Outlook เช อมเมล เเล วเเต ไม ม เมล เข า

สาหรบั ผใู้ ชง้ านทใ่ี ชแ้ ผน Microsoft Office 365 E1

บริการ รายละเอียด อเี มลและปฏทิ นิ ใชอ้ เี มลระดบั ธรุ กจิ ผา่ นประสบการณ์การใชง้ าน Outlook ทส่ี มบรู ณ์และคนุ้ เคยซง่ึ การประชมุ ออนไลน์ สามารถเขา้ ถงึ ไดจ้ ากเวบ็ เบราวเ์ ซอรโ์ ดยใช้ Outlook Web App และรบั กล่องจดหมาย ขอ้ ความโตต้ อบแบบทนั ทแี ละ ขนาด 50 GB ต่อผใู้ ชง้ านหน่งึ รายและสามารถแนบไฟลไ์ ด้ 25 MB การเช่อื มต่อกบั Skype จดั การประชมุ ออนไลน์ดว้ ยเสยี งและวดิ โี อโดยใชก้ ารแชรห์ น้าจอดว้ ยคลกิ เดยี วและการ การแชรไ์ ฟลอ์ ยา่ งงา่ ย ประชมุ วดิ โี อแบบ HD ตดิ ต่อกบั ผใู้ ชง้ าน Lync คนอ่นื ๆ ผา่ นขอ้ ความแบบโตต้ อบทนั ที การโทรดว้ ยเสยี ง และ ทมี ไซต์ การสนทนาทางวดิ โี อ ใหผ้ อู้ น่ื ทราบสถานะการตดิ ต่อของคณุ ดว้ ยสถานะออนไลน์ แชร์ กล่องจดหมายของไซต์ การแสดงตวั ตน IM และการโทรดว้ ยเสยี งกบั ผใู้ ชง้ าน Skype Yammer Enterprise OneDrive for Business ใหท้ จ่ี ดั เกบ็ ขนาด 1 TB สาหรบั ผใู้ ชแ้ ต่ละรายเพอ่ื การเขา้ ถงึ Office Online เอกสารไดจ้ ากทุกท่ี แชรไ์ ฟลก์ บั ผอู้ น่ื ทงั้ ภายในและภายนอกองคก์ ร ควบคุมวา่ ใครจะ Mobility สามารถดแู ละแกไ้ ขเอกสารไดบ้ า้ ง และซงิ คไ์ ฟลก์ บั พซี แี ละอุปกรณ์ต่างๆ อยา่ งง่ายดาย ทาใหส้ ามารถเขา้ ถงึ และแชรเ์ อกสารดว้ ยทจ่ี ดั เกบ็ หลกั ขนาด 10 GB บวกเพมิ่ อกี 500 MB ต่อผใู้ ช้ ทาใหก้ ารทางานร่วมกนั เป็นทมี งา่ ยยงิ่ ขน้ึ จดั เกบ็ และแชรอ์ เี มลและเอกสารในโฟลเดอร์ เฉพาะของโครงการ เพอ่ื ใหท้ กุ คนในทมี สามารถคน้ หาขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ ทาใหค้ วามคดิ และงานพฒั นาดว้ ยเครอื ขา่ ยสงั คมสาหรบั องคก์ ร ซง่ึ ทาใหก้ ารทางาน รว่ มกนั กบั คนทเ่ี หมาะสมกลายเป็นเรอ่ื งงา่ ย สรา้ งและแกไ้ ขเอกสาร Word, PowerPoint, Excel และ OneNote จากเบราวเ์ ซอร์ ซงิ คอ์ เี มล ปฏทิ นิ และทต่ี ดิ ต่อ แกไ้ ขไฟลเ์ อกสาร Office และอ่นื ๆ ผา่ นอุปกรณ์สมารท์ โฟน เช่น Windows Phone, iOS และ Android

Page |5

สาหรบั ผใู้ ชง้ านทใ่ี ชแ้ ผน Microsoft Office 365 E3 จะเหมอื นกบั ผใู้ ชง้ าน E1 แต่จะเพม่ิ เตมิ บรกิ ารดงั ต่อไปน้ี

บริการ รายละเอียด ชดุ โปรแกรม Office เวอรช์ นั ลา่ สดุ ของโปรแกรมดงั ตอ่ ไปน้ี

 เกบ็ แนวคดิ ต่างๆ ของคุณดว้ ยวธิ ที ค่ี ณุ ถนดั ทส่ี ดุ ไมว่ า่ จะใช้แป้นพมิ พ์

ปากกา หรอื หน้าจอสมั ผสั

 จดั รปู แบบขอ้ มลู อย่างง่ายดายใน Excel ดว้ ยเครอ่ื งมอื ทจ่ี ดจารปู แบบของคณุ

และชว่ ยเตมิ เตม็ ขอ้ มลู ใหส้ มบรู ณ์

 รวมเน้อื หาอยา่ งง่ายดายจาก PDF เพอ่ื สรา้ งเอกสาร Word ทด่ี สู วยงามได้

ดว้ ยตนเอง

Office บนอุปกรณ์อ่นื ๆ เพม่ิ ประสบการณ์ในการใชง้ าน Office ทส่ี อดคลอ้ งและคนุ้ เคยบนพซี ี Mac, Windows

Tablet และอปุ กรณ์มอื ถอื Office สนบั สนุนพซี แี ละแทบ็ เลต็ Windows ทใ่ี ชง้ าน

Windows 7 หรอื สงู กว่า และ Mac ทม่ี ี Mac OS X 10.6 หรอื สงู กว่า สาหรบั ขอ้ มลู เร่อื ง

อปุ กรณ์มอื ถอื ใหไ้ ปท่ี www.office.com/mobile

Office บนพซี ที กุ เคร่อื ง สตรมี เวอรช์ นั สมบรู ณ์ของโปรแกรม Office บนพซี เี ครอ่ื งใดกต็ ามทเ่ี ช่อื มต่อกบั

อนิ เทอรเ์ น็ตและใชง้ าน Windows 7 หรอื Windows 8 ผ่าน Office on Demand

อเี มลขนั้ สงู ใชค้ วามสามารถการเกบ็ ถาวร (Archive) และการระงบั ตามกฏหมาย พรอ้ มดว้ ยเน้อื ท่ี

ในการจดั เกบ็ ไม่จากดั สาหรบั ความตอ้ งการในการปฏบิ ตั ติ ามกฏระเบยี บ และใช้

นโยบายการป้องกนั การสญู หายของขอ้ มลู (DLP) แลเคลด็ ลบั นโยบายทใ่ี หค้ วามรแู้ ก่

ผใู้ ชเ้ ร่อื งการบงั คบั ใชก้ ฏระเบยี บเพมิ่ เตมิ ในอเี มล

การควบคุมการเขา้ ถงึ เอกสาร การบรหิ ารจดั การสทิ ธทิ์ าใหค้ ุณสามารถจากดั การเขา้ ถงึ เอกสารและอเี มลแก่บุคคลท่ี

