ตําแหน่งการเงินและบัญชี ทําอะไรบ้าง

Home  »  เรื่องบัญชี (Accounting)   »   การจัดตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบในการทำงานแผนกการเงิน  เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องรู้ชัดในหน้าที่งาน กำหนดขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)   เป็นการควบคุมภายในป้องกันการทุจริต   นอกจากนั้นยังสามารถบริหารเงินสดได้ดี  มีการจัดเก็บหนี้ได้ทันเวลา  ข้อมูลการเงินที่ดี ทำให้ผู้บริหารสามารถวางแผนบริหารจัดการได้อย่างเหมาะสม

เป็นตำแหน่งพื้นฐานสำหรับเด็กจบใหม่ เพราะตำแหน่งงานนี้มีเยอะมาก บริษัทขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ปกติแล้วจะไม่จ้างบริษัทรับทำบัญชีให้มาดูแลเรื่องการจัดทำบัญชีให้ อาจจะด้วยหลายๆสาเหตุ อาทิเช่น กลัวความลับทางการเงินรั่วไหลไปสู่บุคคลภายนอก หรือไม่สะดวกเพราะขนาดของบริษัทเริ่มใหญ่ขึ้น และให้ความสำคัญกับการควบคุมดูแลระบบบัญชีและการเงินมากขึ้น การจ้างคนอื่นอาจจะทำให้ได้รับข้อมูลข่าวสารที่ช้าเกินไป บริษัทเหล่านี้จึงมีแผนกบัญชีเอาไว้เลย

ตำแหน่งงานในแผนกบัญชี 

โดยทั่วไปแล้วแบ่งกันง่ายๆตามหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละคน คือ

 1.  Account Payable หรือ AP 

    เจ้าหน้าที่ฝั่งจ่าย มีหน้าที่ตรวจสอบเอกสารการเบิกจ่ายว่าถูกต้องหรือไม่ จัดทำเช็ค หรือโอนเงินค่าใช้จ่ายต่างๆของบริษัท และบันทึกบัญชีที่เกี่ยวข้องตั้งแต่การตั้งหนี้ไปจนตัดจ่ายเจ้าหนี้

2. Account Receivable หรือ AR 

    เจ้าหน้าที่ฝั่งรับ มีหน้าที่บันทึกบัญชีการรับชำระเงินจากลูกค้า บางครั้งอาจควบตำแหน่งการคอยติดตามวางบิลและเก็บเงินจากลูกค้าเองด้วย

3. Cost หรือ บัญชีต้นทุน 

    ส่วนใหญ่แล้วจะควบการดูแลคลังสินค้าหรือ Store ไปด้วยในตัว ทำหน้าที่จัดทำบัญชีต้นทุนแยกประเภทตามแผนกผลิต จัดทำบัญชีราคาต้นทุนผลิตภัณฑ์ต่างๆ จัดทำรายงานสินค้าคงเหลือทุกเดือน

4. บัญชีเจ้าหนี้ 

    หรือ Account Payment หรือบัญชี AP ทำหน้าที่ตรวจสอบเอกสารการจ่ายเงินก่อนจัดทำเช็คจ่ายในกรณีต่างๆ จัดทำรายงานภาษีซื้อ จัดทำใบสำคัญจ่ายเช็คเพื่อเสนอให้ผู้บังคับบัญชาตรวจสอบ บันทึกบัญชีสำหรับการซื้อ จัดทำสรุปยอดในสมุดรายวันซื้อ และจัดทำใบสำคัญทั่วไป พร้อมทั้งบันทึกบัญชีที่เกี่ยวข้องทุกสิ้นเดือน

5. บัญชีลูกหนี้ 

    หรือบัญชี AR (Account Receivable) ทำหน้าที่บันทึกบัญชีเกี่ยวกับการรับชำระหนี้จากลูกหนี้ สรุปยอดขายประจำวันและประจำเดือน สรุปยอดลูกหนี้คงเหลือ จัดทำรายงานวิเคราะห์อายุของลูกหนี้ประจำเดือน จัดทำรายงานภาษีขาย

6. บัญชีแยกประเภท 

    เจ้าหน้าที่บัญชีแยกประเภท มีหน้าที่ดูแลบัญชีรายตัวให้บันทึกให้ถูกต้อง บันทึกปรับปรุงรายการให้ถูกต้อง ดูแลตัวเลขในงบทดลองทุกราย เป็นต้น

5. บัญชีสินทรัพย์ 

เจ้าหน้าที่บัญชีสินทรัพย์ มีหน้าที่ดูแลและบันทึกบัญชีและตรวจสอบสินทรัพย์ของกิจการ ทำรายงานสินทรัพย์ บันทึกตัดค่าเสื่อมราคา จัดทำรายงานสรุปค่าเสื่อมราคาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา เป็นต้น

