ต งค าหน ากระดาษ ไม ม ห วกระดาษ

สําคัญ: หากเอกสารมีองค์ประกอบบางอย่าง เช่น ส่วนหัวและส่วนท้าย หรือลายน้ํา แต่คุณเปลี่ยนไปใช้การตั้งค่าแบบไม่แบ่งหน้า คุณจะไม่เห็นองค์ประกอบเหล่านั้น แต่เมื่อเปลี่ยนรูปแบบเอกสารกลับไปเป็นแบ่งหน้า คุณก็จะเห็นองค์ประกอบเหล่านั้นอีกครั้ง

นอกจากนี้ คุณจะไม่สามารถเพิ่มฟีเจอร์บางอย่างไปยังเอกสารที่ไม่แบ่งหน้า เช่น หมายเลขหน้า ส่วนหัวและส่วนท้าย และอื่นๆ หากต้องการใช้ฟีเจอร์เหล่านั้น โปรดตรวจสอบว่าเอกสารอยู่ในรูปแบบแบ่งหน้า

เนื้อหานี้เกิดจากนักศึกษาปริญญาเอกโทรมาสอบถามเรื่องการจัดทำวิทยานิพนธ์รูปแบบใหม่ ซึ่งมีลักษณะการพิมพ์ 2 หน้าหรือพิมพ์หน้า-หลังนั่นเอง โดยที่มีระยะขอบกระดาษด้านบนและด้านใน 1.5 นิ้ว ด้านล่างและด้านนอก 1 นิ้ว หากเป็นการตั้งค่าตามปกติเมื่อพิมพ์ออกมาจะขอบกระดาษด้านนอก (หน้า-หลัง) จะไม่ตรงกัน ซึ่งนักศึกษาปริญญาเอกบอกว่าไม่อยากให้ตัวเล่มออกมาดูพิการแบบนั้น

ความจริงก็เป็นข้อสงสัยของผมมาสักระยะหนึ่งแล้วว่าใน Word ตั้งค่าอย่างไร ผมจึงถือเป็นโอกาสดีที่จะหาคำตอบเรื่องนี้ โดยได้เรียนปรึกษาไปยัง อาจารย์ณรงค์ บางท่าไม้ (นับถือเป็นอาจารย์เนื่องจากเคยเข้าอบรมเรื่อง การใช้ Microsoft Word อย่างมืออาชีพ กับท่าน) ซึ่งก็ได้คำตอบ ดังนี้

เนื่องจาก Word ของผมเป็นเวอร์ชั่น 2013 และเมนูเป็นภาษาอังกฤษก็ต้องขอให้ผู้ใช้เมนูภาษาไทยเทียบเคียงด้วยตนเองนะครับ

1. เปิดโปรแกรม Word ไปยังเมนู PAGE LAYOUT > Margins > Mirrored ดังภาพ

2. แต่เนื่องจากระยะขอบยังไม่ได้ระยะที่เราต้องการ คือ ด้านบนและด้านใน 1.5 นิ้ว ด้านล่างและด้านนอก 1 นิ้ว เราจึงต้องเข้าไปตั้งระยะขอบกระดาษใหม่โดยไปที่ Custom Margins ดังภาพ

3. ปรากฏหน้าต่างตั้งค่ากระดาษให้ทำการตั้งค่า ดังภาพ

หมายเหตุ ดูให้แน่ใจว่าได้เลือก Mirror margins แล้ว

4. ให้เราลองเพิ่มหน้ากระดาษดูว่าการตั้งค่าหน้ากระดาษสลับด้านกันถูกต้องหรือไม่ โดยคลิก Ctrl + Enter ดังภาพ

จะเห็นว่าด้านระยะขอบกระดาษของเรามีการขอบด้านใน-นอก 1.5 และ 1 สลับกันไปถูกต้องแล้ว

5. การใส่เลขหน้า ก็ควรสลับด้านด้วยเช่นกัน โดยไปยังเมนู INSERT > Page Number > Top of Page > Plain Number 3

จะปรากฏเลขหน้ามุมบนด้านขวามือของทุกหน้า ซึ่งไม่ถูกต้อง เนื่องจากเราต้องการให้เลขหน้าคู่อยู่ในตำแหน่งมุมบนซ้ายมือ จึงต้องมีการตั้งค่าเพิ่มเติม

6. คลิกที่เลขหน้า 2 หรือ กรณีที่ Close Header and Footer Close ไปแล้ว ให้ดับเบิ้ลคลิกที่บริเวณเลขหน้า 2 และไปยังเมนู INSERT > คลิกเลือก Different Odd & Even Pages แล้วไปที่ Page Number > Top of Page > Plain Number 1

