ในเมื่อเราจะมาเจาะลึกวิธีใช้ Excel ทำรายงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ดังนั้นเราควรวิเคราะห์ดูก่อนว่า การจะทำรายงานให้สำเร็จได้นั้นโดยภาพรวมมีขั้นตอนอะไรและความเชื่องช้าอยู่ตอนไหนบ้าง? Show
Step การทำรายงาน
เตรียมฐานข้อมูลขั้นตอนนี้ ความซับซ้อนและความเสียเวลาขึ้นอยู่กับว่าแหล่งข้อมูลที่แท้จริงเรามาจากไหน และมีลักษณะอย่างไร? เช่น
ถ้าอยู่ในไฟล์เดียวกัน มีตารางเดียว นี่จะง่ายที่สุด เพราะเราเอา Data ตัวนั้นให้เป็นแหล่งข้อมูลหลักที่จะเอาไปทำต่อได้เลย แต่ถ้าข้อมูลอยู่ที่อื่น หรือมีหลายตาราง เราก็ต้องพยายามรวบรวมข้อมูลทุกที่ให้มาอยู่ในที่เดียวกันก่อน ซึ่งทำได้หลายแบบ หลายวิธีการ เช่น
ซึ่ง Power Query นี่แหละเป็นวิธีที่ง่ายแต่ว่าทรงพลังมากๆ ซึ่งเป็นสิ่งที่ผมจะเน้นในหนังสือเล่มนี้ครับ คำนวณแปลงข้อมูลดิบให้เป็นผลสรุปขั้นตอนนี้ มีแนวทางการทำหลักๆ 2 วิธี คือ
ซึ่งส่วนตัวผมเองขอเชียร์การใช้เครื่องมืออย่าง PivotTable มากกว่าเพราะมันทั้งง่ายในการสร้างและปรับเปลี่ยนมุมมองได้ง่ายด้วย คนทั่วไปใครๆ ก็ใช้ได้ แถมยังใช้เวลาเรียนรู้น้อยกว่าการเขียรสูตรมากเลย และยังผนวกกับการใช้เรื่องมือ Slicer ที่สามารถใช้ Filter Pivot Table ได้หลายตารางพร้อมกันยิ่งเจ๋งเลย ดังนั้นในหนังสือเล่มนี้เราจะเน้นกันที่การใช้ Pivot Table กันครับ คนไหนที่ยังใช้ไม่เป็นก็ไม่ต้องกังวล เพราะเราจะทบทวนพื้นฐานความรู้ Pivot Table ให้ในบทที่เป็น Workshop ด้วยครับ Visualizationขั้นตอนนี้ก็มักขึ้นอยู่กับวิธีที่เราเลือกสรุปข้อมูลเช่นกัน ถ้าตอนแรกเขียนสูตรมาก็ต้องสร้างกราฟแบบปกติ ถ้าใช้ Pivot Table ก็ต้องสร้างกราฟแบบ Pivot Chart… ซึ่งกราฟแบบปกติจะมีความยืดหยุ่นมากกว่า เช่น สามารถใช้กราฟได้ทุกประเภทรวมถึง Scatter Plot ด้วย (Pivot Chart ทำ Scatter Plot ไม่ได้) รวมถึงการเขียนสูตรจะช่วยเตรียมข้อมูลในการทำกราฟแบบพิสดารได้ดีกว่า PivotTable มากเลย ตรงนี้เหมือนว่าการใช้ Pivot Table จะเสียเปรียบพอสมควร ซึ่งทาง Microsoft เองเลยทำเครื่องมือใหม่มาใช้เพื่อทำกราฟหรือ Visualization เจ๋งๆ โดยเฉพาะ นั่นก็คือ Power BI นั่นเอง  โดยเจ้าตัวนี้มีความคล้ายกับการใช้งาน Pivot Table / Pivot Chart ค่อนข้างมาก แต่เจ๋งกว่าในหลายๆ ด้าน เช่น สามารถกดที่กราฟเพื่อ Filter ข้อมูลส่งไปควบคุมกราฟตัวอื่นแสดงเฉพาะสิ่งที่เลือก (ทำเหมือนว่ากราฟเป็น Slicer นั่นแหละ) หรือ Drill Down ขุดลึกลงไปดูข้อมูลชั้นถัดไปได้ แถมยังรองรับการสร้างหรือดาวน์โหลดกราฟแบบแปลกๆ ขึ้นมาเองได้ด้วย (เรียกว่า Custom Visual) อย่างไรก็ตามกราฟส่วนใหญ่ที่ทุกคนทำก็มักจะไม่พ้นกราฟแท่ง