของประเทศชาติ หรือ พันธมิตร อย่างร้ายแรงที่สุด 2) ลับมำก ได้แก่ ความลับที่มีความส าคัญมากเกี่ยวกับข่าวสารวัตถุหรือบุคคล ซึ่งถ้า หากความลับดังกล่าวหรือเพียงบางส่วนรั่วไหลไปถึงบุคคลที่ไม่มีหน้าที่ได้ทราบ จะท าให้เกิดความเสียหาย หรือเป็นภยันตรายต่อความมั่นคง ความปลอดภัยของประเทศชาติหรือพันธมิตรหรือความเรียบร้อยภายใน ราชอาณาจักรอย่างร้ายแรง 3) ลับ ได้แก่ ความลับที่มีความส าคัญเกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุหรือบุคคล ซึ่งถ้าหาก ความลับ ดังกล่าวหรือเพียงบางส่วนรั่วไหลไปถึงบุคคลที่ไม่มีหน้าที่ได้ทราบ จะท าให้เกิดความเสียหายต่อ ทางราชการ หรือเกียรติภูมิของประเทศชาติหรือพันธมิตรได้ 4) ปกปิด ได้แก่ ความลับซึ่งไม่พึงเปิดเผยให้ผู้ไม่มีหน้าที่ได้ทราบ โดยสงวนไว้ให้ทราบ เฉพาะบุคคลที่มีหน้าที่ต้องทราบเพื่อประโยชน์ในการปฏิบัติราชการเท่านั้น 3.7 กำรใช้ตรำครุฑ ตราครุฑมาตรฐานมี 2 ขนาด - ตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร - ตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร ตราชื่อส่วนราชการที่ใช้เป็นหนังสือประทับตรามีรูปวงกลมซ้อนกันเส้นผ่านศูนย์กลาง วงนอก 4.5 เซนติเมตร วงใน 3.5 เซนติเมตร ล้อมครุฑ 3.8 กำรเสนอหนังสือ 1. กำรเสนอหนังสือ คือการน าหนังสือราชการที่เจ้าหน้าที่ด าเนินการเสร็จแล้วเสนอต่อ ผู้บังคับบัญชาเพื่อพิจารณาตรวจแก้ไข บันทึก สั่งการ ทราบ หรือลงนาม อย่างใดอย่างหนึ่งเพื่อให้ราชการ นั้น ๆ ด าเนินต่อไปตามสายงานจนเสร็จสิ้น 2. วิธีเสนอหนังสือ เมื่อเจ้าหน้าที่ผู้รวบรวมเรื่องเสนอซึ่งโดยปกติได้แก่เจ้าหน้าที่ สารบรรณ ควรแนะน าให้เจ้าหน้าที่แยกหนังสือที่จะเสนอออกเป็นประเภท ๆ เพื่อให้สามารถจัดล าดับ ความส าคัญ ของหนังสือที่ต้องด าเนินการ เช่น เรื่องด่วน เรื่องเพื่อทราบ เรื่องสั่งการ เรื่องพิจารณา ถ้าสามารถท าได้ควรให้ แยกแฟ้มเสนอตามประเภทเรื่องดังกล่าวโดยเฉพาะเรื่องด่วนควรแยกและเขียน ตัวอักษรด่วนปิดหน้าปกแฟ้ม เสนอให้เห็นชัดเจน

