ข้อใดคือขั้นตอนการสร้าง Pivot Table

การใช้งาน Pivot table

เทคนิคง่ายๆ กับการใช้งาน Excel

การใช้งาน Pivot table
      Pivot table อ่านว่า พิ-วอท-เท-เบิ้ล คือการสรุปข้อมูลตามเงื่อนไขที่เราเลือก
      การใช้งานแค่คลิกไม่กี่ครั้งก็ได้ข้อมูลที่ต้องการ  เช่นตัวอย่างข้อมูลการอบรม ซึ่งมีข้อมูลนักศึกษาตามคณะต่าง ๆ เข้ามาอบรม ซึ่งเราต้องการนำข้อมูลตัวอย่างมาวิเคราะห์โดยใช้ PivotTable เพื่อให้ทราบว่ามีจำนวนนักศึกษาที่ ผ่านและไม่ผ่านการอบรม แยกตามคณะ ดังรูปด้านล่าง 

วิธีการใช้งาน
1. นำ mouse ไปในตารางที่มีข้อมูล โดยต้องไม่มีคอลัมน์ที่ผสานเซลล์
2. คลิก “แทรก”
3. คลิก “PivotTable”
4. ใช้ขอบเขตข้อมูลที่ระบบเลือกให้อัตโนมัติ หรือเลือกขอบเขตข้อมูลใหม่
5. เลือกตำแหน่งที่ต้องการวางรายงาน โดยเลือกแสดงผลใน เวิร์กชีสที่มีอยู่ เพื่อให้ง่ายต่อการดูข้อมูล
6. คลิก"ตกลง"
   ดังภาพตัวอย่างด้านล่าง

วิกิฮาวเป็น "wiki" ซึ่งหมายความว่าบทความหลายๆ บทความของเรานั้นเป็นการร่วมมือกันเขียนของผู้เขียนหลายคน ในการเขียนบทความชิ้นนี้ ผู้คน 48 คน ซึ่งบางคนไม่ขอเปิดเผยตัว ได้ร่วมกันเขียนและปรับปรุงเนื้อหาของบทความอย่างต่อเนื่อง

บทความนี้ถูกเข้าชม 101,058 ครั้ง

Pivot table คือตารางแบบ interactive ที่ใช้จับกลุ่มและสรุปรวมข้อมูลจำนวนมหาศาล มาเป็นฟอร์แมตที่ชัดเจนอ่านง่าย เหมาะสำหรับใช้รายงานหรือวิเคราะห์วิจัย นอกจากนี้ยังสามารถคัดแยก นับจำนวน และรวมข้อมูลต่างๆ ได้ด้วย ใช้ได้กับแทบทุกโปรแกรม spreadsheet โปรแกรม Excel ให้คุณสร้าง pivot table ได้ง่ายๆ แค่ลากแล้วหย่อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องลงไปในกรอบตามความเหมาะสม จากนั้นก็คัดกรองแล้วจัดระเบียบข้อมูลเพื่อวิเคราะห์หารูปแบบและเทรนด์

ขั้นตอน

1. เปิด spreadsheet ที่จะสร้าง Pivot Table. Pivot Table ให้คุณสร้าง visual report หรือรายงานข้อมูลแบบแผนภาพได้ใน spreadsheet เลย คุณคำนวณตัวเลขได้เลยโดยไม่ต้องใส่สูตรหรือ copy ข้อมูลใส่เซลล์ไหน ที่ต้องมีคือ spreadsheet แบบหลาย entry

   • หรือสร้าง Pivot Table ใน Excel โดยใช้แหล่งข้อมูลนอกโปรแกรม อย่างจาก Access ก็ได้ ให้คุณ insert หรือแทรก Pivot Table ลง spreadsheet ใหม่ของ Excel

2. ข้อมูลต้องเหมาะกับ pivot table. บางที pivot table ก็ไม่เหมาะกับชนิดข้อมูลของคุณ ถ้าอยากใช้ฟีเจอร์ต่างๆ ของ pivot table ให้เต็มที่ spreadsheet ของคุณควรมีลักษณะดังต่อไปนี้

