ในโลกของมนุษย์เงินเดือนการถูกประเมินผลงานประจำปี (Performance Evaluation) เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้และยังมีผลต่อการปรับเงินเดือนประจำปี การเลื่อนขั้น รวมทั้งโบนัสที่จะได้ตามผลงานในรอบปีที่ผ่านมา นอกจากนั้นยังเป็นเครื่องมือสำคัญที่ทำให้ทั้งพนักงานและหัวหน้างานใช้เป็นเครื่องมือในการพูดคุยกันเพื่อการพัฒนาการทำงานในปีต่อๆ ไปให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมทั้งเป็นเครื่องมือในการตั้งเป้าหมายการทำงานทั้งในส่วนบุคคลและของทีมอีกด้วย ดังนั้นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดทั้งต่อตัวเองและของทีมเรามีเทคนิคในการเขียนการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีให้ดูดีมาฝากกัน Show วัตถุประสงค์หลักอย่างหนึ่งของการเขียนการประเมินผลตัวเอง (self-evaluation) คือการแสดงถึงความสำเร็จในการทำงานที่ผ่านมาในรอบปีของเรา รวมทั้งการพัฒนาตัวเองในด้านต่างๆ การเขียนประเมินผลงานตัวเองควรระบุงานหรือโครงการที่ทำอย่างชัดเจน เลือกงานหรือโครงการที่เราทำผลงานได้ดีที่สุดไล่ลงมา ในการเขียนอธิบายความสำเร็จในงานแต่ละชิ้นควรเน้นที่ผลลัพธ์ที่งานชิ้นนั้นสร้างประโยชน์ให้กับธุรกิจ ให้กับองค์กรได้อย่างไรบ้าง เราต้องสามารถสร้างความเชื่อมโยงระหว่างงานที่เราทำกับเป้าหมายขององค์กรหรือของแผนก ซึ่งทำให้ผู้บริหารสามารถเห็นภาพของเราว่ามีความสำคัญกับองค์กรอย่างไร ดังนั้นงานที่เราทำสำเร็จต้องสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจขององค์กรด้วย เขียนด้วยความซื่อตรงและกล้าพูดถึงจุดอ่อนของตัวเองที่สามารถพัฒนาได้การประเมินผลการปฏิบัติงานของตัวเองไม่ใช่เพียงแค่การเยินยอความสำเร็จของตัวเองเพียงอย่างเดียว แต่ควรระบุถึงข้อผิดพลาดที่คุณเรียนรู้จากการทำงานและคิดว่าจะสามารถพัฒนาจุดอ่อนเหล่านั้นได้อย่างไร เป็นการบอกว่าคุณเรียนรู้จากข้อผิดพลาดที่ผ่านมาและอยากปรับปรุงให้ดีขึ้น ซึ่งการกล้าบอกความไม่สมบูรณ์แบบของตัวเองแสดงให้เห็นว่าคุณเป็นคนที่พร้อมที่จะเรียนรู้และพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ วิธีการเขียนคือคุณได้ลงมือทำอะไร และคุณได้เรียนรู้อะไรจากสิ่งนั้น และจะก้าวเดินไปข้างหน้าอย่างไร 3.พร้อมที่จะพัฒนาและเติบโตอย่างต่อเนื่อง อีกสิ่งสำคัญในการเขียนการประเมินตัวเองคือ สะท้อนภาพความเป็นคนที่พร้อมจะปรับเปลี่ยน พร้อมที่จะเรียนรู้และพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงไปตามโลกที่เปลี่ยนเร็วมากในยุคปัจจุบัน ไม่ว่าคุณจะประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว ต้องยืนหยัดที่จะพัฒนาตัวเอง ไม่หยุดที่จะเรียนรู้ ตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ต้องการจะไปถึงในปีต่อไป จะแสดงให้เห็นว่าคุณไม่หยุดนิ่งที่จะพัฒนาและเติบโตต่อไป และพร้อมจะปรับเปลี่ยนตัวเองให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรที่เปลี่ยนไปอยู่เสมอ 4. เก็บข้อมูลความสำเร็จในงาน ในการทำการประเมินผลตัวเอง