๑๓ 3. กำรตรวจเอกสำรที่จะน ำเสนอก่อนลงนำม ก่อนลงนามไม่ว่าจะเป็นหนังสือจาก ฝ่ายใดก็ ตามควรตรวจสอบเอกสารที่น ามาเสนอทุกฉบับดังนี้ 3.1 ความสะอาดเรียบร้อยถูกต้องตามระเบียบงานสารบรรณแบบธรรมเนียมที่ทาง ราชการก าหนด เช่น ถ้าเป็นหนังสือราชการภายนอกตรวจดูแบบว่าหนังสือราชการภายนอก วางรูปแบบอย่าง ไรใช้ค าย่อหรือค าเต็มถ้าเป็นค าสั่งดูแบบรูปค าสั่งให้ถูกต้อง เป็นต้น ตรวจสอบความถูกต้องตามพจนานุกรม วรรคตอน ย่อหน้า ให้ถูกต้องเหมาะสม 3.2 เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องตามสายงานพิจารณาเอกสารนั้นครบถ้วนหรือยัง 3.3 ถ้าเอกสารนั้นอ้างอิงหลักฐานแบบธรรมเนียมใดให้แนบหลักฐานนั้น ๆ เสนอมาด้วย 3.4 หากมีการแก้ไขข้อความใด ๆ จะเป็นตัวหนังสือหรือตัวเลขก็ตามให้ตรวจสอบให้ ตรงกัน 4. วิธีกำรจัดเข้ำแฟ้มเสนอ เพื่อให้ง่ายต่อการพิจารณาหนังสือ ควรให้แยกแฟ้มเสนอ ออกเป็นประเภทต่าง ๆ มีหลักง่ายๆ ในการจัดเอกสารเข้าแฟ้มดังนี้ 4.1 เรื่องไม่ยุ่งยากไม่มีปัญหาพิจารณาอย่างใด ๆ เช่นเพียงลงชื่อเท่านั้น 4.2 เรื่องที่มีปัญหายุ่งยากจะต้องพิจารณาตรวจแก้หรือมีการตัดสินใจ ต้องเอาไว้ ทีหลัง หรือแยกแฟ้มเสนอเพราะต้องใช้วิธีพิจารณา ตกลงใจ หรือแก้ไข เพื่อให้สามารถสั่งงานธรรมดา ได้ก่อน 4.3 แยกแฟ้มเซ็นทราบ เช่น ส าเนาค าสั่ง ประกาศ แจ้งความอื่น ๆ ไว้ต่างหาก 4.4 กรณีเร่งด่วนจัดเข้าแฟ้มเสนอด่วนแล้วรีบเสนอทันทีและควรให้น าเสนอได้เสมอ

๑๔ บทที่ 4 ขั้นตอนกำรปฏิบัติงำนสำรบรรณ 4.1 กำรรับหนังสือด้วยระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์(E-office) 1) ตรวจสอบความถูกต้องของหนังสือ 2) แยกประเภทของหนังสือ โดยแยกตามประเภทชั้นความเร่งด่วน/ความลับ/ประเภทของเรื่อง 3) ลงทะเบียนรับหนังสือ โดยการประทับตราหนังสือ บันทึกเลขทะเบียนรับ วันที่ และเวลา รับหนังสือ ลงบนมุมกระดาษด้านมุมบนขวา 4) ลงทะเบียนรับหนังสือด้วยระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-office) เพื่อให้ง่ายต่อการ ค้นหาหรือแก้ไข โดยปฏิบัติ ดังนี้ การรับหนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(E-office) 1. การประทับตรารับหนังสือที่มุมบนด้านขวามือของหนังสือ โดยกรอกรายละเอียด ดังนี้ - ประทับตราของคณะศึกษาศาสตร์และพัฒนศาสตร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ - ประทับตราเลขรับ ให้ลงเลขที่รับตามทะเบียนหนังสือรับ - ลงวันที่ เดือน ปี ที่รับหนังสือ- ลงเวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ

๑๕ 2 แสกนเอกสารเพื่อด าเนินการเพิ่มข้อมูลในระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-office) 3.คลิกเข้าเว็ปไซต์http://www.edu.kps.ku.ac.th

๑๖ 4. คลิกเลือก “ระบบ E-Office” 5.ด าเนินการ Login เข้าสู่ระบบ E-Office โดยการคลิก “ลงช่ือ ผู้ปฏิบัติงาน และรหัสผ่าน” โดยใช้Account กลางงานสารบรรณ คณะศึกษาศาสตร์และพัฒนศาสตร์

