ทำไมถึงเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูป

ด้วยเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ธุรกิจจำเป็นต้องปรับตัวเพื่อการแข่งขัน โปรแกรมสำเร็จรูปมีส่วนช่วยในการทำบัญชีของธุรกิจ โดยเฉพาะโปรแกรมบัญชีออนไลน์

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เป็นโปรแกรมบัญชีที่ทำหน้าที่ บันทึกรายการและประมวลผลรายการทางบัญชีไม่ว่าจะเป็นซื้อ-ขาย, รับ-จ่าย เป็นต้น สามารถทำงานบนอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเตอร์เนตได้แก่ เครื่องพีซี โน้ตบุ้ค แล็บท็อป และสมาร์ทโฟน ทำให้เกิดความสะดวกในการทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา เมื่อมีการสร้างเอกสารได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น ระบบจะบันทึกรายการโดยอัตโนมัติ ทำให้ได้ข้อมูลที่อัพเดตตลอดเวลา ตัวอย่าง โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ได้แก่ โปรแกรมบัญชี PEAK, โปรแกรมบัญชี My Account Cloud, โปรแกรมบัญชี AccRevo เป็นต้น

ข้อดีของการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์

1. ช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว

ที่เห็นได้ขัดคืองานด้านบัญชีที่ลดขั้นตอนการทำงานลง เนื่องจากเป็นบัญชีออนไลน์ เมื่อมีการสร้างเอกสารขั้นต้นได้แก่ บิลซิ้อ บิลขาย ระบบจะบันทึกข้อมูลอัตโนมัติ โดยไม่ต้องคีย์เอกสารซ้ำ
โปรแกรมบัญชีที่ดี สามารถดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลภาครัฐๆได้ ได้แก่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก โดยไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์ชื่อ ที่อยู่ ซึ่งทำให้การทำงานง่ายขึ้น เร็วขึ้น และลดความผิดพลาด เมื่อพนักงานบัญชีสร้างเอกสารแล้ว ผู้ตรวจสอบเอกสารสามารถเข้ามาตรวจสอบเอกสารในระบบได้เลย สามารถทำงานจากที่ใดก็ได้โดยผ่าน โน้ตบุค โทรศัพท์มือถือ

2. งบการเงินและรายงานทางการเงินที่ได้รับมีความถูกต้องครบถ้วน

การทำบัญชีด้วยโปรแกรมบัญชีเป็นระบบที่ลงบัญชีรายการซื้อ-ขาย รับ-จ่าย บันทึกรายการเคลื่อนไหวของสินค้าโดยอัตโนมัติ พร้อมปิดงบการเงินได้ทันที มีระบบที่สามารถดึงข้อมูลจากStatement ธนาคารเพื่อกระทบยอดเงินธนาคารได้อัตโนมัติ ทำให้ข้อมูลครบถ้วนไม่ตกหล่น ช่วยลดความผิดพลาดดังนั้งงบการเงินและรายงานทางการเงินที่ได้จึงมีความถูกต้อง ครบถ้วน

3. ช่วยในการบริหารจัดการเรื่องภาษี

ภาษีเป็นเรื่องที่ยุ่งยากประการหนึ่งของผู้ประกอบการ SMEs การใช้โปรแกรมบัญชีช่วยทำให้การคำนวณภาษีถูกต้องแม่นยำ ลดภาระผู้ประกอบการในการจัดการเรื่องภาษี แก้ปัญหาความผิดพลาดและความล่าช้าที่จะทำให้กิจการต้องเสียเบี้ยปรับเงินเพิ่มทางภาษี

4. ช่วยเพิ่มโอกาสในการเติบโตของธุรกิจ

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ มีการบันทึกข้อมูลและประมวลผลทันทีเมื่อมีการรายการซื้อขาย จีงให้รายงานตัวเลขที่เป็นปัจจุบัน ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อผู้บริหารนำมาใช้ในการวางแผน และ ตัดสินใจได้อย่างแม่นยำในการกำหนดทิศทางขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการนำตัวเลขปัจจุบันมาเปรียบเทียบกับตัวเลขในอดีต การวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน ประกอบกับความสะดวกในการเรียกดูข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลาจากสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต ทำให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว

