 คุณภาพคือความอยู่รอด : เชิงรุก กับ เชิงรับ : โดย วิฑูรย์ สิมะโชคดี ทุกวันนี้ ไม่ว่าจะเป็นผู้นำแบบ “Agile Leader” หรือ ผู้นำแบบไหนๆ ต่างก็หนีไม่พ้นเรื่องของการต้องพิสูจน์ฝีมือในการบริหารจัดการที่ได้ “ผลสัมฤทธิ์” ซึ่งเป็นรูปธรรมที่มีทั้งประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และคุณภาพ ที่สำคัญก็คือ ความสามารถในการทำงานร่วมกับ “ทีมงาน” ในโครงการต่างๆ อย่างได้ผลด้วย หนึ่งในคุณสมบัติที่สำคัญของผู้นำหรือผู้บริหารในวันนี้ จึงเป็นเรื่องของความสามารถใน “การทำงาน เชิงรุก” (Proactive) รวมทั้งการบริหารจัดการเชิงรุกด้วย ยิ่งโลกมีความผันผวนมากเท่าใด เรายิ่งจะต้องทำงาน “เชิงรุก” กันมากขึ้น ผู้บริหารจึงต้องการผู้ร่วมงาน (ทีมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา) ที่มีความสามารถในการทำงานเชิงรุกมากขึ้นด้วย “การทำงานเชิงรุก” ที่ว่านี้ คือการทำงานที่บรรลุเป้าหมายโดยไม่มีปัญหาเกิดขึ้น เพราะให้ความสำคัญกับการทำงานที่สามารถป้องกันการเกิดปัญหาหรือเรื่องที่สร้างความเสียหายได้ล่วงหน้า เน้น “ป้องกันไว้ก่อน” เป็นการทำงานรุกไปข้างหน้า โดยไม่คอยให้มีการสั่งงานทุกขั้นตอน ซึ่งต่างจาก “การทำงานเชิงรับ” ซึ่งตั้งอยู่ในที่มั่นตลอดเวลา ทำงานตามสั่ง ทำงานไปเรื่อย เมื่อเกิดปัญหาแล้วค่อยคิดวิธีแก้ไขปรับปรุง การทำงานเชิงรุก (Proactive) เป็นการทำงานที่มุ่งเน้นที่ผลงาน โดยมี “เป้าหมาย” ที่ชัดเจน อาศัยข้อมูลข่าวสารหรือประสบการณ์ในอดีต และที่กำลังประสบอยู่ในปัจจุบัน การทำงานเชิงรุกจะเน้น “เป้าหมาย” ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เน้น “วิธีการ” ที่สามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว คุ้มค่าและมีคุณภาพ การทำงานเชิงรุก จึงเป็นการทำงานที่มีการวางแผนงานล่วงหน้าด้วยการคิดอย่างละเอียดรอบคอบครบวงจร โดยสามารถที่จะเลือกตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงต่างๆ จากภายนอก ได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยความรับผิดชอบต่อตนเอง แต่ “การทำงานเชิงรับ” (Reactive) คือ ทำงานตามสั่ง (โดยปล่อยให้ความรับผิดชอบเป็นของผู้บังคับบัญชา) ทำงานโดยยึด “กระบวนการ” หรือ วิธีการเป็นสำคัญ จึงตกอยู่ภายใต้สถานการณ์ที่บีบบังคับให้ตอบสนอง ทำให้ต้องคอยแก้ปัญหาเป็นระยะๆ เมื่อเกิดข้อผิดพลาดก็จะโทษคำสั่งหรือเงื่อนไขต่างๆ รอบข้างตลอด ผู้ที่มีนิสัยในการทำงานเชิงรุก จึงเป็นคนที่มีการวางแผนล่วงหน้า มีความสามารถด้วยความคิดเชิงวิจารณญาณ สามารถคาดการณ์สิ่งที่จะเกิดขึ้นล่วงหน้าได้ด้วยข้อมูลที่มีอยู่ สามารถตอบสนองความต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว เป็นการทำงานในลักษณะ “กันไว้ดีกว่าแก้” องค์กรที่เน้น “การทำงานเชิงรุก” จะเล็งเห็นทั้งวิกฤตและโอกาส ทำให้ป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคตได้ และสามารถเตรียมเรื่องต่างๆ ไว้รองรับล่วงหน้า เป็นการช่วยลดต้นทุนและลดความสูญเสียอย่างทันท่วงที และสิ่งสำคัญที่สุดก็คือ เป็นการพัฒนาบุคลากรให้มีวิธีคิดและวิธีทำงานอย่างเป็นระบบ การทำงานเชิงรุก จึงเกี่ยวข้องกับ “ทัศนคติ” หรือ “วิธีคิดวิธีทำรวมทั้งวิธีมองโลก” ของบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับ “การมองโลกในแง่บวก” ด้วยความเชื่อที่ว่า “วันพรุ่งนี้ย่อมดีกว่าวันนี้” และ “ทุกอย่างเป็นไปได้” ครับผม !
