เฉลยบัญชีเบื้องต้น1 ปวช 20220-1002

วิชา2200-1002การบัญชีเบื้องต้น1

ความหมายของการบัญชี

            สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย ซึ่งเรียกโดยย่อว่า ส.บช.(The institutg os certisied accountants and audtor of Thailand : ICAAT) ได้ให้ความหมายของการบัญชีไว้ ดังนี้

            การบัญชี (Accounting) หมายถึง ศิลปะของการเก็บรวบรวม บันทึก จำแนก และทำสรุปข้อมูลอันเกี่ยวกับเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจในรูปตัวเงิน ผลงานขั้นสุดท้ายของการบัญชี คือ การให้ข้อมูลทางการเงิน ซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่าย และผู้สน๖ใจในกิจกรรมของกิจการ

            สมาคมผู้สอบบัญชีรับอนุญาตของประเทศสหรัฐอเมริกา (Tha anerican institute of certisied public accountants : AICPA) ได้ให้ความหมายของบัญชีไว้ ดังนี้

            “การบัญชีเป็นศิลปะของการจดบันทึกรายการหรือเหตุการณ์และรายละเอียดต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเงินไว้ในรูปของเงินตรา การจัดหมวดหมู่รายการเหล่านั้น การสรุปผล รวมทั้งการตีความของผลนั้น”

            ศาสตราจารย์ W.A. PATON แห่งมหาวิทยาลัยมิซิแกน ได้ให้คำจำกัดความ “ การบัญชี ” (Accounting) ว่า การบัญชี คือ “การช่วยอำนวยให้การบริหารงานเศรษฐกิจดำเนินไปได้อย่างราบรื่น” นักบัญชีจึงมีหน้าที่บันทึกรายการ ซึ่งเกิดขึ้นได้กับหน่วยงานธุรกิจเฉพาะที่ สามารถตีค่าเป็นตัวเงินได้รวมทั้งเรียบเรียงจัดแยกประเภท วิเคราะห์ และรายงานผลสรุปของรายการที่เกิดขึ้น

            สภาวิชาชีพ (Federation of accounting professions : FAP) ได้กำหนดความหมายของคำว่า การบัญชี ไว้ดังนี้

            การบัญชี (Accounting) คือ ศิลปะของการเก็บรวบรวม บันทึก จำแนก และสรุปข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจในรูปตัวเงิน ผลงานขั้นสุดท้ายของการบัญชี คือ การให้ข้อมูลทางการเงินซึ่ง เป็นประโยชน์ต่อบุคคลหลายฝ่ายในกิจกรรมของกิจการ

            จากคำนิยามข้างต้น ความหมายของการบัญชีสรุปได้ดังนี้ การบัญชี หมายถึง การรวบรวมวิเคราะห์การจดบันทึกข้อมูลที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานตามเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นก่อน-หลัง ในรูปของเงินตราและจำแนกออกเป็นหมวดหมู่ รวมถึงการสรุปข้อมูลในรูปของรายงานทางการเงิน จากความหมายดังกล่าวข้างต้นสรุปเป็นขั้นตอนได้ดังนี้

            1.การทำบัญชี (Bookkeeping) เป็นหน้าที่ของผู้ทำบัญชี (Bookkeeper) ซึ่งมีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้

            1.1การรวบรวม (Collecinge) หมายถึง การรวบรวมข้อมูลหรือรายการค้าที่เกิดขึ้นประจำวันในการดำเนินธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับเงินเช่น หลักฐานการซื่อเชื่อและขายเชื่อ หลักฐานการรับและจ่ายเงิน เป็นต้น

            1.2การบันทึก (Recording) หมายถึง การจดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นแต่ละครั้งตามลำดับก่อน-หลังให้ถูกต้องตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป พร้อมกับบันทึกข้อมูลให้อยู่ในรูปของหน่วยเงินตรา

            1.3การจำแนก (Classifying) หมายถึง การนำข้อมูลที่จดบันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไปมาผ่านบัญชีแยกประเภทโดยจำแนกให้เป็นหมวดหมู่ตามหมวดบัญชีประเภทต่างๆเช่น หมวดสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่ายเป็นต้น

            1.4การสรุปข้อมูล (Summarizing)นำข้อมูลที่ได้จากการจำแนกในบัญชีแยกประเภทดังกล่าวมาสรุปเป็นรายงานทางการเงิน (Accounting Redort) ซึ่งแสดงถึงผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของธุรกิจตลอดจนการได้มาและใช้ไปของเงินสดในรอบระยะเวลาบัญชีหนึ่ง

            2.การให้ข้อมูลทางการเงิน แก่บุคคลที่เกี่ยวข้องหลายฝ่ายเช่น ฝ่ายบริหาร ผู้ให้กู้ เจ้าหนี้ ตัวแทนรัฐบาล นักลงทุน เป็นต้นเพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการวิเคราะห์ทางด้านการเงิน การจดทำงบประมาณ การปรับปรุงระบบบัญชี และการให้สินเชื่อ เป็นต้น

จุดประสงค์ของการจัดทำบัญชี

3.ประโยชน์ของข้อมูลการบัญชี

ประโยชน์ของข้อมูลทางการบัญชี

ปกติแล้วบัญชีนี้มีประโยชน์มาตั้งแต่สมัยที่มีการค้าขายแล้วแต่ว่าเนื่องจากอาจจะไม่มีระบบที่ถูกกต้องเท่าบรรจุบันไม่ว่าเราจะค้าขายเป็นร้านเล็กๆก็ต้องมีการบันทึกหรืออาจจะใช้วิธีการจดจำเอาว่าวันนี้ขายไปเท่าไหร่ซื้ออะไรไปบ้างแล้วมาคำนวณต้นทุนว่ากำไรหรือว่าขาดทุนต่อมาได้มีขนาดธุรกิจที่ใหญ่ขึ้นคงไม่สามารถที่จะทำแบบเดิมได้จึงต้องมีระบบบัญชีที่ดีเป็นระบบที่สามารถตรวจสอบความชัดเจนต่างๆซึ่งเป็นการรายงานต่อผู้ที่เกี่ยวข้องต่อไปด้วย

การบัญชีเป็นการจัดระบบข้อมูลเพื่อนำมาใช้ในการวัดผลที่เกิดขึ้นจากกระบวนต่างๆ ทางเศรษฐกิจ มีการจัดหมวดหมู่รายการมีการสรุปผลและตีความหมายของผลดังกล่าวดังนั้นการบัญชีจึงเป็นภาษาธุรกิจผู้ใช้งานข้อมูลนั้นจึงต้องพอรู้เกี่ยวกับภาษาทางด้านบัญชีอยู่บ้างจึงจะเข้าใจและใช้ในการบริหารงานได้ดีและการตัดสินใจที่ถูกต้องแม่นยำ

การบัญชีนั้นมีการพัฒนาอยู่ตลอดอย่างต่อเนื่องมีการเปลี่ยนแปลงไปตามสภาพเศรษฐกิจในปัจจุบันดังนั้นแล้วนักบัญชีจึงควรปรับตัวและศึกษาข้อมูลข่าวสารใหม่อยู่ตลอดเวลาให้ทันต่อความเปลี่ยนแปลงในทันสมัยต่อสภาพเศรษฐกิจสังคมและเทคโนโลยีต่างๆกระบวนการของบัญชีคือการเลือกเหตุการณ์และทำการจดบันทึกบัญชีเป็นระบบที่เป็นการเงินนักบัญชีจึงต้องทำการจดเป็นข้อมูลด้านการเงินเรียงลำดับเวลาตามวันที่ของเหตุการณ์ที่เกิดอย่างเป็นระบบแล้วทำการตีความหมายแล้วสรุปผลหลังจากนั้นเราก็จะได้งบการเงินมารายงานผลซึ่งงบการเงินนั้นเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการบริหารนั้นเองไม่ว่าจะเป็นการวางแผนการเงินการตลาดและการตัดสินการลงทุน เจ้าของกิจการหรือว่าผู้ดำเนินการธุรกิจต่างๆอาจจะไม่มีความรู้ด้านการบัญชีนักบัญชีจึงได้เข้ามามีบทบาทในการรวมข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจจึงแยกประโยชน์ของงบการเงินที่นักบัญชีได้ทำดังนี้

สำหรับประโยชน์ข้อมูลทางการบัญชีนั้นในมางธุรกิจถือว่ามีความสำคัญและมีความจำเป็นมากเพื่อเป็นการเสนอต่กผู้ที่เกียวข้องในรูปแบบของงบการเงินต่างๆซึ่งจะเป็นการวัดผลทางด้านการดำเนินทางกิจการซึ่งนักบัญชีจะต้องรวบรวมข้อมูลและทำการจดบันทึกรายการตามหมวดหมู่ต่างๆและทำการสรุปและตีความหมายเพราะฉะนั้นแล้วการดำเนินการของกิจการนั้นจะทำการจดบันทึกและรวบรวมเป็นงบการเงินเพื่อให้ได้ทราบผลประกอบการรวมไปถึงทัรพย์สินที่มีอยู่หนีสินต่างๆที่เกี่ยวข้องโดยใช้งบการเงินเป็นเครื่องมือในการรายงานให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับทราบ
งบการเงินเป็นรายงานที่สำคัญมากเพราะจะต้องรายงานให้เป็นตามความจริงสามารถที่จะตรวจสอบและเป็นที่เข้าใจสำหรับผู้ที่ต้องการซึ่งจำเป็นต้องใช้เพราะจะแสดงถึงผลการดำเนินงานและฐานะทางการเงินของกิจการไม่ว่ากิจการจะเป็นขนาดเล็กหรือว่าขนาดใหญ่จะเป็นทางภาครัฐเององค์กรทางด้านการเงินและองด์กรค์ไม่แสดงหาประโยชน์จำเป็นจะต้องได้รับรู้งบการเงินที่นักบีญชีได้รวบรวมมาให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับทราบข้อมูลไม่ว่าจะเป้นผู้บริหารเจ้าของผู้ถือหุ้นหาหน้าแผนกเจ้าหน้าที่ของรัฐผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบุคลนั้นจะเป็นบุคคลลภายน้อหรือว่าภายใน