และอเี มล เฉพาะเจาะจง และป้องกนั ไมใ่ หค้ นอน่ื ดหู รอื แกไ้ ขเอกสารได้ ถงึ แมว้ า่ เอกสารดงั กลา่ ว

จะถูกสง่ ออกนอกองคก์ รกต็ าม

Voicemail Integration สามารถบนั ทกึ หรอื ฝากขอ้ ความเสยี งไดโ้ ดยอตั โนมตั ิ ขอ้ ความเสยี งจะถูกบนั ทกึ ไปยงั

Exchange Online และผใู้ ชง้ านสามารถเขา้ ถงึ ไดจ้ าก Outlook, Outlook Web App

หรอื โทรศพั ทม์ อื ถอื ได้

Advanced compliance tools สาหรบั ไอทแี ละผทู้ ต่ี รวจสอบ เราสามารถคน้ หาขอ้ มลู ไดท้ งั้ ใน SharePoint, Lync และ

กลอ่ งจดหมาย ผ่าน eDiscovery Center เพ่อื เป็นไปตามกฏหมายและนามาทาเป็น

กรณศี กึ ษาในอนาคต

Self-Service Business ทางานไดม้ ากขน้ึ ดว้ ยเครอ่ื งมอื ทค่ี ุณรจู้ กั ดี คอื Excel โดยคน้ พบและเชอ่ื มต่อขอ้ มลู

Intelligence in Excel ดว้ ย Power Query สรา้ งรปู แบบวเิ คราะหข์ อ้ มลู น้ดี ว้ ย Power Pivot และแสดงขอ้ มลู

เชงิ ลกึ ในรายงานแบบโตต้ อบและแผนทด่ี ว้ ย Power View และ Power Map

1โปรแกรมและฟีเจอรข์ องไคลเอน็ ตบ์ นพซี ที ใี่ ชร้ ะบบปฏบิ ตั กิ าร Windows เท่านนั้ ไมส่ ามารถใชง้ านขา้ มอปุ กรณ์ได้

Page |6

ขอ้ แตกต่างระหว่าง Office 365 และ Microsoft Office แบบเดมิ ผใู้ ชง้ านเดมิ และใหมห่ ลายคนคงสงสยั วา่ Office 365 กบั Office 2013 นนั้ แตกต่างกนั อย่างไร ผมขออธบิ ายพอ

สงั เขปดงั น้ี

Office 365 เป็นแผนการสมคั รใชง้ านบรกิ าร เพ่อื เขา้ ถงึ แอปพลเิ คชนั Office และเพม่ิ ประสทิ ธภิ าพการทางานผา่ น บรกิ ารทางอนิ เทอรเ์ น็ต (บรกิ ารคลาวด์) เช่น Exchange Online ท่โี ฮสต์อเี มลสาหรบั ธุรกจิ การประชุมบนเวบ็ ผ่าน Lync Online และทเ่ี กบ็ ออนไลน์ขอ้ มลู เพมิ่ เตมิ ผา่ น OneDrive for Business แผน Office 365 หลายๆ แผนนนั้ ยงั รวมแอปพลเิ ค ชนั Office บนเดสกท์ อ็ ปเวอรช์ นั ล่าสุดไวด้ ว้ ย ซง่ึ ผใู้ ชส้ ามารถตดิ ตงั้ และใชง้ านแบบออฟไลน์ได้ สาหรบั การชาระเงนิ นนั้ จะ ขน้ึ อยกู่ บั แผนนนั้ ๆ และเราสามารถเลอื กไดแ้ บบรายเดอื นหรอื รายปี

ส่วน Microsoft Office เป็นช่อื ท่เี ราคุ้นเคยเป็นชุดโปรแกรม Office โดยทวั่ ไปจะรวมแอปพลิเคชนั เช่น Word, Excel, PowerPoint และ Outlook ไว้อยู่แล้ว ชุดโปรแกรม Office ใหม่ทงั้ หมด (ตวั อย่างเช่น Office Standard 2013) จะ รวมเวอรช์ นั ล่าสุดของแอปพลเิ คชนั เหล่าน้ีไว้ ชุดโปรแกรมเหล่าน้ีสามารถตดิ ตงั้ ไดบ้ นพซี เี คร่อื งเดยี วเท่านัน้ และไม่ไดม้ า พรอ้ มกบั บรกิ ารบนคลาวดท์ ม่ี อี ยใู่ น Office 365

2 คาถามที่มกั พบบอ่ ยๆ คือ

1. Office 365 สามารถทางานรว่ มกนั กบั Office ไดห้ รอื ไม่

Office 365 สามารถทางานร่วมกบั เวอรช์ นั ล่าสุดของ Office, Office 2010 และ Office 2011 for Mac แต่ Office 365 จะทางานดว้ ยฟังกช์ นั การใชง้ านทค่ี ่อนขา้ งจากดั กบั Office 2007 ถ้าเรามี Office รุ่นก่อนหน้าน้ี เราตอ้ งอปั เดต Office ไปเป็นเวอรช์ นั ทใ่ี หมก่ ว่าเพ่อื ใชง้ าน Office 365 หรอื เราสามารถสมคั รใชง้ านในแผน Office 365 ซง่ึ บางแผนมี Office Pro Plus มาใหด้ ว้ ย ซง่ึ การใชง้ านไม่ต่างจาก Office ทเ่ี ราใชเ้ ลย

2. จาเป็นต้องมีการเข้าถงึ อินเทอรเ์ น็ตสาหรบั Office 365 หรอื ไม่

บรกิ ารสว่ นใหญ่ของ Office 365 จาเป็นตอ้ งใชอ้ นิ เทอรเ์ น็ตในการใชง้ าน เพราะว่าตอ้ ง “ลงช่อื เขา้ ใช”้ ก่อน แต่บาง แผนใน Office 365 มกี ารใชง้ าน Office บนเดสกท์ อ็ ปและ Mac รวมอย่ดู ว้ ย เช่น Office 365 Enterprise E3 ซง่ึ สามารถใช้ งานแบบออฟไลน์ได้ ซง่ึ ถา้ เราเชอ่ื มต่ออนิ เทอรเ์ นต็ เราจะไดร้ บั การอปั เดตและอปั เกรดโดยอตั โนมตั ิ เป็นเวอรช์ นั ล่าสดุ เสมอ

เร่ิมใช้งาน Office 365 ไดท้ ี่

https://login.microsoftonline.com

Page |7

ในการเขา้ ส่รู ะบบ Office 365 เป็ นครงั้ แรก ระบบจะเขา้ ส่หู น้าจอ Update password เพ่อื ให้เปลย่ี นรหสั ผ่านท่ี สรา้ งโดยผดู้ แู ลระบบเป็นรหสั ผา่ นทค่ี ณุ ตงั้ เองดงั ภาพ ใหเ้ ปลย่ี นรหสั ผ่านแลว้ เขา้ สรู่ ะบบดว้ ยรหสั ผ่านใหม่