๑๗ 6. คลิกเลือก “Submit” 7. คลิกเลือก “สร้างงานใหม่”

๑๘ 8. พิมพ์รายละเอียดต่าง ๆ ดังนี้ - เลือกชั้นความเร็ว - เลือกชั้นความลับ - พิ มพ์ ชื่ อ เ รื่ อง ( ชื่ อ เ รื่ อง พ ร้ อ ม เ ล ข ห นัง สื อ อ อ ก เ ล ข วั น ที่ อ อ ก เ ล ข ห นัง สื อ และเลขหนังสือที่ลงรับ) - เนื้อเรื่อง (ระบุรายละเอียด ใคร ท าอะไร ที่ไหน อย่างไร) - เลือกไฟล์ที่แสกน ตัวอย่ำงกำรกรอกข้อมูล

๑๙ 9. เมื่อด าเนินการกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้เลือก 1. หน่วยงานที่ต้องการส่ง 2. ผู้รับที่ต้องการส่งเอกสารถึง 3. เลือกการกระท าว่าต้องการให้ผู้รับหนังสือด าเนินการในขั้นตอนต่อไปอย่างไร 4. คลิกเลือก “ต่อไป” 10. คลิกเลือก “ยืนยัน” เมื่อกดเรียบร้อยแล้วเป็นการเสร็จสิ้นกระบวนการปฏิบัติงานทะเบียนออก เลขหนังสืองานสารบรรณในระบบ KU - Microsoft Office 365 และการบันทึกข้อมูลในระบบ E-Office 1 2 3 4

๒๐ 4.2 กำรออกเลขหนังสืองำนสำรบรรณ ในระบบ Ku Microsoft office 365 ดังนี้ ขั้นตอนกำรปฏิบัติงำน วิธีกำรดู Microsoft 365 ของบุคลำกร 1. คลิกที่ Url ku.ac.th/personal - คลิกเลือกบุคลำกร - คลิกเลือกนามานุกรมมหาวิทยาลัย เกษตรศาสตร์ 2. พิมพ์ชื่อบุคลากรที่ต้องการค้นหา 1 2

๒๑ 3. คลิกเลือกอีเมลล์ที่เป็น KU - Office 365 mail 4. ลงชื่อเข้าใช้งาน ระบบ KU - Microsoft Office 365 ดังนี้ - เปิดเว็บไซต์https://bit.ly/3b4vq76

๒๒ 5. คลิกเลือก “Sign in” เพื่อด าเนินการเข้าสู่ระบบ 6. คลิกเลือก “Sign in” โดยใช้ KU - Office 365 mail

๒๓ 7. ด าเนินการ “กรอกรหัส” 8. คลิกเลือก “สร้ำง” ใน Microsoft 365

๒๔ 9. คลิกเลือก “เวิร์กบุ๊ก” เพื่อด าเนินการสร้างแบบฟอร์มใหม่ แบบฟอร์มที่ได้จะเป็นแบบฟอร์มเปล่า

๒๕ 10. สร้างแบบฟอร์มใหม่ โดยเพิ่มรายละเอียด ดังนี้ ตั้งชื่อไฟล์ “ทะเบียนหนังสือออกเลข” แบ่งหัวข้อ ดังนี้ - เลขทะเบียนหนังสือ - ลงวันที่ - จาก (ผู้ลงนามหนังสือ) - ถึง (ผู้รับหนังสือ) - ชื่อเรื่อง - การปฏิบัติ (กรอกรายละเอียดว่าเรื่องที่ออกเลขเสนอให้กับหน่วยงานใด) - หมายเหตุ (กรอกรายละเอียดเพิ่มเติมที่ต้องการบันทึก) - ผู้ออกเลข (กรอกรายละเอียดข้อมูลผู้ที่ด าเนินการขอเลขหนังสือ) - 11. เลือกเมนู “แชร์” (เพื่อด าเนินการแชร์ให้ผู้ร่วมงานปฏิบัติงานร่วมกัน)