ดังนั้นงบการเงินจึงมีส่วนวำคัญในการที่จะรายการงานให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องได้รับทราบผลการดำเนินงานและฐานะทมางการเงินของกิจการนั้นๆจึงเป็นหน้าที่ของนักบัญชีที่จะได้รวบรวมโดยผู้ที่ต้องการประโยชน์ข้อมูลทางการบัญชีต้องมีการนำเสนอที่มีความถูกต้องชัดเจนสามารถที่จะเข้าใจได้ง่ายเพราะว่าผู้บริหารหรือว่าผู้ที่ต้องการใช้นั้นไม่ได้มีความรู้ทางด้านบัญชีเสมอไปหรือไม่ได้ศึกษาทางด้านบัญชีเพราะว่าเจ้าของบริษัทอาจจะมีความรู้ในการประกอบอาชีพทางด้านอื่นแต่ต้องการข้อมูลทางด้านการบัญชีอย่างเช่นทนายความต้องการข้อมูลเพื่อใช้ในการเสียภาษีหรือในกรณีการฟ้องร้องเรื่องทรัพย์สิน กรรมสิทธิ์การเรีกร้องทางแพ่งหารเร่งรัดหนี้สินเป็นต้นหรือว่าเจ้าของอจจะเปิดกิจการด้านการก่อสร้างเรียนวิศวะมาดังนั้นเขาจะนำข้อมูลทางด้านการบัญชีเพื่อประกอบการตันสินใจเรื่องการคงการซื้อเครื่องจักรการทำงาน หรือจัดทำงบประมาณในการเสนอราคากับลูกค้า เป็นต้นกิจการด้านการซ่อมรถยนต์เจ้าของกิจการมีความรู้ด้านเครื่องยนต์อาจจะต้องอาศัยความรู้ทางด้านการบัญชีเพื่อใช้ในการประกอบกิจการจ้างพนังงานและการทำการตลาดด้วยดงั้นแล้วข้มูลทางด้านการบัญชีจึงมีความสำคัญสำหรับกิจการโดยพาะผู้บริหารของกิจการจึงมีการแบ่งแยกไว้หลายประเภทดังนี้
- ผู้บริหารผู้บริหารนั้นดังที่กล่าวไปว่าจำเป็นจะต้องการข้อมูลทางด้านการบัญชีเพื่อประเมินวิเคราะห์การจัดการการลงทุนรวมไปถึงการควบคุมสินทรัพย์หรือว่าการส่งเริมในด้านการแรงงานให้มีประสิทธิภาพและเสียหายน้อยที่สุด
- เจ้าหนี้เจ้าหนี้คือสถาบันการเงินต่างๆไม่ว่าจะเป็นธนคารกิจการให้สินเชื่อรวมไปถึงไฟแนนซ์ต่างๆสำหรับข้อมูลทางด้านการบัญชีมีส่วนสำคัญในด้านการออกเงินกู้วงเงินที่สามารถออกได้เพราะว่าเจ้าหนี้ต้องการทมราบฐานะทางการเงินของกิจการว่าสามารถที่จะชำระหนี้ได้มากน้อยเพียงใดหากปล่อยกู้ไปแล้วจะมีจะทำให้มีหนี้ศูนย์หรือไม่ดังนั้นข้อมูลทางการบัญชี เจ้าหนี้จึงจำเป็นที่จะต้องรับรู้เพื่อปล่อยสินเชื่อให้กับกิจการ
- พนังงานหรือว่าลูกจ้างไม่ว่าจะเป็นลูกจ้างที่อยู่ในกิจการพนังงาน รวมไปถึงสหภาพแรงงานเพื่อสามารถที่จะรับทราบข้อมูลนำไปประกอบว่าสมควรที่จะได้รับในอัตตรานี้หรือไม่โบนัส สวัสดิการต่างๆที่มีความจำเป็นต่อพนังงานไปในทางที่เหมาะสมหรือไม่
- หน่วยงานของรัฐไม่ว่าจะเป็นกรมสรรพากรในการจัดเก็ยภาษีการทรวงพานิชย์ในการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลของกิจการโดยรวมภายในประเทศเพื่อเป็นการวิเคราะห์สถาณการณ์ของผู้ประกอบการในด้านต่างๆเพื่อเป็นการติดตามการค้าโดยรวมภายในประเทศ
- บุคคลทั่วไปหรือบุคคลภายนอกจะนำข้อมูลไปทำการศึกษาหรือว่าวิจัยในด้านต่างๆรวมไปถึงนักลงทุนในตลาดหลักทรัพย์หรือผู้ที่สนใจในการลงทุนอนคตของกิจการการซื้อหุ้นการซื้อกิจการการควบรวมของกิจการรวมไปถึงประชาชนโดยทั่วไปนักวิชาการ เป็นต้น

4.ข้อสมมติตามแม่บทการบัญชี

ข้อสมมติการจัดทำงบการเงิน
1.เกณฑ์คงค้าง (accrual basic) รายการและเหตุการณ์ทางบัญชีจะรับรู้เมื่อเกิดขึ้น (earned) มิใช่เมื่อมีการรับหรือจ่ายเงินสด (realized) หรือได้รับหรือจ่ายสิ่งซึ่งสามารถเปลี่ยนเป็นเงินสมดได้ในอนาคต (realizable) นอกจากนี้รายการต่าง ๆ จะบันทึกและแสดงในงบการเงินตามงวดที่เกิดรายการ
ตัวอย่าง
การขายสินค้าเป็นเงินสด หรือ การขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ รายได้เกิดขึ้นแล้วหากมีการโอนความเสี่ยงและผลตอบแทนที่เป็นสาระสำคัญของความเป็นเจ้าของสินค้าให้กับผู้ซื้อแล้ว ดังนั้นการรับรู้เป็นรายได้ของงวด โดยยึดเรื่องการเกิดขึ้นมิใช่การรับเงิน เป็นเกณฑ์การรับรู้รายได้ แต่ถ้าหากลูกค้าจ่ายเงินล่วงหน้าค่าสินค้า รายได้ยังไม่เกิดขึ้น เพราะยังไม่มีการโอนความเสี่ยงและผลตอบแทนที่เป็นสาระสำคัญของความเป็นเจ้าของสินค้าให้กับผู้ซื้อ กรณีนี้จะรับรู้เป็นรายได้รับล่วงหน้า หรือหนี้สิน
การจ่ายค่าใช้จ่ายเป็นเงินสด หรือค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นแล้ว หากได้รับการบริการแล้วในงวดนั้น ถึงแม้จะได้จ่ายเป็นเงินสด หรือยังไม่จ่ายเงินก็ตาม ถือเป็นค่าใช้จ่ายในงวดนั้น โดยยึดการเกิดขึ้นมิใช่การจ่ายเงิน แต่ถ้าหากเป็นค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า ถือว่าค่าใช้จ่ายยังไม่เกิดขึ้น เพราะยังไม่ได้รับบริการในงวดนั้นแต่มีการจ่ายเงินแล้ว กรณีนี้จะรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า หรือสินทรัพย์
การใช้เกณฑ์คงค้างในการจัดทำงบการเงิน จะทำให้ข้อมูลที่แสดงในงบการเงินสะท้อนฐานะการเงินและผลการดำเนินงานของกิจการได้ถูกต้องกว่าเกณฑ์เงินสด (cash basic) เนื่องจากงบการเงินควรแสดงข้อมูลในอดีตที่เกิดขึ้นแล้ว มิใช่แสดงการรับหรือจ่ายเงินสด หรือรายการเทียบเท่าเงินสด
2.การดำเนินงานต่อเนื่อง (going concern) กิจการไม่มีเจตนาหรือความจำเป็นที่จะเลิกกิจการ หรือลดขนาดของการดำเนินงานอย่างมีนัยสำคัญ ข้อสมมตินี้มีความสำคัญมากถ้าหากไม่มีข้อสมมตินี้ การกำหนดงวดบัญชี หรือรอบระยะเวลาบัญชีจะยุ่งยากมาก เพราะไม่สามารถคาดการณ์ได้ว่ากิจการจะเลิกเมื่อไร นอกจากนี้การวัดมูลค่าของสินทรัพย์ ไม่อาจใช้ราคาทุนเดิม หรือราคาอื่นที่เหมาะสม แต่ต้องใช้ราคาบังคับขายหากคาดว่าจะมีการเลิกกิจการในอนาคตอันใกล้ นอกจากนี้จะมีปัญหาเรื่องการคิดค่าเสื่อมราคา หรือค่าตัดจำหน่ายของสินทรัพย์ที่เสื่อมสภาพ เพราะไม่สามารถประมาณอายุการใช้งานของสินทรัพย์ได้ และไม่สามารถแยกประเภทรายการสินทรัพย์ และหนี้สินเป็นรายการหมุนเวียน และไม่หมุนเวียนได้ ตลอดจนไม่สามารถรับรู้รายจ่ายฝ่ายทุนเป็นสินทรัพย์แล้วตัดจำหน่ายตามระยะเวลาที่เหมาะสม
แต่ถ้ากิจการมีเจตนาหรือความจำเป็นที่ไม่สามารถใช้เกณฑ์การดำเนินงานต่อเนื่องต่อไปได้ เช่นกิจการกำลังอยู่ในสถานะมีหนี้สินล้นพ้นตัว หรือถูกฟ้องล้มละลาย กิจการอาจใช้เกณฑ์อื่นในการจัดทำงบการเงิน แต่ต้องเปิดเผยข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสาเหตุที่ทำให้กิจการไม่สามารถใช้เกณฑ์การดำเนินงานต่อเนื่อง รวมทั้งเปิดเผยเกณฑ์บัญชีอื่นที่ใช้ในการจัดทำงบการเงินด้วย

ลักษณะเชิงคุณภาพของงบการเงิน
ลักษณะเชิงคุณภาพ หมายถึง คุณสมบัติที่ทำให้ข้อมูลในงบการเงินมีประโยชน์ต่อผู้ใช้ ซึ่งประกอบด้วยลักษณะต่อไปนี้

1.ความเข้าใจได้ (understandability) ข้อมูลในงบการเงินที่จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้งบการเงินเพื่อการตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจควรเป็นข้อมูลที่ผู้ใช้งบการเงินเข้าใจได้โดยตั้งอยู่บนสมมติฐานว่าผู้ใช้งบการเงินมีความรู้ ตามควรเกี่ยวกับธุรกิจกิจกรรมเชิงเศรษฐกิจและการบัญชี รวมทั้งมีความตั้งใจตามควรที่จะศึกษา ดังนั้นการจัดทำงบการเงินถึงแม้ว่าข้อมูลจะซับซ้อน ถ้าข้อมูลนั้นเกี่ยวข้องกันการตัดสินใจ กิจการต้องแสดงข้อมูลไว้ในงบการเงินเสมอ โดยต้องถือเสมือนว่าผู้ใช้งบการเงินสามารถทำความเข้าใจในข้อมูลที่แสดงไว้ได้

2.ความเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ (relevance) ข้อมูลที่มีประโยชน์ต้องเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจของผู้ใช้งบการเงิน ข้อมูลจะเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจได้ก็ต่อเมื่อข้อมูลนั้นช่วยให้ผู้ใช้งบการเงินสามารถประเมินเหตุการณ์ในอดีต ปัจจุบัน และอนาคต รวมทั้งช่วยยืนยันหรือชี้ข้อผิดพลาดของผลประเมินที่ผ่านมาของผู้ใช้งบการเงินได้ การที่จะระบุว่าข้อมูลเช่นไรจึงมีความเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจควรพิจารณาทั้งจาก วิธีการนำเสนอ และความมีนัยสำคัญ ดังนี้
วิธีการนำเสนอข้อมูล
2.1ข้อมูลในงบการเงินต้องแสดงรายการและตัวเลขอย่างน้อย 2 งวดเปรียบเทียบกัน เพื่อสามารถคาดคะเนเหตุการณ์ในอนาคต สามารถประเมินเหตุการณ์ทั้งในอดีต ปัจจุบัน และอนาคตได้ดียิ่งขึ้น
2.2 ข้อมูลในงบการเงินต้องมีการจัดประเภท ให้เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจ เช่น ในงบดุลถ้าไม่มีการแบ่งสินทรัพย์ และหนี้สิน เป็นหมุนเวียนและไม่หมุนเวียน ก็ไม่สามารถประเมินสภาพคล่องโครงสร้างทางการเงิน และความสามารถในการชำระหนี้ได้
2.3 ต้องมีการแยกรายการพิเศษหรือรายการไม่ปกติออกจากรายการปกติ
2.4 ต้องนำเสนอข้อมูลให้ทันเวลาต่อการตัดสินใจ เพราะถ้านำเสนอข้อมูลล่าช้า ข้อมูลนั้นก็ไม่มีประโยชน์หรือไม่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ
ความมีนัยสำคัญ 
ความมีนัยสำคัญ จะขึ้นอยู่กับขนาดของรายการหรือขนาดของความผิดพลาดที่เกิดขึ้นภายใต้สภาพการณ์เฉพาะซึ่งต้องพิจารณาเป็นกรณี ๆ ไป ซึ่งก็ไม่ได้หมายความว่างบการเงินต้องแสดงข้อมูลที่มีนัยสำคัญเท่านั้น ตัวอย่างเช่น เหตุการณ์ภายหลังงบดุล เช่นบริษัทต้องปิดบัญชีทุกสิ้นปี แต่ต้นปีเกิดเพลิงไหม้โรงงานเสียหาย 10 ล้านบาท กับเสียหาย 5 หมื่นบาท กรณีแรกถือว่ามีนัยสำคัญ กิจการต้องเปิดเผยไว้ในหมายเหตุประกอบงบการเงินภายใต้หัวข้อ เหตุการณ์ภายหลังวันที่งบดุล เนื่องจากขนาดของความเสียหายมีนัยสำคัญ ส่วนกรณีที่สองกิจการไม่จำเป็นต้องเปิดเผย เพราะขนาดความเสียหายไม่มีนัยสำคัญ อีกตัวอย่าง กิจการตรวจพบต้นปีลืมบันทึกค่าเสื่อมราคาเครื่องจักรของปีที่แล้ว 10 ล้านบาท กรณีดังกล่าวกิจการต้องปรับปรุงรายการนี้เป็นของปีที่แล้ว เนื่องจากขนาดของความผิดพลาดมีนัยสำคัญ ซึ่งหากกิจการไม่ปรับปรุง จะทำให้งบการเงินมีความผิดพลาด เช่นกำไรสูงเกินจริง ซึ่งอาจกระทบการตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจ ของผู้ใช้งบการเงิน แต่ถ้าจำนวนเงินน้อยจนไม่มีนัยสำคัญก็ไม่จำเป็นต้องปรัปปรุง

