การเพ ม ช อล กค าคำนำหน าบร ษ ท ในexpress

สามารถกำหนดรปู แบบรหสั บญั ชีไดท้ ่ี เมนเู รมิ่ ระบบ / ข้อ 1.7 ระบบบัญชี (ตั้งความยาวรหัสได้สงู สุด 15 หลัก)

รปู ท่1ี 2 รูปท่ี 13

รายละเอยี ดผงั บัญชี 7

เลขทีบ่ ญั ชี กำหนดรปู แบบรหัสบัญชีท่ี เมนูเรม่ิ ระบบ ข้อ 1.7 ระบบบญั ชี กำหนดชอ่ื บญั ชีตา่ งๆ ทใี่ ช้ ช่อื บญั ชี แบง่ เป็น 1 ถงึ 9 ระดับ ซงึ่ มีระดับ 1 เป็นระดบั สูงสดุ ตอ้ งอยเู่ หนือขนึ้ ไป 1 ระดับ ระดบั บญั ชี แบง่ ปัน 5 หมวด ไดแ้ ก่ สนิ ทรพั ย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใชจ่ า่ ย แบง่ ปนั เป็น 2 ประเภท ไดแ้ ก่ บัญชีคุม และบัญชียอ่ ย เลขทีบ่ ญั ชีคุมยอด กำหนดรหสั แผนกทีเ่ มนูเร่มิ ระบบ ข้อ 7 หมวดบญั ชี ( M หมายถึง ตอ้ งระบแุ ผนกทุกคร้ัง หา้ มปล่อยวาง) ประเภท แยกประเภท

6. กำหนดการเช่ือมตอ่ บัญชี เมนูเรม่ิ ระบบ / ข้อ 5 กำหนดการเชื่อมต่อบัญชี

รูปท่ี 14

8

รปู ที่ 15 บัญชพี ัก จะถูกโปรมแกรมนำไปใช้ เพ่ือให้การลงบัญชใี นสมดุ รายวนั ถูกต้องยิ่งขน้ึ ( เป็นเทคนิคภายในโปรแกรม ) ดงั นนั้ คุณจะต้องสรา้ งบัญชีพักนี้ในผังบัญชี ( โดยให้อย่ใู นระดบั 1 หมวดบัญชี คา่ ใช้จา่ ย, ประเภทบัญชียอ่ ย และไม่ แยกแผนก) และไม่ควรนำไปใช้ในการบนั ทกึ บัญชีใด ๆ ดงั น้ันหากคณุ ตรวจสอบพบวา่ บัญชพี กั นีม้ ีมูลคา่ คงเหลืออยู่ ก็ แสดงว่าเกิดปญั หาขน้ึ ทบี่ ญั ชีน้ี วิธแี ก้ไขให้ไปพิมพ์แยกประเภทบญั ชีพกั จะพบว่ามีเอกสารใดบ้างท่ีจะตอ้ งสงั่ ให้ ลงบัญชีใหม่ 7. กำหนดเลขท่ีเอกสาร เมนเู ริ่มระบบ / ข้อ 4 กำหนดเลขทีเ่ อกสาร

รูปที่ 16

9

หมายเหตุ :

• ถ้าต้องการเอกสารหมวดใดเพิ่มเติม ใหค้ ลิกทบี่ รรทดั นัน้ แล้วคลิกที่ป่มุ  เพ่ือเพ่มิ เมนใู นช่องถดั ไป:- • อักษรนำหนา้ 2 ตัวแรก จะเปลี่ยนในภายหลังไมไ่ ด้ • ตัวเลขไดส้ ูงสุด 7 หลกั แล้วจะวนกลบั มาเป็น 1 ใหมถ่ ้าต้องการให้เรียงแยกปี เดือน แล้วตามดว้ ยลำดับเลขที่

เอกสาร ควรใช้รูปแบบดังน้ี

YYMMXXX 481001 ( ถ้าเอกสารไมเ่ กนิ 999 ตอ่ เดือน )

YMMXXXX 8010001 ( ถา้ เอกสารไมเ่ กิน 9,999 ต่อเดือน )