กราฟเส้น กราฟวงกลม แบบธรรมดาๆ นี่แหละครับ ดังนั้นการใช้ Pivot Table ธรรมดาแล้วสร้างเป็น Pivot Chart เมื่อประกอบกับ Slicer แล้วก็สามารถช่วยให้เราสร้าง Dashboard เจ๋งๆ ได้แล้ว สรุปและตีความหมายนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์จริง ๆขั้นตอนนี้ต้องอาศัยการใช้เวลากับการสำรวจผลลัพธ์ที่ได้ว่ามีประเด็นอะไรที่น่าสนใจหรือไม่? เช่น
ซึ่งเรื่องพวกนี้เราสามารถทำตารางสรุปออกมาได้เลยอยู่แล้วใน Pivot Table เช่น
ทั้งนี้เพื่อหาทางนำ Insight ที่ได้ไปพัฒนาตัวธุรกิจของบริษัทเราต่อไป ตรงขั้นตอนนี้แหละถึงจะเกิดคุณค่าจริงๆ กับบริษัทของคุณ ซึ่งตรงนี้มันแล้วแต่ธุรกิจใครธุรกิจมัน หนังสือสอน Excel คงสอนเรื่องนี้ไม่ได้นะครับ แต่สิ่งที่ผมจะแนะนำได้คือ…หากเราใช้เวลาทำงาน Step ก่อนหน้าเยอะเกินไป จนไม่มีเวลาเพียงพอที่จะมานั่งวิเคราะห์ข้อมูลต่อ คุณค่าที่แท้จริงก็จะไม่เกิดขึ้นเลย เราควรทำให้ Step ก่อนหน้าเสร็จเร็วที่สุด เพื่อให้มีเวลามาปรับปรุงธุรกิจมากที่สุดนั่นเอง จำเอาไว้ให้ดีว่า การได้แค่ตัวเลขในรายงานออกมา แต่ไม่ได้ตีความหมายนำไปปรับปรุงการทำงานอะไรเลย มันก็ไม่มีประโยชน์อยู่ดีครั ทำซ้ำหากข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงการทำซ้ำนี่แหละคือหัวใจของงาน Routine วิธีไหนสามารถทำซ้ำได้รวดเร็วเท่าไหร่ วิธีนั้นยิ่งมีประสิทธิภาพสูง ยิ่งเราลดการ Manual ได้มากเท่าไหร่ ยิ่งสามารถทำซ้ำได้รวดเร็วมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งหนังสือเล่มนี้จะเน้นช่วยให้ขั้นตอนนี้ทำได้ง่ายที่สุด ด้วย Power Query + Pivot Table จะทำให้คุณสามารถ “แค่กดปุ่ม Refresh เท่านั้น” คิดดูว่าจะเจ๋งแค่ไหน ถ้าจะทำรายงานเดือนใหม่ได้แค่การกด Refresh แค่ปุ่มเดียวจบ (นอกจากจะกด Refresh เอง เราสามารถตั้งให้มัน Auto Refresh ทุกๆ xx นาทีได้ด้วยนะ) ซึ่งผมคิดว่าไม่มีอะไรเจ๋งและน่าทึ่งกว่านี้อีกแล้วล่ะครับ ^^ ปัญหาของการเตรียมข้อมูลเพื่อทำ Pivot Tableถ้าใครเคยใช้ Pivot Table มาก่อนจะรู้ว่าตอนทำ Report ด้วย Pivot Table นี่มันง่ายมากจริงๆ นะ เพราะเราแค่ลาก Field ไปลง Block 4 ช่องที่กำหนดไม่กี่วินาทีก็เสร็จแล้ว ดังนั้นความยากของการทำ Pivot Table จริงๆ แล้วไม่ได้อยู่ที่ตอนทำ Pivot Table แต่อยู่ที่การเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมตั้งแต่แรก หรือที่เรียกว่า “การ Clean ข้อมูล” ต่างหากล่ะ ปัญหา 1 : ข้อมูลไม่อยู่ในรูปแบบ Databaseปัญหาแรกเลยคือ ข้อมูลที่เตรียมไว้ไ่ม่อยู่ในรูปแบบ Database ลักษณะข้อมูลที่เป็น Database เป็นยังไง?