ข้อความแสดงความผิดพลาด "Wrong Paper Size" หรือ "Wrong Paper" " แสดงขึ้นเมื่อการตั้งค่าขนาดกระดาษไม่ตรงกับขนาดของกระดาษในถาด หรือการตั้งค่าไดร์เวอร์ หรือท่านไม่ได้ปรับตั้งแคร่ปรับกระดาษในถาดให้ตรงกับเครื่องหมายแสดงขนาดกระดาษที่ท่านกำลังใช้งาน

ปฏิบัติตามขั้นตอนด้านล่างนี้เพื่อลบข้อความแสดงความผิดพลาดออกจากหน้าจอ LCD:

ปรับการตั้งค่ากระดาษบนเครื่องบราเดอร์ของท่าน

ปฏิบัติตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อปรับการตั้งค่ากระดาษบนเครื่องบราเดอร์ของท่าน:

1. โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าขนาดกระดาษที่ท่านเลือกบนหน้าจอของตัวเครื่องนั้นตรงกับขนาดของกระดาษที่อยู่ในถาด
   1. กดปุ่ม Menu
   2. กดปุ่มลูกศร เลื่อนขึ้น หรือ เลื่อนลง เพื่อเลือก Copy กดปุ่ม OK
   3. กดปุ่มลูกศร เลื่อนขึ้น หรือ เลื่อนลง เพื่อเลือก Paper Size กดปุ่ม OK
   4. กดปุ่มลูกศร เลื่อนขึ้น หรือ เลื่อนลง เพื่อเลือกขนาดของกระดาษที่ท่านต้องการ กดปุ่ม OK
   5. กดปุ่ม Stop/Exit
2. โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าท่านได้ใส่กระดาษในแนวตั้ง และปรับแคร่ปรับกระดาษให้ตรงกับเครื่องหมายแสดงขนาดกระดาษที่ท่านกำลังใช้งาน
3. หลังจากที่ท่านได้ตรวจสอบขนาดของกระดาษ และตำแหน่งของกระดาษ ให้กดปุ่ม Black (Mono) Start หรือ Color (Colour) Start

ปรับการตั้งค่ากระดาษบนเครื่องคอมพิวเตอร์ของท่าน

ปฏิบัติตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อปรับการตั้งค่ากระดาษบนเครื่องคอมพิวเตอร์ของท่าน:

1. ลบงานที่ยังค้างอยู่ออกจากคิวงานพิมพ์ คลิกที่นี่เพื่อดูวิธีลบงานที่ยังค้างอยู่ออกจากคิวงานพิมพ์
2. ขั้นตอนต่อไป ท่านจำเป็นต้องเปิด แล้วจึงค่อยปิดฝาครอบช่องใส่ตลับหมึก การกดปุ่ม Stop/Exit จะเป็นการสับเปลี่ยนระหว่างหน้าจอ LCD หลัก และข้อความแสดงความผิดพลาด ไม่ใช่การทำให้ความผิดพลาดนั้นหายไป
3. ตรวจสอบการตั้งค่ากระดาษสำหรับเอกสารของท่าน ขั้นตอนสำหรับการตั้งค่าขนาดกระดาษเอกสารของท่านจะแตกต่างกันไป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแอพพลิเคชั่นที่ท่านใช้งาน จากแอพพลิเคชั่นส่วนมาก จะสามารถเข้าไปที่การตั้งค่านี้ได้ผ่านทางเมนู File => Page Setup => Paper Size โปรดดูเอกสารประกอบของซอฟต์แวร์ หรือติดต่อผู้จัดจำหน่ายซอฟต์แวร์สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการปรับการตั้งค่านี้ สาเหตุทั่วไปส่วนใหญ่สำหรับปัญหานี้ก็คือ การตั้งค่าขนาดเอกสารที่อยู่ในแอพพลิเคชั่นไม่ตรงกันกับขนาดกระดาษที่บรรจุไว้ในถาดป้อนกระดาษของตัวเครื่อง ท่านจึงจำเป็นจะต้องปรับขนาดเอกสารจากในแอพพลิเคชั่น
4. โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าท่านได้ใส่กระดาษขนาดที่ถูกต้องลงในถาดที่กำลังสั่งพิมพ์ และปรับแคร่ปรับกระดาษได้พอดีกับความยาวและความกว้างของกระดาษ ขณะพิมพ์ ท่านสามารถเข้าถึงและปรับคุณลักษณะของไดร์เวอร์เครื่องพิมพ์ได้เช่นกัน

ขั้นตอนสำหรับการเข้าถึงการตั้งค่าเหล่านี้จะแตกต่างกันไปตามระบบปฏิบัติการ และแอพพลิเคชั่น จากหลายแอพพลิเคชั่น ท่านสามารถเข้าถึงการตั้งค่านี้ได้โดยการคลิกที่ Properties หรือ Preferences ภายในกล่องข้อความโต้ตอบการสั่งพิมพ์