เมอ่ื เขา้ สรู่ ะบบเรยี บรอ้ ยแลว้ Office 365 จะเขา้ สหู่ น้า Getting Start เป็นหน้าแรก คณุ สามารถเรยี นรกู้ ารใชง้ าน Office 365 ไดจ้ ากทน่ี ่ี และยงั สามารถตดิ ตงั้ Office 365 Pro Plus ลงบนเคร่อื งคอมพวิ เตอรข์ องคุณดว้ ยตวั เอง จากหน้าจอ Getting Start โดยคลกิ ท่ี PC & Mac หรอื กาหนดคา่ Smart Phone และ Tablet ของคณุ เพอ่ื ทางาน กบั Office 365 ไดโ้ ดยคลกิ ท่ี Phone & Tablet

Page |8

Page |9

Chapter 2 จดั การอีเมลดว้ ย Exchange Online

ถา้ จาเป็นตอ้ งใชง้ านอเี มลบอ่ ยๆ ทงั้ จดั การรายชอ่ื ผตู้ ดิ ต่อ จดั การปฏทิ นิ และอเี มลจานวนมหาศาลในแต่ละวนั แต่

สง่ิ หน่ึงทข่ี าดไปไม่ไดค้ อื การนาทุกอยา่ งมาทางานรว่ มกนั ทงั้ สาหรบั ตวั เองและทมี ซง่ึ ใน Office 365 สามารถทาใหผ้ มนา

ข้อมูลทัง้ หมดท่ีผมและทีมต้องการมาใช้งานได้ง่ายมากข้ึนผ่าน Outlook Web App (OWA) ซ่ึงอยู่ในบริการของ

Exchange Online ทม่ี อี ยู่ในแผนบรกิ าร E1 และ E3 สาหรบั ผูใ้ ช้งานบรกิ าร E3 จะสามารถใชง้ าน Microsoft Outlook

เวอรช์ นั ลา่ สดุ ไดอ้ กี ดว้ ย

ซง่ึ ในบทน้เี ราจะมาดวู า่ มวี ธิ ใี ดบา้ งทส่ี ามารถจดั การขอ้ มลู โครงการและบุคคลบน Office 365 ได้

แนะนา Outlook Web App หลงั จากทเ่ี รา “เขา้ สรู่ ะบบ” Office 365 แลว้ ในหน้าแรกเราจะเหน็ แถบดา้ นบนสดุ วา่ Outlook ใหค้ ลกิ เพ่อื เขา้ สู่

Outlook Web App

ฟีเจอรใ์ หม่สาหรบั บญั ชผี ใู้ ชง้ าน (Account) ถา้ ใครเคยใช้ OWA มากอ่ นหน้าน้คี งรสู้ กึ แปลกตา และสงสยั วา่ มี อะไรใหม่บา้ งทเ่ี ปลย่ี นแปลงไป สง่ิ ทเ่ี ปลย่ี นแปลงไปมดี งั ต่อไปน้ี

- การนาทางจะยา้ ยไปอย่ทู ม่ี ุมดา้ นบน ใชล้ งิ กท์ ม่ี มุ ดา้ นบนเพ่อื สลบั ไปยงั ขอ้ มลู ชนดิ อน่ื - การเขา้ ไปถงึ ขอ้ มลู สว่ นตวั ของเราโดยการคลกิ ครงั้ เดยี ว คลกิ ทช่ี ่อื ของเรา แลว้ คลกิ Change เพอ่ื อปั เดต

ขอ้ มลู ของเรา ถา้ เราเปิดใชง้ านขอ้ ความโตต้ อบแบบทนั ที เรายงั สามารถเปลย่ี นสถานะของเราไดท้ น่ี ่อี กี ดว้ ย

- สามารถเช่ือมต่อกับบัญชีผู้ใช้ LinkedIn หรือ Facebook ของเรา ให้คลิก การตัง้ ค่า > Option > Account > Connected Accounts เพอ่ื เพมิ่ การเชอ่ื มต่อกบั บญั ชผี ใู้ ช้ LinkedIn หรอื Facebook ของคณุ

P a g e | 10

- สามารถเขา้ ถงึ แบบออฟไลน์ผา่ นเวบ็ เบราวเ์ ซอรไ์ ด้

เชค็ อเี มลเขา้ ออก และจดั การไดแ้ บบสบายๆ กอ่ นทเ่ี ราจะมาเรมิ่ เทคนิคการใชง้ านเมล กอ่ นอ่นื เรามาทาความรจู้ กั หน้าตากนั ก่อน

ส่วนที่ 1 : New Mail ชอ่ งทางลดั ในการสรา้ งเมลใหม่ทนั ที

ส่วนที่ 2 : Inbox กล่องจดหมายทงั้ จดหมายรบั -ส่ง หรอื จดหมายท่ลี บไปแล้ว รวมถงึ เกบ็ บนั ทกี การสนทนาผ่าน โฟลเดอร์ Conversation History และถา้ เมลมกี ารทา Archive จะเขา้ ไปอย่ใู นสว่ นของ In-Place Archive (มเี ฉพาะบาง แผนการใชง้ าน)

ส่วนที่ 3 : Mail List จะแสดงอเี มลทงั้ หมด ถ้าอีเมลไหนยงั ไม่อ่านจะเป็นสเี ข้ม โดยสามารถค้นหาเมลเก่าตาม เงอ่ื นไขต่างๆ เช่น ตามเวลา ตามหวั ขอ้ เมล เป็นตน้ รวมถงึ มกี ารแบง่ แยกหมวดหม่ชู ดั เจน เป็น All, Unread, To Me และ

Flagged

ส่วนที่ 4 : Navigation Bar ช่องทางลดั ในการเขา้ ถึงฟีเจอรอ์ ่นื ๆ สงั เกตดา้ นซ้ายสุด จะเป็น Alert แจง้ เตอื นว่ามี เมลเขา้ หรอื เหตุการณ์เขา้ มา สว่ นดา้ นขวาสุดทแ่ี สดงสถานะเป็นสเี ขยี ว จะเช่อื มต่อกบั Microsoft Lync ได้ ทาใหค้ นอ่นื รู้ วา่ เราพรอ้ มสนทนาแลว้

ส่วนท่ี 5 : Reading View ส่วนแสดงผลอเี มลแต่ละเมล โปรดสงั เกตว่า ถ้าเมลมหี วั ขอ้ เดยี วกนั จะแสดงเมลย่อยๆ ช่วยใหเ้ ราไม่ตอ้ งเปิดเมลหลายๆหน้าต่าง รวมถงึ การโตต้ อบอเี มลเราสามารถทาไดท้ นั ทใี นหน้าต่างเดยี ว

ต่อไปเรามาดวู ธิ กี ารใชง้ านอเี มลวา่ มอี ะไรน่าสนใจบา้ ง

P a g e | 11

1. เร่ิมสรา้ งอีเมลใน Outlook Web App วธิ กี ารสรา้ งเมลง่ายๆ โดยคลกิ ท่ี New Mail หรอื ใชค้ าสงั่ Ctrl+N และใสช่ อ่ื ผสู้ ง่ ถา้ เคยสง่ มาแลว้ จะ