ประเด็นที่จะทำให้หลายคนมีปัญหาในเรื่องนี้ คือ บางครั้งข้อมูลที่ได้มา ไม่ได้เก็บข้อมูลเรื่องเดียวกันทั้งคอลัมน์ ซึ่งสาเหตุมักจะเกิดจากเราต้องการให้ง่ายต่อคนกรอกข้อมูล จึงเลือกที่จะให้กรอกข้อมูลลงใน Excel ในรูปแบบของแบบฟอร์ม หรือกรอกลงไปใน Report เลยมากกว่า ทั้งนี้เพราะการ Input ข้อมูลลงไปในรูปแบบ Database ตรงๆ เลยมันยากและซ้ำซ้อนมากนั่นเอง บางทีเราอาจได้ข้อมูลมาแบบนี้ ซึ่งเรียกว่าอยู่ในรูปแบบของ Report มากกว่า Database ซึ่งแม้จะดูแล้วเข้าใจง่าย แต่เอาไปทำงานต่อได้ยาก เพราะจะอ้างอิงข้อมูลค่อนข้างลำบาก ซึ่งหลายองค์กรแก้ปัญหานี้ด้วยการมีโปรแกรมสำเร็จรูปในการกรอกข้อมูล แล้วสามารถ Export ข้อมูลออกมาทำต่อใน Excel ได้ ซึ่งการ Export ข้อมูลจากโปรแกรมจะมี 2 ลักษณะใหญ่ๆ คือ
ปัญหา 2 : ข้อมูลกระจัดกระจายอยู่หลายที่ไฟล์ต้นทางอาจมีหลายไฟล์หรือหลาย Table ซึ่งจะมี 2 ลักษณะ คือ
ถ้าเป็นแบบข้อ 1 เราก็ต้อง Copy Data มาต่อท้ายรวมกันเป็นไฟล์เดียว (จำนวนแถว หรือ Record เยอะขึ้น) ถ้าเป็นแบบข้อ 2 เราก็ต้องใช้พวกกลุ่ม LOOKUP เพื่อ Map ดึง Field ต้องการมาใช้อีกที (คอลัมน์ หรือ Field เยอะขึ้น) ซึ่งทั้งสองแบบนี้เสียเวลามากๆ จริงมั้ยครับ?? ปัญหา 3 : ข้อมูลมีไฟล์หลาย Formatไฟล์ต้นทางอาจจะอยู่ในหลายรูปแบบ เช่น Excel, Text File, CSV, Website, Access, Database จริงๆ และอีกมากมาย ทำให้เราต้องหาเอาข้อมูลเหล่านั้นมายัดลงในไฟล์ Excel อีกที ซึ่งก็เสียเวลาอีก ปัญหา 4 : ยังมี Field ที่ต้องการไม่ครบอันนี้ต้องใช้พลังและความรู้ในการเขียนสูตรเพื่อดึงค่าหรือสกัดเอาค่าที่ต้องการมาให้ได้ เช่น ถ้าอยากจะวิเคราะห์ว่าวันธรรมดากับวันหยุดสุดสัปดาห์มีผลต่อยอดขายต่างกันอย่างไร? เราก็ต้องสร้าง Field ที่บอกว่าวันที่เราสนใจนั้นๆ เป็นวันธรรมดา หรือ วันหยุด ให้ได้ซะก่อน ซึ่งเราอาจจะใช้ฟังก์ชันพวก WEEKDAY มาเช็คก็ได้ครับ แล้วอาจใช้ IF มาช่วยอีกทีว่าถ้าออกมาเป็นวันอะไรแล้วจะให้ขึ้นแสดงว่าอะไร? ซึ่งก็ต้องใช้ความรู้เรื่องการเขียนสูตรมาเติมเต็มเรื่องพวกนี้อีก ซึ่งบางคนอาจจะยังเขียนสูตรได้ไม่เก่ง ก็จะติดปัญหาอีก แล้วจะทำไงให้ข้อมูลพร้อมใช้?ยิ่งข้อมูลต้นฉบับมีหน้าตาต่างจากรูปแบบ Database ที่ต้องการมากเท่าไหร่ เราจะยิ่งปวดหัวมากขึ้นในการแปลงข้อมูลพวกนี้ ซึ่งแนวทางในการทำสามารถทำได้หลายแบบ เช่น