คุณต้องสามารถแสดงข้อมูลที่เห็นได้ชัดเจนว่าคุณได้ทำอะไรไปบ้างในรอบปีที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร การเก็บข้อมูลไว้อย่างเป็นระบบจะใช้เป็นข้อยืนยันที่จับต้องได้ที่จะใช้เป็นหลักฐานว่าคุณทำอะไรไปบ้างตลอดปีที่ผ่านมา ดังนั้นเริ่มบันทึกผลงานที่คุณทำตั้งแต่ต้นแต่และทำไปเรื่อยๆ ตลอดทั้งปี เมื่อถึงเวลาของการประเมินผลคุณก็มีข้อมูลพร้อมที่จะสนับสนุนเป็นหลักฐานที่จับต้องได้ โดยไม่ต้องมาเร่งรีบทำตอนปลายปี เขียนการประเมินผลงานตัวเองอย่างมืออาชีพข้อหนึ่งคือการไม่กล่าวโทษคนอื่น เช่น ไม่เขียนโทษคนอื่นว่าทำให้งานไม่สำเร็จ วิจารณ์หัวหน้าว่าไม่มีความเป็นผู้นำ หรือเพื่อนร่วมงานไม่ให้ความร่วมมือ นั่นเป็นการแสดงความไม่เป็นมืออาชีพ อีกสิ่งสำคัญคือควรตรวจสอบภาษาที่ใช้ในการเขียน การสะกดคำ การเลือกใช้คำต่างๆ ให้เหมาะสมด้วย แม้ว่าการต้องถูกประเมินผลการทำงานทุกสิ้นปีอาจจะดูเป็นเรื่องที่กดดันและอาจก่อความเครียดอยู่บ้าง แต่ถ้ามองในแง่ที่ดี ถ้าเราทำงานอย่างเต็มที่และมีผลงานประจักษ์ชัดนี่ก็เป็นโอกาสของเราที่จะทำให้องค์กรได้รับรู้ นอกจากนั้นการประเมินผลยังทำให้เราเห็นจุดอ่อน จุดแข็งของตัวเอง เพื่อจะได้นำมาเรียนรู้พัฒนาตัวเองให้เป็นคนที่เก่งขึ้นรวมทั้งปรับตัวให้ทันกับโลกที่ต้องการคนที่มี Skill ใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา นอกจากทำงานประจำให้เต็มที่แล้วมนุษย์เงินเดือนควรใส่ใจกับการลงทุนเพื่อให้เงินงอกเงยรวมทั้งใช้สิทธิลดหย่อนภาษีให้เต็มที่ SCB มีกองทุนรวมทั้ง RMF และ SSF ที่มีนโยบายการลงทุนที่หลากหลาย ศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่นี่ เพราะมีเสียงบ่นมาจากบางตำแหน่งแล้วว่าการประเมินโดยขึ้นตรงกับหัวหน้าบางครั้งก็ไม่แฟร์ และมีความเหลื่อมล้ำกันอยู่ มีวิธีหรือระบบไหนที่คิดว่ากำลังพอเหมาะ และโปร่งใสมากที่สุด
ช่วง Quarter สุดท้ายของปี มักจะเป็นฤดูแห่งความวุ่นวายในบริษัท บัญชีต้องปิดงบ เซลล์ต้องปิดยอด หลายๆแผนกก็ต้องทำแผนสรุปการทำงานรายปี แต่ที่ทุกคนในบริษัทต้องทำนั้นก็คือ “Performance Review หรือการประเมินผลการปฎิบัติงาน” . อีกหนึ่งปัญหาหนักอกหนักใจของ HR ก็คงหนีไม่พ้นเรื่องของพนักงานไม่พึงพอใจกับผลการประเมินการทำงาน โดยสาเหตุส่วนใหญ่ที่พนักงานไม่พึงพอใจกับผลการประเมินผลงาน เนื่องจากว่ามันอาจจะไม่มีเรื่องของระบบที่แข็งแรง และความโปร่งใสที่ตรวจสอบได้ ทำให้เกิดความคลางแคลงใจเกิดขึ้น บางคนน้อยใจลาออกเลยก็มี โดยบริษัทหลายๆที่อาจจะใช้ระบบให้ Supervisor เป็นผู้ประเมินผลการทำงานของลูกน้องที่ตัวเองดูแลอยู่ ซึ่งหลายๆครั้งก็ต้องยอมรับว่า เมื่อระบบไม่เคลียร์ ทำให้ผู้ถูกประเมินรู้สึกสงสัยซึ่งแน่นอน มันมีผลต่อการปรับเงินเดือน โบนัส และรวมไปถึงการปรับตำแหน่งในอนาคตอีกด้วย . ถ้าหาก HR ท่านไหนอยากจะลองแก้ปัญหาเรื่องระบบของการประเมิน วันนี้ผมมีวิธีมีนำเสนอ ซึ่งเป็นการถอดแบบการประเมินผลการทำงานที่ Google ใช้ประเมินพนักงานจริงๆ โดยอ้างอิงจากบทความเรื่อง “How