8. กำหนดรายละเอียดพนักงานขาย เมนูขาย / ข้อ 8 รายละเอียดพนักงานขาย

- กำหนดเฉพาะรหัส และ ชื่อพนกั งานขาย

- ส่วนชอ่ งอ่ืนๆ มไี ว้ประยุกตใ์ ชต้ อนแกร้ ายงาน หรอื

แบบฟอร์ม

รปู ที่ 17 9. กำหนดค่าเร่ิมตน้ ระบบขาย และลูกค้า เมนูเร่มิ ระบบ / ขอ้ 1.4.1

รูปที่ 18

10

สามารถกำหนดวธิ กี ารรบั ชำระหนไี้ ด้หลายวธิ จี ากเมนูเร่ิมระบบ/ข้อ 1.4.2 (ดังรปู 19 ) ให้สังเกตค่าในตาราง ดังนี้ • รายการใดเป็นเชค็ รับ หรอื ต๋ัวเงินรับ (ทจี่ ะต้องทำรายการนำฝาก หรอื นำไปขนึ้ เงนิ อีกครง้ั ) ใหต้ อบ Y ในช่อง เชค็ ? • รายการใดจะให้ไปปรากฏใน Bank Statementให้ปอ้ นรหัสธนาคารในชอ่ ง ธ .(คลิกที่ป่มุ หรือกด F6 ในช่องนัน้ เพื่อเลือกธนาคารกไ็ ด้ • สำหรบั ชอ่ งเลขที่บญั ชี ใหค้ ลิกที่ปมุ่ หรอื กด F6 เพอื่ เลอื กเลขทบ่ี ัญชใี หต้ รงตามผงั บัญชี (รายการ ใดท่มี ีรหสั ธนาคาร โปรแกรมจะใช้เลขท่ีบัญชีทร่ี ายละเอียดของธนาคารนั้น)

รปู ที่ 19

10. กำหนดรายละเอียดลูกคา้ เมนขู าย / ข้อ 6 รายละเอียดลกู ค้า

11

รปู ที่ 20

• รหัสยาวสงู สุด 10 ตวั อักษร • ควรคำนำหน้าชอ่ื ออกมาเพ่อื ใหค้ ้นหาตามชอ่ื สะดวกขึ้น • ยอดต้นปจี ะเกิดจากการบนั ทึกยอดลกู หนี้คงค้าง หรอื การปิดประมวลผลสน้ิ ปี

11. กำหนดคา่ เริ่มต้นระบบซื้อ และเจ้าหนี้ เมนเู ริ่มระบบ / ข้อ 1.5.1

รูปที่ 21 สามารถกำหนดวิธกี ารจ่ายชำระหน้ีไดห้ มดหลายวิธีจากเมนูเร่มิ ระบบ / ข้อ 1.5.2 (ดังรปู ที่ 22 ) วิธกี ารใช้งาน เหมอื นกับรับชำระหน้ี

รูปท่ี 22

12

12. กำหนดรายละเอยี ดเจ้าหนี้ เมนซู ้อื / ข้อ 6 รายละเอียดผู้จำหนา่ ย

รูปท่ี 23 13. กำหนดค่าเริ่มต้นระบบสินคา้ เมนูเรม่ิ ระบบ / ขอ้ 1.3.1

รูปท่ี 24 จากนน้ั ใหก้ ำหนดกลุ่มบัญชสี ินคา้ ท่เี มนูเรม่ิ เมนู / ขอ้ 1.3.2

13

รูปที่ 25 14. กำหนดรายละเอียดสินค้า / วัตถดุ ิบ เมนูสินค้า / ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า

รปู ที่ 26 15. กำหนดรายละเอยี ดสนิ คา้ บริการเมนสู ินคา้ / ข้อ 4. สินค้าบรกิ าร

14

รูปที่ 27 16. กำหนดรายละเอียดสินค้าชุด เมนูสนิ ค้า / ขอ้ 3. รายละเอียดสนิ คา้ ชดุ