3.ความเชื่อถือได้ (reliability) มีลักษณะอีก 5 ประการ
3.1การเป็นตัวแทนอันเที่ยงธรรม (faithful representation) การแสดงรายการและเหตุการณ์ทางบัญชี ต้องเป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีที่เกี่ยวข้อง เช่น การรับรู้ การวัดมูลค่า และการนำเสนอรายการและเหตุการณ์ทางบัญชี เช่น อาคารและอุปกรณ์ ต้องรับรู้เป็นสินทรัพย์ไม่ใช่รับรู้เป็นค่าใช้จ่าย , ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานต้องรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายไม่ใช่รับรู้เป็นสินทรัพย์ , เนื้อหาสำคัญกว่ารูปแบบ เช่นต้องรับรู้และแสดงข้อมูลตามเนื้อหาและความเป็นจริงเชิงเศรษฐกิจมิใช่รูปแบบทางกฎหมายเพียงอย่างเดียว เช่นกิจการต้องรับรู้รถยนต์จากการเช่าซื้อ ตามสัญญาเช่าการเงินเป็นสินทรัพย์ ถึงแม้ว่ากรรมสิทธิ์ในรถยนต์ตามกฎหมายยังไม่ได้โอนมายังผู้เช่า แต่สัญญาเช่าการเงินถือว่าได้มีการโอนส่วนใหญ่ของความเสี่ยงและผลตอบแทนทั้งหมดมายังผู้เช่าตั้งแต่วันทำสัญญาเช่า
3.2 ความเป็นกลาง (neutrality) การเสนอข้อมูลโดยปราศจากความลำเอียง การเลือกข้อมูล หรือการแสดงข้อมูลในงบการเงินนั้นมีผลทำให้ผู้ใช้งบการเงินตัดสินใจตามเจตนาของกิจการ หรือชี้นำผู้ใช้งบการเงินนั่นเอง
3.3 ความระมัดระวัง (prudence) หากกิจการแสดงสินทรัพย์หรือรายได้ให้ต่ำกว่าความเป็นจริง หรือแสดงหนี้สินหรือค่าใช้จ่ายให้สูงกว่าความเป็นจริงโดยเจตนา จะทำให้งบการเงินขาดความเป็นกลางและขนาดความน่าเชื่อถือ เช่นการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัญจะสูญเกินไป โดยไม่ได้ใช้หลักเกณฑ์การประมาณตามมาตรฐานการบัญชี
3.4 ความครบถ้วน (completeness) งบการเงินท ี่เชื่อถือได้ต้องครบถ้วนภายใต้ข้อจำกัดความมีนัยสำคัญและต้นทุนในการจัดทำ เช่นถ้าข้อมูลอาจมีความสำคัญ แต่ไม่ถึงกับนัยสำคัญก็ควรพิจารณาระหว่างต้นทุนกับประโยชน์ที่ได้รับ ถ้าหากต้นทุนในการจัดทำสูงกว่าประโยชน์ที่ได้รับ กิจการอาจใช้วิธีประมาณอย่างน่าเชื่อถือแทนการจัดหารายละเอียดที่ต้องเสียต้นทุนสูง
3.5 การแสดงข้อมูลที่ถูกต้องตามควร งบการเงินที่ถูกต้องตามควรและยุติธรรม ต้องเป็นงบการเงินที่แสดงข้อมูลที่มีลัีกษณะเชิงคุณภาพ และจัดทำขึ้นตามมาตรฐานการบัญชีที่เหมาะสมและการตีความมาตรฐานการบัญชีทุกประเด็น

4.การเปรียบเทียบกันได้ (comparability)
ข้อมูลที่มีประโยชน์ต้องสามารถเปรียบเทียบกันได้ การเปรียบเทียบงบการเงินจะมี 2 ลักษณะ คือ เปรียบเทียบงบการเงินของกิจการเดียวกันในต่างงวดกัน กับ เปรียบเทียบงบการเงินของต่างกิจการในงวดเดียวกัน วัตถุประสงค์ของการเปรียบเทียบก็เพื่อประเมินฐานะการเงิน ผลการดำเนินงาน การเปลี่ยนแปลงฐานะการเงิน และสามารถคาดคะเนแนวโน้มของฐานะการเงิน และผลการดำเนินงานของกิจการในอนาคต

ความสมดุลของลักษณะเชิงคุณภาพ
การจัดทำงบการเงินมีข้อจำกัดเกี่ยวกับเวลาและต้นทุนในการจัดทำ เช่น งบการเงินจัดทำได้ทันเวลาแต่ขาดข้อมูลสำคัญ หรือ มีข้อมูลสำคัญครบถ้วนแต่จัดทำงบการเงินไม่ทันเวลา ซึ่งทำให้งบการเงินขาดความน่าเชื่อถือ ผู้จัดทำงบการเงินต้องสร้างความสมดุลของลักษณะเชิงคุณภาพ เพื่อให้งบการเงินมีข้อมูลครบถ้วนและมีคุณภาพเพียงพอต่อการนำไปใช้ตัดสินใจเชิงเศรษฐกิจ ซึ่งอาจต้องลดคุณภาพของข้อมูลด้านในด้านหนึ่ง เพื่อรักษาคุณภาพของข้อมูลอีกด้านหนึ่งที่เห็นว่ามีความสำคัญกว่า

สรุป
*แม่บทการบัญชีกำหนดขึ้นเพื่อ เป็นแนวทางในการจัดทำและนำเสนองบการเงิน ตลอดจนเป็นแนวทางในการจัดทำทบทวน และพัฒนามาตรฐานการบัญชีในเรื่องต่าง ๆ ให้สอดคล้องกับการจัดทำและนำเสนองบการเงิน รวมทั้งเป็นแนวทางในการปฎิบัติสำหรับเรื่องที่ยังไม่มีมาตรฐานการบัญชีรองรับ
*งบการเงินเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจทางเศรษฐกิจอย่างไร งบการเงินจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับฐานะการเงิน ผลการดำเนินงาน และการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงิน ซึ่งใช้วัดความเสี่ยงและผลตอบแทนทั้งในอดีต ปัจจุบัน และแนวโน้มในอนาคต
*การจัดทำและนำเสนองบการเงินต้องดำเนินการตามข้อสมมติ เกณฑ์คงค้าง และการดำเนนงานต่อเนื่อง
*ความเข้าใจได้ ที่เป็นลักษณะเชิงคุณภาพอย่างหนึ่งของงบการเงิน หมายถึง การสมมติว่าผู้ใช้งบการเงินมีความรู้ตามควรเกี่ยวกับธุรกิจ กิจกรรมเชิงศรษฐกิจและการบัญชี รวมทั้งมีความตั้งใจตามควรที่จะศึกษาข้อมูลดังกล่าว
*ความเกี่ยวข้องกันการตัดสินใจตรงกับข้อความที่ว่า งบการเงินควรแยกแสดงข้อมูลเกี่ยวกับรายการและเหตุการณ์ทางบัญชีที่มีลักษณะไม่ปกติ หรือรายการพิเศษออกจากรายการปกติ
*กิจการควรแสดงสินทรัพย์ที่ได้มาจากสัญญาเช่าซื้อ เป็นสินทรัพย์ของกิจการนับแต่วันทำสัญญาและได้ครอบครองสินทรัพย์นั้น ๆ ที่ยังไม่ได้รับโอนกรรมสิทธิ์มาจากผู้ใช้เช่าซื้อ
*กิจการควรใช้นโยบายการบัญชีที่ใช้ปฎิบัติกับรายการและเหตุการณ์ทางบัญชีนั้น ๆ อย่างสม่ำเสมอ หากเนื้อหาทางเศรษฐกิจที่เกี่ยวข้องกันรายการและเหตุการณ์ทางบัญชีนั้นมิได้เปลี่ยนแปลงไป
*การรับรู้องค์ประกอบของงบการเงิน ต้องเป็นไปตามคำนิยามขององค์ประกอบของงบการเงิน และเข้าเงื่อนไขทุกข้อคือ มีความเป็นไปได้ค่อนข้างแน่ที่ประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคต ของรายการนั้นจะเข้าหรือออกจากกิจการและรายการนั้นมีราคาทุนหรือมูลค่าที่สามารถวัดได้อย่างน่าเชื่อถือ
*การวัดมูลค่าองค์ประกอบของงบการเงิน จะใช้เกณฑ์ราคาทุนเดิมร่วมกับเกณฑ์ราคาทุนปัจจุบันหรือเกณฑ์มูลค่าที่ได้รับ หรือเกณฑ์มูลค่าปัจจุบัน ทั้งนี้แล้วแต่ความเหมาะสมในแต่ละกรณีว่าจะเลือกใช้เกณฑ์ใดร่วมกับเกณฑ์ราคาทุนเดิม

ความหมายของสินทรัพย์

แม่บทการบัญชีให้คำนิยามสินทรัพย์ไว้ว่า “ สินทรัพย์ (Assets) หมายถึง ทรัพยากรที่อยู่ในความควบคุมของกิจการ ทรัพยากรดังกล่าวเป็นผลของเหตุการณ์ในอดีต และกิจการคาดว่าจะได้รับประโยชน์เชิงเศรษฐกิจจากทรัพยากรนั้นในอนาคต” ซึ่งทรัพยากรทางเศรษฐกิจในที่นี้ก็คือสิ่งของที่เป็นที่ต้องการของบุคคลทั่วไปอาจเป็นสังหาริมทรัพย์หรืออสังหาริมทรัพย์ และเป็นสิ่งที่มีตัวตนหรือไม่มีตัวตนก็ได้ เช่น เงินสด ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ เป็นต้น

ดังนั้นคำว่าประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคตของสินทรัพย์หมายถึง ศักยภาพของสินทรัพย์ในการก่อให้เกิดกระแสเงินสดหรือรายการเทียบเท่าเงินสดแก่กิจการทั้งทางตรงและทางอ้อม กิจการอาจได้รับประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคตของสินทรัพย์ได้ในหลายลักษณะเช่น

• กิจการใช้สินทรัพย์หรือนำสินทรัพย์มาใช้ร่วมกับสินทรัพย์อื่นเพื่อผลิตสินค้าหรือ ให้บริการ ตัวอย่างเช่น กิจการใช้เครื่องจักรในการผลิตสินค้า เครื่องจักรนี้ก่อให้เกิดประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคตในรูปของกระแสเงินสดที่ได้จากการขายสินค้าที่เครื่องจักรผลิต และเครื่องจักร เป็นทรัพยากรที่อยู่ในความควบคุมของกิจการ ดังนั้นเครื่องจักรดังกล่าวจึงถือเป็นสินทรัพย์ตาม คำนิยามที่ระบุไว้ในแม่บทการบัญชี

• กิจการนำสินทรัพย์ที่มีอยู่ไปแลกเปลี่ยนกับสินทรัพย์อื่นตัวอย่างเช่น กิจการนำสินค้าที่บริษัทผลิตได้ไปแลกกับสินค้าของอีกบริษัทหนึ่ง เป็นต้น

• กิจการนำสินทรัพย์ไปชำระหนี้สินตัวอย่างเช่น กิจการนำสินทรัพย์ไปชำระหนี้ให้แก่เจ้าหนี้การค้า เป็นต้น

สรุปแล้วจากคำนิยามดังกล่าวข้างต้น สินทรัพย์มีลักษณะสำคัญดังนี้

1. สินทรัพย์ทำให้กิจการได้รับประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคต ซึ่งเกี่ยวข้องกับความสามารถในการก่อให้เกิดกระแสเงินสดทั้งทางตรง และทางอ้อม
2. กิจการสามารถควบคุมประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคตจากสินทรัพย์นั้น เช่น กิจการได้รับประโยชน์จากเครื่องจักร หรือสิทธิบัตรซึ่งอยู่ในความควบคุมของกิจการ