Google Does Performance Reviews” ที่ถูกเขียนโดย “Francisco S. Homem de Mello” และหนังสือ “Work Rules” โดย “Laszlo Bock” แต่อันนี้เป็นเวอร์ชั่นที่ถูกปรับมาให้เข้าใจง่ายมากขึ้น สื่อสารกับคนในองค์กรได้ง่ายขึ้น และนำไปใช้ได้จริงๆ . ในระบบการประเมินนี้ผมจะแบ่งการประเมินพนักงานออกเป็น 3 กลุ่มใหญ่ เพื่อให้เข้าใจง่ายๆ ตามจุดประสงค์และเป้าหมายของการประเมิน 1.Task Achievementคือการประเมินผลงานหน้าที่ตามตำแหน่งงานที่ได้รับมอบหมาย และมีความรับผิดชอบโดยตรง หรือพูดง่ายๆก็คือ ทำงานตาม JD ที่ได้รับมอบหมายเนี่ย มี Performance หรือผลลัพธ์เป็นอย่าง ไรบ้าง โดยในหมวดนี้ เราจะแบ่งการประเมินเป็น 3 แกน ได้แก่
. โดยทุกๆงานที่พนักงานนั้นได้ทำ อาจจะต้องมีการแนบบันทึกหลักฐานการทำงานใดๆก็ตาม เพื่อเป็นหลักฐานในการประเมิน
2. How I finished the assigned tasksเป็นการประเมินวิธีการทำงานที่ทำให้งานนั้นเสร็จ จุดประสงค์หลักๆของการประเมินในกลุ่มนี้ จะประเมินพนักงานในเรื่องของวิธีการทำงานตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย โดยแต่ละบริษัทสามารถเพิ่มเติมหัวข้อเพื่อให้เหมาะกับวัฒนธรรมองค์กรได้เช่นกัน โดยจะแบ่งแกนการประเมินดังนี้
How I finished the assigned tasks ScoreDescription / EvidenceTotal. อย่าลืมว่าเราสามารถเพิ่มหัวข้อที่ใช้ในการประเมินเพื่อให้สอดคล้องกับวัฒนธรรมและรูปแบบการทำงานที่คาดหวังของแต่ละองค์กรได้ แต่อย่าให้การประเมินในหัวข้อนี้มีเกิน 10 หัวข้อ เพื่อป้องกันความซ้ำซ้อนและไม่ชัดเจนของการประเมิน . 3.Self-Developmentการประเมินในหัวข้อสุดท้าย เป็นการเพิ่มเติมการประเมินที่ผมแนะนำ โดยจุดประสงค์หลักๆของส่วนนี้ ทางบริษัทหรือองค์กรสามารถใช้ประเมินพนักงานที่มีศักยภาพและมีความพร้อมที่จะได้ปรับเลื่อนตำแหน่งให้สูงขึ้่นในอนาคต . องค์ประกอบหลักๆของหัวข้อการประเมินในช่องนี้ จะเป็นการประเมินนแบบ Open-ended โดยการให้พนักงานแต่ละตำแหน่งนั้น ใส่ข้อมูลในสิ่งที่เขาได้พัฒนา เรียนรู้จากการทำงาน หรือเข้าระบบ Training โดยทางฝั่ง HR และ Supervisor จะมีหน้าที่ Monitor และเก็บข้อมูล เพื่อการทำ Talent Management ในอนาคต โดยสามารถกำหนดได้ทั้ง Soft Skills และ Hard Skills ได้ แต่ไม่ควรเกิน 5 หัวข้อ ตัวอย่างเช่น .
Self DevelopmentScoreDescription / EvidenceABCDETotal ต่อมาเรามาทำความเข้าใจวิธีการให้คะแนนและวิธีการประเมินกันครับ เกณฑ์การให้คะแนน จะเป็น Scale ตั้งแต่ 1 จนถึง 5 โดยที่ . 5 หมายถึง ดีเลิศ เกินความคาดหมายไปมาก ทำได้ดีมาก สร้างผลลัพธ์และ Impact ต่อบริษัท เป็นเลิศในด้านนั้นๆ และเกิดขึ้นเกือบจะทุกครั้ง ( มากกว่า 90% ) เมื่อ Deliver ผลลัพธ์นั้นๆ 4 หมายถึง เกินมาตรฐาน มีศักยภาพ สร้างผลสัมฤทธิ์ของงานได้ดีมาก เป็นเลิศในด้านนั้นๆ และเกิดขึ้นบ่อยครั้ง ( 70% – 80% ) 3 หมายถึง Meet the Expectation หรือ ตรงกับความคาดหวัง มีการสร้างผลลัพธ์ที่ดีอย่างสม่ำเสมอ มีความสามารถในการรับผิดชอบงาน และมีทักษะในการทำงาน ให้ความร่วมมือกับทีมงานได้ตามปกติ 2 หมายถึง ต่ำกว่ามาตรฐาน มีข้อผิดพลาดในการทำงาน ไม่สามารถสร้างผลสัมฤทธิ์ของงานได้บ่อยครั้ง มีจุดผิดพลาด หรือข้อผิดพลาดในการทำงาน 1 หมายถึง ควรปรับปรุง ไม่สามารถปฎิบัติหน้าที่ หรือมีวิธีการทำงานแบบที่องค์กรคาดหวัง เกิดข้อผิดพลาดในการทำงานซ้ำๆตลอดเวลา ไม่มีการพัฒนา ไม่มีทักษะ
