Purchase order ใบส งซ อ ม สเตอร ม สเตอร

1 1 ใบส งซ อ (Purchase Order) หมายถ ง การบ นท กรายการส งซ อส นค า ว ตถ ด บ อะไหล และว สด ส นเปล อง เพ อใช ในการดาเน นธ รก จ ซ งเม อ บ นท กรายการส งซ อเร ยบร อยแล ว สามารถอ างอ งใบส งซ อเพ ออน ม ต การส งซ อต อไป หน าต างการบ นท กใบส งซ อ หน าต างบ นท กจะแบ งข อม ลออกเป น 4 ส วน ค อ Basic Data ค อ การบ นท กรายละเอ ยดข อม ลของใบส งซ อ Detail ค อ การบ นท กรายละเอ ยดท อย ออกบ ล สถานท ส งของ ผ ร บผ ดชอบ แผนกงาน Note & Attachment ค อ การบ นท กรายละเอ ยด คาอธ บายรายการ หมายเหต และเง อนไขต างๆ Define Field ค อ การบ นท กข อม ลท ผ ใช ได สร างฟอร มกรอกข อม ลเพ มเต มข นมาด วยตนเอง (แท บ Define Field จะแสดงก ต อเม อม การต งค า Define Field เท าน น) สถานะเอกสารใบส งซ อ สถานะเอกสารใบส งซ อ ม ท งหมด 10 สถานะ ค อ Draft ค อ เอกสารท ม การบ นท กร างไว Open ค อ เอกสารท สร างข นมาใหม โดยไม ม การกาหนดกระบวนการอน ม ต เอกสาร Wait Approve ค อ เอกสารรอการอน ม ต จากผ ม อานาจ Inprocess ค อ หมายถ ง สถานะรออน ม ต กรณ ท ม ผ อน ม ต หลายท าน Approve ค อ เอกสารท ผ านการอน ม ต จากผ ม อ านาจ สามารถน าไปเป ดเอกสารซ อเช อ/ซ อสดได ท นท Not Approve ค อ เอกสารท ไม ผ านการอน ม ต จากผ ม อานาจ จะไม สามารถนาไปเป ดเอกสารซ อเช อ/ ซ อสดได Partial ค อ เอกสารท ม การนาไปใช บางส วนเร ยบร อยแล ว Hold ค อ การพ กเอกสาร เม อต องการนาไปใช งานก ให คล กยกเล ก Hold ออกก อน Close ค อ เอกสารท ผ านการอน ม ต และนาไปเป ดเอกสารซ อเช อ/ซ อสดเร ยบร อยแล ว Cancel ค อ เอกสารท ถ กยกเล ก ไม สามารถนาไปใช งานได อ ก

2 2 ข นตอนการบ นท กใบส งซ อ 1. ผ ใช สามารถบ นท กใบส งซ อ โดยกดเมน Purchase > ใบส งซ อ ด งร ป 2. ระบบจะแสดงหน าจอรายการใบส งซ อ ผ ใช สามารถสร างใบส งซ อใหม ได โดยกดป ม New ทางด านขวาบน ของหน าจอโปรแกรม ด งร ป

3 3 3. ในแถบ Basic Data ค อ การบ นท กรายละเอ ยดข อม ลของใบส งซ อ เช น รห สเจ าหน เลขท เอกสาร ว นท เอกสาร เป นต น ผ ใช ควรทาการกรอกข อม ลในฟอร มท ม เคร องหมาย * ให ครบถ วน ด งร ป 4. ในแถบรายการส นค า ผ ใช สามารถเพ มส นค า ได หลายรายการโดยกดป ม + เล อกส นค า ด งร ป

4 4 5. ระบบจะแสดงรายการข อม ลส นค าท งหมด เช น รห สส นค า ช อส นค า ราคา/หน วย เป นต น ด งร ป * หมายเหต : ในกรณ ท ส นค าม จานวนมาก ผ ใช สามารถพ มพ รห สส นค า ช อส นค า ช อหน วยและข อม ลอ นๆ ในช องรายการค นหาได 6. ผ ใช สามารถกาหนดคล งส นค า ท เก บส นค า จานวนส นค า และส วนลดสาหร บส นค าท ต องการซ อได ด งร ป * หมายเหต : ในกรณ ส วนลดส นค า ผ ใช สามารถกาหนดส วนลดได 2 ร ป ค อ แบบจานวนเง น และ แบบเปอร เซ นต

5 5 7. ผ ใช สามารถแทรกส นค าระหว างส นค าช นอ นได โดยเล อกรายการส นค า 1 รายการ จากน นกดป ม แทรก ส นค า > เล อกส นค าท ต องการแทรกเพ ม ระบบจะแสดงส นค าท เพ มตรงตาแหน งด านบนของรายการท เล อก ด งร ป 8. ระบบจะรวมจ านวนเง นของราคาส นค าท งหมดให ในส วนท ายบ ลด านล าง ผ ใช สามารถระบ ส วนลดการค าได ท งร ปแบบจานวนเง นและเปอร เซ นต

6 6 9. ผ ใช สามารถเล อกภาษ ท ปรากฏในท ายเอกสาร โดยข อม ลภาษ จะอ างอ งข อม ลตามท ผ ใช ได ท าการ ต งค า ข อม ลเจ าหน หร อ ต งค าข อม ลภาษ ซ อ ด งร ป 10. ในแถบ Detail ระบบจะอ างอ งข อม ลท อย ของผ ขาย ท ผ ใช ได ม การต งค ารายละเอ ยดข อม ลท อย ของผ ขาย ต งแต ต น ผ ใช สามารถแก ไขข อม ลในส วนน ได รวมถ งก าหนดว ธ การขนส ง ผ ร บผ ดชอบ และแผนกงานท ร บผ ดชอบ ด งร ป