หนี้สิน หมายถึง ภาระผูกพันในปัจจุบันของกิจการ ภาระผูกพันดังกล่าวเป็นผลของเหตุการณ์ในอดีตซึ่งการชำระภาระผูกพันนั้น คาดว่าจะส่งผลให้กิจการต้องสูญเสียทรัพยากรที่มีประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ ดังนั้น หนี้สิน จึงเป็นผลของรายการและเหตุการณ์บัญชีที่ได้เกิดขึ้นแล้วในอดีต ก่อให้เกิดภาระผูกพันในปัจจุบันที่กิจการจะต้องจ่ายชำระ หนี้สิน นั้นให้หมดไปในอนาคตอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้โดยที่ภาระผูกพัน(หมายถึงหน้าที่หรือความรับผิดชอบที่ต้องปฏิบัติตามที่ตกลงไว้และการชำระ หนี้สิน ทำให้กิจการต้องสูญเสียทรัพยากรที่มีประโยชน์เชิงเศรษฐกิจนั้นออกไป

การชำระ หนี้สิน หรือภาระผูกพันในปัจจุบันอาจทำได้หลายลักษณะ เช่น การจ่ายเงินสด การโอนสินทรัพย์อื่น การให้บริการของกิจการในอนาคต การเปลี่ยนภาระผูกพันเดิมเป็นภาระผูกพันใหม่โดยการก่อ หนี้สิน ใหม่เพื่อชำๆระ หนี้สิน เดิม เป็นต้น ตัวอย่างรายการรับรู้ หนี้สิน เช่น ในกรณีที่กิจการซื้อสินค้าหรือได้รับบริการมา หากมิได้จ่ายชำระทันทีผลจากรายการดังกล่าวจะทำให้เกิด หนี้สิน ขึ้น การรับเงินกู้ยืมจากธนาคารหรือสถาบันการเงินจะทำให้เกิด หนี้สิน หรือภาระผูกพันในการจ่ายคืนเงินกู้ในอนาคตกรณีที่กิจการขายสินค้าโดยมีการรับประกันหลังการขาย อาจต้องรับรู้ค่าซ่อมแซมสินค้าที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตเป็น หนี้สิน ของกิจการ โดยการประมาณการ หนี้สิน ภายใต้สัญญารับประกันที่เกิดจากการขายในอดีต โดย หนี้สิน มี 2 ประเภท ดังนี้

1. หนี้สินหมุนเวียน เรื่องการนำๆเสนองบการเงิน ได้กำๆหนดการจัดประเภท หนี้สิน หมุนเวียนเมื่อ หนี้สิน นั้นเป็นไปตามเงื่อนไขข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้

• 1.1 คาดว่าจะมีการชำระภายในรอบระยะเวลาดำเนินงานตามปกติของกิจการ
•  1.2 มีวัตถุประสงค์หลักไว้เพื่อค้า
•  1.3 ถึงกำๆหนดชำๆระภายใน 12 เดือนนับจากวันที่ในงบดุล
•  1.4 กิจการไม่มีสิทธิอันปราศจากเงื่อนไขให้เลื่อนการชำระหนี้ออกไปอีกเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 12 เดือน นับจากวันที่ในงบดุล หนี้สิน ที่ไม่เป็นไปตามเงื่อนไขข้างต้นให้จัดประเภทเป็น หนี้สิน ไม่หมุนเวียน

ดังนั้น หนี้สินหมุนเวียนจึงหมายถึง หนี้สิน หรือภาระผูกพันที่จะถึงกำหนดชำระภายใน 12 เดือน นับจากวันที่ในงบดุล หรือเป็น หนี้สิน ที่กิจการคาดว่าจะจ่ายชำระ หนี้สิน นั้นภายในรอบระยะเวลาดำเนินงานตามปกติของกิจการ การชำๆระ หนี้สิน หรือภาระผูกพันอาจทำได้หลายลักษณะ เช่น การจ่ายเงินสด การจ่ายชำระด้วยสินทรัพย์หมุนเวียน การโอนสินทรัพย์อื่น การให้บริการของกิจการในอนาคต การเปลี่ยนภาระผูกพันเดิมเป็นภาระผูกพันใหม่โดยการก่อ หนี้สิน อื่นขึ้นใหม่เพื่อชำระ หนี้สิน เดิม เป็นต้น

หนี้สิน หมุนเวียนได้แก่ เงินเบิกเกินบัญชีธนาคารและเงินกู้ยืมระยะสั้นจากสถาบันการเงิน เจ้าหนี้การค้าและตั๋วเงินจ่ายระยะสั้น เงินกู้ยืมระยะยาวที่ถึงกำหนดชำระภายในหนึ่งปีนับจากวันที่ในงบดุล เงินกู้ยืมระยะสั้นจากบุคคลหรือกิจการที่เกี่ยวข้องกัน เงินกู้ยืมระยะสั้นอื่น  หนี้สิน หมุนเวียนอื่น เช่น ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย รายได้รับล่วงหน้า เป็นต้นโดยปกติ หนี้สิน จะบันทึกด้วยมูลค่าปัจจุบันของกระแสเงินสดที่ต้องใช้ในการจ่ายชำระ หนี้สิน นั้น

แต่เนื่องจากหนี้สินหมุนเวียนเป็นหนี้สินระยะสั้น มีกำหนดระยะเวลาในการชำระหนี้ภายใน 12เดือน นับจากวันที่ในงบดุล หรือภายในรอบระยะเวลาดำเนินงานตามปกติของกิจการ ทำให้มูลค่าปัจจุบันของกระแสเงินสดกับจำๆนวนกระแสเงินสดที่ต้องจ่ายชำระไม่แตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญจะบันทึกบัญชีหนี้สินหมุนเวียนด้วยจำนวนกระแสเงินสดที่ต้องจ่ายชำระ หนี้สิน นั้น

1. หนี้สินไม่หมุนเวียนหรืออาจเรียกว่า หนี้สินระยะยาว

คือหนี้สินหรือภาระผูกพันที่มีระยะเวลาการชำระนานเกินกว่า12เดือน หรือเกินกว่าหนึ่งรอบระยะเวลาดำเนินงานปกติของกิจการ หรือกิจการคาดว่าจะชำระหนี้นั้นภายในระยะเวลาที่เกินกว่ารอบระยะเวลาดำเนินงานปกติหนี้สินไม่หมุนเวียนได้แก้ เงินกู้ยืมระยะยาวจากบุคคลหรือกิจการที่เกี่ยวข้องกัน เงินกู้ยืมระยะยาวอื่น หุ้นกู้ตั๋วเงินจ่ายระยะยาว หนี้สินไมหมุนเวียนอื่น ประมาณการหนี้สินเงินบำนาญ หนี้สินเงินทุนเลี้ยงชีพและบำเน็จเป็นต้นหนี้สินไม่หมุนเวียนหรือหนี้สินระยะยาว จะบันทึกบัญชีด้วยมูลค้าปัจจุบันของกระแสเงินสดที่ต้องใช้ในการจ่ายชำระหนี้

7.ความหมายของส่วนของเจ้าของ

ส่วนของเจ้าของ

     หมายถึง ทุนที่เจ้าของกิจการนำมาลงทุนเป็นเงินสดหรือสินทรัพย์อื่นรวมทั้งกำไรสุทธิที่ยังมิได้แบ่งให้แก่ส่วนของเจ้าของกิจการด้วย ส่วนจองเจ้าของ รายได้ หมายถึง ผลตอบแทนที่กิจการได้รับจากการขายสินค้าหรือบริการตามปกติของกิจการรวมทั้งผลตอบแทนอื่น ๆ ที่ไม่ได้เกิดจากการดำเนินงานตามปกติ รายได้แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้

 รายได้จากการขาย (Sales) หมายถึง รายได้ที่เกิดจากการขายสินค้าหรือบริการอันเป็นรายได้จากการดำเนินงานตามปกติ เช่น กิจการซื้อขายสินค้า รายได้ของกิจการ คือ รายได้จากการขายสินค้า ส่วนกิจการให้บริการ เช่น ซ่อมเครื่องไฟฟ้า รายได้ของกิจการ คือ รายได้ค่าซ่อม

 รายได้อื่น (Other incomes) หมายถึง รายได้ที่มิได้เกิดจากการดำเนินงานตามปกติของกิจการซึ่งเป็นรายได้ที่ไม่ใช้รายได้จากการขายสินค้าหรือบริการนั่นเอง

สมการบัญชี

สมการบัญชี คือ สมการที่แสดงความสำพันธ์ระหว่างสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ(ทุน) จะแสดงความสมดุลกันอยู่เสมอ
สามารถเขียนเป็นรูปสมการบัญชี ได้ดังนี้
       1. กิจการที่ไม่มีหนี้สิน สมการจะเป็น ดังนี้
สินทรัพย์ = ส่วนของเจ้าของ (ทุน)
       2. กิจการที่มีหนี้สิน สมการจะเป็นดังนี้
สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ (ทุน)
Assets = Liabilities + Owners Equity

งบดุล หมายถึง รายงานที่แสดงฐานะทางการเงินของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่งซึ่งประกอบด้วย สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ ซึ่ง องค์ประกอบเหล่านี้อาศัยความสัมพันธ์ของสมการบัญชีประเภทของงบดุล         1.งบดุลแบบบัญชี (Accounting Form)  งบดุลแบบบัญชีใช้แบบฟอร์มคล้ายกับบัญชีแยกประเภทซึ่งมีลักษณะคล้ายตัว T แบ่งออกเป็น 2 ด้าน ทางด้านซ้ายมือ จะแสดงรายการของสินทรัพย์ ส่วนด้านขวามือจะแสดงรายการของหนี้สินและส่วนของเจ้าของ

2.งบดุลแบบรายงาน (Report  Form)

การวิเคราะห์รายการค้า

            การวิเคราะห์รายการค้า หมายถึง การพิจารณารายการที่เกิดขึ้นในกิจการค้าว่ามีผลกระทบต่อสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของอย่างไร ในการวิเคราะห์รายการค้าจึงยึดสมการบัญชีที่ว่า

สินทรัพย์  =  หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ

             การวิเคราะห์รายการค้า เป็นจุดเริ่มต้นของวงจรบัญชี เป็นขั้นแรกของการจัดทำบัญชี ซึ่งสำคัญมาก เพราะหากวิเคราะห์รายการผิด ก็จะทำให้ขั้นตอนต่อๆไปผิดไปด้วย

             หลักในการวิเคราะห์รายการค้า มีดังนี้

                    1. การวิเคราะห์รายการค้าที่เกิดขึ้นว่าทำให้สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของกิจการเปลี่ยนแปลง โดยการเพิ่มขึ้นหรือลดลงอย่างไรบ้าง

                    2. รายการค้าที่เกิดขึ้นเมื่อวิเคราะห์แล้ว การเปลี่ยนแปลงของสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของนั้นจะต้องทำให้สมการบัญชีเป็นจริงเสมอ กล่าวคือเมื่อวิเคราะห์รายการค้าแล้ว สินทรัพย์ที่เปลี่ยนแปลงจะต้องเท่ากับหนี้สินที่เปลี่ยนแปลงบวกด้วยส่วนของเจ้าของที่เปลี่ยนแปลงเสมอ