รปู ที่ 28 ประเภทของสินค้าชดุ มี 2 ประเภท • ประเภทท่ี 1 สนิ คา้ ชุดธรรมดา เวลาขายจะเลือกสินคา้ ทจ่ี ะขายไม่ได้ โปรแกรมจะตัดสินค้าประกอบทุกตวั • ประเภทท่ี 2 สนิ คาชดุ พิเศษ เวลาขายสามารถเลอื กสนิ คา้ ท่ีขายได้ จะมสี ินค้าประกอบขน้ึ มาให้เลือก 17. กำหนดรายละเอียดบัญชเี งนิ ฝาก เมนกู ารเงิน / ขอ้ 3 ธนาคาร / ข้อ 7. รายละเอียดบญั ชเี งนิ ฝาก

รปู ท่ี 29

15

การบนั ทกึ ยอดยกมา

กอ่ นจะเร่ิมใช้โปรมแกรม Express ผู้ใชค้ วรจะทำการรวบรวมขอ้ มูลเก่ยี วกบั ยอดคงเหลือของระบบบญั ชยี อ่ ย ระบบตา่ งๆ

เพ่อื นำมาบันทึกเปน็ ยอดยกมาในงวดปปี จั จุบัน

**หมายเหตุ** สามารถทำไปพรอ้ มกับการเดนิ รายการปจั จุบนั ได้

1. บนั ทกึ ยอดลกู หนี้คงค้าง หมายถึง ยอดหนี้คงคา้ งซึ่งเกิดจากการจำหนา่ ยสินค้า / บรกิ ารแก่สินค้า แต่ยังไมไ่ ดร้ บั ชำระหนี้

การรวบรวมเอกสารลกู หนี้คงค้าง ควรจัดเก็บเอกสาร เรยี งตามหมายเลขใบกำกบั ภาษี (ขาย) ทีย่ ังค้างชำระ จะได้สะดวกเม่ือนำมาบันทึกในโปรแกรม Express

เมนทู ีใ่ ช้บนั ทึก เมนูการเงิน / 1.รับเงิน / 6. บันทึกรายการลูกหน้คี งคา้ ง – ยกมา

รูปที่ 30 2. บันทึกยอดเจา้ หนี้คงค้าง

หมายถึง ยอดหนค้ี งค้างซง่ึ เกิดจากการซื้อสนิ ค้า / บรกิ ารจากผู้จำหน่าย (เจา้ หน)้ี แต่กจิ การยังไม่ได้ จา่ ยชำระ

หน้ี การรวบรวมเอกสารเจ้าหนี้คงค้าง ควรจดั เก็บเอกสารเรียงตามหมายเลขใบกำกับภาษี (ซ้ือ) ท่ียังค้างจ่าย ชำระ จะได้สะดวกเมื่อนำยอดคงค้างมาบันทึกในโปรแกรม Express

เมนทู ่ใี ช้บนั ทึก เมนกู ารเงิน / 2. จา่ ยเงิน / 5. บนั ทกึ รายการเจ้าหนี้คงคา้ ง – ยกมา

16

รปู ท่ี 31

3. บันทกึ ยอดสินค้า / วตั ถุดิบคงเหลอื หมายถงึ ยอดคงเหลอื ของสินค้าแต่ละรายการ ผใู้ ชจ้ ะต้องทำการตรวจนับยอดคงเหลือของสนิ ค้า แต่ละรหัสวา่

เหลอื เท่าไร ราคาต่อหนว่ ย และมลู ค่ารวมของสนิ ค้าแตล่ ะรายการ ซง่ึ ยอดท่ีตรวจนับได้นี้จะนำมาบันทกึ เปน็ ยอดสินค้า/ วตั ถุดิบยกมา

เมนูทใี่ ช้บนั ทึก เมนสู นิ ค้า / 2. รายละเอยี ดสินค้า

## กรณีผู้ใช้กำหนดวธิ บี นั ทึกตน้ ทนุ แบบเข้าก่อน-อออกก่อน บนั ทึกดังน้ี

1. เรียกรหัสสินค้าที่จะบนั ทึกยอดยกมาแสดงทจี่ อภาพ โดยคลิก เพอื่ ค้นหาตามรหัสสนิ ค้า (Ctrl-L,Alt-L,Page-

up,Page-Down)