   • spreadsheet ของคุณต้องมีอย่างน้อย 1 คอลัมน์ พร้อมข้อมูลที่ซ้ำกัน คืออย่างน้อย 1 คอลัมน์ต้องมีข้อมูลเดียวกัน ในตัวอย่างที่เราจะยกมาในส่วนถัดไป คอลัมน์ "Product Type" จะมี 2 entry คือ "Table" หรือ "Chair"
   • ต้องมีข้อมูลที่เป็นตัวเลข ซึ่งจะถูกเอาไปเปรียบเทียบและสรุปในตาราง ในตัวอย่างที่เราจะยกมาในส่วนถัดไป ข้อมูลในคอลัมน์ "Sales" จะเป็นตัวเลข

3. เปิด Pivot Table wizard. คลิก tab "Insert" ที่ด้านบนของหน้าต่าง Excel แล้วคลิกปุ่ม "PivotTable" ทางซ้ายของ Insert ribbon

   • ถ้าใช้ Excel 2003 หรือเก่ากว่า ให้คลิกเมนู Data แล้วเลือก PivotTable and PivotChart Report...

4. เลือกข้อมูลที่จะใช้. ตามค่า default โปรแกรม Excel จะเลือกทุกข้อมูลใน spreadsheet ที่เปิดอยู่ คุณคลิกแล้วลากเพื่อเลือกส่วนที่ต้องการใน spreadsheet ได้เลย หรือพิมพ์ cell range หรือระยะเซลล์ที่ต้องการเองก็ได้

   • ถ้าคุณใช้ข้อมูลนอกโปรแกรม ให้คลิก "Use an external data source" แล้วคลิก Choose Connection... จากนั้น browse หา database connection หรือฐานข้อมูลที่จะใช้จากในคอม

5. เลือกตำแหน่งวาง Pivot Table. พอเลือก range หรือระยะแล้ว ให้เลือก location ในหน้าต่างเดียวกัน ตามค่า default โปรแกรม Excel จะวางตารางใน worksheet ใหม่ คุณจะได้สลับหน้าไปมาโดยคลิก tab ต่างๆ ล่างหน้าต่างได้ หรือเลือกวาง Pivot Table เป็นข้อมูลใน sheet เดียวกันก็ได้ จะได้เลือกเซลล์ที่ต้องการวางตารางได้เลย

   • พอตั้งค่าจนพอใจแล้ว ให้คลิก OK Pivot Table ก็จะโผล่มา และเมนูก็จะเปลี่ยนไป

1. เพิ่มช่อง row. ตอนสร้าง Pivot Table เท่ากับคุณกำลังจัดระเบียบข้อมูลไปตามแถว (row) และคอลัมน์ (column) ข้อมูลที่ใส่และตำแหน่งที่ใส่จะกำหนดโครงสร้างของตาราง ให้คุณลากช่องจาก Field List ทางขวาไปที่ Row Fields ของ Pivot Table เพื่อใส่ข้อมูล

   • เช่น บริษัทคุณมี 2 สินค้าด้วยกัน คือโต๊ะกับเก้าอี้ คุณมี spreadsheet ที่มีจำนวน (Sales) ของแต่ละสินค้า (Product Type) ที่ขายอยู่ใน 5 สาขา (Store) คุณอยากรู้ว่าสินค้าแต่ละตัวมียอดขายเท่าไหร่ในแต่ละสาขา
   • ให้คุณลากช่อง Store จาก field list ไปที่ Row Fields ของ Pivot Table ก็จะมีรายชื่อสาขาโผล่ขึ้นมา แต่ละสาขาจะอยู่แยกแถวกัน

2. เพิ่มช่อง column. ก็เหมือนแถว คอลัมน์ก็ใช้จัดระเบียบและแสดงข้อมูล ในตัวอย่างข้างบนช่อง Store นั้นถูกเพิ่มเข้า Row Fields ถ้าอยากรู้ว่าสินค้าแต่ละตัวมียอดขายเท่าไหร่ ให้ลากช่อง Product Type ไปที่ Column Fields

