Autocontent wizard เป็นการสร้างงานนําเสนอแบบใด

เรียนรู้การใช้งานพื้นฐานโปรแกรมการจัดการงานเอกสาร Microsoft Power point

กล่อง Introductory dialog

AutoContent wizard :                   นำเข้าสู่ส่วนของโปรแกรมที่ช่วยในการสร้างงานนำเสนออัตโนมัติจากข้อมูลที่ผู้ใช้กำหนด
Template :                                            นำเข้าสู่แม่แบบในการสร้างงานนำเสนอ (Presentation Template) และ
แม่แบบในการออกแบบงานนำเสนอ (Presentation Design Template)
Blank presentation :                            เป็นการสร้างงานนำเสนอแบบอิสระตามความต้องการของผู้ใช้
โดยเลือกรูปแบบภาพนิ่งจากกล่อง New Slide dialog
Open an existing presentation :         เป็นการเปิดงานนำเสนอที่มีอยู่แล้วเพื่อปรับปรุง หรือนำเสนอ

หน้าต่างของโปรแกรมจะประกอบไปด้วย เมนูและแถบเครื่องมือต่างๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการใช้งาน

2. การออกจาก PowerPoint

1.  คลิกที่เมนู File -> คลิก Exit  หรือ  กด Alt + F4  หรือ  คลิกที่ปุ่ม 

3. การสร้างงานใหม่
1.  คลิกที่เมนู File -> คลิก New

1. บนแผ่นงาน General คลิก Blank Presentation จะปรากฏกล่อง New Slide dialog บนจอ
   หรือ บนแผ่นงาน Presentation คลิก AutoContent wizard เพื่อเข้าสู่ AutoContent wizard
   หรือ บนแผ่นงาน Presentation คลิกเลือกแม่แบบในการสร้างงานนำเสนอ
2. หน้าจอการทำงานของ PowerPoint
3. 

Blank Presentation 
เป็นรูปแบบ Presentation ที่เราจะต้องสร้างด้วยตัวเองทุกขั้นตอน ได้อย่างอิสระซึ่งเราสามารถสร้างได้ดังนี้
1. คลิกที่เมนู File -> New
2. เลื่อนเมาส์ไปทางพื้นที่ New Presentation ด้านขวามือ คลิกที่ Blank Presentation ตามรูปด้านล่างนี้

รูปที่ 4 การสร้าง Blank Presentation

From Design Template
เป็นวิธีการสร้าง Presentation อีกวิธีหนึ่ง ซึ่งจะคล้ายกับ AutoContent Wizard แต่ต่างกันตรงที่ไม่มีการแนะนำเกี่ยวกับเนื้อหาให้ สำหรับถ้าต้องการสร้างสไลด์พร้อมเลือกรูปแบบของพื้นสไลด์ไปด้วย ซึ่งรูปแบบพื้นสไลด์ที่โปรแกรมจะมีให้เลือกหลายรูปแบบด้วยกัน มีวิธีการดังนี้
1. คลิกที่เมนู File -> New
2. เลื่อนเมาส์ไปทางพื้นที่ New Presentation ด้านขวามือ คลิกที่ From design template ตามรูปด้านล่างนี้
3. คลิกเลือกจากรูปแบบในรายการเพื่อใช้งาน

รูปที่ 5 การออกแบบ Presentation จาก Template

From AutoContents Wizard
เป็นการสร้าง Presentation ภายใต้การแนะนำขั้นตอนการทำงาน และการลำดับเนื้อหา จะมีการกำหนดรายละเอียดของสไลด์ ทำการตกแต่งสไลด์ให้เรียบร้อย สวยงาม เหมาะสำหรับงานที่ต้องการใช้เวลาน้อย เพราะจะช่วยลดเวลาในการไปกำหนดรูปแบบตัวหนังสือ ขนาด สี และพื้นของสไลด์ และเหมาะสำหรับผู้ไม่คุ้นเคยกับ Powerpoint มาก่อน ซึ่งการจะสร้างงานแบบนี้สามารถทำได้ดังนี้
1. คลิกที่เมนู File -> New
2. เลื่อนเมาส์ไปทางพื้นที่ New Presentation ด้านขวามือ คลิกที่ From AutoContents Wizard ตามรูปด้านล่างนี้
3. คลิก Next เลือกรูปแบบในรายการเพื่อใช้งาน แล้วกด Finish

