แนวทางการเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร

การพัฒนาองค์การ หรือการเพิ่มประสิทธิภาพองค์การ จะเกี่ยวกับการลดต้นทุน ลดการสูญเสียทำให้มีผลผลิตเพิ่มขึ้น ซึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพนี้ก็ย่อมขึ้นอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ คือ เป้าหมาย นโยบาย การวางแผน การจัดการองค์การ การควบคุมงาน การฝึกอบรม การติดต่อประสานงาน การวางตำแหน่งบุคคล การกำหนดระยะเวลา เป็นต้น เมื่อมีการดำเนินงานให้เป็นไปตามกระบวนการที่วางไว้แล้ว ก็ย่อมทำให้องค์การนั้นมีการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ซึ่งจะส่งผลให้เกิดการเพิ่มผลผลิตมากขึ้นนั่นเอง

สาระสำคัญ

ความมีประสิทธิผลขององค์การ (Organizational Effectiveness) เป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่งต่อการวิเคราะห์ และขัดเกลาพฤติกรรมที่เกิดจากการบริหารงาน ว่ามีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด ความมีประสิทธิผลขององค์การ นี้จะมีขึ้นได้นั้น ย่อมขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่ว่า องค์การสามารถทำประโยชน์จากสภาพแวดล้อมจนบรรลุผลสำเร็จ ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ แต่สิ่งที่สำคัญที่อยู่เบื้องหลังควบคู่กันกับประสิทธิผลก็คือ ความมีประสิทธิภาพ ด้วยเหตุตามที่กล่าวมานี้เอง ประสิทธิภาพขององค์การที่จะชี้ว่าองค์การมีประสิทธิผลจริงหรือไม่ เพียงใด จึงอยู่ที่เกณฑ์การวัด คือ การอยู่รอด ซึ่งจะเกิดขึ้นได้ต่อเมื่อองค์การต้องสามารถปรับตัวต่อสภาวการณ์และ สิ่งใหม่ๆ ที่เกิดขึ้น และสามารถมีประสิทธิภาพการปฏิบัติงานภายในพร้อมกันไปด้วยเสมอ

ความมีประสิทธิภาพ (Efficiency) หมายถึง การมีสมรรถนะสูง สามารถมีระบบการทำงาน สร้างสมทรัพยากรและความมั่นคงเก็บเกี่ยว ไว้ภายในเพื่อการขยายตัวต่อไป และเพื่อเอาไปไว้สาหรับรองรับสถานการณ์ที่อาจเกิดวิกฤตการณ์จากภายนอก ได้ด้วย ด้วยเหตุตามที่กล่าวมานี้เอง ประสิทธิภาพขององค์การที่จะชี้ว่าองค์การมีประสิทธิผลจริงหรือไม่ เพียงใด จึงอยู่ที่เกณฑ์การวัด คือ การอยู่รอด ซึ่งจะเกิดขึ้นได้ต่อเมื่อองค์การต้องสามารถปรับตัวต่อสภาวการณ์และ สิ่งใหม่ๆ ที่เกิดขึ้น และสามารถมีประสิทธิภาพการปฏิบัติงานภายในพร้อมกันไปด้วยเสมอ

ความมีประสิทธิภาพขององค์การ

ความมีประสิทธิผลขององค์การ (Organizational Effectiveness) เป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่งต่อการวิเคราะห์ และขัดเกลาพฤติกรรมที่เกิดจากการบริหารงาน ว่ามีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด ความมีประสิทธิผลขององค์การ นี้จะมีขึ้นได้นั้น ย่อมขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่ว่า องค์การสามารถทำประโยชน์จากสภาพแวดล้อมจนบรรลุผลสำเร็จ ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ แต่สิ่งที่สำคัญที่อยู่เบื้องหลังควบคู่กันกับประสิทธิผลก็คือ ความมีประสิทธิภาพ (Efficiency)

ความหมายของการเพิ่มประสิทธิภาพในองค์การ หมายถึง การเพิ่มประสิทธิภาพขององค์การ โดยการเปรียบเทียบทรัพยากรที่ใช้ไปกับผลที่ได้จากการทำงานว่าดีขึ้นอย่างไร แค่ไหน ในขณะที่กำลังทำงานตามเป้าหมายขององค์การ โดยหลักการแล้วองค์การควรมีทั้งประสิทธิผลและประสิทธิภาพควบคู่กันไป แต่ก็ปรากฏว่าได้เห็นบ่อยครั้งว่า มีองค์การจำนวนมากที่สามารถทำได้เพียงอย่างใดอย่างหนึ่ง กล่าวคือ องค์การบางแห่งอาจทำให้มีประสิทธิผลบรรลุเป้าหมายได้ แต่กลับมีการใช้จ่ายทรัพยากรสิ้นเปลือง ซึ่งอาจปรากฏในรูปแบบต่างๆ กัน เช่น การต้องใช้วัตถุดิบหรือวัสดุอุปกรณ์มากเกินไป หรือเกินความจาเป็น และรวมถึงการใช้แรงงานคนอย่างสิ้นเปลือง