3. เพิ่มช่อง value. ตอนนี้พอคุณมีฟอร์แมตที่ต้องการแล้ว ก็ถึงเวลาใส่ข้อมูลลงตาราง ให้คลิกแล้วลากช่อง Sales ไปใส่ใน Value Fields ของ Pivot Table ตารางจะแสดงยอดขายของแต่ละสินค้าในแต่ละสาขา และมีคอลัมน์ Total อยู่ทางขวา

   • ในขั้นตอนข้างบนที่ว่ามา คุณจะลากช่องหรือ fields ต่างๆ ไปใส่ในกรอบที่เกี่ยวข้องใต้ Fields list ทางขวาของหน้าต่างแทนการลากไปใส่ในตารางก็ได้

4. เพิ่มหลาย fields ลง section. Pivot table ให้คุณเพิ่มหลายช่องในแต่ละ section ได้ ทำให้กำหนดได้เยอะขึ้นว่าจะแสดงข้อมูลออกมาแบบไหน ตามตัวอย่างที่เรายกมา ก็คือแบ่งโต๊ะกับเก้าอี้ได้หลายประเภทด้วยกัน spreadsheet จะบอกว่าสินค้านั้นเป็นโต๊ะหรือเก้าอี้ (Product Type) แถมลงลึกถึงรุ่นสินค้าที่ขายไปด้วย (Model)

   • ลากช่อง Model ไปใส่ใน Column Fields เพื่อให้คอลัมน์แสดงรายละเอียดของยอดขายสินค้าแต่ละรุ่น และยอดขายรวม คุณเปลี่ยนลำดับชื่อรุ่นที่แสดงได้ โดยคลิกปุ่มลูกศรข้าง field ในกรอบขวาล่างของหน้าต่าง แล้วเลือก "Move Up" หรือ "Move Down" เพื่อเรียงลำดับตามต้องการ

5. เปลี่ยนวิธีแสดงข้อมูล. คุณเปลี่ยนวิธีแสดงข้อมูลหรือค่า (value) ต่างๆ ได้ โดยคลิกไอคอนลูกศรข้างข้อมูลในกรอบ Values แล้วเลือก "Value Field Settings" เพื่อเปลี่ยนวิธีคำนวณค่า เช่น คุณอาจแสดงข้อมูลเป็นเปอร์เซ็นต์แทนสรุปข้อมูล หรือแสดงเป็นข้อมูลโดยเฉลี่ย แทนยอดรวม

   • คุณใส่ field เดียวกันในกรอบ Value ได้หลายครั้งตามต้องการ อย่างในตัวอย่างที่ยกมา จะแสดงยอดขายรวมของแต่ละสาขา ถ้าใส่ช่อง Sales ไปอีก ก็เปลี่ยน value settings ให้แสดงช่อง Sales ที่ 2 เป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดขายรวมก็ได้

6. รู้จักใช้งานข้อมูลในแบบอื่นๆ. ถ้าอยากเปลี่ยนวิธีคำนวณข้อมูล ก็ทำได้หลายวิธี แล้วแต่ลักษณะการใช้งาน

   • Sum - เป็นค่า default ของ value fields โปรแกรม Excel จะสรุปรวมทุกข้อมูลในช่องที่คุณเลือก
   • Count - จะนับจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูลตามช่องที่เลือก
   • Average - เป็นการเฉลี่ยข้อมูลทั้งหมดในช่องที่เลือก

7. ใส่ตัวกรอง. "Report filter" คือ fields ที่ใช้เปลี่ยนหน้าสรุปข้อมูลใน pivot table โดยคัดกรองชุดข้อมูลต่างๆ ออกไป เป็นเหมือนตัวกรองของรายงาน เช่น ถ้ากำหนดช่อง Store เป็นตัวกรองแทน Row Label หรือชื่อแถว คุณก็เลือกแต่ละสาขาได้ เพื่อดูยอดขายรวมของแต่ละสาขา หรือดูทีเดียวหลายๆ สาขา