เกาะติดทุกสถานการณ์จาก
Proactive Behavior หรือ Self-Starting Behavior นั้น คือการทำงานอย่างมีการเตรียมการณ์ที่ดี เพื่อรองรับเหตุการณ์ต่างๆ ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต หรือป้องกันปัญหาที่เคยเกิดขึ้นในอดีต เพื่อหวังผลความเป็นเลิศในงานของตนเอง โดยที่ไม่จำเป็นต้องรอ ให้ผู้อื่นมาบอกในสิ่งที่เราควรทำ หรือไม่ต้องรอจนกระทั่งเกิดความเสียหายขึ้นก่อน วิธีการทำงานแบบ Proactive หรือการทำงานแบบเชิงรุกนั้น มีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆในชีวิตการทำงานในปัจจุบันอันเนื่องมาจากสาเหตุสำคัญ 3 ประการ ดังนี้
ตัวอย่างของการทำงานแบบเชิงรุก หรือ Proactive นั้น มีให้เห็นมากมาย เช่น นางพยาบาลผู้ซึ่งมีหน้าที่ติดตามคุณหมอ เพื่อออกตรวจคนไข้ เตรียมข้อมูลอาการป่วยและประวัติต่างๆของคนไข้ รวมถึงอุปกรณ์และเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับคุณหมอในการทำงาน ทุกครั้งก่อนที่คุณหมอจะมาถึง ผู้จัดการโรงงาน ทำการวิเคราะห์ปัญหาของเครื่องจักรและออกแบบวิธีการซ่อมบำรุงเครื่องจักรโดยการปรับปรุงวิธีการเดิมๆที่เคยใช้กันมานาน ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและใช้เวลาน้อยลง โดยที่ไม่ต้องให้ผู้บริหารมาสั่งให้ทำ ที่ปรึกษาด้านการบริหารธุรกิจ จัดประชุมผู้บริหารในแผนกต่างๆเพื่อขอความเห็นในแผนการบริหารธุรกิจขององค์กร ที่ถูกออกแบบมาโดยทีมงานที่ปรึกษา และต้องการความเห็นอันเป็นประโยชน์เพื่อนำไปปรับปรุง โดยไม่ต้องรอให้ผู้จัดการแผนกต่างๆร้องขอ การทำงานแบบ Proactive นั้น มีผลต่อประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กรอย่างมาก ผู้บริหารควรปลูกฝังวิธีคิดเชิงรุกให้ทุกคนในองค์กร เพื่อพัฒนาจากการทำงานแบบตั้งรับ หรือ Reactive ไปสู่การทำงานแบบเชิงรุก หรือ Proactive และหากจะเปรียบเทียบระดับความ Proactive ของพนักงาน ก็อาจจะสามารถอธิบายได้ด้วยตัวอย่างดังกล่าว ธนาคารแห่งหนึ่งใช้ระบบคอมพิวเตอร์มาช่วยในการบันทึกข้อมูลฝากถอนเงินของลูกค้ามานาน และพบว่า ระบบดังกล่าวจะทำงานช้าลงเรื่อยๆทุกวัน จนกระทั่งหยุดให้บริการเมื่อครบ 3 วัน และหลังจากฝ่ายงานไอทีของธนาคาร ทำการปิดเปิดระบบใหม่ ระบบก็จะกลับมาทำงานได้เหมือนเดิม และช้าลงเรื่อยๆ จนกระทั่งหยุดให้บริการเมื่อครบ 3 วัน อีกครั้ง ผู้บริหารฝ่ายไอที จึงขอความเห็นจากทีมงาน และได้วิธีแก้ไขเป็น 3 ทางเลือกดังนี้
จากตัวอย่างข้างต้น จะพบว่า การทำงานแบบ Proactive นั้น จะช่วยลดปัญหาในการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน รวมถึงพัฒนางานให้ดีขึ้น ระดับการ Proactive ของพฤติกรรมการทำงาน ส่งผลโดยตรงต่อความก้าวหน้าในสายอาชีพของตนเอง และการพัฒนาขององค์กร ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP) |
การ ปฏิบัติการ เชิงรุก ประกอบด้วย
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 ihoctot Inc.