2. คลกิ ทแี่ ทป็ “ล็อตสนิ ค้ายกมา <F7>” หรือ กด F7 เลยกไ็ ด้

3. กด Alt-A วันที่ ให้คลกิ ผา่ น

คลัง สามารถระบุคลงั ได้ เช่น คลังสำนักงานใหญ่

เอกสาร พิมพ์ข้อความ “ยกมา” หรือ “B/F” ก็ได้ แลว้ กด Enter

ลำดับ สามารถลำดบั ล็อตคงเหลือได้ เช่น 1,2,...(กรณีมีหลายล็อต)

จำนวนเดมิ บันทึกยอดคงเหลือตามทตี่ รวจนบั ได้ แลว้ กด Enter

มูลค่าเดิม บนั ทึกยอดผลคูณระหว่างจำนวนคงเหลอื x ราคาต่อหน่วย แล้วกด Enter

4. โปรแกรมจะข้นึ บรรทัดใหม่ให้ เพอ่ื ให้กรอกยอดยกมาล็อตที่ 2 ถ้ามลี อ็ ตเดียว ให้กด Enter

5. เม่ือบันทึกยอดยกมาเสรจ็ แลว้ หากตอ้ งการบันทึกสินค้ารหัสอน่ื ตอ่ ให้คลิกที่  เพื่อยกเลิกการเพมิ่ แก้ไข้ เพม่ิ

เต่มิ หรือใหก้ ด ESC จากน้นั ทำตามขั้นตอนข้อ 1-5

17

รูปที่ 32 ## กรณผี ูใ้ ชก้ ำหนดวิธบี นั ทกึ ต้นทุนถัวเฉล่ีย (ดังรปู 33 ) บนั ทึกดังนี้

1. เรยี กรหัสสนิ คา้ ท่ีจะบันทึกยอดยกมาแสดงท่จี อภาพ โดยคลิก เพ่ือค้นหาตามรหสั สนิ ค้า (Ctrl-L,Alt- L,Page-up,Page-Down)

2. กด F8 (เพื่อเขา้ ไปในตารางคลงั สนิ ค้า) 3. กด Alt + E ในบรรทัดของคลังที่จะเป็นยอดยกมา (กรณจี ะสรา้ งคลังเพมิ่ ให้กด Alt + A )

ยอดยกมา บนั ทกึ ตามท่ตี รวจนบั ได้ แล้วกด Enter มลู คา่ ยกมา บนั ทึกยอดผลคณู ระหวา่ งจำนวนคงเหลอื กบั ราคาต่อหน่วย แลว้ กด Enter

รปู ท่ี 33

18

4. บนั ทึกเช็ครบั ล่วงหนา้ ยกมา หมายถึง รายการเช็ครับที่รับจากลูกค้า ซึ่งเกิดขึ้นก่อนจะใช้โปรแกรม Express แต่เช็ครับดังกล่าวยังไม่ครบ

กำหนดตามที่ระบุในเช็ครับ หรือยังไม่ได้นำไปขึ้นเงิน ควรรวบรวมเช็ครับล่วงหนา้ ตามเลขที่เช็ค จะได้สะดวกต่อ การนำมาบนั ทกึ ในโปรแกรม

เมนทู ี่ใช้บันทึก เมนูการเงิน / 3. ธนาคาร / 3. ทะเบยี นเชค็ รับ

รูปที่ 34 5. บันทึกเชค็ จา่ ยลว่ งหนา้ ยกมา

หมายถึง รายการเช็คจา่ ยทก่ี ิจการได้จ่ายให้เจ้าหนี้ ซ่ึงเกิดขนึ้ จะใช้โปรแกรม Express แต่เชค็ จา่ ย ดงั กล่าวยังไม่ครบกำหนดตามที่ระบใุ นเชค็ จ่าย ควรรวบรวมเช็คจา่ ยล่วงหนา้ ตามเลขที่เช็ค จะไดส้ ะดวกต่อ การนำมาบันทกึ ในโปรแกรม