5. ข้อมูลทางการเงินมีความน่าเชื่อถือ สามารถนำไปใช้ในการขอสินเชื่อเพื่อขยายกิจการได้

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ให้ข้อมูลงบการเงินที่ถูกต้องครบถ้วน ในการยื่นเอกสารและหลักฐานขอสินเชื่อกับสถาบันการเงิน จึงทำได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้งบการเงินยังเป็นที่น่าเชื่อถือและทำให้เพิ่มโอกาสในการขอวงเงินสินเชื่อได้เพิ่มขึ้น ทำให้กิจการมีแหล่งเงินทุนที่นำมาใช้เสริสภาพคล่องและนำไปใช้ในการขยายกิจการ

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ครอบคลุมงานสำคัญในการทำบัญชี นอกจากเป็นเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนงานด้านบัญชีของกิจการให้สะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพแล้ว ยังนำไปสู่การพัฒนาธุรกิจให้เติบโตอีกด้วย เช่นเดียวกับโปรแกรมบัญชี PEAK ที่ทำให้คุณติดตามข้อมูลธุรกิจได้ในแบบทันที บริหารจัดการงานบัญชีจากทุกอุปกรณ์ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน เมื่อไร

ข้อดีหรือประโยชน์ของ ERP 

1. เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารและการปฏิบัติงานให้กับกระบวนการทำงาน (Business Process) 
       2. สร้างระบบงานและกระบวนการทำงานให้ถูกต้อง รวดเร็วระบบเพียงครั้งเดียว เชื่อมโยงกันได้ครบวงจร
       3. ลดความซ้ำซ้อนของการเก็บข้อมูล เนื่องจากนำข้อมูลเข้าระบบเพียงครั้งเดียว ทำให้ข้อมูลมีความเป็นมาตรฐาน และถูกต้องตรงกันทั่วทั้งองค์กร
       4. มีศูนย์รวมระบบข้อมูลสารสนเทศที่ช่วยการตัดสินใจ
       5. เป็นการนำกระบวนการทำงานที่ดีที่สุด (Best – Practice) มาใช้ในองค์กร
       6. มีความยึดหยุ่นในการปรับเปลี่ยน หรือขยายระบบงาน ให้มีการำงานตรงตามกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องการ
       7. มีระบบการควบคุมภายใน และการรักษาความปลอดภัยที่ดี
       8. ทำให้เกิดรายงานและการวิเคราะห์ที่สามารถใช้สำหรับการวางแผน
       9. ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานระยะยาว

ประโยชน์ในเชิงคุณภาพ

1. ทำให้กระบวนการทำงานมีการประสานเชื่อมโยงข้อมูลซึ่งกันและกัน ระหว่างระบบงานด้านต่าง ๆ ให้เป็นหนึ่งเดียว รวมถึงการเชื่อมโยงข้อมูลกับบริษัทในเครือ บริษัทคู่ค้า
       2. สามารถเชื่อมโยงข้อมูล ขององค์กร เข้ากับระบบเบิกจ่ายเงิน Electronic ของภาครัฐได้ (Government Financial Management Information System : GFMIS) 
       3. ช่วยให้เกิดการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานและวัฒนธรรมองค์กร ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
       4. ทำให้ผู้ใช้งานระบบ Unified ERP มีแนวการปฏิบัติงานและกระบวนการคิดที่เป็นมาตรฐานสากล
       5. เสริมสร้างภาพลักษณ์ขององค์กร สร้างความโปร่งใสและความถูกต้องของสารสนเทศ