๒๖ 12. กดเพิ่ม E-Mail KU 365 office เพื่อด าเนินการ เพิ่มผู้ปฏิบัติร่วมกัน 13.สามารถแชร์ให้ผู้ปฏิบัติงานร่วมกันได่มากกว่า 1 E-Mail

๒๗ 14.สามารถตั ้งค่าเพิ่มเติม การแก้ไข เพิ่มเติมข้อมูล ให้กับผู้ที่เราแชร์ให้ปฏิบัติงานร่วมกันได้ 15. สามารถตั้งค่าการแชร์ ได้สาม แบบ ดังนี้ 1. แชร์ให้กับทุกคน 2. บุคคลใน KASETSART UNIVERSITY 3. บุคคลที่มีการเข้าถึงอยู่ (ทั้งนี้สามารถปรับเปลี่ยนไปตามสถานะการปฏิบัติงานได้) - จากนั้นกดเลือก “น ำไปใช้”

๒๘ 16. กดเลือก คัดลอก ลิงค์เพื่อส่งต่อให้ผู้ปฏิบัติงานร่วมกัน และผู้ที่ต้องการสืบค้นข้อมูล 17. ตัวอย่างการปฏิบัติงานร่วมกัน ถ้ามีผู้ปฏิบัติงานร่วมกันอยู่ระหว่างด าเนินการพิมพ์ข้อมูล สถานะจะแสดงขึ ้นมาว่าใครเป็นผู้ที่อยู่ระหว่าด าเนินการปฏิบัติ ในกรณีตัวอย่างนี ้ สีแทบที่ขึ ้นสีเขียวเป็น Admin ที่สร้างทะเบียนหนังสืออกเลขขึ ้นมา และสีม่วงเป็น E-mail ที่ Admin หลัก แชร์ข้อมูลให้ผู้ปฏิบัติงาน ร่วมกันได้

๒๙ 4.3 เทคนิคกำรด ำเนินกำรปฏิบัติงำน 1. กำรค้นหำเอกสำร การค้นหาเอกสารในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(E-office) 1.1 ด าเนินการ Login เข้าสู่ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(E-office) โดยการ “ลงชื่อ ผู้ปฏิบัติงำน และรหัสผ่ำน” ในระบบ 1.2 คลิกเลือก “สืบค้นงำนเดิม” หรือ “สืบค้นงำนผ่ำน”

๓๐ 1.3 คลิกเลือก “วันที่เริ่มต้น และวันที่ สิ้นสุด” ที่ต้องการค้นหา 1.4 ระบุค าที่ต้องการค้นหา ในช่อง “บำงส่วนของค ำในหัวข้อเรื่อง” หลังจากนั้นกด “Submit” 1 2

๓๑ 1.5 ค าที่สืบค้นจะแสดงขึ้นมาทั้งหมด 1.6 เทคนิควิธีการที่จะหาข้อมูลให้ง่ายมากยิ่งขึ้น โดยการ “กด Ctrl + F” แล้วพิมพ์ค าที่ต้องการ ค้นหาที่กระชับขึ้น แถบจะแสดงพื้นที่สีส้ม ค าที่เราต้องการค้นหาข้อมูล ได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว

๓๒ 2. กำรปฏิบัติงำนอย่ำงต่อเนื่องในต้นเรื่องเดิม 2.1 เมื่อด าเนินการสร้างงานใหม่ในระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-office) เรียบร้อยแล้ว - ด าเนินการคลิกเลือกหน่วยงานที่ต้องการส่ง ให้คลิกเลือก “งานบริหารและธุรการ” คลิกเลือก งานสารบรรณ (เพื่อเป็นการส่งเรื่องให้แอดมินหลักของคณะฯ ) - เนื่องจากในครั้งถัดไปผู้ปฏิบัติงาน สามารถด าเนินการกรอกข้อมูลการปฏิบัติงานต่อเนื่องได้ทันที ซึ่งเป็นการท าให้ทราบว่าต้นเรื่อง 1 ฉบับ ด าเนินการไปที่ผู้รับใดบ้างและสุดท้ายต้นเรื่องด าเนินการ ไปถึงขั้นตอนใด จะพบว่ำมีกำรเพิ่มไฟล์เข้ำไป 2 ไฟล์ สำมำรถทรำบได้ว่ำขณะนี้เอกสำรอยู่ที่ใด