เมนูทใี่ ชบ้ ันทึก เมนกู ารเงิน / 3. ธนาคาร / 5. ทะเบียนจ่าย

รูปท่ี 35

19

6. บันทกึ ยอดบัญชยี กมา หมายถงึ การที่ผ้ใู ช้นำยอดงบดลุ หรืองบทดลอง ที่แสดงยอดคงเหลอื ของบัญชตี ่างๆ ของทรพั ยส์ นิ

หน้สี นิ และส่วนของเจา้ ของ มาบนั ทกึ เป็นยอดตน้ งวดทางด้านบัญชีของรอบปปี ัจจุบนั เมนทู ่ีใช้บันทึก เมนบู ญั ชี / 3. ยอดยกมา/ยอดปีทแี่ ลว้ / 1. บันทกึ ยอดยกมา

หมายเหตุ : กรณเี รมิ่ ใช้โปรแกรมระหว่างปี นำตวั เลขจากงบทดลองไปท่เี มนบู ญั ชี / 1.ลงประจำวนั /

1.สมุดรายวนั ทว่ั ไป (ก็ได)้

รปู ท่ี 36

**ยอดเครดติ ใหใ้ สเ่ ลขติดลบ**

การบนั ทึกรายการประจำวัน

ขั้นตอนการปฏบิ ตั งิ านในวงจรซอ้ื และการจ่ายเงิน

1. การรับสินค้า โดยการบนั ทึกซ้ือสด 2. การสง่ ซ้ือสนิ ค้า 3. การบนั ทกึ จ่ายเงนิ มดั จำ 4. การรับสินคา้ โดยการบนั ทึกซื้อเช่ือ 5. การสง่ คนื /ลดหนี้ 6. การจ่ายชำระหนี้ 7. บันทกึ คา่ ใชจ้ ่ายอนื่ ๆ

20

การซ้อื สด

เปน็ รายการซือ้ ท่ีกิจการเราไดต้ กลงกับผจู้ ดั จำหน่าย เมื่อส่งมอบสินค้า / บริการใหก้ ับกจิ การแลว้ ตอ้ งจ่าย เปน็ เงินสด หรอื เชค็ ทันที ไม่มีการใหเ้ ครดิต ซ่ึงมักเป็นการซ้ือปลกี มีจำนวนสนิ คา้ และมลู ค่าไมส่ ูงมาก

เมนูที่ใชบ้ ันทึก เมนูซ้ือ / 2. ซอื้ เงินสด

เอกสารที่ใชบ้ นั ทึก บิลซอ้ื สด / ใบกำกบั ภาษีซ้ือท่ีได้รบั จากผู้จำหน่าย

รูปที่ 37

รปู ท่ี37 ผลการทำงาน

หลังจากได้บันทึกรับสินค้าผ่านโปรแกรมแล้ว เราสามารถตรวจสอบผลการทำงานได้ โดยโปรแกรมจะส่ง ข้อมลู ไปยังระบบบัญชีย่อยต่าง ๆ ท่ีเกีย่ วขอ้ ง ดังนี้

1.ลงรายการทส่ี มดุ รายวนั ซ้อื ที่เมนูบญั ชี/ขอ้ 1/สมดุ รายวันซื้อ (เอกสารข้นึ ต้นดว้ ย HP)

หากใชโ้ ปรแกรมชดุ บริหารภายใน (เวอรช์ ่ัน 1.0) โปรแกรมจะส่งรายการจากสมดุ รายวันไปยังระบบ บัญชีแยกประเภทเลย (สามารถพิมพ์รายงานงบการเงินได้ทันที) แต่ถ้าใช้โปรแกรมชุดสรรพากร (เว อร์ชั่น 1.5) โปรแกรมจะนำรายการไปเก็บรวบรวมไว้ในเมนูสมุดรายวันที่ยังไม่ผา่ นบญั ชี (ซ่งึ จะยงั พิมพง์ บการเงนิ ไมไ่ ด้ แตส่ ามารถ แกไ้ ขรายการต่าง ๆ ได้