ข้อแตกต่างระหว่างประสิทธิผลกับประสิทธิภาพ

ประสิทธิผล (Effectiveness) หมายถึง ความสำเร็จในการที่สามารถดำเนินกิจการก้าวหน้าไป และสามารถบรรลุเป้าหมายต่างๆ ที่องค์การตั้งไว้ได้

ประสิทธิภาพ (Efficiency) หมายถึง การเปรียบเทียบทรัพยากรที่ใช้ไปกับผลที่ได้จากการทำงานว่าดีขึ้นอย่างไร แค่ไหน ในขณะที่กำลังทางานตามเป้าหมายขององค์การ

ปรัชญาและอุดมการณ์การเพิ่มประสิทธิภาพในองค์การ

1). ประสิทธิผลรวม 2). ผลผลิต 3). ประสิทธิภาพ 4). กำไร 5). คุณภาพ 6). อุบัติเหตุที่เกิด

7). การเติบโต 8). การขาดงาน 9). การลาออกจากงาน 10). ความพอใจในงาน 11). แรงจูงใจ 12). ขวัญและกาลังใจ

13). การควบคุม 14). ความขัดแย้งและความสามัคคีบุคคล

15). ความคล่องตัวและการปรับตัว 16). การวางแผนและการกำหนดเป้าหมาย

17). ความเห็นที่สอดคล้องกันของสมาชิกต่อเป้าหมาย 18). การยอมรับในเป้าหมายขององค์การ 19). การเข้ากันได้ของบทบาทของสมาชิก 20). ความสามารถในทางมนุษยสัมพันธ์ของผู้บริหาร

21). ความสามารถในส่วนงาน 22). การบริการข้อมูลและการติดต่อสื่อสาร

23). ความพร้อมในด้านต่างที่มีอยู่ 24). ความสามารถทำประโยชน์จากสภาพแวดล้อม

25). ทัศนะและการสนับสนุนจากกลุ่มต่างๆ ภายนอก 26). ความมั่นคง

27). คุณค่าของทรัพยากรด้านบุคคล ขององค์การ 28). การมีส่วนร่วมและการร่วมแรงร่วมใจ

29). ความตั้งใจและทุ่มเทในด้านการอบรมและพัฒนา 30). การมุ่งความสำเร็จ

วิธีการใช้ตัวเกณฑ์วัดประสิทธิภาพขององค์การ

´1). เกณฑ์วัดผลสำเร็จตามเป้าหมาย (The Goal-Attainment Approach)

´2). เกณฑ์การบริหารประสิทธิภาพเชิงระบบ (The Systems Approach)

´3). เกณฑ์การบริหารประสิทธิภาพโดยอาศัยกลยุทธ์ตามสภาพแวดล้อมเฉพาะส่วน

´4). การใช้วิธีการแข่งขันคุณค่า (The Competing-Values Approach)

วิธีการบริหาร องค์การให้มีประสิทธิภาพสูง

ชุดการแข่งขัน 3 ชุดด้วยกัน คือ

´4.1 ชุดที่เกี่ยวกับโครงสร้างองค์การ แนวทางที่เน้นโครงสร้างองค์การที่คล่องตัว

´4.2 ชุดที่เกี่ยวข้องกับที่องค์การมุ่งเน้น แนวทางที่มุ่งเน้นถึงชีวิตความเป็นอยู่ที่ดี และพัฒนาคนที่อยู่ในองค์การ

´4.3 ชุดที่เกี่ยวกับหนทางและผลสุดท้าย เป็นแนวทางพิจารณาให้น้าหนักกับหนทาง หรือกระบวนการทำงานต่างๆ ควบคู่กับพิจารณาให้น้ำหนักผลสำเร็จ ซึ่งเป็น ผลสุดท้าย

การที่องค์การจะไปสู่คุณภาพนั้น จำเป็นจะต้องปรับองค์การ โดยทั่วไปนิยมใช้ 3 วิธี คือ

´1). การลดต้นทุน (Cost Reduction)

´2). การเพิ่มผลผลิตอย่างต่อเนื่อง (Continuous Productivity Improvement)

´3). การปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง (Continuous Quality Improvement)

บอกนิสัยแห่งคุณภาพ 7 ประการ

´ประการที่ 1 : ความเป็นระเบียบเรียบร้อย

´ประการที่ 2 : การทำงานเป็นทีม

´ประการที่ 3 : การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

´ประการที่ 4 : การมุ่งที่กระบวนการ

´ประการที่ 5 : การศึกษาและฝึกอบรม

´ประการที่ 6 : ประกันคุณภาพ

´ประการที่ 7 : การส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วม

กลยุทธ์การบริหารเชิงคุณภาพ

´1). วงจร PDCA หรือวงล้อ PDCA คือ วิธีการปฏิบัติงานที่เป็นขั้นตอน เพื่อทำให้งานเสร็จสมบูรณ์อย่าง ถูกต้อง มีประสิทธิภาพ และเชื่อถือไว้ใจได้ วงจร PDCA จะประกอบด้วย