ในเมื่อไม่ใช่ทุกคนที่จะทำเรื่องสูตรยากๆ และ VBA ได้ สุดท้ายคนส่วนใหญ่ก็จบลงที่การทำแบบ Manual นี่แหละครับ ซึ่งอาจใช้การ Copy Paste หรือตัดใจไม่ทำ Pivot Table แต่ไป Manual เขียนสูตรทีละช่องที่ตัว Report เลย ซึ่งก็จะทำให้เกิดความยากอีกแบบนึงอีก ซึ่งเสียเวลามากๆ แชร์ความรู้ให้เพื่อนๆ ของคุณ การสร้างรายงาน(report) มีกี่รูปแบบประเภทของรายงาน แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้ รายงานแบบตาราง (Tabular Report) เป็นรายงานที่มีการจัดเรียงข้อมูลเหมือนตาราง ซึ่งจะเรียงฟิลด์จากซ้ายไปขวาของรายงาน โดยจะแสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ดในหนึ่งหน้ารายงาน
วิธีการสร้างรายงานแบบใดที่สร้างรายงานได้รวดเร็วเครื่องมือรายงานคือวิธีที่รวดเร็วที่สุดสำหรับการสร้างรายงาน เนื่องจากจะสร้างรายงานทันทีโดยไม่ส่งพร้อมท์ถึงคุณเพื่อขอข้อมูล รายงานจะแสดงเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือคิวรีที่มีความสำคัญน้อยกว่า เครื่องมือรายงานอาจไม่สร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่ดูสวยงามที่คุณต้องการ แต่จะมีประโยชน์ที่สามารถดูข้อมูลที่มีความสำคัญน้อยกว่าได้ ...
ในการจัดเรียงข้อมูลในการทำ Query หรือ Report สามารถทำได้กี่แบบในตารางแสดงผลลัพธ์การค้นหาของ Query หากต้องการให้ดูเป็นระเบียบ ดูข้อมูลง่าย ก็สามารถเลือกให้จัดเรียงข้อมูลในฟิลด์ที่เป็นคีย์สำคัญได้ ซึ่งจะได้ 2 แบบ คือ - จากน้อยไปหามาก (Ascending) เรียงข้อมูลจาก A-Z, a-z, ก-ฮ, 0-9. - จากมากไปหาน้อย (Descending) เรียงข้อมูลจาก Z-A, z-a, ฮ-ก, 9-0.
Report มีอะไรบ้างส่วนประกอบของรายงาน (Report). 1. ส่วนหัวรายงาน (Report Header) หมายถึง ส่วนของหัวเรื่องรายงาน การออกแบบในส่วนนี้ จะปรากฏที่หน้าแรกของรายงานเพียงหน้าเดียว ... . 2. ส่วนท้ายรายงาน (Report Footer) หมายถึง ส่วนของการสรุปท้ายเรื่องรายงาน การออกแบบในส่วนนี้จะปรากฏที่หน้าสุดท้ายของรายงานเพียงหน้าเดียว. |
เราสร้างรายงาน report ได้กี่วิธี
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 ihoctot Inc.