แสดงขน้ึ มาทนั ที แต่ถา้ ยงั ไมเ่ คยเราสามารถคน้ หาในไดเรกทอรไี ด้ หรอื คลกิ เคร่อื งหมาย เพอ่ื เพม่ิ คนเขา้ ไป

แต่ถา้ เราอยากใหแ้ ยกหน้าต่างออกมาเป็น Pop Up ใหค้ ลกิ ทเ่ี คร่อื งหมายน้ี ตรงมมุ บนขวา

และถา้ เราตอ้ งการสง่ แบบ BCC ใหค้ ลกิ ทเ่ี คร่อื งหมาย

2. วิธีการตอบ-ส่งต่ออีเมลใน Outlook Web App

P a g e | 12

ก า ร ต อ บ ห รื อ ส่ ง ต่ อ เ ม ล เ ร า ส า ม า ร ถ ต อ บ ไ ด้ ทั น ที โ ด ย ใ น แ ต่ ล ะ เ ม ล จ ะ มี ทุกเมล และพอเราคลกิ ระบบจะดงึ เมลก่อนหน้าน้ีมาแสดง ตัวอย่างรูป

ดา้ นลา่ ง

3. วิธีการส่งอีเมลไปยงั รายช่ือที่มีหรอื กล่มุ ใน Outlook Web App การสง่ เมลเราสามารถประยุกตใ์ ชก้ บั People โดยสามารถสง่ ตามรายช่อื หรอื กล่มุ ทเ่ี ราอย่ไู ดท้ นั ที

P a g e | 13

4. วิธีการตงั้ คา่ รปู แบบเริ่มต้นของเมลใน Outlook Web App เวลาเราสง่ อเี มล หลายๆ คนจะใชฟ้ อนตแ์ ละฟอรแ์ มตตามทต่ี นเองตอ้ งการ ซง่ึ ตอ้ งสรา้ งใหมท่ ุกครงั้ ไป แต่ถา้ ให้ ทุกเมลทส่ี รา้ งมฟี อรแ์ มตทเ่ี ราตอ้ งการเหมอื นกนั ทกุ ครงั้ มวี ธิ งี า่ ยๆ ดงั น้ี - ใหค้ ลกิ เครอ่ื งหมาย เลอื ก Options

- ไปท่ี Settings > Mail และเล่อื นลงไปท่ี Message Format สงั เกตว่าจะมใี หเ้ ราเลอื กฟอรแ์ มตของฟอนตท์ ่ี เราตอ้ งการ หรอื เราจะใหห้ น้าต่างเวลาเราตอบเมลใหแ้ สดง BCC ทกุ ครงั้ กส็ ามารถทาได้

P a g e | 14

5. วิธีการหาอีเมลอย่างรวดเรว็ ใน Outlook Web App เม่อื อเี มลเรม่ิ มจี านวนมาก การคน้ หาอเี มลเก่านนั้ อาจจะยากจนเกนิ ไป OWA

จงึ ไดเ้ ตรยี มเคร่อื งมอื พรอ้ มใช้ในการคน้ หา เราสามารถจดั เรยี งผลคน้ หาตามวนั ไฟล์ แนบ หรอื ความสาคญั อกี ทงั้ เมนู Conversations ขอแนะนาใหเ้ ปิดไว้ เพราะจะช่วย รวบรวมอเี มลทม่ี หี วั ขอ้ เดยี วกนั ไวใ้ นเมลเดยี ว ลดปัญหาตอ้ งเปิดอเี มลไดม้ ากพอสมควร 6. วิธีการแนบไฟลใ์ น Outlook Web App การสง่ ไฟลแ์ นบนนั้ ทาไดง้ า่ ยขน้ึ และทาไดห้ ลายไฟลพ์ รอ้ มๆ กนั โดยมขี นั้ ตอนดงั น้ี - คลกิ Insert > Attachment

- ไปยงั โฟลเดอรท์ เ่ี ราตอ้ งการ ใหก้ ด Ctrl คา้ งไวแ้ ละเลอื กไฟลท์ งั้ หมด และคลกิ Open

- ไฟลจ์ ะอปั โหลดเขา้ ไปในเมล ถา้ เสรจ็ เรยี บรอ้ ย ใหค้ ลกิ Send ถา้ ไม่เอาไฟลน์ นั้ ใหก้ ดเครอ่ื งหมายกากบาท เพอ่ื ลบไฟลน์ นั้

P a g e | 15

7. วิธีการแนบรปู ในอีเมลใน Outlook Web App การแนบรปู ภาพจะมลี กั ษณะคลา้ ยคลงึ การแนบไฟลท์ วั่ ไป แต่จะแตกต่างทก่ี ารแนบรปู ภาพจะแสดงภาพใน เน้อื ความของเมลของเราทนั ที ซง่ึ เราสามารถยอ่ -ขยายภาพไดต้ ามตอ้ งการ

P a g e | 16

8. วิธีการเพิ่มลายเซน็ ใน Outlook Web App การสง่ อเี มลแบบเป็นทางการ สงิ่ ทข่ี าดไม่ไดค้ อื ลายเซน็ ทา้ ยอเี มล เพ่อื บง่ บอกวา่ เรามาจากหน่วยงานใด มวี ธิ สี รา้ ง และแนบไปกบั เมลของเราไดง้ า่ ยๆ ดงั ต่อไปน้ี - ใหค้ ลกิ เครอ่ื งหมาย เลอื ก Options - ไปท่ี Settings > Mail และเลอ่ื นลงไปท่ี Email Signature ถา้ เราตอ้ งการเพมิ่ ลายเซน็ ทกุ ครงั้ ใหเ้ ลอื ก

Automatically include my signature on messages I send

P a g e | 17

- เพม่ิ ลายเซน็ โดยคลกิ Insert > Signature

9. วิธีการแนบเมลอีกฉบบั ใน Outlook Web App บางครงั้ เราตอ้ งการแนบอเี มลฉบบั อน่ื เขา้ ไปในเมลของเราเพ่อื อา้ งองิ ขอ้ มลู ขา้ งใน แต่การสง่ ตอ่ คงไมเ่ หมาะสม เราสามารถแนบอเี มลง่ายๆ โดย Pop Out อเี มลใหม่ออกมาและ Drag&Drop เมลทต่ี อ้ งการเขา้ ไปในเมลนนั้ ทนั ที และคลกิ Send เพอ่ื สง่

10. วิธีการยา้ ยอีเมลไปยงั โฟลเดอรท์ ่ีเราต้องการ เพอ่ื ใหก้ ารจดั เรยี งเมลนนั้ งา่ ยยง่ิ ขน้ึ เราสามารถยา้ ยเมลทเ่ี ขา้ มาใน Inbox ไปยงั โฟลเดอรท์ เ่ี ราสรา้ งเองได้ - คลกิ ขวา และเลอื ก Move