การลงบัญชซี ้ือสินคา้ เป็นเงินสด โปรแกรมจะทำให้โดยอัตโนมตั ิ ตามรปู แบบวธิ ีท่ไี ด้กำหนดในคา่ เร่ิมต้น (เมนู เรมิ่ ระบบ / ข้อ 1.3.1 ข้อ4 บันทกึ บญั ชสี ินคา้ แบบ Perpetual หรอื Periodic)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr.สนิ ค้าคงเหลอื 102,410.- Dr.ซอ้ื สนิ ค้า 102,410.-

ภาษีซ้ือ 7,168.70 ภาษซี ้ือ 7,168.70

Cr.เงนิ สด/เชค็ 109,578.70 Cr.เงินสด/เช็ค 109,578.70

21

2.เพมิ่ ยอดสินค้าในแฟม้ หลัก รายละเอยี ดสินค้า ใหต้ รวจสอบข้อมลู ทเ่ี มนูสินค้า ขอ้ 2 หรืออาจพิมพ์รายงาน 411 หรอื 415 เพอ่ื ตรวจสอบยอดรับสินค้า 3.รายงานภาษซี ื้อ ซ่งึ ตรวจสอบไดท้ ี่เมนกู ารเงิน/4.ภาษีมลู คา่ เพมิ่ /1.แฟ้มภาษีซ้ือ 4.พิมพ์รายงานวิเคราะหก์ ารซ้ือต่าง ๆ ไดท้ นั ที

การสง่ั ซื้อสินค้า เป็นกระบวนการทำงานที่เกิดขึ้นเมื่อพบว่าในคลังสินค้ามีปริมาณสินค้าไม่พอขาย จำเป็นจะต้องสั่งซื้อสินค้า

เพิ่มเพ่ือให้เพียงพอกับความต้องการของลูกค้า หรือการเบิกใช้ภายใน จึงจัดทำใบสั่งซื้อ (Purchase Order) เพื่อส่ง ให้กบั ผจู้ ำหน่าย

เมนทู ี่ใชบ้ ันทึก เมนซู ื้อ/ข้อ3 ใบสง่ั ซอ้ื เอกสารทีใ่ ชก้ ารบันทึก ใบอนมุ ตั ิคำสงั่ ซ้อื (Purchase Request)

รปู ที่ 38

ผลการทำงาน การทำใบสั่งซื้อจะยังไม่ส่งผลกระทบต่อระบบบัญชีย่อยต่าง ๆ เพียงแต่โปรแกรมจะนำยอดรายการในใบสั่ง

ซอื้ สนิ ค้า ไปเก็บเปน็ ยอดค้างรบั ในแฟ้มหลักรายละเอยี ดสนิ คา้ (lnventory Master File) และสามารถพมิ พ์ได้ในเมนู รายงาน/2.รายงานเจ้าหน้/ี 3.ใบสั่งซอื้

22

การรบั สนิ ค้า

หลังจากได้สั่งใบสั่งซื้อให้ผู้จำหน่ายแล้ว เมื่อผู้จัดจำหน่ายได้จัดส่งสินค้าตามใบสั่งซื้อและ พนักงานที่ รบั ผดิ ชอบได้ทำการตรวจรับสินค้า โดยพจิ ารณาเปรียบเทียบจากสำเนาเอกสารใบส่งั ซื้อ กับใบสง่ สินค้า หรือใบกำกับ ภาษีของผู้จำหน่ายว่าข้อมูลตรงกันหรือไม่ เช่น ราคา จำนวน และตรวจสภาพสินค้าว่าอยู่ในสภาพดี ถูกต้องตามที่ ส่ังซื้อหรือไม่ เมื่อตรวจนับสินค้าเรยี บรอ้ ยแล้ว พนักงานที่รับสินค้าจะทำการป้อนข้อมูลใบส่งของ/ใบกำกับภาษี และ จำนวนท่ตี รวจรบั จรงิ เขา้ สู่โปรแกรม

เมนูท่ีใช้บันทกึ เมนูซอื้ /ขอ้ 4 ซอ้ื เงินเชื่อ เอกสารท่ใี ช้บันทึก ใบกำกบั ภาษซี ้ือ/ใบสง่ สนิ ค้า/วตั ถุดิบ/บรกิ ารจากผูจ้ ำหน่าย (เจ้าหน้ี)