From Existing Presentation 
เป็นการเปิดสไลด์ที่มีอยู่เดิม นำมาสร้างเป็นไฟล์สไลด์ใหม่ มีวิธีการดังนี้
1. คลิกที่เมนู File -> New
2. เลื่อนเมาส์ไปทางพื้นที่ New Presentation ด้านขวามือ คลิกที่ From Exesting Presentation ตามรูปด้านล่างนี้
3. คลิก Next เลือกรูปแบบในรายการเพื่อใช้งาน แล้วกด Finish

 การบันทึก การเปิดงานที่มีอยู่ และการปิดงาน
5.1 การบันทึกงานใหม่
1.  คลิกที่เมนู File -> คลิก Save หรือ  คลิกที่ปุ่ม Save บน Standard toolbar  หรือ กด Ctrl + S จะปรากฏกล่อง Save As Dialog บนหน้าจอ
2.  ในช่อง File Name พิมพ์ชื่อไฟล์ที่ต้องการบันทึก
3.  ถ้าต้องการเปลี่ยน folder หรือ drive ใหม่  ในช่อง Save in คลิกที่ ▼ เพื่อเลือกตำแหน่งใหม่ที่ต้องการ
4.  ถ้าต้องการสร้าง folder ใหม่ ให้คลิกที่ปุ่ม new folder  -> ใส่ชื่อ folder  -> ดับเบิ้ลคลิกที่ folder ใหม่
5.  ในช่อง Save as type คลิกที่ ▼ เพื่อเลือกรูปแบบของเอกสารที่ต้องการให้บันทึกเป็น
6.  คลิกที่ปุ่ม Save เพื่อทำการบันทึก (หรือ คลิกที่ปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิกคำสั่ง)

5.2 การบันทึกงานขณะกำลังทำงาน

1.  คลิกที่เมนู File -> คลิก Save หรือ  คลิกที่ปุ่ม Save บน Standard toolbar  หรือ กด Ctrl + S

5.3 การบันทึกงานในชื่อใหม่

1.  คลิกที่เมนู File -> คลิก Save As จะปรากฏกล่อง Save As Dialog บนหน้าจอ
หมายเหตุ  ขั้นตอนต่อมาดูการบันทึกงานใหม่

5.4 การเปิดงานที่มีอยู่

1. คลิกที่เมนู File -> คลิก Open หรือ คลิกที่ปุ่ม Open บน Standard toolbar หรือ กด Ctrl +O จะปรากฏกล่อง Open บนหน้าจอ
2. เปลี่ยน folder หรือ drive ใหม่  ในช่อง Look in คลิกที่ ▼ เพื่อไปที่ไฟล์อยู่
3. ดับเบิ้ลคลิกที่ไฟล์ที่ต้องการ  หรือ  คลิกที่ไฟล์ที่ต้องการ -> คลิกที่ปุ่ม Open

5.5 การปิดงาน

1. คลิกที่เมนู File -> คลิก Close  หรือ  คลิกที่ปุ่ม  
   
    บนมุมขวาบนของหน้าต่างงานนำเสนอ

6. การทำงานกับภาพนิ่งภายใต้มุมมองต่างๆ
6.1 การเปลี่ยนมุมมอง
1.  คลิกที่เมนู View -> คลิกมุมมองที่ต้องการ (Normal, Slide Sorter, Slide Show, Notes Pages)  หรือ  คลิกที่ปุ่มบนview buttons

Normal View
โดยปกติ เมื่อทำการสร้าง และกำหนดรูปแบบสไลด์แล้ว โปรแกมจะอยู่ในมุมมองปกติ ซึ่งโปรแกรมจะแสดงหน้าต่างเป็น 3 ส่วนคือด้านซ้ายจะแสดงเป็นแบบ Outline View และ Slide View ด้านล่างเป็น Note View หากต้องการเลื่อนไปยังสไลด์ต่างๆ ที่สร้างขึ้น สามารถคลิกที่แถบ Slide ด้านซ้ายมือดังรูป

   Slide Sorter View
ในมุมมองนี้จะแสดงสไลด์ที่ได้สร้างไว้ทั้งหมด คุณสามารถเพิ่มเทคนิคการนำเสนอบนแผ่นสไลด์ การลบสไลด์ หรือการเคลื่อนย้ายสไลด์ ในมุมมองนี้ ตัวอย่างการแสดงแบบ Slide Sort View