การนำ ERP มาใช้ ผู้บริหารยังต้องมีบทบาทที่สำคัญดังต่อไปนี้

1. การเป็นหัวหอกในการปฏิรูปจิตสำนึก 
           ก่อนที่จะนำ ERP มาใช้ ผู้บริหารจะต้องไม่มองข้ามสภาพปัจจุบันขององค์กร แต่จะต้องเป็นหัวหอกในการปฏิรูปจิตสำนึกต่อความสำคัญของการปฏิรูปองค์กร และจะต้องรับบทบาทในการผลักดันเรื่องการปฏิรูปจิตสำนึกขององค์กรโดยรวม ผู้บริหารจะต้องเป็นผู้อธิบายให้พนักงานเข้าใจ โดยบางครั้งจะต้องวนไปรอบๆ องค์กรด้วยตัวเอง และพูดคุยกับพนักงานแต่ละคนๆ ให้ร่วมแรงกันปฏิบัติ 
       2. ร่วมในการออกแบบและการตัดสินใจในการนำ ERP มาใช้ 
           การนำ ERP มาใช้ต่างกับการทำโครงการเพียงเพื่อสร้างระบบสารสนเทศใหม่เป็นอย่างมาก เพราะการสร้างระบบ ERP คือการสร้างระบบสารสนเทศใหม่ที่รวมศูนย์ และมีความสามารถทำให้เกิดการบริหารที่ก่อให้เกิดการปฏิรูปการทำงาน การปฏิรูปการบริหาร การปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กรอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้องค์กรโดยรวมได้รับประสิทธิภาพสูงสุด 
       3. การเป็นผู้นำอย่างต่อเนื่องในการนำ ERP มาใช้ 
           ผู้บริหารไม่ใช่แค่เป็นผู้เริ่มต้นเท่านั้น ผู้บริหารจะต้องไม่ปล่อยให้เป็นหน้าที่ของผู้ใต้บังคับ บัญชาในการดำเนินการผลักดันการนำ ERP มาใช้ เพราะถ้าเป็นเช่นนั้นจะไม่ประสบผลสำเร็จ ผู้บริหารจะต้องเป็นผู้นำอย่างต่อเนื่องในการนำ ERP มาใช้ในองค์กร

1. แพง ไม่มีโปรแกรม ERP ราคา 5,000 – 6,000 บาทเลย
      2. ต้องปรับตัวเข้าหาโปรแกรม  การปรับเปลี่ยนโปรแกรมเพื่อให้เข้ากับโรงงานเป็นเรื่องยาก แพง และโปรแกรมบางยี่ห้อไม่ยอมทำ เป็นอันว่าเราต้องปรับตัวเข้าหาโปรแกรม หมายถึงอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงาน ซึ่งก็ไม่รู้ว่าปรับไปแล้วจะดีหรือไม่ดี ตรงนี้เจ้าของบริษัทต้องมาตัดสินใจ
      3. ERP จะต้องเกี่ยวข้องกับแทบทุกหน่วยงานในองค์กร และใช้เวลาในการ Implement นาน อาจใช้เวลา 1-2 ปี ดังนั้นต้องทำความเข้าใจกับพนักงาน ไม่อย่างนั้นพนักงานอาจต่อต้านการใช้โปรแกรม ERP ได้ เพราะในช่วงการ Implement อาจต้องทำแบบคู่ขนานคือ ต้องป้อนข้อมูลใส่โปรแกรม ERP และยังต้องทำงานเหมือนเดิมอีก นั่นคือมีการทำเพิ่มขึ้น (เงินเดือนเท่าเดิม)  หรือพนักงานบางคนอาจกลัวว่ามีโปรแกรมมาช่วยงานแล้ว ต่อไปอาจจะไล่พนักงานออก
      4. โปรแกรม ERP ค่อนข้างซับซ้อน ถ้าพนักงานที่ป้อนข้อมูลไม่ค่อยเอาใจใส่ อาจป้อนข้อมูลผิดพลาด แล้วผลลัพธ์ที่ได้ก็จะผิดต่อ ๆ กันไปเป็นลูกโซ่ เพราะ ERP จะไม่ป้อนข้อมูลซ้ำ ๆ กัน เมื่อต้นทางป้อนผิด ระหว่างทางที่รับข้อมูลไปใช้ก็ผิด ไปถึงปลายทางก็ผิด  โปรแกรม ERP ก็ไม่มีประโยชน์ 
      5. ERP บางตัวใหญ่มากทำมาเพื่อทุกกลุ่มอุตสาหกรรม อาจไม่เหมาะกับโรงงานของเรา หรือบางตัวออกไปในแนวบัญชี ไม่เหมาะกับโรงงานที่เน้นอุตสาหกรรมการผลิตแบบโรงงานเรา ต้องเลือกดี ๆ ไม่งั้นเสียเงินฟรี ใช้ไม่คุ้ม หรืออาจใช้ไม่ได้เลยต้องโยนทิ้งไปก็มีเยอะ
      6. บริษัทที่ขาย ERP บางบริษัท  Implement ไปครึ่ง ๆ กลาง ๆ ก็ทิ้งงานหนีไป