P a g e | 18

- เลอื กโฟลเดอรท์ เ่ี ราตอ้ งการ หรอื จะ Copy เมลใหเ้ กบ็ ไวส้ องทไ่ี ด้ โดยคลกิ ท่ี Copy this conversation to

the selected folder

11. วิธีการลบอีเมลใน Outlook Web App เม่อื ไม่ตอ้ งการเมลใด ใหล้ บทง้ิ เพอ่ื เพม่ิ ขนาดของกลอ่ งจดหมาย โดยคลกิ ท่ี หลงั เมลฉบบั นนั้ ซง่ึ เมลทล่ี บ นนั้ จะถูกยา้ ยไปท่ี Deleted Items โดยเมลทเ่ี กบ็ ในโฟลเดอรจ์ ะถกู เกบ็ ไวป้ ระมาณ 30 วนั ก่อนลบออกจากระบบ

ถา้ ตอ้ งการลบทงั้ หมดใน Deleted Items ใหค้ ลกิ ขวาเลอื ก Empty

P a g e | 19

12. วิธีการก้คู ืนอีเมลใน Outlook Web App บางครงั้ เราเผลอลมื ลบเมลไปโดยไมไ่ ดต้ งั้ ใจ ซง่ึ เราสามารถกคู้ นื ไดด้ ว้ ยตนเองได้ (แต่ตอ้ งภายใน 30 วนั ) โดยให้ คลกิ ขวาท่ี Deleted Items เลอื ก Recover Deleted Items

เลอื กเมลทต่ี อ้ งการ และคลกิ ขวาเลอื ก Recover เมลนนั้ จะกลบั ไป Inbox เหมอื นเดมิ (แต่ถา้ เราคลกิ Purge เมล นนั้ จะหายไปจากในระบบทนั ท)ี

13. การตงั้ ตอบอตั โนมตั ิเมื่อไม่อยอู่ อฟฟิ ศ Out-of-Office เม่อื เรามีความจาเป็นต้องทางานนอกสถานท่ี หรอื ลางานไม่ว่ากรณีใดๆ แนะนาให้ควรตงั้ อเี มลโต้ตอบกลับ

อตั โนมตั ิ เพ่อื อย่างน้อยผสู้ ่งจะไดร้ บั รแู้ ละคาดการณ์เวลาท่ีเราสะดวกตอบกลบั ซง่ึ สามารถตงั้ ค่าโดยไปท่ี Option >

Set up an automatic reply message

P a g e | 20

ตงั้ ตอบกลบั เฉพาะคนในองคก์ ร

ตงั้ ตอบกลบั เฉพาะคนนอกองคก์ ร

14. MailTip ช่วยเตือนอีเมลก่อนท่ีจะส่งผิด บางครงั้ การส่งอเี มล เราอาจเคยเจอทช่ี ่อื คนในองคก์ รกบั คนนอกองคก์ รนนั้ มชี ่ือทค่ี ลา้ ยกนั อเี มลกส็ ง่ ออกไปขา้ ง นอกแลว้ สาหรบั MailTip จะช่วยแจง้ เตอื นคณุ กอ่ นทเ่ี มลจะสง่ ออกไป โดยจะแจง้ เตอื นอตั โนมตั ิ บนรายช่อื ผรู้ บั

P a g e | 21

15. ป้องกนั อีเมลส่งไปยงั โฟลเดอร์ Junk Email และบลอ็ กอีเมลท่ีไมต่ ้องการ บางครงั้ ระบบ Exchange Online มีการตรวจจบั ว่ารูปแบบอเี มลท่สี ่งมานัน้ เป็นสแปมเมล เน่ืองด้วยหลายๆ

สาเหตุ แต่ทว่าอเี มลจากผสู้ ่งทเ่ี ราตรวจพบเองว่าไม่ใช่สแปม เพ่อื ใหร้ ะบบเรยี นรแู้ ละไม่ใหส้ ่งอเี มลนนั้ ไปยงั โฟลเดอร์ Junk Email สามารถทาไดโ้ ดยคลกิ Option > Block or Allow เลอื ก Safe senders and Recipients ใหก้ รอกอเี มล ทเ่ี ราตอ้ งการ และคลกิ รวมถงึ ควร Trust email from my contacts ดว้ ย

สาหรบั อเี มลทต่ี ้องการบลอ็ ก ใหเ้ ล่อื นลงไป Blocked senders กรอกอเี มลหรอื โดเมนและคลกิ แนะนาควร เ ลือ ก Don’t trust email unless it comes from someone in my Safe Senders and Recipients list or local

senders

P a g e | 22

16. สรา้ งกล่มุ รายช่ืออีเมลดว้ ยตนเอง บางครงั้ การท่ใี ส่อเี มลทลี ะอเี มล กเ็ ป็นเร่อื งทน่ี ่าเบ่อื ดงั นนั้ อาจจะดกี ว่าถ้าสามารถสรา้ งกลุ่มรายช่อื อเี มล โดยไม่

ต้องพ่งึ เจา้ หน้าท่ไี อที ซ่งึ สามารถทาไดง้ ่ายๆ ให้ไปท่ี Option > Groups ด้านซา้ ย Distribution groups I belong to คอื กลุ่มทเ่ี ราอยดู่ ว้ ย โดยตงั้ มาจากแผนกไอที

ใหเ้ ราสรา้ งเองไปท่ี Distribution groups that I own เลอื ก กรอกช่อื กลุ่ม, Alias ทต่ี อ้ งการรวมถงึ อเี มล

P a g e | 23

สามารถเพมิ่ เจา้ ของกล่มุ และสมาชกิ ได้ ตามลาดบั

เลอื กวธิ กี ารอนุมตั ิถา้ มสี มาชกิ ต้องการเขา้ ร่วมกลุ่ม แบบแรกคอื Open หมายถงึ ทุกคนสามารถเขา้ ร่วมได้ แบบ สองคอื Closed จะเพมิ่ สมาชกิ ตอ้ งเป็นเจา้ ของกลมุ่ เท่านนั้ และแบบทส่ี ามคอื Owner Approval หมายถงึ เจา้ ของตอ้ ง อนุมตั กิ อ่ นทจ่ี ะยอมรบั สมาชกิ เขา้ กลมุ่

P a g e | 24

17. สรา้ งกฏของเมลบอ๊ กซ์ เราสามารถสรา้ งกฏในการรบั -สง่ อเี มลได้ บางคนคนุ้ เคยในการใชง้ านใน Outlook ซง่ึ ใน OWA เราสามารถทาได้

เหมอื นกนั ใหไ้ ปท่ี Option > Organize Email > Inbox Rules เลอื กกฏทต่ี อ้ งการ

ไมพ่ ลาดทกุ นดั ดว้ ย Calendar บ่อยครงั้ การทางานร่วมกนั ใหเ้ ป็นระบบในทมี จาเป็นต้องใชก้ รอบทเ่ี รยี กว่าเวลาและกาหนดการทช่ี ดั เจน เพ่อื ให้