กรณีที่

ผลการวิเคราะห์

ตัวอย่างรายการค้า

1

สินทรัพย์เพิ่ม    สินทรัพย์ลด

ซื้ออุปกรณ์สำนักงานเป็นเงินสด

2

สินทรัพย์เพิ่ม    หนี้สินเพิ่ม

ซื้อเครื่องตกแต่งเป็นเงินเชื่อ

3

สินทรัพย์เพิ่ม    ส่วนของเจ้าของเพิ่ม

เจ้าของกิจการนำเงินสดมาลงทุน

4

สินทรัพย์ลด      หนี้สินลด

จ่ายชำระหนี้ให้เจ้าหนี้

5

สินทรัพย์ลด      ส่วนของเจ้าของลด

จ่ายค่ารับรองลูกค้า

6

สินทรัพย์เพิ่ม    หนี้สิน และส่วนของเจ้าของเพิ่ม

เจ้าของกิจการนำอาคารและเงินกู้มาลงทุน

7

สินทรัพย์เพิ่ม    สินทรัพย์ลด   หนี้สินเพิ่ม

ซื้อคอมพิวเตอร์พร้อมเครื่องพิมพ์ 1 ชุดเป็นเงินผ่อน ชำระเงินดาวน์ 10%

8

หนี้สินเพิ่ม        ส่วนของเจ้าของลด

ได้รับใบแจ้งหนี้ค่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร

                ตัวอย่างที่ 2 จงวิเคราะห์รายการค้าของร้านแพรวเสริมสวยของเดือนมกราคม2558 โดยใส่เครื่องหมาย  ดังนี้

          สินทรัพย์  =  หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ

          221,600  =  27,000 + 194,600

10.การจดบันทึกรายการค้าตามหลักบัญชีคู่ของธุระกิจบริการเจ้าของคนเดียวในสมุดรายวันทั่วไป

การบันทึกรายการทางการบัญชี    หลักการบันทึกรายการทางบัญชี (Recording transaction) แบ่งเป็น 2 ระบบ ดังนี้            ระบบ บัญชีเดี่ยว (Single - entry bookkeeping or single - entry system) เป็นวิธีการบันทึกบัญชีเพียงด้านเดียวเท่านั้นคือ ด้านเดบิตหรือด้านเครดิต ระบบบัญชีเดี่ยวนี้จะบันทึกเฉพาะรายการในบัญชีเงินสด หรือ บัญชีที่สำคัญบางบัญชี เช่น บัญชีลูกหนี้หรือบัญชีเจ้าหนี้เท่านั้น โดยไม่ได้ใช้การบันทึกรายการตามระบบบัญชีคู่ที่ต้องบันทึกรายการบัญชีทั้ง ด้านเดบิตและเครดิต การบันทึกบัญชีตามระบบบัญชีเดี่ยวนี้นิยมใช้ในกิจการขนาดเล็กที่เจ้าของเป็น ผู้ควบคุมและจดบันทึกเอง สำหรับธุรกิจขนาดย่อมขึ้นไปไม่ควรนำระบบบัญชีเดี่ยวมาใช้ เนื่องจากจะมีปัญหาในการเก็บข้อมูล การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทางการบัญชี และการจัดทำงบการเงิน           ระบบบัญชีคู่ (Double - entry bookkeeping or double - entry system) เป็นวิธีการที่ใช้ปฏิบัติในการบันทึกรายการบัญชีต่าง ๆ ประกอบด้วยรายการในสมุดรายวันทั่วไป รายการในสมุดบัญชีแยกประเภท ตลอดจนเอกสารหลักฐาน การบันทึกเหล่านี้มีระบบการและประเพณีปฏิบัติต่าง ๆ ซึ่งอาจใช้ได้กับทั้งกิจการขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ทั้งนี้เพื่อวัตถุประสงค์ที่จะทำให้สามารถเสนอรายงานทางการเงินได้ถูกต้อง ตามที่ควรและทันต่อเหตุการณ์การบันทึกบัญชีตามระบบบัญชีคู่แต่ละรายการจะ เกี่ยวข้องกับบัญชีสองด้าน คือบันทึกด้านเดบิตบัญชีหนึ่งและบันทึกด้านเครดิตในอีกบัญชีหนึ่งด้วยจำนวน เงินที่เท่ากัน และจะมีผลทำให้เกิดดุลขึ้นในตัวเอง และในขณะเดียวกันก็จะทำให้ผลรวมของยอดบัญชีที่เกิดจากทุกรายการรวมกันแล้ว ได้ค่าเป็นศูนย์ นั่นก็คือ ผลรวมของยอดดุลเดบิตเท่ากับผลรวมยอดดุลเครดิต การจัดทำรายละเอียดของยอดบัญชีต่าง ๆ ประกอบกันเป็นยอดรวมทั้งสิ้น เรียกว่า "งบทดลอง (สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย.2538:d-4 )      การบันทึกบัญชีจะใช้หลักระบบบัญชีคู่ ดังนั้นรายการค้าทุกรายการต้องบันทึกโดยเดบิตบัญชีหนึ่ง และเครดิตอีกบัญชีหนึ่งด้วยจำนวนเงินที่เท่ากันเสมอ เรียกว่า บัญชีนั้นได้ดุลกัน แต่ในบางครั้งรายการค้าที่เกิดขึ้นในเวลาเดียวกันมีหลายบัญชี อาจบัญชี อาจบันทึกบัญชีโดยเดบิตหรือเครดิตบัญชีหลายบัญชีรวมกันได้ เรียกว่า การรวมรายการ (Compound entry) แต่จำนวนเงินรวมของเดบิตและเครดิตจะต้องเท่ากันเสมอ นอกจากนั้นเมื่อบันทึกรายการค้าเรียบร้อยแล้วยอดคงเหลือของแต่ละบัญชีที่มี ยอดดุลเดบิต เมื่อนำมารวมกันจะเท่ากับยอดคงเหลือของแต่ละบัญชีที่มียอดดุลเครดิต ซึ่งเป็นไปตามหลักสมการบัญชีที่ว่า สินทรัพย์ เท่ากับ หนี้สินและทุนรวมกัน     สมการบัญชีจากงบดุล ยอดรวมของสินทรัพย์ จะเท่ากับยอดรวมของหนี้สินและส่วนของเจ้าของเสมอ ไม่ว่ากิจการจะมีรายการค้าเกิดขึ้นหรือเปลี่ยนแปลงไปในรูปแบบใดก็ตาม เมื่อพิจารณาทางด้านสินทรัพย์จะเป็นการแสดงถึงสิ่งที่กิจการเป็นเจ้าของ ส่วนทางด้านหนี้สินและส่วนของเจ้าของจะเป็นการแสดงถึงแหล่งที่มาของเงินลง ทุนของกิจการว่ามาจากเจ้าหนี้และเจ้าของกิจการเป็นจำนวนเท่าใดในแต่ละกลุ่ม ดังนั้นสินทธิเรียกร้องของเจ้าหนี้รวมกับสิทธิเรียกร้องของส่วนเจ้าของ จึงเท่ากับสินทรัพย์ทั้งหมดของกิจการ ซึ่งแสดงออกมาเป็น สมการบัญชี (Accounting equation) หรือสมการงบดุล ได้ดังนี้                                                             สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ                                                          (Assets) (Liabilities) (Owers' equity)

11.การผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท

บัญชีแยกประเภท

             บัญชีแยกประเภท  หมายถึง  สมุดบัญชีที่ใช้สำหรับบันทึกรายการต่อจากสมุดรายวันขั้นต้น      โดยจำแนกไว้เป็นหมวดหมู่     มีความสำคัญในการจัดทำงบทดลองได้เร็วและประหยัดเวลา เพราะในบัญชีแยกประเภทแต่ละบัญชีได้จัดทำและเรียงลำดับตามหมวดบัญชีไว้แล้ว

         สมุดบัญชีแยกประเภท  แบ่งออกได้เป็น  2   ชนิด    ได้แก่

           1.สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger)  เป็นสมุดบัญชีที่ใช้สำหรับบันทึกรายการต่อจากสมุดรายวันขั้นต้น    ซึ่งได้แยกบัญชีไว้เป็นหมวดหมู่    สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้นใช้บันทึกในการเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์  หนี้สิน  และส่วนของเจ้าของ(ทุน)  ต่อจากการบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป  ได้แก่ บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์   บัญชีแยกประเภทหนี้สิน    และบัญชีแยกประเภท                 ส่วนของเจ้าของ

          2.สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย    (Subsidiary Ledger)    เป็นสมุดบัญชีช่วยซึ่งเป็นบัญชี  ย่อยคุมยอด  (Controlling Accounts)  ในสมุดแยกประเภททั่วไป   ได้แก่  สมุดแยกประเภทลูกหนี้  และสมุดแยกประเภทเจ้าหนี้

รูปแบบของบัญชีแยกประเภท

        รูปแบบของบัญชีแยกประเภทที่นิยมใช้กันทั่วไปมี  2  แบบ

             1. แบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (แบบมาตรฐาน)  มีลักษณะคล้ายตัวอักษรภาษาอังกฤษคือตัว “T”  ซึ่งแบ่งออกเป็น  2  ด้าน  ทางด้านซ้ายมือคือด้านลูกหนี้หรือเดบิต  ทางด้านขวามือคือด้านเจ้าหนี้หรือด้านเครดิต       ส่วนประกอบต่างๆ  ของบัญชีแยกประเภททั่วไป  มีดังนี้

                                                                                ชื่อบัญชี......(1)                                                         เลขที่..........(2)

พ.ศ.

รายการ

หน้า

เดบิต

พ.ศ.

รายการ

หน้า

เครดิต

เดือน

วันที่

บัญชี

เดือน

วันที่

บัญชี

(3)

(4)

(5)

(6)

(3)

(4)

(5)

(7)

(1) ชื่อบัญชี                                                                          (5) ช่องหน้าบัญชี
(2) เลขที่บัญชี                                                                      (6) ช่องจำนวนเงินเดบิต
(3) ช่อง  วัน  เดือน ปี                                                      (7)ช่องจำนวนเงินเครดิต
(4) ช่องรายการ

บัญชีแยกประเภทย่อย   (แบบแสดงยอดดุล)   มีลักษณะคล้ายกับรูปแบบของ                          สมุดรายวันทั่วไป      แต่จะมีช่องยอดคงเหลือเพิ่มขึ้นมา    เพื่อแสดงรายการคงเหลือทุกครั้งที่มีการบันทึกรายการและเมื่อต้องการทราบยอดคงเหลือ

        ส่วนประกอบต่าง ๆ  ของบัญชีแยกประเภทย่อย มีดังนี้

                                                                                ชื่อบัญชี......(1)                                                          เลขที่..........(2)

พ.ศ.

รายการ

หน้า

เดบิต

เครดิต

คงเหลือ

เดือน

วันที่

บัญชี

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

             (1) ชื่อบัญชี                                                                          (5) ช่องหน้าบัญชี
             (2) เลขที่บัญชี                                                                      (6) ช่องจำนวนเงินเดบิต
             (3) ช่อง  วัน  เดือน ปี                                                      (7) ช่องจำนวนเงินเครดิต
             (4) ช่องรายการ                                                                   (8) ช่องจำนวนเงินคงเหลือ

ประเภทของบัญชีแยกประเภท     มี  3  ประเภท  ได้แก่

1.บัญชีประเภทสินทรัพย์  หมายถึง  บัญชีที่แสดงมูลค่าของสินทรัพย์ที่กิจการเป็นเจ้าของแยกตามประเภทสินทรัพย์  เช่น  บัญชีเงินสด  บัญชีเงินฝากธนาคาร  บัญชีลูกหนี้  บัญชีที่ดิน ฯลฯ

2.บัญชีประเภทหนี้สิน  หมายถึง  บัญชีที่แสดงมูลค่าของหนี้สินที่กิจการต้องชำระให้กับบุคคลภายนอก เช่น บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีเงินกู้ธนาคาร บัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย บัญชีตั๋วเงินจ่าย เป็นต้น        3.บัญชีประเภทส่วนของเจ้าของ  หมายถึง  บัญชีประเภทส่วนของเจ้าของ (Owner’s equity)  หมายถึง บัญชีที่แสดงส่วนของเจ้าของที่เพิ่มหรือลดลง ได้แก่ บัญชีทุน บัญชีถอนใช้ส่วนตัว

บัญชีรายได้ บัญชีค่าใช้จ่าย
            บัญชีรายได้ เมื่อมีรายได้ ทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้น
            บัญชีค่าใช้จ่าย เมื่อมีค่าใช้จ่าย ทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง
            บัญชีถอนใช้ส่วนตัว เมื่อมีการถอนเงินสดและนำสินทรัพย์ไปใช้ส่วนตัว ทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง        