´ การเขียนแผนงาน (Plan)

´ การนำแผนงานไปปฏิบัติ (Do)

´ การตรวจสอบการปฏิบัติงาน (Check)

´ การแก้ไขข้อบกพร่อง (Act)

การดำเนินงานทั้ง 4 ขั้นตอนเป็นไปในลักษณะต่อเนื่อง และมีประสิทธิภาพ ทำให้การปฏิบัติงานขององค์การมีคุณภาพ และบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ เช่น ฝ่ายบริหารกำหนดนโยบายและเป้าหมายดำเนินการ ฝ่ายปฏิบัติตอบสนองด้วย วงจร PDCA โดยออกมาเป็นภาพดังนี้

ระบบ 5 ส

´เป็นระบบการบริหารงานที่มีแนวทางปฏิบัติ 5 อย่าง โดยเน้นให้พนักงานกระทำด้วยตนเองอย่างต่อเนื่องจนกลายเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน และชีวิตประจำวัน ซึ่งเป็นพื้นฐานในการสร้างวินัยของคนได้เป็นอย่างดี

ระบบ 5 ส มาจากภาษาญี่ปุ่น คือ

´2.1. SEIRI (เซริ) สะสาง SORT

´2.2. SEITON (เซตง) สะดวก SYSTEMISE

´2.3. SEISO (เซโซ) สะอาด SWEEP

´2.4. SEIKETSU (เซเคทซุ) สุขลักษณะ SUSTAIN

´2.5. SHITSUKE (ชิทซุเกะ) สร้างนิสัย SELF DISCIPLINE

ระบบ QCC (Quality Control Circle : QCC

´ หลักการของกลุ่มกิจกรรม QCC

´3.1. ทุกคนในกลุ่มมีส่วนร่วมในการแก้ไขปัญหาและปรับปรุงงาน

´3.2. การปฏิบัติกิจกรรมเป็นไปตามอิสระ โดยนาเครื่องมือการแก้ปัญหามาใช้

´3.3. มีการควบคุมและติดตาม ตลอดจนดำเนินการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ขั้นตอนการจัดทำกลุ่มกิจกรรม QCC

ระบบการปรับรื้อ (Re-engineering)

´เป็นเทคนิคที่เน้นการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานใหม่ แทนวิธีการทำงานเก่า ให้สอดคล้องกับสภาพความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น เพื่อวัตถุประสงค์ คือ ลดค่าใช้จ่าย เพิ่มประสิทธิภาพของงาน และบริการรวดเร็วทันความต้องการของลูกค้า ด้วยการใช้เทคนิคหรือเทคโนโลยีใหม่ๆ และการมีวิสัยทัศน์ที่กว้างไกล นิยมใช้ในธุรกิจที่มีการผลิตหรือการบริการมากๆ และต้องการความรวดเร็วและประหยัดเวลา

ระบบ TQM (Total Quality Management)

´เป็นระบบการบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์การ ได้วิวัฒนาการขึ้นในประเทศสหรัฐอเมริกา เมื่อปี ค.ศ. 1980 เพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมกันบริหารองค์การ และสามารถแก้ปัญหาการทำงานที่เกี่ยวข้องกับปัจจัยสำคัญ 5 ประการ คือ

´ คุณภาพ (Quality)  ต้นทุน (Cost)

´ การส่งมอบ (Delivery)  ความปลอดภัย (Safety)

´ ขวัญกาลังใจ (Morale)

ระบบ TQM มีคุณลักษณะที่สำคัญ 7 ประการ

´5.1. ทุกคนมีส่วนร่วม ตั้งแต่ประธานบริษัทลงมาจนถึงพนักงานระดับล่าง

´5.2. มีการปฏิบัติในทุกแผนกงาน ไม่เฉพาะแต่ในสายงานผลิตเพียงอย่างเดียวเท่านั้น

´5.3. มีการปฏิบัติในทุกๆ ขั้นตอนของการทำธุรกิจ

´5.4. ส่งเสริมให้มีความใส่ใจปรับปรุงมาตรฐานการทางานในส่วนอื่นๆ ทั่วทั้งบริษัทเพื่อให้วงล้อ PDCA หมุนได้ไม่หยุดในกิจกรรมการทำงาน

ประสิทธิภาพในการทํางาน มีอะไรบ้าง

การเพิ่มประสิทธิภาพมีความหมายอย่างไร

ประสิทธิภาพขององค์กรมีอะไรบ้าง