งานพวกน้จี ดั งานไดด้ ขี น้ึ Outlook Web App ไดเ้ ตรยี มฟีเจอร์ Calendar เพ่อื มาตอบโจทยน์ ้ี ทาใหท้ ราบไดเ้ ลยว่าใครว่าง หรอื ไมว่ ่างเขา้ ประชุม รวมถงึ มอบหมาบงานใหเ้ สรจ็ ตามเวลาทต่ี งั้ ไวไ้ ด้ ก่อนอ่นื เรามารจู้ กั หน้าตาของ Calendar กนั ก่อน

P a g e | 25

ส่วนท่ี 1 : เราสามารถเพม่ิ การนดั หมายไดจ้ ากป่มุ New Event ทน่ี ่เี ลย ส่วนท่ี 2 : แสดงปฏทิ นิ แบบย่อ เราสามารถคลกิ เพอ่ื ดรู ายละเอยี ดในแต่ละวนั ได้ ส่วนท่ี 3 : แสดงประเภทของปฏทิ นิ ซง่ึ เราสามารถเพม่ิ ไดเ้ ท่าใดกไ็ ด้ ส่วนที่ 4 : แสดงหวั ขอ้ ของงานในแต่ละวนั ส่วนท่ี 5 : แสดงมมุ มองของปฏทิ นิ รวมถงึ เมนูในการแชร์ Calendar ส่วนท่ี 6 : แสดงรายละเอยี ดในแต่ละกาหนดการ

โดยผมไดส้ รุปฟีเจอรท์ ส่ี าคญั ดงั ต่อไปน้ี 18. วิธีการสรา้ ง-แก้ไข-ลบนัดหมายใน Outlook Web App เราสามารถเพมิ่ นดั หมายงา่ ยๆ โดยคลกิ ท่ี เพมิ่ รายละเอยี ดของการนดั หมาย ตงั้ แตห่ วั ขอ้ , สถานท,่ี ผเู้ ขา้ รว่ มการประชมุ , เวลา รวมถงึ รายละเอยี ดต่างๆ

P a g e | 26

ถา้ เราตอ้ งการประชมุ แบบออนไลน์ สามารถทาไดผ้ ่าน Lync Online ใหเ้ ราคลกิ ท่ี ระบบจะแปลงเป็น URL สาหรบั เซสชนั เฉพาะการประชมุ ของเรา โดยใครทไ่ี ดร้ บั ลงิ กน์ ้ไี ป จะสามารถเขา้ มารว่ มประชมุ กบั เราไดเ้ ทา่ นนั้

ถา้ ทกุ อยา่ งถูกตอ้ ง ใหค้ ลกิ ถา้ ตอ้ งการแกไ้ ขนดั หมาย เรากส็ ามารถทาไดเ้ ช่นกนั โดยคลกิ ไปทน่ี ดั หมาย เลอื ก Edit

P a g e | 27

หลงั จากทเ่ี ราแกไ้ ขเสรจ็ แลว้ อยา่ ลมื Send ไปถงึ ทุกคนทอ่ี ยใู่ นนดั หมายจะไดร้ บั ขอ้ มลู ทใ่ี หมล่ า่ สดุ เช่นกนั ถา้ เราตอ้ งการยกเลกิ นดั หมายน้ี เราเพยี งแค่คลกิ Cancel

และเลอื ก Yes

19. วิธีการตอบรบั นัดหมายใน Outlook Web App หลงั จากทผ่ี สู้ ง่ ส่งไปแลว้ สง่ิ ทผ่ี รู้ บั เหน็ จะเป็นอเี มล ซง่ึ เราสามารถตอบกลบั ไปได้ หรอื สง่ ต่อใหก้ บั บุคคลอ่นื ท่ี

เกย่ี วขอ้ ง แต่ทวา่ ถา้ เราตอ้ งการยนื ยนั วา่ เราจะเขา้ รว่ มใหค้ ลกิ Accept แต่ถา้ ยงั ไมแ่ น่ใจใหค้ ลกิ Tentative แต่ถา้ ไมเ่ ขา้ ร่วม ใหค้ ลกิ Decline

P a g e | 28

ถา้ เรากดตอบกลบั ไป จะมหี น้าต่างย่อยยนื ยนั อกี ครงั้

o Edit the response before sending : แกไ้ ขก่อนตอบกลบั o Send the response now : ตอบกลบั ทนั ที โดยสง่ อเี มลยนื ยนั หาผสู้ ง่ o Don’t send the response : ตอบกลบั ทนั ที แต่ไม่สง่ อเี มลหาผสู้ ง่ เมอ่ื ผรู้ บั กดตอบรบั เชน่ Accept ผสู้ ง่ จะเหน็ วา่ สถานะลา่ สดุ ว่ามใี ครเขา้ ประชมุ บา้ ง

P a g e | 29

และพอคลกิ เขา้ ไปดา้ นใน จะเหน็ วา่ มใี ครตอบกลบั บา้ ง

20. วิธีการทานัดหมายประชุมประจาใน Outlook Web App บางครงั้ การประชมุ ของเรา หรอื การอบรมเราไมไ่ ดม้ แี คค่ รงั้ เดยี ว เราสามารถสรา้ งการนดั หมายใหเ้ ป็นประจา ได้ เชน่ ประจาทกุ ๆ สปั ดาห์ ทกุ ๆ เดอื น เป็นตน้ ในหน้าการนดั หมายใหเ้ ลอื ก Repeat และเลอื กเวลาทเ่ี รา ตอ้ งการทาประจาบอ่ ยๆ เช่น ทกุ วนั ทกุ ๆ วนั พธุ ทุกวนั ทางาน เป็นตน้

21. วิธีการส่งนัดหมายไปยงั บคุ คลหรอื กล่มุ อ่ืนใน Outlook Web App

P a g e | 30

ถา้ เราตอ้ งการสง่ การนดั หมายเฉพาะบคุ คลนนั้ ๆ หรอื กลมุ่ เราสามารถเขา้ ถงึ ไดโ้ ดยตรงจากแทบ็ People โดย ในรายช่อื ใหเ้ ราคลกิ ทป่ี ่มุ

จะแสดงหน้าการนดั หมายเช่นกนั

แต่ถา้ นดั เป็นกลมุ่ นนั้ งา่ ยเชน่ กนั ไมต่ อ้ งพมิ พท์ ลี ะคน

22. การเปล่ียนมมุ มองของ Calendar View ปกตกิ ารจดั ตารางนดั หมาย เรากต็ อ้ งดวู ่าวนั ทต่ี อ้ งการถกู ตอ้ งหรอื ไม่ สาหรบั ในการเปลย่ี นมมุ มองเรา