หลักการบันทึกบัญชีแยกประเภทมีหลักการดังนี้

        1. ให้นำชื่อบัญชีที่เดบิตในสมุดรายวันทั่วไป    มาตั้งเป็นชื่อบัญชีแยกประเภท   และบันทึกรายการทางด้านเดบิตโดย
               1.1     เขียนช่อง วัน เดือน ปี ตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไป
               1.2     เขียนชื่อบัญชีที่เครดิตลงในช่องรายการ
               1.3     เขียนจำนวนเงินลงในช่องเดบิต
      2. ให้นำบัญชีที่เครดิตในสมุดรายวันทั่วไป  มาตั้งเป็นเป็นชื่อบัญชีแยกประเภท และบันทึกไว้ทางด้านเครดิตโดย
               2.1 เขียนช่อง วัน เดือน ปี ตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไป
               2.2 เขียนชื่อบัญชีที่เดบิตลงในช่องรายการ
               2.3 เขียนจำนวยเงินลงในช่องจำนวนเงินเครดิต
      3 การบันทึกบันชีในช่องรายการของบัญชีแยกประเภท แบ่งได้ 3 กรณี
             กรณีที่ 1 รายการเปิดบัญชีโดยการลงทุนครั้งแรก ถ้ากิจการนำเงินสดมาลงทุนให้เขียนชื่อบัญชีแยกประเภทตรงกันข้ามกัน   ถ้ากิจการนำสินทรัพย์หลายอย่างมาลงทุนและรับโอนเจ้าหนี้มาลงทุนให้เขียนในช่องรายการว่า"สมุดรายวันทั่วไป"
             กรณีที่ 2 รายการเปิดบัญชีโดยเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ซึ่งเป็นยอดคงเหลือยกมาจากระยะเวลาบัญชีก่อนการบันทึกในช่องรายการให้เขียนว่า  "ยอดยกมา"
            กรณีที่ 3 รายการค้าที่เกิดขึ้นในระหว่างเดือน ในช่องรายการให้เขียนชื่อบัญชีแยกประเภทตรงกันข้ามกัน

การอ้างอิง (Posting Reference)

การผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง ต้องมีการอ้างอิงถึงที่มาของรายการนั้นดังนี้
                   1. ที่สมุดรายวันทั่วไป เขียนเลขที่ของบัญชีแยกประเภทลงในช่องเลขที่บัญชี
                   2. ที่บัญชีแยกประเภท เขียนหน้าของสมุดรายวันทั่วไปลงในช่องหน้าบัญชี โดยเขียนอักษรย่อว่า "ร.ว." เช่น "ร.ว.1” รายการนี้มาจากสมุดรายวันทั่วไป  หน้าที่ 1
            ดังนั้น  การอ้างอิงที่มาของรายการ คือการอ้างอิงเลขหน้าสมุดรายวันทั่วไปในบัญชีแยกประเภทและเลขที่บัญชีในสมุดรายวันทั่วไปทำให้ทราบถึงแหล่งที่มาของรายการสะดวกในการค้นหาในภายหลังและเป็นการป้องกันการหลงลืมการผ่านรายการ

การจัดหมวดหมู่  และการกำหนดเลขที่บัญชี

             การที่จะทำการบันทึกรายการค้าในบัญชีแยกประเภทต่าง ๆ  ให้ละเอียดและเป็นระเบียบเรียบร้อยสะดวกแก่การจัดทำรายงานเพื่อประโยชน์ในการอ้างอิงและค้นหาภายหลังนั้น  ควรจัดบัญชีต่าง ๆ  ให้เป็นหมวดหมู่และกำหนดเลขที่สำหรับหมวดหมู่บัญชีไว้ใน  “ผังบัญชี”  (Chart of Account)
             การจัดหมวดหมู่ของบัญชี  แบ่งเป็น  5  หมวด  ได้แก่
            1. หมวดสินทรัพย์
            2. หมวดหนี้สิน
            3. หมวดส่วนของเจ้าของ (ทุน)
            4. หมวดรายได้
             5. หมวดค่าใช้จ่าย

ผังบัญชี (Chart of Accounts)
             ผังบัญชี   หมายถึง   การจัดบัญชีและกำหนดเลขที่บัญชีให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อใช้ในการอ้างอิงเมื่อผ่านรายการ จากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภททั่วไป
               เลข 1    สำหรับหมวดสินทรัพย์
               เลข 2    สำหรับหมวดหนี้สิน
               เลข 3    สำหรับหมวดส่วนของเจ้าของ
               เลข 4    สำหรับหมวดรายได้
               เลข 5    สำหรับหมวดค่าใช้จ่าย 

งบทดลอง (Trial Balance) คือ งบที่ทำขึ้นเพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชี แต่การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวัน ทั่วไป การผ่านรายการ จากสมุดรายวันทั่วไป ไปบัญชีแยกประเภท และการหายอดคงเหลือด้วยดินสอ  จากรายการค้าทุกรายการ  ผลรวมด้านเดบิต ของทุกบัญชี ควรจะต้องเท่ากับผลรวมด้านเครดิตของทุกๆบัญชี   หลังจากจากผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภทแล้ว ขั้นต่อไปคือการหายอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภทโดยทั่วไปนิยม หาด้วยดินสอ  (Pencil Footing)  เพื่อป้องกันการผิดพลาดและหากต้องการแก้ไขก็จะทำได้โดยสะดวก

การหายอดคงเหลือ
1.  หายอดรวมทางด้านเดบิตและเครดิตของบัญชีทุกบัญชีในแยกประเภท
2.  นำยอดรวมทั้งสองด้านมาลบเพื่อหายอดคงเหลือ
3.  นำผลลัพธ์ที่ได้ไปเขียนไว้ทางด้านที่เหลืออยู่คือด้านที่มากกว่า

การทำงบทดลอง มีขั้นตอนดังนี้
1.  เขียนหัวงบทดลอง
2.  บรรทัดที่ 1 ชื่อกิจการ     บรรทัดที่ 2 คำว่า งบทดลอง    บรรทัดที่ 3 วันที่
3.  ลอกชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีลงในช่องชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีตามลำดับ นิยมเรียงลำดับโดยเรียงจากบัญชีหมวดสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่ายนำยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภท ไปใส่ในช่องเดบิตและเครดิต
 - ถ้ายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเหลืออยู่ทางด้านเดบิต ให้นำไปใส่ช่องเดบิต
 - ถ้ายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเหลืออยู่ทางด้านเครดิต ให้นำไปใส่ช่องเครดิต
 - รวมยอด ยอดรวมทั้งสองด้านทั้งด้านเดบิตต้องเท่ากับด้านเครดิต

ประโยชน์ในการจัดทำงบทดลอง
 1.ช่วยในการพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชี ตามหลักการบัญชีคู่ว่าได้ทำการบันทึกทั้งด้านเดบิตและเครดิต ถูกต้องหรือไม่
 2. ช่วยให้สามารถทราบแล้วแก้ไขข้อผิดพลาดได้ทันท่วงที
 3. ใช้เป็นข้อมูลในการจัดทำงบการเงินเพื่อแสดงให้เห็นถึงผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของกิจการคือการจัดทำงบกำไรขาดทุน และงบดุล         4.  ใช้เป็นข้อมูลในการปิดบัญชี เมื่อสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี

ตัวอย่างงบทดลอง

ถ้างบทดลองเกิดข้อผิดพลาดขึ้นซึ่งไม่ปรากฏให้เห็นในงบทดลอง ซึ่งอาจมีดังนี้

1.  บันทึกผิดบัญชี เช่น การจ่ายค่าโฆษณา แต่บันทึกเป็นจ่ายค่าเช่า ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นนี้เป็นบัญชีประเภทค่าใช้จ่าย แต่ทำให้งบทดลองลงตัวได้
2.  การบันทึกผิดประเภทบัญชี เช่น ซื้อเครื่องใช้สำนักงาน แต่บันทึกบัญชีเดบิตเครื่องตกแต่ง เป็นข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นกับบัญชี ประเภทสินทรัพย์ แต่ทำให้งบทดลองลงตัวได้
3.  การบันทึกจำนวนเงินผิด
4.  การลืมบันทึกบัญชีทั้งด้านเดบิตและเครดิต
5.  ข้อผิดพลาดที่ชดเชยกันได้ เช่น ยอดรวมบัญชีค่าโฆษณาต่ำไป 2,000 บาท และยอดรวมของบัญชีรายได้ค่าบริการต่ำไป 2,000 บาท ทำให้งบทดลองลงตัวแต่ไม่ถูกต้อง
      งบทดลองไม่ใช่งบการเงิน แต่เป็นงบที่ใช้พิสูจน์ความถูกต้องของข้อมูลทางบัญชีเท่านั้นเพื่อนำข้อมูลทางบัญชีไปใช้ในการแสดงผลการดำเนินงานว่ากิจการ มีกำไรหรือขาดทุนจำนวนเท่าใด และการแสดงฐานะการเงินของกิจการว่ามีสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของทั้งสิ้นจำนวนเท่าใด จึงจำเป็นต้องได้ข้อมูล จากการจดบันทึกและวิเคราะห์รายการค้าลงในสมุดบัญชีและการพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชี

ขั้นตอนการจัดทำงบทดลอง

1. เขียนรูปแบบที่จะใช้ในการจัดทำงบทดลองและเขียนหัวงบทดลอง
2. หายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททั่วไปด้วยดินสอดำ
3. นำยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภททั่วไปมาใส่ในรูปแบบของงบทดลอง โดยเขียนชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีเรียงตามหมวด คือ สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย และใส่จำนวนเงินตามยอดคงเหลือของแต่ละบัญชี
4. บัญชี 5 หมวดแสดงยอดดังนี้
      หมวดที่ 1        สินทรัพย์                 จะมียอดคงเหลือด้าน  เดบิต
      หมวดที่ 2        หนี้สิน                    จะมียอดคงเหลือด้าน เครดิต
      หมวดที่ 3        ส่วนของเจ้าของ        จะมียอดคงเหลือด้าน  เครดิต
      หมวดที่ 4        รายได้                    จะมียอดคงเหลือด้าน  เครดิต
      หมวดที่ 5        ค่าใช้จ่าย                จะมียอดคงเหลือด้าน  เดบิต
5. รวมจำนวนเงินช่องเดบิตและเครดิต ยอดรวมของทั้ง 2 ด้านต้องเท่ากัน ก็แสดงว่าการบันทึกบัญชีแยกประเภททั่วไปถูกต้องตามระบบบัญชีคู่

        ลักษณะของสมุดเงินสด 2 ช่อง สมุดเงินสด 2 ช่อง (Two column cash book) เป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้นประเภท หนึ่ง ใช้ส าหรับบันทึกรายการรับจ่ายเงิน ทั้งรายการที่เป็นเงินสดและเงินฝากธนาคาร สมุดเงินสด 2 ช่อง เป็นทั้ง สมุดบันทึกรายการขั้นต้นและบัญชีแยกประเภท (เงินสด และเงินฝากธนาคาร) ดังนั้น เมื่อบันทึกรายการในสมุด เงินสด 2 ช่อง แล้วให้หายอดคงเหลือได้ทันที โดยไม่ต้องผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภททั่วไปอีก ส าหรับกิจการที่มีรายการรับจ่ายเงินเป็นจ านวนมาก โดยเฉพาะกิจการจ าหน่ายสินค้า กิจการอาจเลือกใช้สมุดรายวันรับเงินเพื่อบันทึกเฉพาะรายการรับเงินและสมุดรายวันจ่ายเงินเพื่อบันทึกเฉพาะ รายการจ่ายเงินก็ได้ รูปแบบของสมุดเงินสด 2 ช่อง สมุดเงินสด 2 ช่อง จะมีรูปแบบคล้าย ๆ กับบัญชีแยกประเภททั่วไป โดยแบ่งออกเป็น 2 ด้าน ด้านซ้ายมือคือ ด้านเดบิตใช้บันทึกรายการรับเงิน ส่วนด้านขวามือคือด้านเครดิต ใช้บันทึกรายการจ่ายเงิน หรืออาจจะจ าง่าย ๆ รับซ้ายจ่ายขวาก็ได้ การบันทึกรายการในสมุดเงินสด 2 ช่อง การบันทึกรายการในสมุดเงินสด 2 ช่องแบ่งเป็น 2 