กรณีที่ประสบความล้มเหลวในการนำ ERP มาใช้   
      1.ไม่สามารถปฏิรูปการทำงานได้  เป้าหมายการนำ ERP มาใช้เพื่อปฏิรูปการทำงาน เช่น การลดต้นทุน การเพิ่มความเร็ว การเพิ่ม     ประสิทธิภาพในการทำงาน เป็นต้น แต่ในทางปฏิบัติจริง ยังคงดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจ(Business Process) เหมือนกับที่เคยทำมาแต่เดิม 
      2.ไม่สามารถปฏิรูปการบริหารจัดการได้ หลังจากนำ ERP มาใช้ การใช้ข้อมูลที่ได้ไม่มีความก้าวหน้า ยังคงใช้วิธีการจัดการเหมือนกับที่เคยทำมา ไม่ทำให้เกิดการปฏิรูปการจัดการ 
      3. ระยะเวลาพัฒนานานและต้นทุนสูง การสร้างระบบ ERP ใช้ระยะเวลาพัฒนานาน มีต้นทุนสูงการนำไปใช้ล่าช้ากว่ากำหนด ยิ่งทำให้ต้นทุนของการพัฒนาสูงกว่าที่ตั้งเป้าไว้มาก ทำให้ ERP กลายเป็นของแพง
      4. ต้นทุนของการดูแลรักษาหลังจากนำมาใช้สูง การนำ ERP มาใช้จะทำให้เกิดระบบสารสนเทศขององค์กรใหม่โดยใช้ ERP Package  ซึ่งควรจะทำให้การดูแลรักษาทำได้ง่ายและต้นทุนในการดูแลรักษาลดลง แต่ในความเป็นจริงเนื่องจากมี Software ที่พัฒนาขึ้นด้วยมือที่เรียกว่า Add-on  สำหรับการ Customize  อยู่มาก ทำให้ต้นทุนไม่ต่างจากการพัฒนาแบบ Customize ที่ทำด้วยมือ
      5. ไม่สามารถตาม Upgrade version  ของ ERP Package ได้  เมื่อมีการ Upgrade version ของ ERP Package  ผู้ผลิต ERP package แจ้งว่าจะยกเลิกการบำรุงรักษา version เก่า แต่เมื่อจะพยายาม upgrade version ของ ERP package ที่นำมาใช้  ก็จะพบว่ามีความขัดแย้งกับ Software ที่พัฒนาขึ้นแบบ Add on โดยการ Customize ทำให้ทราบว่าต้องทำการสร้างขึ้นมาใหม่ ดังนั้นในการ upgrade version ของ ERP package จำเป็นต้องมีการทดสอบและการพัฒนาที่ยุ่งยาก และมีต้นทุนการ upgrade version เท่าๆ กับการนำเอาระบบใหม่เข้ามาใช้