รูปท่ี 39

ผลการทำงาน

1.ลงรายการทส่ี มดุ รายวนั ซื้อ เมนบู ญั ช/ี ขอ้ 1/สมุดรายวนั ซอ้ื (เอกสารขน้ึ ตน้ ดว้ ย RR)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr.สินค้าคงเหลือ 239,120.- Dr.ซื้อสนิ คา้ 239,120.-

ภาษซี ือ้ 16,738.40 ภาษีซือ้ 16,738.40

Cr.เงินสด/เชค็ 255,858.40 Cr.เงินสด/เชค็ 255,858.40

2. เพิ่มยอดสินค้าในแฟ้มหลักรายละเอียดสินค้า ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูสินค้า/ข้อ 2 หรืออาจพิมพ์รายงาน 411 หรือ 415 เพื่อตรวจสอบยอดรับสินค้า 3. เพิ่มยอดเจ้าหนี้ในแฟ้มหลักผู้จำหน่าย ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูซื้อ/ข้อ 6 หรืออาจพิมพ์รายงานเจ้าหนี้ 2. Dเพื่อ ตรวจสอบยอดเคล่อื นไหวผจู้ ำหน่าย 4. ลดยอดค้างรบั ในใบสงั่ ซือ้ ตรวจสอบโดยสังเกตตรงช่องค้างรับ ในใบสัง่ ซ้ือหรอื ทไ่ี ดอ้ ้างถึงในซอ้ื เช่อื 5. รายงานภาษซี ้ือ 6. พมิ พ์รายงานวิเคราะหก์ ารซือ้ ได้ทันที

23

การลดหน้ี/ส่งคนื สนิ คา้

เมื่อพบวา่ รายการสนิ ค้าท่ีซื้อมีคุณสมบัติไม่ตรงกับท่ีระบุในใบส่ังซื้อ สนิ ค้าชำรุดแตกหัก ไม่อยู่ในสภาพใช้งาน ได้หรืออาจเกิดสาเหตุอื่น ๆ เช่น ผู้จำหน่ายคิดราคาสินค้าไว้สูงเกินไป จะต้องมีการขอลดหนี้จากผู้จำหน่าย การทำ รายการใบลดหนี้/ส่งคืน โปรแกรมจะนำยอดไปตดั จากบิลซื้อ หรอื จะเกบ็ ไวต้ ดั กับการจ่ายชำระหนี้ก็ได้ โดยกำหนดท่ี เมนูเร่ิมระบบ/ขอ้ 1.5.1 /ข้อยอ่ ยที่ 4

เมนูทใ่ี ช้บนั ทกึ เมนกู ารเงิน / 2 จา่ ยเงนิ / 3 ใบลดหนีใ้ บส่งคืน เอกสารทีใ่ ช้บันทกึ ใบสง่ คืนสนิ คา้

รูปท่ี 40

• ขณะอยูส่ ถานะเพ่มิ หรือแก้ไขข้อมลู ให้คลิก เพือ่ เลอื กใบซ้ือสินค้าที่ยังค้างชำระเงินมาทำใบลดหนี้ (หากจะ อา้ งถึงบิลซ้อื สดหรอื ซื้อเช่อื ทชี่ ำระเงินไปแลว้ ใหป้ ้อนเลขที่เอกสารลงไปเอง)

• ขณะอยใู่ นสถานะพร้อมและตอ้ งการเลือกรายการจากใบรบั สนิ คา้ เพือ่ มาลดหนี้ หรอื ส่งคนื เพ่มิ อกี ใหก้ ด F6

รูปท่ี 41

24

• ประเภทใบลดหนี้ จะถูกกำหนดจากเมนูเริ่มระบบ ข้อ 1.5.1 หัวข้อ 4 ซึ่งก็สามารถเปลี่ยนแปลงประเภทเอง ไดเ้ ลย

ผลการทำงาน 1.ลงรายการประจำวนั ที่สมุดรายวันซือ้ (เอกสารข้นึ ตน้ ดว้ ย GR)