    กรณีกรณีการรับเงิน : มีขั้นตอนดังนี้

        1. เขียน วัน เดือน ปี ทางด้านเดบิต ในช่อง พ.ศ. เดือน และวันที่ 

        2. เขียนเลขที่ใบส าคัญรับ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ลงในช่องเลขที่ใบส าคัญ 

        3. เขียนชื่อบัญชีที่บันทึกคู่กับเงินสด/ธนาคารลงในช่องรายการ 

        4. เขียนเลขที่บัญชีที่บันทึกคู่กับเงินสด/ธนาคารลงในช่องเลขที่บัญชี 

        5. เขียนจ านวนเงินลงในช่องเงินสดหรือช่องธนาคาร 

    กรณีการจ่ายเงิน : มีขั้นตอนดังนี้ 

        1. เขียน วัน เดือน ปี ทางด้านเครดิต ในช่อง พ.ศ. เดือนและวันที่ 

        2. เขียนเลขที่ใบส าคัญจ่าย เช่น ใบเสร็จรับเงิน ลงในช่องเลขที่ใบส สำคัญ 

        3. เขียนชื่อบัญชีที่บันทึกคู่กับเงินสด/ธนาคารลงในช่องรายการ 

        4. เขียนเลขที่บัญชีที่บันทึกคู่กับเงินสด/ธนาคารลงในช่องเลขที่บัญชี 

        5.เขียนจำนวนเงินลงในช่องเงินสดหรือช่องธนาคาร 

        1. รายการเปิดบัญชีที่เกี่ยวกับเงินสดและเงินฝากธนาคารให้บันทึกรายการใน สมุดรายวันทั่วไปด้วย  

        2. กิจการอาจจัดท าใบส าคัญรับและใบส าคัญจ่ายขึ้นอีกต่างหากเพื่อท าเป็นใบปะหน้า เอกสารและก าหนดเลขที่เรียงตามล าดับเพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อยและสะดวกในการบันทึกบัญชีและการ ค้นหา

                                                                                                  สมุดเงินสด  2 ช่อง                                                   หน้า  1                              

ว.ด.ป.

รายการ

เลขที่

ใบ

สำคัญ

เลขที่

บัญชี

เงินสด

ธนาคาร

ว.ด.ป.

รายการ

เลขที่

ใบ

สำคัญ

เลขที่

บัญชี

      เงินสด

ธนาคาร

2541

2541

ม.ค.

1

สมุดรายวันทั่วไป

ร.ว.1

20,000

-

ม.ค.

4

ค่าเช่า

1

51

3,000

-

9

รายได้ค่าซ่อมรถยนต์

1

41

12,000

-

10

ธนาคาร

C

15,000

-

10

เงินสด

C

15,000

-

15

ถอนใช้ส่วนตัว(เงินถอน)

2

32

1,000

-

21

รายได้ค่าซ่อมรถยนต์

2

41

4,500

-

19

เครื่องมือ

3

13

2,000

-

24

ธนาคาร

C

3,000

-

24

เงินสด

C

3,000

-

28

รายได้ค่าซ่อมรถยนต์

3

41

6,000

-

30

เจ้าหนี้-บริษัทเอเจคาร์ จำกัด

4

21

5,000

-

39,500

-

21,000

-

31

เงินเดือน

5

52

1,500

-

20,000

-

10,500

-

ยอดยกไป

 /

19,500

-

10,500

-

39,500

-

21,000

-

39,500

-

21,000

-

ก.พ.

1

ยอดยกมา

19,500

-

10,500

-

ความหมายของกระดาษทำการ                     กระดาษทำการ (Work Sheet or Working Papers)หมายถึง แบบฟอร์มหรือกระดาษร่างที่กิจการจัดทำขึ้น เพื่อเป็นเครื่องมือที่ช่วย ให้การจัดทำงบการเงินเป็นไปอย่างสะดวก  รวดเร็ว และ ไม่ผิดพลาด แต่กรณีที่เป็นกิจการขนาดเล็กและมีรายการไม่มากนักอาจไม่จำเป็น ต้องจัดทำกระดาษทำการก่อนทำงบการเงินก็ได้   โดยกระดาษทำการจะมีด้วยกันหลายชนิด เช่น ชนิด 6 ช่อง 8 ช่อง หรือ 10 ช่อง เป็นต้น

           รูปแบบของกระดาษทำการชนิด 6 ช่องรูปแบบของกระดาษทำการชนิด 6 ช่อง ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้1.ส่วนหัวของกระดาษทำการ มี  3  บรรทัด  ซึ่งประกอบด้วย                                บรรทัดที่  1  ชื่อกิจการ                                บรรทัดที่  2  คำว่า “กระดาษทำการ”                                บรรทัดที่  3  สำหรับรอบระยะเวลาบัญชี 2.  ช่องชื่อบัญชี3.  ช่องเลขที่บัญชี4.ช่องงบทดลอง แบ่งออกเป็นด้านเดบิตและด้านเครดิต5.  ช่องงบกำไรขาดทุน แบ่งออกเป็นเดบิตและเครดิต6.  ช่องงบดุล แบ่งออกเป็นเดบิตและเครดิต

ตัวอย่าง  กรณีมีกำไรสุทธิ

ให้ทำ  กระดาษทำการ 6 ช่อง สำหรับปีสิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม 2552

ตัวอย่าง  กรณีที่มีผลขาดทุนสุทธิ

การปิดบัญชี                                               การปิดบัญชี คือ การทำให้ตัวเลขในบัญชีตรงกับความเป็นจริง บัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายจะถูกปิดยอดคงเหลือ โอนไปบัญชีกำไรขาดทุน และยอดคงเหลือของบัญชีกำไรขาดทุนจะโอนไปยังบัญชีทุนพร้อมๆ กับยอดคงเหลือของบัญชี ถอนใช้ส่วนตัว  กิจการสามารถพิสูจน์ความถูกต้องของยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภทได้โดยการทำงบทดลอง หลังปิดบัญชี                         การปิดบัญชี (Closing  Entries)  หมายถึง  การโอนบัญชีที่เกี่ยวข้องกับบัญชีทุน  ซึ่งเป็นบัญชีชั่วคราว ได้แก่บัญชีถอนใช้ส่วนตัว บัญชีรายได้ และบัญชีค่าใช้จ่าย ไปยังบัญชีทุน  เพื่อหายอดคงเหลือของบัญชีทุนที่ถูกต้อง  ณ วันสิ้นงวดบัญชี รวมทั้งการหายอด คงเหลือ ของบัญชีสินทรัพย์ และหนี้สิน  ซึ่งหลังจากทำการปิดบัญชีแล้ว บัญชีที่เหลืออยู่ ได้แก่ บัญชีสินทรัพย์  บัญชีหนี้สิน  และบัญชีทุน  เพื่อยกไปยังงวดบัญชีถัดไป                         ขั้นตอนในการปิดบัญชีการปิดบัญชีจะบันทึกตามหลักการบัญชีปกติ  คือ  จะทำการบันทึกในสมุดรายวันทั่วไปแล้วผ่านไปยังบัญชีแยกประเภทดังนี้ 1.  บันทึกรายการปิดบัญชีประเภทรายได้และประเภทค่าใช้จ่ายในสมุดรายวันทั่วไป 2.  ผ่านรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป  ไปยังบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง  การปิดบัญชีมีขั้นตอนดังนี้ ขั้นตอนที่  1  บันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป 1.1  บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดรายได้เข้าบัญชีกำไรขาดทุน1.2  บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรขาดทุน 1.3  บันทึกรายการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าบัญชีส่วนของเจ้าของ(ทุน) 1.4  บันทึกรายการปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัวหรือเงินถอนเข้าบัญชีทุน ขั้นตอนที่  2  ผ่านรายการปิดบัญชี  จากสมุดรายวันทั่วไปไปยังสมุดแยกประเภททั่วไป ขั้นตอนที่  3  การปิดบัญชีทรัพย์สิน  หนี้สินและส่วนของเจ้าของ  ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป ขั้นตอนที่  4  การจัดทำงบทดลองหลังการปิดบัญชีการบันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป1.  บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดรายได้เข้าบัญชีกำไรขาดทุน                 เดบิต  รายได้ (ระบุชื่อ)                           xx                              เครดิต  กำไรขาดทุน                          xx2.  บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรขาดทุน                                        เดบิต  กำไรขาดทุน                                xx                              เครดิต  ค่าใช้จ่าย (ระบุชื่อ)                         xx3.  บันทึกรายการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าบัญชีส่วนของเจ้าของ(ทุน)*  ถ้ารายได้มากกว่าค่าใช้จ่าย  จะมีผลกำไรสุทธิ  ซึ่งทำให้บัญชีส่วนของเจ้าของ(บัญชีทุน) เพิ่มขึ้นจะบันทึก  ดังนี้                    เดบิต  กำไรขาดทุน                                xx                               เครดิต  ทุน...................                               xx*  ถ้ารายได้น้อยกว่าค่าใช้จ่าย  จะมีผลขาดทุนสุทธิ  ซึ่งทำให้บัญชีส่วนของเจ้าของ (บัญชีทุน)ลดลงจะบันทึก  ดังนี้                       เดบิต ทุน...................                             xx                                   เครดิต  กำไรขาดทุน                                  xx4.  บันทึกรายการปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัวหรือเงินถอนเข้าบัญชีทุน                       เดบิต ทุน...................                             xx                                    เครดิต  ถอนใช้ส่วนตัว/เงินถอน                   xx

   ตัวอย่าง  การบันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป

ตัวอย่างการปิดบัญชี สินทรัพย์ หนี้สิน และทุน ในบัญชีแยกประเภททั่วไป

• งบการเงิน (Financial Statement) คือบันทึกกิจกรรมทางเศรษฐกิจของบริษัท โดยมีสองพระเอกนางเอก คือ งบแสดงฐานะการเงินหรืองบดุล และงบกำไรขาดทุน ส่วนพระรองคืองบกระแสเงินสด และงบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น
• ข้อควรระวังสำหรับการอ่านงบการเงิน คืองบที่เราอ่านๆ กันอยู่จัดทำขึ้นโดยใช้เกณฑ์คงค้าง (accrual basis) เช่น รายได้จากการขายเงินผ่อน ซึ่งแม้ว่าเราจะบันทึกเป็นรายได้ไปแล้ว แต่เราก็ยังเก็บเงินไม่ได้สักบาท หลายบรรทัดที่เราเห็นในงบดุลและงบกำไรขาดทุนเป็นสิ่งที่ ‘คาดว่าจะได้รับ’ แต่ยังไม่ได้รับจริงๆ

สมัยที่ยังเป็นนักศึกษาคณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี ผมจำได้ว่ารู้สึกมหัศจรรย์ใจกับระบบบัญชีคู่ที่บันทึกรายการเดบิต และเครดิต โดยบันทึกดังกล่าวสามารถนำไปสรุปรวบยอดตอนสิ้นงวดได้แยกออกเป็น 4 องค์ประกอบของงบการเงิน ได้แก่ งบแสดงฐานะการเงินหรืองบดุล งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด และงบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น

ทั้ง 4 ส่วนแสดงให้เห็นภาพการทำกิจกรรมทางเศรษฐกิจของบริษัทได้อย่างครบถ้วน กล่าวคือ ได้เงินสดเข้ามาเท่าไร ค้าขายดีมีกำไรหรือไม่ ใช้สินทรัพย์อย่างไร ฯลฯ แต่ก่อนจะไปถึงขั้นการตีความ ผมอยากจะชวนมาทำความรู้จักคู่พระคู่นางของงบการเงิน คืองบดุลและงบกำไรขาดทุน

ตั้งแต่ในห้องเรียนจวบจนปัจจุบัน ผมเคยได้ยินการเปรียบเทียบงบดุลกับงบกำไรขาดทุนมามากมายหลายแบบ