6.บัญชีภาษี 

เจ้าหน้าที่บัญชีภาษี ดูแลการส่งแบบฟอร์มภาษีต่าง ๆ เช่น ภงด. 1 , 2 , 3 , 53 , 54 , 1ก , 2ก , 90 , 91 , ภพ. 30 , ภพ. 36 , ภธ. 40 ฯลฯ เป็นต้น ตำแหน่งนี้จะรับผิดเรื่องนี้โดยเฉพาะ บางที บัญชีลูกหนี้บางกิจการ อาจรับผิดชอบเรื่องรายงานภาษีขาย และ ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย, บัญชีเจ้าหนี้ อาจรับผิดชอบรายงานภาษีซื้อ รวมถึงส่งแบบ ภงด. ต่าง ๆ ด้วย

งานบัญชีเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวมและบันทึกข้อมูลทางบัญชี การเงินและภาษี เพื่อสรุปเป็นรายงานงบการเงิน การตรวจสอบและรับรองงบการเงิน หรือการตรวจสอบระบบการควบคุมภายในขององค์กร ในการนำเสนอข้อมูลผลประกอบการและฐานะทางการเงินขององค์กรรวมทั้งการวิเคราะห์รายงานทางการเงิน ทำให้ผู้บริหารทราบถึงสถานะทางการเงินของกิจการซึ่งมีความสำคัญอย่างมากต่อการวางแผนตัดสินใจ การกำหนดกลยุทธ์ต่างๆรวมทั้งนโยบายที่เหมาะสมสำหรับองค์กร

ตำแหน่งต่างๆในสายงานบัญชี

โดยทั่วไปเมื่อพูดถึงสายงานบัญชีคนส่วนใหญ่จะเข้าใจว่าเป็นงานรวบรวมเอกสารทางบัญชี บันทึกรายการและจัดทำงบการเงินเท่านั้น แต่ว่าที่จริงแล้วในสายงานบัญชีมีตำแหน่งต่างๆที่แบ่งตามลักษณะงานได้ ดังนี้

1. นักบัญชี (Accountant)

หน้าที่ของนักบัญชี

นักบัญชีทำหน้าที่จัดทำรวบรวมข้อมูล จัดทำเอกสารทางบัญชี การบันทึกรายการค้า การตรวจสอบความถูกต้องทางบัญชี การจัดทำงบการเงินรวมทั้งการจัดทำงบประมาณและรายงานทางการเงินสำหรับผู้บริหาร

ตำแหน่งงานสำหรับนักบัญชี

นักบัญชีมีทั้งที่ทำงานในองค์กรตั้งแต่ขนาดเล็กจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ นักบัญชีที่ทำงานในสำนักงานบัญชี รวมถึงนักบัญชีอิสระ 

ถ้าแบ่งตามขนาดขององค์กร ตำแหน่งงานสำหรับนักบัญชีประกอบด้วย

1.1 องค์กรขนาดเล็กและสำนักงานบัญชี

องค์กรขนาดเล็กซึ่งมีงบประมาณน้อยมักจะจ้างนักบัญชีเพียงคนเดียวในการดูแลงานด้านบัญชี สำหรับสำนักงานบัญชี ส่วนใหญ่ผู้บริหารเป็นผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีรับอนุญาตและมีพนักงานบัญชีในระดับstaff ซึ่งให้บริการงานบัญชีแบบครบวงจร งานจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทและห้างหุ้นส่วน การวางระบบบัญชีรวมถึงการตรวจสอบบัญชี การวางแผนภาษี เป็นต้น

1.2 องค์กรขนาดกลาง

องค์กรขนาดกลาง มีโครงสร้างของแผนกบัญชีได้แก่สมุห์บัญชีหรือผู้จัดการแผนกบัญชีทำหน้าที่ตรวจสอบเอกสารทางบัญชี ตรวจสอบการบันทึกรายการค้าและรายการภาษี การจัดทำงบการเงินและรายงานสำหรับผู้บริหาร มีพนักงานบัญชีประมาณไม่เกิน 5 คน ทำหน้าที่รวบรวมเอกสารและบันทึกบัญชี 

1.3 องค์กรขนาดใหญ่

องค์กรขนาดใหญ่ได้แก่บริษัทข้ามชาติ บริษัทมหาชนหรือ กลุ่มบริษัท มีโครงสร้างของฝ่ายบัญชี(Accounting Department) ได้แก่ 

1.3.1 ผู้อำนวยการฝ่ายบัญชี (Financial Controller/Chief Financial Officer) 