สามารถโดยเลอื กเมนูทม่ี มุ บนขวา o แสดงเฉพาะวนั

P a g e | 31

o แสดงเฉพาะวนั ทางาน o แสดงเฉพาะสปั ดาห์ o แสดงเฉพาะเดอื น

23. วิธีการเพิ่มตารางจาก Calendar ท่ีอื่น นอกจาก Calendar ในการทางานเรายงั สามารถสรา้ ง Calendar อน่ื ๆ ไดอ้ กี เชน่ Calendar สว่ นตวั หรอื

ครอบครวั เป็นตน้ โดยทเ่ี ราคลกิ ขวาท่ี My Calendars เลอื ก New Calendar

กรอกช่อื Calendar ทต่ี อ้ งการ

P a g e | 32

นอกจากน้ี เรายงั สามารถเปิด Calendar สว่ นตวั หรอื จากทอ่ี ่นื ได้ โดยทเ่ี ราเลอื ก Open Calendar

โดยตอ้ งเป็นนามสกุล .ICS เช่น จาก Hotmail, Google Calendar ใหเ้ ราใสล่ งิ ก์ .ICS เขา้ ไปยงั ชอ่ ง Internet Calendar และคลกิ Open ถา้ มาจากเมลเซริ ฟ์ เวอรเ์ ช่น Exchange Server ใหก้ รอกไปทช่ี อ่ ง From Directory

จะปรากฏ Calendar ทม่ี าจาก Hotmail

24. จดั เวลาประชมุ ไมใ่ ห้ชนกนั บน Calendar ผมว่าหลายๆ คนมกั จะเจอปัญหาเดียวกนั คือนัดประชุมแค่สปั ดาหล์ ะครงั้ แต่ทุกคนในทมี ไม่ว่าง แต่ถ้า

หลงั จากน้ี ทุกคนใชง้ านปฏทิ นิ เป็นเร่อื งปกติ การตรวจสอบเวลาทุกคนกจ็ ะง่ายยงิ่ ขน้ึ โดยในหน้านัดหมายใหเ้ รา

คลิก P a g e | 33 คลกิ Send จะแสดงเวลาของทุกคนว่าว่างตรงกนั หรอื ไม่ ถ้าทุกคนเรยี บร้อยอย่าลมื

25. การแชร์ Calendar

ตอนน้ีเราทราบแลว้ ว่าเราจะตรวจสอบว่าใครว่าง ไม่ว่างกนั บา้ ง แต่โดยส่วนใหญ่ เราจะไม่เหน็ รายละเอยี ด ของปฏทิ นิ เพราะคนทเ่ี ราเพมิ่ นนั้ ไมไ่ ดแ้ ชรป์ ฏทิ นิ ใหเ้ รากอ่ น ดงั นนั้ การทเ่ี ราจะเหน็ ไดจ้ ะตอ้ งมกี ารแชรด์ งั ต่อไปน้ี

ใหค้ ลกิ Share ทม่ี ุมบนขวา

และเลอื กบุคคลหรอื กลุ่มทเ่ี ราตอ้ งการแชร์ ซง่ึ เราสามารถกาหนดระดบั ได้ โดยท่ี

o Availability only : แสดงเฉพาะเวลาใน Calendar o Limited details : แสดงเฉพาะหวั ขอ้ เวลา และสถานทแ่ี ต่ไม่แสดงขอ้ มลู อ่นื ๆ นอกเหนอื จากน้ี o Full details : แสดงขอ้ มลู ทงั้ หมดทอ่ี ยใู่ น Calendar ของเรา

แต่ถ้าเราอยากใหใ้ ครบางคนสามารถสรา้ ง อ่านหรอื แก้ไขนัดหมายแทนเราได้ (on your behalf) เรา สามารถเลอื กได้ 2 สทิ ธิ์ คอื

o Editor : ถา้ เราใหส้ ทิ ธกิ์ บั บุคคลนัน้ เขาสามารถสรา้ ง อ่าน หรอื แกไ้ ขกาหนดการไดใ้ นนามของเรา แต่จะไมส่ ามารถรบั Meeting Request หรอื Cancel Request ผ่านอเี มลของเรา ดงั นนั้ พวกเขา เพยี งแคค่ ลกิ Accept หรอื Decline การประชมุ เทา่ นนั้

o Delegate : ถ้าเราใหส้ ทิ ธกิ์ บั บุคคลนนั้ เขาสามารถสรา้ ง อ่าน หรอื แกไ้ ขกาหนดการไดใ้ นนามของ เรา รวมถงึ ตอบรบั Meeting Request หรอื Cancel Request ผา่ นอเี มลของเราได้

P a g e | 34

และเรายงั สามารถพมิ พห์ วั ขอ้ ทเ่ี ราตอ้ งการได้ รวมถงึ เลอื กปฏทิ นิ ทเ่ี ราตอ้ งการแชรไ์ ดอ้ กี ด้วย

เกบ็ รายช่อื ใน People แบบ Unlimited การส่งอเี มลหรอื สง่ กาหนดการนัดหมายไปยงั ใครสกั คนในบรษิ ัท เราสามารถใชง้ าน Global Address Book ในการ

คน้ หารายช่อื แต่ถา้ เราตอ้ งการไปคน้ หาบุคคลอ่นื นอกบรษิ ทั เราสามารถใชง้ าน Contact View ในการสรา้ งรายช่อื ดว้ ยตวั เราเองภายใต้ Address Book เดมิ

จาก Contact View แสดงอะไรใหเ้ ราทราบบา้ ง

P a g e | 35

ส่วนที่ 1 : แสดงรปู ภาพโปรไฟล์ ช่อื ตาแหน่ง และช่องทางในการสอ่ื สาร เช่น สง่ อเี มล นดั หมายผ่านปฏทิ ิน และ สามารถสนทนาไดท้ นั ที ส่วนท่ี 2 : แสดงรายละเอยี ดของรายช่อื นนั้ ๆ เชน่ อเี มล เบอรโ์ ทรศพั ท์ เป็นตน้ ส่วนท่ี 3 : แสดงคาอธบิ ายหรอื สงิ่ ทเ่ี ขาตอ้ งการเขยี นไว้ ส่วนท่ี 4 : แสดงความสมั พนั ธห์ รอื ลาดบั ของบุคคลนนั้ ภายในบรษิ ทั เราสามารถเพมิ่ รายละเอยี ด ตามทเ่ี ราตอ้ งการดงั ต่อไปน้ี 26. การเพ่ิม-แก้ไขรายช่ือผตู้ ิดต่อและกลมุ่

เราสามารถเพมิ่ รายช่อื โดยคลกิ เลอื ก Create Contact

กรอกขอ้ มลู รายละเอยี ดของผตู้ ดิ ต่อ สดุ ทา้ ยอย่าลมื คลกิ Save

และถา้ เราตอ้ งการสรา้ งกลมุ่ เพยี งแคเ่ ลอื ก Create Group

P a g e | 36

เพม่ิ ชอ่ื กลุม่ สมาชกิ และรายละเอยี ดของกลมุ่ เม่อื เรยี บรอ้ ยใหค้ ลกิ Save

ถา้ เราตอ้ งการแกไ้ ขขอ้ มลู ใหค้ ลกิ Edit ตรงป้ายช่อื ทงั้ รายชอ่ื หรอื กลุม่ พอแกไ้ ขเรยี บรอ้ ยอยา่ ลมื คลกิ Save 27. การคน้ หารายชื่อผตู้ ิดต่อ