สาเหตุของความล้มเหลวในการนำ ERP มาใช้ แบ่งออกเป็น 3  ขั้นตอน    

   สาเหตุของความล้มเหลวในขั้นตอนวางแผน           
           1. การนำมาใช้โดยผู้บริหารไม่ได้ตัดสินใจเป็นการนำ ERP มาใช้โดยผู้บริหารไม่ได้ตัดสินใจ ทั้งๆที่การนำ ERP มาใช้นั้น  มีเป้าหมายเพื่อสร้างแนวคิดเรื่อง ERP เพื่อปฏิรูปองค์กร และฝังรากฐานอย่างมั่นคง  ขาดการปฏิรูปจิตสำนึกที่ว่า ต้องมีการปฏิรูปองค์กรก่อน โดยมักจะหยุดอยู่เพียงแค่การนำ ERP มาใช้โดยฝ่ายระบบสารสนเทศเป็นผู้ผลักดัน
           2. การนำมาใช้แบบทดลองเนื่องจากไม่มั่นใจในการใช้ ERP package จึงทดลองทำเพียงแค่เปลี่ยนส่วนหนึ่งของการดำเนินงานขององค์กรโดยใช้ ERP package หากทำเพียงเท่านี้ ไม่สามารถที่จะกล่าวได้ว่าเป็นการนำ ERP มาใช้       
           3. การนำมาใช้เป็น Stand Alone Operation Application นำ  ERP package มาใช้กับเพียงส่วนหนึ่งของการดำเนินงานขององค์กร โดยใช้ ERP Package เป็น Stand Alone Operation Application หากเป็นเช่นนี้ ไม่ได้นำ ERP  มาใช้ 
           4. การนำมาใช้ในการสร้างระบบสารสนเทศในกรณีที่เป้าหมายของการนำ  ERP มาใช้เน้นที่การสร้างระบบสารสนเทศ  โดยไม่เป็นไปตามแนวความคิดของ ERP    จึงยังคงห่างไกลที่จะกล่าวได้ว่าเป็นการสร้างแนวคิด ERP และฝังรากฐานอย่างมั่นคง 
     สาเหตุของความล้มเหลวในขั้นตอนพัฒนา           
          1. การนำ ERP มาใช้โดยไม่ทบทวน flow ของการดำเนินงานใหม่ เป็นการนำ ERP มาใช้โดยไม่ไปยุ่งเกี่ยวกับ business process ซึ่งใช้อยู่ในปัจจุบันทำให้ไม่เกิดการปฏิรูปการทำงาน ERP จึงเป็นเพียงโครงการสร้างระบบสารสนเทศโดยใช้ ERP package เท่านั้น          
          2. การนำมาใช้มีการ customize มากเนื่องจากขาดการพิจารณาbusiness process หรือflow ของการดำเนินงานในปัจจุบัน   จึงทำให้ไม่สามารถใช้ business process ที่ ERP package มีให้เลือกใช้ได้ ส่งผลให้มีการ customize ปริมาณมากขึ้น  ทำให้ต้นทุนการพัฒนาของการนำ ERP  มาใช้สูง ทำให้บางครั้งอาจมีการยกเลิกการนำ ERP มาใช้กลางคันด้วย      

                     สาเหตุของความล้มเหลวในขั้นตอนใช้งานและขั้นตอนพัฒนาต่อยอด           
      

          1. มีความพยายามต่ำในการแสวงหาประสิทธิผลต่อเนื่องหลังจากนำมาใช้ การนำมาใช้โดยไม่มีการทบทวน business process เดิม การนำมาใช้เป็น operation  application, การนำมาใช้บางส่วน, การนำมาใช้โดยมีเป้าหมายเพื่อปฏิรูปองค์กร หากไม่แสวงหาประสิทธิผลของการปฏิรูปการทำงานอย่างจริงจัง  ประสิทธิผลของการนำมาใช้ก็จะไม่เพิ่มขึ้น     
          2. มีความพยายามต่ำในการใช้ข้อมูลหลังจากนำมาใช้ในกรณีที่ทำการสร้างเพียงบาง ส่วนของฐานรากของระบบสารสนเทศขององค์กรจะทำให้ขาดความก้าวหน้าในการใช้ ข้อมูลจาก ERP ในลักษณะ real time  เพื่อการตัดสินใจ  ผู้บริหารยังคงใช้รูปแบบการบริหารโดยใช้จากข้อมูลที่รวบรวมสรุปรายเดือน

Advertisement

Share this:

• Twitter
• Facebook

Like this:

ถูกใจ กำลังโหลด...