ถือเป็นผู้บริหารสูงสุดของสายงานบัญชีและการเงินของบริษัท มีหน้าที่ควบคุม วางแผน บริหารด้านบัญชีและการเงินของงองค์กร ได้แก่การบริหารต้นทุน กระแสเงินสด ประมาณการกำไรของธุรกิจ วางแผนการระดมทุนเช่นการเพิ่มทุน การออกหุ้นกู้ การเสนอขายหุ้น เป็นต้น เพื่อให้บริษัทมีเงินทุนหมุนเวียนไปขยายกิจการ ดูแลการจ่ายเงินปันผลให้กับผู้ถือหุ้น ตลอดจนควบคุมกำกับดูแลทางด้านการเงิน จึงเป็นตำแหน่งที่ต้องอาศัยการสะสมประสบการณ์ความรู้ความชำนาญทางด้านบัญชีและต้องเป็นผู้มีวิสัยทัศน์ มีความสามารถในการบริหารการเงิน เพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมายขององค์กร

1.3.2 ผู้จัดการฝ่าย/แผนกบัญชี (Accounting Manager) 

ในองค์กรขนาดใหญ่ ผู้จัดการฝ่าย/แผนกบัญชีเป็นผู้บริหารระดับกลางขององค์กร เป็นผู้รายงานตรงไปยังผู้อำนวยการฝ่ายบัญขี มีหน้าที่ดูแลจัดการทางด้านบัญชีและการเงิน การตรวจสอบรายการทางบัญชีและภาษี ควบคุมการปิดบัญชีการจัดทำงบการเงิน การจัดทำงบประมาณ การจัดทำรายงานทางการเงิน การวิเคราะห์ข้อมูลทางบัญชีและการเงินเพื่อเสนอผู้บริหารระดับสูง

1.3.3 สมุห์บัญชีหรือหัวหน้าแผนก

สมุห์บัญชีหรือหัวหน้าแผนก ทำหน้าที่บันทึกข้อมูลเอกสารทางบัญชี ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร ปิดบัญชี ตรวจสอบและยื่นแบบรายงานภาษี ติดต่อประสานงานกับกรมสรรพากร จัดทำงบการเงินและจัดทำรายงานทางการเงิน

1.3.4 พนักงานบัญชี

พนักงานบัญชีเป็นพนักงานบัญชีระดับปฎิบัติการที่ไม่มีผู้ใต้บังคับบัญชา มีหน้าที่ออกเอกสารทางบัญชีได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น การบันทึกรายการทางบัญชี การวางบิล การรับวางบิล การจัดทำแบบรายงานภาษี การจัดทำรายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย เป็นต้น ในองค์กรขนาดใหญ่มักจะแบ่งงานเป็นพนักงานบัญชีฝ่ายเจ้าหนี้ พนักงานบัญชีฝ่ายลูกหนี้ พนักงานการเงิน(Cashier) เป็นต้น 

2. ผู้สอบบัญชี (External Auditor)

ผู้สอบบัญชีเป็นหนึ่งในสายงานบัญชีที่มีใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ ส่วนใหญ่เป็นอาชีพอิสระ มีหน้าที่ตรวจสอบบัญชีและรับรองงบการเงินของบริษัทและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล สำหรับบริษัทตรวจสอบบัญชีขนาดใหญ่จะมีโครงสร้างของงานสอบบัญชี โดยมีผู้บริหารในระดับPartner รองลงมาเป็นระดับManager ระดับSupervisor และระดับStaff

3. ผู้ตรวจสอบภายใน (Internal Auditor)

ผู้ตรวจสอบภายใน มีหน้าที่วางแผนการตรวจสอบภายใน ประเมินความเสี่ยงและระบบการควบคุมภายในขององค์กร และเสนอรายงานการตรวจสอบต่อคณะกรรมการของบริษัท บริษัทที่มีหน่วยงานตรวจสอบภายในส่วนใหญ่จะเป็นบริษัทข้ามชาติหรือบริษัทมหาชน เป็นต้น โดยทั่วไปมีผู้จัดการตรวจสอบภายใน1 คนและพนักงานตรวจสอบภายใน 1-2 คน ส่วนองค์กรขนาดใหญ่ที่มีบริษัทย่อยหลายๆบริษัท จะมีจำนวนผู้ตรวจสอบภายในมากขึ้น

สายงานบัญชีเป็นสายงานที่เป็นวิชาชีพเฉพาะที่มีมาตรฐานในการปฏิบัติงาน ไม่ว่าจะเป็นมาตรฐานรายงานทางการเงิน กฎหมายที่เกี่ยวข้องเช่นประมวลรัษฎากร ประมวลกฎหมายแพ่งพาณิชย์(เกี่ยวกับบริษัทจำกัด ห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล) เป็นอาชีพที่ต้องใช้ความละเอียดรอบคอบ ผู้ประกอบวิชาชีพควรมีการศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมและพัฒนาความรู้ทางวิชาชีพอยู่อย่างต่อเนื่อง และเปิดรับและปรับตัวให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีใหม่ๆอย่างสม่ำเสมอ