7 7 11. ในแถบ Note & Attachment ค อ การระบ หมายเหต ท ายบ ล ผ ใช สามารถระบ หมายเหต ต างๆ ท ต องการ โดยกดป ม + > ระบ รายละเอ ยดท ต องการ > ต งเป นหมายเหต ท แสดงในท ายฟอร ม ใช ในกรณ ท หมาย เหต ท ายบ ลม มากกว า 1 ข นไป เพ อนามาแสดงในท ายฟอร ม > เพ อเป นการบ นท กข อม ล ด งร ป * หมายเหต : ส ญล กษณ และ ค อ การเล อนข อความข น หร อลงตามท ผ ใช ต องการ * หมายเหต : ในกรณ ท ผ ใช ม เอกสารอ นๆ เพ อนามาอ างอ งในใบส งซ อ ผ ใช สามารถ แนบไฟล เอกสารอ นๆได 12. ผ ใช สามารถกดป ม Preview ทางด านขวาบนของหน าจอโปรแกรม ก อนบ นท กเอกสารใบส งซ อ เพ อ ตรวจสอบความถ กต องของข อม ลได ด งร ป

8 8 13. หล งจากผ ใช ตรวจสอบข อม ลครบถ วนแล ว ให กดป ม Save ทางด านขวาบนของหน าจอโปรแกรม เพ อเป น การบ นท กข อม ลใบส งซ อ โดยการบ นท กข อม ลสามารถแบ งการบ นท กออกเป น 4 ร ปแบบ ด งน Save ค อการบ นท กใบส งซ อปกต พร อมแสดงข อม ลท ม การบ นท กเร ยบร อยแล ว Save Draft ค อการบ นท กแบบร างเอกสาร เม อผ ใช บ นท กข อม ลใบส งซ อเร ยบร อยแล ว ระบบจะ แสดงหน าจอการบ นท กใบส งซ อแบบร างท นท Save & New ค อการบ นท กพร อมเป ดหน าบ นท กข อม ลใบส งซ อใหม เม อผ ใช บ นท กข อม ลใบส งซ อ เร ยบร อยแล ว ระบบจะแสดงหน าจอการบ นท กข อม ลใบส งซ อใหม ท นท Save & Close ค อการบ นท กพร อมย อนกล บไปหน ารายการขายสด เม อผ ใช บ นท กข อม ลใบส งซ อ เร ยบร อยแล ว ระบบจะย อนกล บแสดงหน าจอรายการใบส งซ อท งหมดท นท

9 9 การย นย นการเปล ยนสถานะใบส งซ อ 1. ผ ใช สามารถย นย นเปล ยนสถานะใบส งซ อได โดยกดป ม เล อกรายการใบส งซ อท ต องการเปล ยนสถานะ 1 รายการ > Action > Change Status ระบบจะแสดง Pop up เพ อให ผ ใช ย นย นการเปล ยนสถานะใบส งซ อ เง อนไขการเปล ยนสถานะ ม ท งหมด ด งน สถานะ Approve, Open เปล ยนเป นสถานะ Cancel สถานะ Wait Approve, Inprocess, Partial เปล ยนเป นสถานะ Hold สถานะ Hold เปล ยนเป นสถานะ Wait Approve, Inprocess, Open, Partial สถานะ Not Approve, Close, Cancel จะไม สามารถเปล ยนสถานะจากเด มได เน องจากเอกสารไม อน ม ต, ถ กป ด หร อถ กยกเล กเร ยบร อยแล ว

10 10 การอน ม ต ใบส งซ อ 1. ส าหร บการอน ม ต ใบส งซ อระบบจะอ างอ งตามแนวทางท ผ ใช ต งค าการอน ม ต เม อผ ใช บ นท กแบบฟอร มใบส ง ซ อเร ยบร อยแล ว ระบบจะแสดงสถานะ Wait Approve Inprocess ทางด านซ ายบนของหน าจอโปรแกรม ด งร ป 2. ผ ใช สามารถอน ม ต เอกสารใบส งซ อได โดยกดเมน Approve Center > Quotation > เล อกรายการ ใบส งซ อท ต องการอน ม ต จากน นระบบจะแสดงแบบฟอร มท ผ ใช ทาการบ นท ก ด งร ป

11 11 3. ผ ใช สามารถกดป ม Approve หร อ Not Approve ทางด านขวาบนของหน าจอโปรแกรมได ท นท ระบบ จะแสดง Pop up เพ อให ผ ใช ย นย นการอน ม ต ใบส งซ อ พร อมระบ เหต ผลการอน ม ต เอกสาร ด งร ป

12 12 การดาว นโหลด การพ มพ และส งอ เมล ใบส งซ อ 1. เม อผ ใช สร างใบส งซ อเสร จส น แล วต องการดาว นโหลด การพ มพ หร อส งอ เมล ให ผ ใช กดป ม ทางด านขวาบนของหน าจอโปรแกรม ในหน าจอรายละเอ ยดใบส งซ อ ด งร ป 2. ระบบจะแสดงหน าจอแบบฟอร มใบส งซ อ ผ ใช สามารถเล อกกดป ม Download Print หร อ Send ทางด านขวาบนของหน าจอโปรแกรม ตามท ผ ใช ต องการได ท นท ด งร ป * หมายเหต : ไฟล เอกสารใบส งซ อจะอย ในร ปแบบนามสก ล.pdf