Note page View 
คือมุมมองที่แสดงทั้งหัวข้อ และรูปภาพเพื่อสร้างเอกสารประกอบคำอธิบายสำหรับนำเสนอ (Note Page หรือ Speaker’s Note) เป็นส่วนของเนื้อเรื่อง

การปรับพื้นที่ในส่วนของคำบรรยาย คลิกที่เมนู Format เลือกคำสั่ง Note Background

หรือคลิกที่เมนู Format เลือกคำสั่ง Note layout จะปรากฏหน้าต่างโปรแกรมดังรูปข้างล่างนี้

7. การสั่งพิมพ์งานนำเสนอ

1. คลิกเมนู File -> คลิก Print  หรือ กด Ctrl + P  จะปรากฏกล่อง Print dialog
2. ในช่อง Name คลิกที่ ▼ เพื่อเลือกเครื่องพิมพ์
3. ในกรอป Page range เลือกหน้าภาพนิ่งที่ต้องการพิมพ์  โดยที่
4. คลิก All  ถ้าต้องการพิมพ์ทุกภาพนิ่งในงานนำเสนอ
5. คลิก Current slide  ถ้าต้องการพิมพ์เฉพาะภาพนิ่งปัจจุบัน
6. คลิก Selection  ถ้าต้องการพิมพ์เฉพาะข้อความที่เลือก (ที่มีการเน้นข้อความ)
7. คลิก Slides  ถ้าต้องกำหนดภาพนิ่งในการพิมพ์  เช่น 1, 3, 7-9
8. ในช่อง Number of copies คลิกที่ ▼  ( หรือ ▼)  เพื่อกำหนดจำนวนสำเนาที่ต้องการพิมพ์
9. ในช่อง Print what คลิกที่ ▼  เพื่อเลือกรูปแบบการพิมพ์ของภาพนิ่ง
10. เลือก Slides  ถ้าต้องการพิมพ์แต่ละภาพนิ่งใน 1 หน้ากระดาษ
11. เลือก Handouts (2 slides per page)  ถ้าต้องการพิมพ์ 2 ภาพนิ่งใน 1 หน้ากระดาษ
12. เลือก Handouts (3 slides per page)  ถ้าต้องการพิมพ์ 3 ภาพนิ่งพร้อมที่ว่างเพื่อจดบันทึกใน 1 หน้ากระดาษ
13. เลือก Handouts (6 slides per page)  ถ้าต้องการพิมพ์ 6 ภาพนิ่งใน 1 หน้ากระดาษ
14. เลือก Notes Pages  ถ้าต้องการพิมพ์ในรูปภาพนิ่งพร้อมโน๊ตข้อความ
15. เลือก Outline view  ถ้าต้องการพิมพ์เฉพาะโครงร่างของภาพนิ่งเพื่อการตรวจสอบ
16. คลิก OK เพื่อพิมพ์เอกสาร หรือ คลิก Cancel เพื่อยกเลิกการพิมพ์

8. การกำหนดหน้ากระดาษการพิมพ์

• คลิกเมนู File -> คลิก Page Setup  จะปรากฏกล่อง Page Setup dialog
• ในช่อง Slide sized for คลิกที่ ▼ เพื่อเลือกขนาดของกระดาษพิมพ์
• ในช่อง Number slide from คลิกที่ ▼  ( หรือ ▼)  เพื่อกำหนดเลขที่หน้าเริ่มต้นของภาพนิ่ง
• ในส่วน Slides คลิกเพื่อกำหนดรูปแบบการจัดวางกระดาษ
• ในส่วน Notes, handouts & outline คลิกเพื่อกำหนดรูปแบบการจัดวางกระดาษ
• คลิก OK เพื่อเลือกกระทำในสิ่งที่กำหนด หรือ คลิก Cancel เพื่อยกเลิกการเลือก

9. การแทรก การลบ และการคัดลอกภาพนิ่ง

9.1 การแทรกภาพนิ่ง

• เลือกภาพนิ่งที่ต้องการแทรกต่อท้ายด้วยภาพนิ่งใหม่
• คลิกเมนู Insert -> คลิก New Slide  หรือ กด Ctrl + M  จะปรากฏกล่อง New Slide dialog
• คลิกรูปแบบภาพนิ่งที่ต้องการแทรก แล้วกดปุ่ม OK  หรือ ดับเบิ้ลคลิกรูปแบบภาพนิ่งที่ต้องการแทรก