แบบ Perpetual 22,900.- แบบ Periodic 22,900.- 1,603.- 1,603.- Dr.เจ้าหนี/้ เงินสด 24,503.- Dr.เจ้าหน/ี้ เงินสด 24,503.- Cr.สินคา้ คงเหลือ Cr.สง่ คืนสนิ ค้า ภาษีซ้อื ภาษซี ือ้

2. ตัดยอดสนิ ค้า (กรณีส่งคนื สินคา้ ดว้ ย ? ตอบเปน็ y) 3. ลดยอดเจ้าหนี้ในแฟ้มหลัก (กรณีคลิกเลือกประเภทใบลดหน้ี/ส่งคืนเป็น 1 หรือ 2) ให้ตรวจสอบข้อมูลที่ เมนซู อ้ื ขอ้ 6 หรอื อาจพิมพร์ ายงานเจ้าหนี้ เพื่อตรวจสอบยอดเคลื่อนไหวผ้จู ำหน่าย 4. ในรายงานภาษซี ้อื จะแสดงเป็นยอดติดลบ

การจ่ายชำระหนี้

หลังจากได้รับสินค้าเรียบร้อยแล้ว และใกล้ครบกำหนดชำระเงิน ผู้จำหน่ายอาจจะทำใบวางบลิ ส่งมาให้ เพื่อ เรียกเก็บเงินค่าสินค้าหรือบริการ ก็ให้ตรวจสอบกับเอกสารจริงอีกครั้ง เพื่อดูว่าถูกต้องหรือไม่เมื่อครบกำหนดจ่ายก็ ป้อนข้อมูลไปจ่ายเงินเข้าสโู่ ปรแกรม เพ่อื ให้โปรแกรมทำการปรับปรุงแฟ้มข้อมูลทีเ่ กี่ยวข้อง การจ่ายชำระหนี้สามารถ จ่ายเตม็ ยอดหน้ีหรือจะบนั ทึกจา่ ยเพียงบางสว่ นกไ็ ด้

เมนทู ่ีใชบ้ นั ทึก เมนกู ารเงนิ / 2 จ่ายเงิน /4 จา่ ยชำระเงิน เอกสารท่ใี ช้บันทึก ใบสําคญั จา่ ย

(1)

(2) (3)

รปู ที่ 42

25

1. ดับเบิ้ลทีพ่ ื้นทว่ี ่าง เพอื่ เลอื กบิลซือ้ หรือใบลดหนี้มาจา่ ยชำระ 2. ดบั เบล้ิ คลกิ ทช่ี อ่ งเงนิ ทต่ี อ้ งการกรอก 3. ดบั เบล้ิ คลกิ ชอ่ งชำระโดยอ่นื ๆ เพือ่ ปอ้ นรายการชำระโดยอืน่ ๆ

ผลการทำงาน

1.ลงรายการทส่ี มดุ รายวนั จา่ ย เมนูบัญชี/ขอ้ 1 /สมดุ รายวันจา่ ย (เอกสารขึน้ ต้นด้วยPs)

แบบ Perpetual แบบ Periodic ลงบัญชเี หือนกนั Dr.เจา้ หน้ี 229,247.07

Cr.เงนิ สด 30,000.- 199,247.07 เช็คจา่ ยลว่ งหนา้

2. ลดยอดเจ้าหนี้ในแฟ้มหลัก ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูซื้อ/ข้อ 6 หรือพิมพ์รายงานเจ้าหนี้ เพ่ือตรวจสอบ ความเคลอื่ นไหว 3. ตดั ยอดหนี้ในบลิ ซือ้ เชอ่ื รายการจา่ ยชำระ (f7) 4. นำรายละเอียดเชค็ จ่าย ไปเกบ็ ในทะเบียนเช็คจ่าย (เมนูการเงิน /3 ธนาคาร/ 5 ทะเบยี นเชค็ จ่าย)

บนั ทึกคา่ ใชจ้ ่ายอน่ื ๆ

เมนูท่ใี ชบ้ นั ทึก เมนซู อ้ื /5บันทึกค่าใชจ้ า่ ยอื่น ๆ (ตอ้ งกำหนดรายละเอยี ดคา่ ใชจ้ า่ ยทเ่ี มนูซ้อื /ข้อ 7 กอ่ น)