1. จัดระเบียบและคัดกรองผลลัพธ์. หนึ่งในฟีเจอร์เด่นของ Pivot Table คือคุณสามารถจัดระเบียบผลลัพธ์ให้ได้รายงานแบบ dynamic คือเปลี่ยนแปลงได้ คุณจัดระเบียบและคัดกรองแต่ละชื่อได้ โดยคลิกปุ่มลูกศรชี้ลงข้างชื่อ header จากนั้นก็จัดระเบียบลิสต์หรือคัดกรองข้อมูลเพื่อแสดงเฉพาะ entry ที่ต้องการ

2. อัพเดท spreadsheet. pivot table จะอัพเดทอัตโนมัติตอนคุณเปลี่ยนแปลง spreadsheet หลัก ทำให้ติดตามทุกข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปใน spreadsheets ได้สะดวก

3. ปรับเปลี่ยน pivot table. คุณขยับและเรียงลำดับแต่ละช่องหรือ fields ของ Pivot table ได้ง่ายสุดๆ ให้ลองลากช่องต่างๆ ไปที่จุดอื่น เพื่อให้ pivot table ออกมาตรงตามความต้องการที่สุด

   • นี่แหละจุดเด่นอันเป็นที่มาของชื่อ pivot table (ตารางแบบขยับได้) การขยับข้อมูลไปยังตำแหน่งต่างๆ นั้นเรียกว่า "pivoting" เพราะเป็นการเปลี่ยนทิศทางหรือหมุนข้อมูลที่จะแสดง

4. สร้าง Pivot Chart. Pivot Chart ใช้แสดงรายงานข้อมูลแผนภาพแบบ dynamic คืออัพเดทได้ คุณสร้าง Pivot Chart ได้โดยตรงจาก Pivot Table ที่เสร็จแล้ว เรียกว่าง่ายเหมือนดีดนิ้วเลย

   การสร้าง Pivot Table ต้องไปดำเนินการอะไรอันดับแรก

   การใช้งาน Pivot table.

   นำ mouse ไปในตารางที่มีข้อมูล โดยต้องไม่มีคอลัมน์ที่ผสานเซลล์.

   คลิก “แทรก”.

   คลิก “PivotTable”.

   ใช้ขอบเขตข้อมูลที่ระบบเลือกให้อัตโนมัติ หรือเลือกขอบเขตข้อมูลใหม่.

   เลือกตำแหน่งที่ต้องการวางรายงาน โดยเลือกแสดงผลใน เวิร์กชีสที่มีอยู่ เพื่อให้ง่ายต่อการดูข้อมูล.

   คลิก"ตกลง".

   การทำ pivot คืออะไร

   PivotTable (ฝรั่งอ่านว่า พิ-วอท-เท-เบิ้ล) เป็นเครื่องมือบน Excel ที่สามารถสรุปผลข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนดได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว เช่น สามารถสรุปได้ว่าข้อมูลแต่ละประเภท มีผลสรุปที่เราสนใจเป็นเท่าไหร่ เช่น ผลรวม/จำนวนนับ/ค่าเฉลี่ย/ค่ามาก/น้อยสุด เป็นต้น

   Pivot ทำอะไรได้บ้าง

   Pivot Table คือ เครื่องมือใน Microsoft Excel ที่ใช้ในการวิเคราะห์ สรุปผล คำนวณ นำข้อมูลจำนวนมากๆ มาสรุปผล ในรูปแบบของตาราง และยังสามารถนำไปสร้างกราฟ ซึ่งก็จะเรียกว่า Pivot Chart.

   ข้อใดคือความสามารถของ Pivot Chart

   PivotChart เป็นการนำข้อมูลจาก PivotTable มาแสดงผลให้อยู่ในรูปแบบของกราฟที่จะทำให้ผู้ดูข้อมูลง่ายกว่าการดูจากตัวเลขที่ปรากฏใน PivotTable การสร้าง PivotChart จะสร้างตั้งแต่ครั้งแรกที่ยังไม่มี PivotTable แล้วยังมาสร้าง PivotChart ทีหลังก็ได้ PivotChart จะให้การแสดงข้อมูลแบบกราฟิกในรายงาน PivotTable ซึ่งในกรณีนี้เรียกว่า ...