บ้างว่า งบกำไรขาดทุนมีความหมายตามชื่อ คือบอกกำไรขาดทุน ส่วนงบดุลก็เหมือนภาพถ่าย ณ เวลาใด เวลาหนึ่งของบริษัท

บ้างก็ว่า งบกำไรขาดทุนเหมือนน้ำที่ไหลออกจากก๊อก ส่วนงบดุลคือน้ำที่อยู่ในกะละมัง

บางคนอธิบายว่า งบกำไรขาดทุนจะบอกกิจกรรมแค่ช่วงเวลาใดช่วงเวลาหนึ่งของบริษัท แต่งบดุลจะเล่าย้อนกลับไปตั้งแต่วันแรกของบริษัท เป็นประวัติศาสตร์ย่นย่อสะสมมาจวบจนปัจจุบัน

บ้างก็ว่า งบกำไรขาดทุนเหมือนน้ำที่ไหลออกจากก๊อก ส่วนงบดุลคือน้ำที่อยู่ในกะละมัง

สำหรับผม ทางที่ทำให้เข้าใจความแตกต่างของงบการเงินทั้งสองประเภทได้ง่ายที่สุด คือย้อนมองกลับมาที่ตัวเราครับ งบกำไรขาดทุน ก็เหมือนกับรายได้และค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือนของเรา เป็นกระแสเงินที่ไหลเข้าไหลออก ส่วนงบดุลก็จะเหมือนเงินได้ที่เราเก็บเล็กผสมน้อยมาเป็นสินทรัพย์อย่างบ้าน รถยนต์ หรือเงินลงทุนต่างๆ บางคนอาจไปกู้เงินมาซื้อที่ดิน สิ่งเหล่านี้จะปรากฏในงบดุลส่วนบุคคลของเรา

งบดุลอ่านอย่างไร

การรู้จักงบดุลต้องเริ่มจากสมการบัญชีที่สรุปง่ายๆ ในหนึ่งบรรทัดคือ

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของผู้ถือหุ้น

‘ดุล’ ในชื่องบการเงิน หมายถึงทั้งสองฝั่งจะต้องเท่ากันเสมอตามระบบบัญชีคู่ ถ้าแตกต่างกันเมื่อไร บอกได้เลยว่าพนักงานบัญชีเป็นอันไม่ได้หลับได้นอน ต้องหาสาเหตุให้เจอก่อนวันปิดงบการเงิน

หากพลิกไปเปิดงบดุลของบริษัท นักบัญชีจะแบ่งสินทรัพย์และหนี้สินออกเป็นหมุนเวียน และไม่หมุนเวียน โดยใช้เกณฑ์แบบสากลคือ หมุนเวียนหมายถึงน้อยกว่าหนึ่งปี ส่วนไม่หมุนเวียนหมายถึงมากกว่าหนึ่งปี พูดแบบนี้อาจจะนึกภาพไม่ออก ลองไปดูตัวอย่างกันดีกว่าครับ

ในฝั่งสินทรัพย์ ความ “หมุนเวียน” จะแบ่งโดยใช้สภาพคล่องและความต้องการถือครอง ถ้าสินทรัพย์แปลงเป็นเงินสดได้เร็ว ก็จะเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน ตัวอย่างเช่น เงินฝากออมทรัพย์ สินค้าคงคลัง และลูกหนี้การค้า ถ้าเป็นสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน ก็จะแปลงเป็นเงินสดได้ช้ากว่า หรือบริษัทตั้งใจไว้ว่าจะถือยาวๆ ไป ไม่ได้มีแพลนว่าจะขายในหนึ่งปีข้างหน้า ซึ่งส่วนใหญ่ก็คือที่ดิน อาคาร และเครื่องจักรในการทำงานนั่นเอง

ในฝั่งหนี้สินก็มีการแบ่งประเภทเหมือนกัน แต่จะใช้เกณฑ์การถึงกำหนดชำระ เช่น ถ้าเราซื้อของจากคู่ค้าแล้วจะถึงกำหนดชำระภายในหนึ่งปี ก็จะถือเป็นหนี้สินหมุนเวียน แต่ถ้าเรากู้ยาวๆ เช่น กู้ซื้ออาคารหรือสร้างโรงงาน หนี้สินก้อนนั้นก็จะเป็นหนี้สินไม่หมุนเวียนนั่นแล

ชิ้นส่วนสุดท้ายคือส่วนของผู้ถือหุ้น ตรงนี้จะบอกเราว่าบริษัทมีทุนจดทะเบียนเท่าไร ขายหุ้นได้กำไรมากน้อยแค่ไหน และที่ผ่านมาทำกำไรหรือมีขาดทุนสะสมเท่าไร โดยปกติแล้ว ส่วนของผู้ถือหุ้นจะเป็นฝั่งที่ไม่ค่อยเคลื่อนไหวมากนัก เพราะการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งเป็นเรื่องใหญ่ ตั้งแต่การออกหุ้นเพิ่มทุน การซื้อหุ้นคืน รวมถึงการบันทึกกำไรขาดทุนของแต่ละปีหรือไตรมาส

ผู้เขียนขอยกตัวอย่างบางส่วนอย่างเพื่อให้เห็นภาพว่างบดุลเคลื่อนไหวอย่างไรจึงสมดุลอยู่เสมอเป็น 3 กรณีดังนี้ครับ

1. ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ – ในกรณีนี้ เราจะได้สินค้าเข้ามา (สินทรัพย์เพิ่มขึ้น) ในขณะที่เจ้าหนี้การค้าก็จะเพิ่มในมูลค่าที่เท่ากัน (หนี้สินเพิ่ม)
2. ซื้อสินค้าเป็นเงินสด – กรณีนี้ก็จะคล้ายกับกรณีแรก ต่างกันที่คราวนี้เงินสดเราจะลดลงเท่ากับสินค้าเพิ่มขึ้น คล้ายกับว่าเป็นการแปลงเงินสดเป็นสินค้านั่นแหละครับ
3. ขายสินค้าเป็นเงินสด – กรณีนี้ สินค้าในบัญชีเราจะลดลง (สินทรัพย์ลดลง) แต่เราจะได้เงินสดเข้ามาแทน (สินทรัพย์เพิ่มขึ้น) ส่วนต่างของต้นทุนกับราคาขายนำไปคำนวณเป็นกำไรในงบกำไรขาดทุน และสุดท้ายจะยกยอดมาเข้ากำไรสะสมตอนสิ้นงวดบัญชี (ส่วนของผู้ถือหุ้นเพิ่ม)

งบดุลมีรายละเอียดหยุมหยิมยิบย่อยค่อนข้างมาก โดยเฉพาะกับธุรกิจเฉพาะทาง เช่น ธนาคาร หรือบริษัทเทคโนโลยีต่างๆ ซึ่งผมมองว่านักลงทุนมือใหม่อาจไม่ต้องลงทุนลงแรงเรียนรู้ในรายละเอียด ระดับนี้เอาเป็นว่าโยนงบการเงินมาให้แล้วไม่ตกใจก็ถือว่าเป็นอันใช้ได้

งบกำไรขาดทุนอ่านอย่างไร

งบกำไรขาดทุนถือว่ามีความซับซ้อนน้อยกว่างบดุลอย่างเห็นได้ชัด คือเริ่มจากรายได้ แล้วหักค่าใช้จ่าย สุดท้ายก็ได้เป็นผลประกอบการซึ่งมีทั้งผลกำไรและผลขาดทุน แต่สิ่งที่ผู้เขียนอยากหยิบมาบอกเล่าคือเหตุผลเบื้องหลังที่ว่าทำไมนักบัญชีถึงแยกรายได้และค่าใช้จ่ายออกเป็นประเภทยิบย่อยเต็มไปหมด

เริ่มจากรายได้ที่จะแบ่งเป็นยอดขายและรายได้อื่น โดยยอดขายจะสะท้อนการทำธุรกิจปกติของบริษัท เช่น โรงพิมพ์ก็จะมีรายได้จากการขายหนังสือ บริษัทรถยนต์ก็ได้เงินจากการขายรถ ส่วนรายได้อื่น จะเป็นรายได้ที่เกิดขึ้นนานๆ ที เช่น ขายที่ดิน ให้เช่าอาคาร หรือแม้แต่การเก็งกำไรหลักทรัพย์ หากบริษัทไหนมีกำไร แต่รายได้ส่วนใหญ่มาจากบรรทัด ‘รายได้อื่น’ ก็เป็นอันเข้าใจกันว่ากำไรในรอบบัญชีนี้อาจไม่ได้มาจากฝีมือในการทำธุรกิจ

บรรทัดต่อมาจะเป็นค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการทำธุรกิจ คือต้นทุนขาย รวมถึงค่าใช้จ่ายในการขายและบริการ เมื่อนำยอดขายมาหักลบกลบกับทั้งสองบรรทัดนี้ จะเรียกว่ากำไรขั้นต้นซึ่งควรจะเป็นบวก ถ้าหากไม่เป็นบวก หมายความว่า ‘หัวใจ’ ของธุรกิจอาจไม่แข็งแรงเท่าไร เพราะยิ่งขายดูจะยิ่งขาดทุน สู้เอาเงินกลับบ้านไปนอนตีพุงอาจจะดีกว่า อย่างไรก็ดี สำหรับธุรกิจเปิดใหม่ บางครั้งการขาดทุนจากการดำเนินการอาจเกิดแค่ในระยะสั้น เช่น การอัดโปรโมชันเพื่อดึงดูดลูกค้า เป็นต้น

เมื่อได้กำไรขั้นต้น บรรทัดต่อมาก็จะหักค่าเสื่อมราคาซึ่งไม่ใช่ค่าใช้จ่ายจริงๆ แต่เป็นค่าใช้จ่ายทางบัญชีซึ่งคำนวณจากอายุการใช้งานของสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน สมมติว่าเราซื้อตึกแถว 1,000,000 บาท แม้ว่าเงินจะออกจากกระเป๋าเราไปแล้วทันทีหนึ่งล้าน แต่ในบัญชี เราจะได้เป็นสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนเข้ามาแทน โดยนักบัญชีจะทำการประเมินอายุการใช้งาน เช่น 20 ปี แล้วค่อยๆ ทยอยตัดค่าเสื่อมราคา 1,000,000 (บาท) ÷20 (ปี) หรือเท่ากับ 50,000 บาทต่อปีนั่นเอง หลังจากนั้นจึงจะมาหักลบกับดอกเบี้ยและภาษีเงินได้

การแยกบรรทัดและค่อยๆ หักลบที่ละขั้น จะทำให้เราเห็นภาพค่อนข้างชัดเจนว่าค่าใช้จ่ายไป ‘บวม’ อยู่ที่บรรทัดไหน เช่น บริษัทอาจจะขาดทุนเพราะค่าเสื่อมราคาสูงมากๆ หรือขาดทุนเพราะดอกเบี้ยจ่ายมูลค่ามหาศาลในแต่ละเดือน ทั้งที่ธุรกิจยังเดินหน้าต่อไปได้ไม่มีปัญหาอะไร

บรรทัดสุดท้ายของงบกำไรขาดทุนจะแสดง ‘กำไรสุทธิ’ ที่หลังจากจบงวดบัญชี ตัวเลขดังกล่าวจะถูกนำไปบวก (กรณีงวดนั้นได้กำไร) หรือหักออก (กรณีขาดทุน) จากกำไรสะสมซึ่งเป็นบรรทัดหนึ่งในส่วนของผู้ถือหุ้นในงบดุล

สิ่งที่ห้ามลืมเด็ดขาดเวลาอ่านงบการเงินของบริษัท คืองบที่เราอ่านๆ กันอยู่จัดทำขึ้นโดยใช้เกณฑ์คงค้าง (accrual basis) นะครับ เช่น รายได้จากการขายเงินผ่อน ซึ่งแม้ว่าเราจะบันทึกรายได้ไปแล้ว แต่เราก็ยังเก็บเงินไม่ได้สักบาท หมายความว่าหลายบรรทัดที่เราเห็นในงบดุลและงบกำไรขาดทุนเป็นสิ่งที่ ‘คาดว่าจะได้รับ’ แต่ยังไม่ได้รับจริงๆ