แล้วการประเมินหล่ะ ควรออกมาในรูปแบบไหน ? . รูปแบบของการประเมินนี้ เหมาะสำหรับให้พนักงานนั้นทำการประเมินตนเอง ( Self-Evaluation ) โดยให้พนักงานกรอกข้อมูลตามหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง ตามหัวข้อต่างๆ พร้อมกับให้คะแนนตนเอง รวมถึงทำการรวมรวมหลักฐานในการทำงาน หรือสิ่งที่บ่งชี้ประสิทธิภาพการทำงานของตนเองได้ . โดย Model การให้พนักงานประเมินตนเองหรือ Self-Development เป็น Model ที่ถูกใช้ประเมินพนักงานในบริษัทหลายๆ ที่ ไม่ว่าจะเป็น Apple, Google, Samsung, Microsoft UK หรือ Statoil ซึ่งแต่ละบริษัทก็จะมีวิธีการปรับใช้การ Self- Evaluation ที่แตกต่างกันไป โดยข้อดีของการให้พนักงานประเมินงานด้วยตัวเอง
. หลังจากทำแบบประเมินตนเองเรียบร้อบแล้ว พนักงานคนนั้นๆ มีหน้าที่ นำแบบประเมินนี้ไป Defense กับหัวหน้างานสายตรง โดยที่หัวหน้างานสายตรง มีสิทธิ์ที่จะ Agree หรือ Disagree เกณฑ์คะแนนที่พนักงานคนนั้นให้กับตัวเอง โดยยึดเอาจากการพิจารณาหลักฐานประกอบเป็นที่ตั้ง หัวหน้างานสามารถ เห็นด้วยกับคะแนนของพนักงาน หรือไม่เห็นด้วยในกรณีประเมินเกินกว่าเกณฑ์หรือต่ำกว่าเกณฑ์ได้ ข้อเสนอแนะและข้อควรระวัง
3. ฟอร์มการประเมินของพนักงานทุกท่าน “จำเป็น” ต้องเปิดเป็นสาธารณะเท่านั้น ข้อมูลการประเมินผลงาน จะไม่บรรจุตัวเลขเงินเดือน หรือโบนัสหรือฐานเงินเดือนใหม่แต่อย่างใด ถามว่าทำไม เพราะหากมีพนักงานคนใดสงสัยในคะแนนการประเมินของพนักงานท่านอื่นๆ สามารถร้องขอเพื่อตรวจสอบข้อมูลได้ นี่เป็นการแสดงให้เห็นถึงความตั้งใจที่เราจะให้ระบบนี้โปร่งใส ตรวจสอบได้ และลดการตั้งคำถาม 4. ในกรณีที่พนักงานรู้สึกว่าไม่ได้รับความเป็นธรรมจากการประเมิน หัวหน้าของหัวหน้างานมีสิทธิ์ชี้ขาดในการให้คะแนนการประเมิน ( Escalation ) 5. แผนก HR จำเป็นที่จะสร้างตัว Guidance ของการให้คะแนนในแต่ละช่องอย่างละเอียด ว่าในช่องนั้นๆจะมีเงื่อนไขของการได้คะแนนอย่างไร เพื่อเป็นมาตรฐานในการให้คะแนนแบบเดียวกันทั้งบริษัท สิ่งนี้สำคัญมาก ตัวอย่างตาราง Guidance ที่ HR จะต้องระบุถึงเกณฑ์การให้คะแนนว่าในแต่ละ Criteria นั้นจะได้คะแนนเท่าไหร่ เมื่อมีผลลัพธ์อย่างไร ในตารางด้านล่างผมจะยกตัวอย่างสั้นๆเพื่อให้เข้าใจมากขึ้นแต่เมื่อ HR นำไปร่างกำหนดแล้ว มีความจำเป็นที่จะต้องเขียนอธิบายอย่างละเอียดเพื่อสร้างความเข้าใจที่ตรงกันทุกฝ่ายของคนในองค์กร . โดยคะแนนสุทธิที่พนักงานแต่ละคนได้นั้น สามารถนำไปเข้าสูตรคำนวณเพื่อปรับฐานเงินเดือนประจำปี จ่ายโบนัส หรือ แม้กระทั่งปรับเลื่อนตำแหน่งได้อย่างไร มีวิธีการคำนวณแบบไหน และรายละเอียดเป็นอย่างไร ติดตามได้กับบทความต่อไป HR Note.asia ครับ |