9.2 การแทรกภาพนิ่งจากงานนำเสนอที่มีอยู่แล้ว

1. เลือกภาพนิ่งที่ต้องการแทรกต่อท้ายด้วยภาพนิ่งใหม่
2. คลิกเมนู Insert -> คลิก Slides from files จะปรากฏกล่อง  Slide Finder dialog
3. คลิกที่ปุ่ม Browse จะปรากฏกล่อง Insert Slides from Files dialog
4. เลือกงานนำเสนอที่ต้องการคัดลอกภาพนิ่ง (อาจมีการเปลี่ยน folder)  แล้วคลิก Open
5. คลิกที่ปุ่ม Display จะปรากฏภาพนิ่งในกรอปหน้าต่างของกล่อง Slide Finder dialog
6. คลิกเลือกภาพนิ่งที่ต้องการแทรก (ใช้ Horizontal scroll bar เพื่อเลื่อนไปยังภาพนิ่งต่างๆ) แล้วคลิก Insert  หรือ คลิก Insert All ในกรณีที่ต้องการแทรกภาพนิ่งทุกภาพ
7. คลิก Close เมื่อเสร็จสิ้นการทำงาน

9.4 การลบภาพนิ่ง

1. เลือกภาพนิ่งที่ต้องการลบ
2. คลิกเมนู Edit -> คลิก Delete Slide

9.5 การตัด(เพื่อย้ายตำแหน่ง) การคัดลอก และการปะภาพนิ่ง

1. เปลี่ยนมุมมองเป็น Slide Sorter
2. เลือกภาพนิ่งที่ต้องการย้ายตำแหน่ง (หรือต้องการคัดลอก)
3. คลิกเมนู Edit -> คลิก Cut ในกรณีที่ต้องการย้ายตำแหน่ง (หรือคลิก Copy ในกรณีที่ต้องการคัดลอก)
4. คลิกที่ภาพนิ่งที่ต้องการปะภาพนิ่งที่ตัด (หรือ คัดลอก) ต่อท้าย
5. คลิกเมนู Edit -> คลิก Paste

หมายเหตุ  สามารถกดปุ่ม Cut, Copy และ Paste บน Standard toolbar หรือ กดปุ่ม Ctrl + X, Ctrl + C และ Ctrl + V  เพื่อตัด คัดลอก และปะภาพนิ่งตามลำดับ

9.6 การย้ายตำแหน่งภาพนิ่งภายใต้มุมมองแบบโครงร่าง

1. คลิกที่หน้าข้อความที่ต้องการย้ายหรือปรับปรุงตำแหน่ง
2. คลิกที่ปุ่มบน Outlining toolbar  โดยที่

9.7 การซ่อนภาพนิ่ง

1. เลือกภาพนิ่งที่ต้องการซ่อน
2. คลิกเมนู Slide Show -> คลิก Hide Slide (คลิก Unhide Slide ในกรณีที่ไม่ต้องการซ่อน) หรือ คลิกที่ปุ่มHide/Unhide บน Slide sorter toolbar (เฉพาะในมุมมอง Slide Sorter)

10. การเพิ่มกล่องข้อความในงานนำเสนอ

1. คลิกเมนู Insert -> คลิก Text Box  cursor บนภาพนิ่งในงานนำเสนอจะเปลี่ยนเป็น  ┼
2. คลิกตำแแหน่งบนภาพนิ่งที่ต้องการให้เป็นมุมบนซ้ายของกล่องข้อความค้างไว้  แล้วลากไปยังตำแหน่งที่ต้องการให้เป็นมุมล่างขวาของกล่องข้อความ  แล้วปล่อยมือจากปุ่ม
3. คลิกในบริเวณกล่องข้อความเพื่อพิมพ์ข้อความ
4. คลิกบริเวณอื่นเพื่อหยุดการทำงานกับกล่องข้อความ

หมายเหตุ  ถ้าต้องการแก้ไขวัตถุ ให้ดับเบิ้ลคลิกที่วัตถุที่ต้องการแก้ไข

11. การเพิ่มรูปภาพ ภาพวาด ภาพยนตร์ หรือข้อมูลเสียง ในงานนำเสนอ
11.1 วิธีเปิด Clip Art Gallery