๓๓ บทที่ 5 ปัญหำ อุปสรรคและแนวทำงแก้ไข ในการจัดท าคู่มือปฏิบัติงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-office) ทะเบียนรับ - ส่ง ของคณะศึกษาศาสตร์และพัฒนศาสตร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ผู้จัดท าได้มีปัญหา ที่เกิดขึ้นซึ่งสามารถ สรุปประเด็นปัญหา อุปสรรคและแนวทางแก้ไข ดังนี้ ตารางที่ 5.1 ตารางแสดง ปัญหา อุปสรรคและแนวทางแก้ไข ปัญหำ อุปสรรค แนวทำงแก้ไข 1. ผู้จัดท ามีความกังวลกับการใช้งานระบบใหม่ ศึกษา เรียนรู้ ท าความเข้าใจ วิธีการใช้งานระบบให้ มากขึ้น 2. ผู้จัดท าไม่มีความคุ้นเคยกับระบบใหม่ ท าความรู้จักและเรียนรู้การใช้งานระบบใหม่ หากเกิดปัญหา ให้ค้นหาวิธีแก้ปัญหาเพื่อให้ตรงกับ ความต้องการของผู้ใช้งานระบบ เพื่อพัฒนาแก้ไข ต่อไป 3. บุคลากรส่วนใหญ่ไม่ใช้ระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์(E-office) ประชาสัมพันธ์แจ้งบุคลากรให้ด าเนินการใช้ระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(E-office) ในการติดตาม งานที่เสนอ 4. กรณีบุคลากรผู้ปฏิบัติงานลาออกจากราชการ เนื่องจากการเข้าใช้งานต้องเป็น E-Mail ของบุคลากรมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ - การป้องกันเอกสารสูญหาย โดยการสแกน ทะเบียนหนังสืออกเลขประจ าแต่ละเดือน ในระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(E-office) - พัฒนาระบบทะเบียนหนังสืออกเลขระบบใหม่ 5. ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-office) ไม่สามารถด าเนินการแก้ไข หรือระบุการรกระท า ในขั้นตอนต่อไปได้ ด าเนินการเลือกผู้ส่งในระบบ เลือกเข้าผู้ปฏิบัติงาน กลาง เพื่อให้สามารถด าเนินการต่อไปได้

๓๔ บรรณำนุกรม ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2548 ประกาศมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เรื่องก าหนดรหัสพยัญชนะและเลขประจ าส่วนงาน ของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ งานธุรการ กองวิชาการและแผนงาน.2563.คู่มือการปฏิบัติงานธุรการและงานสารบรรณ.สืบค้น 1 มิถุนายน 2566 จาก https://lamphuncity.go.th/wp-content/uploads/2020/02/คู่มืองานธุรการ.pdf กองกลาง ส านักงานปลัดกระทรวงคมนาคม.2561.คู่มือการปฏิบัติงาน เรื่องกระบวนงานสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์.สืบค้น 1 มิถุนายน 2566 จาก https://complain.mot.go.th/prproject/files_upload/publishonweb/OperatingGuide/support_pro cess/13.คู่มือสารบรรณ-กก.pdf นางสาววลีรัตน์ ด้วงมหาสอน.2564.คู่มือปฏิบัติงาน เรื่องงานธุรการและงานสารบรรณ.สืบค้น 1 มิถุนายน 2566. จากhttp://st.nsru.ac.th/manual/Duangmahasorn.pdf