การคน้ หารายช่อื บุคคลหรอื กลุ่มนัน้ ง่ายมากขน้ึ โดยเราสามารถกาหนดเง่อื นไขได้ เช่น ค้นหาตามช่อื นามสกลุ บรษิ ทั เป็นตน้

P a g e | 37

28. เช่ือมต่อกบั LinkedIn ถา้ เรามบี ญั ชขี อง LinkedIn (เป็น Social Network ของคนทางานตอนน้เี รม่ิ แพรห่ ลายในประเทศไทย) เรา สามารถเชอ่ื มต่อรายชอ่ื จาก LinkedIn มายงั Office 365 ได้ ขอ้ ดคี อื โดยสว่ นใหญ่ LinkedIn จะมรี ายละเอยี ด ของบุคคลนนั้ ไวเ้ ยอะพอสมควร ทาใหเ้ ราตดิ ต่อกนั ไดง้ ่ายขน้ึ โดยคลกิ ท่ี เลอื ก Connect

กรอกขอ้ มลู ของ LinkedIn เพยี งเท่านนั้ รายช่อื จากโปรไฟลข์ อง LinkedIn ของเราจะเช่อื มต่อกบั Office 365 ทนั ที

P a g e | 38

จดั เมลและงานใหเ้ ป็นระบบดว้ ย Task เครอ่ื งมอื สดุ ทา้ ยใน Outlook Web App ทเ่ี ราจะแนะนาในบทน้ี ทช่ี ว่ ยเราสรา้ งและจดั การงานทต่ี อ้ งทาทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั

โครงการใน Office 365 ซง่ึ เราสามารถประยกุ ตใ์ ชก้ บั อเี มลไดเ้ ช่นกนั โดยมวี ธิ ดี งั น้ี 29. การใช้งาน Flag ใน Outlook Web App ถา้ สงั เกตจะเหน็ ทุกๆ เมล จะมรี ปู ธง อย่ดู า้ นหลงั เมล ซง่ึ ธงน้ีมปี ระโยชน์ เมอ่ื ไหรก่ ต็ ามเรามกี ารตามงานจาก อเี มลนนั้ ใหเ้ ราคลกิ ขวา จะแสดงวนั ทต่ี อ้ งทา

แต่ถา้ งานหรอื เมลนนั้ เสรจ็ แลว้ ให้ mark Complete ไดเ้ ลย ซง่ึ จะแสดงเป็นเครอ่ื งหมาย เพอ่ื ยนื ยนั

30. การสรา้ ง Task Task ทเ่ี ราสรา้ งทงั้ หมดจะไปรวมกนั ทแ่ี ถบ Task ตรงดา้ นมมุ ลา่ งซา้ ยของ Outlook

คลกิ New Task

P a g e | 39

กรอก Task ทต่ี อ้ งตาม ถา้ คลกิ Show More Details จะแสดงรายละเอยี ดว่างานเรม่ิ เมอ่ื ไหร่ เสรจ็ ไปแลว้ ก่ี % รวมถงึ จะตอ้ งเสรจ็ เมอ่ื ไหร่ และใชเ้ วลาทงั้ หมดเท่าไหร่ เป็นตน้ พอเรยี บรอ้ ยใหค้ ลกิ Save

ซง่ึ การกาหนดเวลา ทางระบบจะมกี ารแสดงว่างานใดยงั ไมถ่ งึ กาหนด เลยกาหนด หรอื เสรจ็ เรยี บรอ้ ยแลว้ ผา่ น เชน่ เดยี วกนั ถา้ งานใดเสรจ็ เรยี บรอ้ ย ใหค้ ลกิ ท่ี เพ่อื ยนื ยนั ว่าเสรจ็ แลว้ โดย Task นนั้ จะไปอยใู่ นกล่มุ ของ

Completed

P a g e | 40

การใชง้ าน Exchange Online รว่ มกบั ความสามารถใหมใ่ น Microsoft Outlook 2013 สาหรับผู้ใช้งานบริการ Office 365 แผน E3 สามารถดูวิธีการติดตัง้ ได้ท่ี “บทที่ 6 การติดตัง้ Office 365

ProPlus” ถา้ ท่านใชบ้ รกิ ารอน่ื เช่น แผน E1 สามารถใชร้ ่วมกบั Microsoft Outlook 2013 เดมิ ทม่ี อี ย่ใู นองคก์ ร การใชง้ าน จะคลา้ ยคลงึ กบั การใชง้ านบน Outlook Web App โดยในทน่ี ้จี ะกล่าวถงึ ฟีเจอรท์ ส่ี าคญั

31. การตงั้ คา่ บญั ชี Exchange Online กบั Microsoft Outlook 2013 สาหรบั การตงั้ คา่ ครงั้ แรก ใหเ้ ปิด Microsoft Outlook คลกิ Next

เลอื ก “Yes”

กรอกชอ่ื , อเี มล และรหสั ผ่าน

P a g e | 41

เสรจ็ เรยี บรอ้ ย จะปรากฏดงั ภาพ ถา้ เรามี Microsoft Outlook 2013 อย่แู ลว้ เราสามารถเพม่ิ บญั ชเี พม่ิ เตมิ ไดท้ ่ี File > Add Account หน้าตาเร่ิมต้นของ Microsoft Outlook 2013

P a g e | 42

32. รวมคาสงั่ ทวั่ ไปการใช้งาน Microsoft Outlook 2013

33. การใช้งานรว่ มกบั ระบบปฏิทิน เพอ่ื สาหรบั อปั เดตวธิ กี ารจดั การ เวลา บุคคลและงานต่างๆ

P a g e | 43

34. การสรา้ งลายเซน็ อีเมล เม่อื ตอ้ งการสรา้ งลายเซน็ อเี มลใหม่ ใหท้ าดงั ต่อไปน้ี 1. คลกิ File > Option > Mail ภายใต้ Compose Message ใหค้ ลกิ Signature 2. ในแทบ็ ลายเซน็ อเี มล ใหค้ ลกิ New จากนนั้ พมิ พช์ อ่ื สาหรบั ลายเซน็ 3. ในกล่อง Edit Signature ใหพ้ มิ พข์ อ้ ความทค่ี ุณตอ้ งการไวใ้ นลายเซน็ แลว้ ใชเ้ คร่อื งมอื ทม่ี อี ย่แู ลว้ ภายใน เพ่อื จดั รปู แบบลายเซน็

4. เม่อื ตอ้ งการเพมิ่ ลายเซน็ ไปยงั ขอ้ ความใหม่ บนแทบ็ ขอ้ ความ ใหค้ ลกิ ลายเซน็ แลว้ คลกิ ลายเซน็ ทต่ี อ้ งการ