1. คลิกปุ่ม Clip Art บน Standard toolbar

หรือ คลิกเมนู Insert -> คลิก Picture -> คลิก Clip Art
หรือ คลิกเมนู Insert -> คลิก Movies and Sounds -> คลิก Sound from Gallery
หรือ คลิกเมนู Insert -> คลิก Movies and Sounds -> คลิก Movie from Gallery

11.2 วิธีแทรกจากไฟล์ที่มีอยู่

1. คลิกเมนู Insert -> คลิก Picture -> คลิก From File

หรือ คลิกเมนู Insert -> คลิก Movies and Sounds -> คลิก Sound from File
หรือ คลิกเมนู Insert -> คลิก Movies and Sounds -> คลิก Movie from File

12. การเพิ่มกราฟในงานนำเสนอ

1. คลิกเมนู Insert -> คลิก Chart  หรือ คลิกที่ปุ่ม Insert Chart บน Standard toolbar  จะปรากฏหน้าต่าง Microsoft Graph และ Datasheet บนจอ
2. ปรับปรุงค่าใน Datasheet
3. คลิกเมนู Chart -> คลิก Chart Type -> เลือกรูปแบบกราฟที่ต้องการ
4. คลิกเมนู Chart -> คลิก Chart Option -> ปรับปรุงข้อมูลการนำเสนอกราฟ
5. คลิกนอกบริเวณกราฟเพื่อกลับสู่ PowerPoint

13. การเพิ่มผังงานในงานนำเสนอ

1. คลิกเมนู Insert -> คลิก Picture -> คลิก Organization Chart  จะปรากฏหน้าต่าง Microsoft Organization Chart บนจอ
2. พิมพ์ค่าในกล่องข้อความ พร้อมทั้งปรับปรุงผังงานโดยคลิกที่ปุ่ม Subordinate, Co-worker, Manager และAssistant บน Organization chart toolbar
3. คลิกเมนู File-> คลิก Exit and Return to … เพื่อกลับสู่ PowerPoint

14. การปรับปรุงภาพลักษณ์งานนำเสนอ

1. คลิกเมนู Format -> คลิก Apply Design  หรือ คลิกที่ปุ่ม Apply Design บน Standard toolbar  จะปรากฏกล่อง Apply Design บนจอ
2. คลิกแม่แบบการออกแบบที่ต้องการ
3. คลิกปุ่ม Apply เพื่อเลือกใช้ หรือ คลิกปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิก

15. การนำเสนองาน

1. เปลี่ยนมุมมองเป็น Slide Show
2. นำเสนองานโดย

16. การจัดรูปแบบการเปลี่ยนภาพนิ่ง

1. เปลี่ยนมุมมองเป็น Slide Sorter
2. เลือกภาพนิ่งที่ต้องการปรับปรุงรูปแบบการเปลี่ยนภาพ (กด Ctrl + A ในกรณีที่ต้องการเลือกทุกภาพนิ่ง)
3. คลิกเมนู Slide Show -> คลิก Slide Transition  หรือ คลิกที่ปุ่ม Slide Transition บน Standard toolbar  จะปรากฏSlide Transition บนจอ
4. เลือกรูปแบบและเงื่อนไขการเปลี่ยนภาพนิ่ง
5. คลิกปุ่ม Apply เพื่อให้มีผลต่อภาพนิ่งที่เลือก หรือ คลิก Apply All เพื่อให้มีผลต่อทุกภาพนิ่ง หรือ คลิกปุ่มCancel เพื่อยกเลิก

17. การใส่วันที่ และหัวท้ายแผ่นสไลด์
การใส่วันที่ (Date/Time), Slide number, Header/Footer
* คลิกเมาส์ที่เมนู Insert
* เลือกคำสั่ง Slide Nunber เมื่อต้องการใส่เลขที่ให้กับแผ่นสไลด์
* เลือกคำสั่ง Date and Time เมื่อต้องการใส่วันที่ และเวลาให้กับแผ่นสไลด์

การเลือก Date and time หมายถึง ต้องการใส่วันที่ โดยสามารถเลือกรูปแบบการใส่วันที่ได้หรือถ้าเลือก Update automatically หมายถึง ถ้าวันที่เปลี่ยนแปลงไปก็ให้โปรแกรมปรับเปลี่ยนวันที่ให้ตามอัตโนมัติ